presidium 30112021 register geheime stukken

Gemeente Breda

memo

Aan

Presidium (30 november 2021)

Datum 19 november 2021

Van

Telefoon

Wijnand Smulders

-

Onderwerp

Register geheime stukken Inleiding Elk jaar krijgt de gemeenteraad een grote hoeveelheid aan documenten aangeboden. Deze documenten komen vanuit externe partners, van het college van b. en w. of de raadsgriffie. Overwegend zijn deze documenten openbaar van aard en stelt de raadsgriffie de documenten beschikbaar via Notubiz, maar in sommige gevallen is het van belang dat de documenten onder geheimhouding aan de gemeenteraad worden verstrekt. Deze categorie met stukken ligt dan ter inzage in het geheime kastje in het Stadhuis.

Register geheime stukken De raadsgriffie houdt een register met geheime stukken bij. In dit register staat opgenomen welke stukken er onder geheimhouding aan de raad zijn aangeboden en voor welke termijn er door de raad geheimhouding op de documenten is opgelegd. Periodiek kijkt de raadsgriffie naar de documenten die in het Register van geheime stukken zijn opgenomen en die nog ter inzage liggen in het geheime kastje in het stadhuis. Is geheimhouding verlopen, liggen de stukken al een lange tijd ter inzage of is er geen interesse vanuit de raad om de geheime stukken in te zien? Redenen om kritisch te kijken naar het register en de plek waar de geheime dossiers fysiek bewaard moeten worden. Afgelopen weken heeft wederom een dergelijke toets plaatsgevonden. Uitkomst is: -

Een groot aantal (geheime) dossiers die ter inzage liggen kunnen in een ander archief (onder geheimhouding) bewaard worden; Bij een enkel dossier is de geheimhouding van rechtswege verlopen, daarmee is deze openbaar geworden en zal deze in het openbare archief opgeslagen kunnen worden.

Archivering geheime stukken (op een andere locatie) Voordat de griffie een groot deel van alle geheime documenten uit het kastje overhevelt naar een ander archief willen wij de raad(sleden) de gelegenheid bieden om nogmaals de stukken in te zien. Misschien is een dossier toch nog relevant of zou er geen geheimhouding meer op moeten rusten. Redenen om een dossier nog iets langer ter inzage in het geheime kastje in het stadhuis te houden. Op donderdag 2 december (tussen 18.30 en 19.00uur) vindt er in het stadhuis (commissiekamer) een inloopsessie plaats over de Geheime stukken. Tijdens deze inloopsessie is het mogelijk voor de raad om de lijst en de geheime stukken in te zien. Mocht er geen gebruik gemaakt worden van de inloopsessie dan zullen de dossiers op aangeven van de griffie deels in het algemene archief en deels in het archief van het stadhuis (onder geheimhouding) worden opgeslagen.