Presentatie 08022024 Auditicommissie update bedrijfsvoering

Gemeentelijke organisatie Breda Informatiebeveiliging, ziekteverzuim, recruitment, veilige organisatie, inhuur

Februari 2024

Inhoud: stand van zaken en vooruitblik 1.

Informatiebeveiliging

2.

Ziekteverzuim

3.

Recruitment

4.

Veilige organisatie

5.

Inhuur

Verplicht werk Opgave Flexibiliteit werk Flexibel werk

Deskundig Inzetbaar Vast/Flex

Financiën Mens

Middelen

Facilitair/Huisvesting Facilitair/WAMA Data & IV

1. Informatiebeveiliging: Aanvallen • Alle aanvallen zijn geweerd of hebben geen effect gehad. Soort mail

Aantal mail

Percentage van totaal.

Legitieme mail

7.931.422

76,46 %

SPAM

121.579

1,17 %

Phishing

70.724

0,68 %

Malware

411

0,004 %

Overige

2.247.877

21,67 %

Totaal

10.364.911

1. Informatiebeveiliging • Gemeente Breda zet zich in om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot onze data en informatie.

2. Ziekteverzuim Verhouding nulverzuim vs niet nulverzuim per kalenderjaar

2. Ziekteverzuim: Algemeen beeld •

Zowel het verzuimpercentage als de meldingsfrequentie zijn in 2023 op organisatieniveau ten opzichte van 2022 iets gedaald. Proces van lange adem.

•

Langdurig verzuim had in 2023 groot aandeel in het totaal verzuim.

•

De beweging om te komen naar preventie van verzuim voortgezet. Toename van 0-verzuim ten opzichte van 2022.

•

De aanpak langverzuim leidt tot afronden van langdurig verzuimtrajecten. Echter de nieuwe instroom zorgt er voor dat het aantal medewerkers in langdurig verzuim niet daalt.

•

Gemeente Breda maakt eenzelfde ontwikkeling door vergeleken met gemeentelijke organisaties van gelijke omvang.

2. Ziekteverzuim: Aanpak •

Vak-deskundige ondersteuning bij verzuimpreventie en –begeleiding (Case-management).

•

Verzuimpreventie en de aanpak langdurig verzuim benaderen we als een integraal HRvraagstuk.

•

Elk team ontwikkelt een aanpak die aansluit op actuele ontwikkelingen en realistische doelstellingen.

•

Zelf doen, samen borgen; informatie op Mijn Balans voor medewerkers en leidinggevenden die het nemen van eigenaarschap versterken.

•

Vitaliteitsbeleid voor alle medewerkers van Gemeente Breda dat aansluit bij de nieuwe cao’s.

•

Optimaliseren van werkprocessen, maximaal digitaal.

3. Recruitment Mensen werken graag voor Gemeente Breda. Verhoging kwaliteit en capaciteit van onze werving en selectie: 2023 • Recruitmentteam opgebouwd (4 recruiters, 3 recruitment medewerkers) • Wervings- en inhuurproces koppelen om medewerkers te binden aan de organisatie • Extra geïnvesteerd in de laag van teamleiders • Specifiekere wervingskanalen en –methodes • Actiever contact leggen en onderhouden met scholen en studenten • Pilot via-via-werving • Vacatures: • 458 intern uitgezet; 287 extern uitgezet. • 78% van de vacatures vervuld via het reguliere recruitment proces.

3. Recruitment Verhoging kwaliteit en capaciteit van onze werving en selectie: 2024 • Lancering nieuwe “werken bij Breda”- pagina • Promotie van vacatures via gerichte mediakanalen (Jobmarketing) • Werkgeversmerk als aantrekkelijk werkgever (Employer branding) • Vergroten van de aandacht op onze vacature en het opbouwen en onderhouden van relaties met (potentiële) kandidaten (recruitment marketing) • Ontvangst en inwerken van medewerkers (Onboarding) Uitdaging: Ook Gemeente Breda begint de krapte op de arbeidsmarkt te voelen • Afname aantal sollicitanten • Vacatures kunnen niet altijd (tijdig) worden ingevuld

4. Veilige organisatie 2023 • Verbetering inzicht en ondersteuning van incidenten • Verhoogd beveiligingsniveau van gemeentelijke kantoren

2024 • Training conflicthantering en agressiebeheersing • Versterking weerbaarheid uitvoeren • Bedrijfscontinuiteitsmanagmentsysteem

5. Inhuur •

Focus ligt op een rechtmatig en doelmatig inhuurproces.

•

Daarnaast willen we Flex West Brabant koppelen met: • PowerBI -> betere managementinfomratie • De verplichtingenadministratie -> betere kostenbeheersing

•

Externe inhuur: • Bij pieken in de hoeveelheid werk, projecten • Bij uitval door ziekte e.d. • Kweekvijver nieuw talent; bewust keuze voor studenten/kwaliteit/kosten • Door onzekerheid over de toekomstvastheid van nieuwe taken (decentralisatie) • Bijzondere expertise •

Aantal ingehuurde personen • 2022: 541 personen • 2023: 573 personen