Presentatie 07032024 Concerncontrol - Interne beheersing Rechtmatigheid

Interne beheersing / Rechtmatigheid Dialoog met Concerncontrol

Auditcommissie, 7 maart 2024

Opzet Dialoog Concerncontrol 1. Interne beheersing / Rechtmatigheid 2. Concerncontrol

3. Auditfunctie 4. Audits 2023

Interne beheersing / Rechtmatigheid

Control / Beheersing uitvoering Diverse instrumenten

1. Risicomanagement (bijv. risicokaarten bij grote projecten en grex-en) (Auditcie Q4-2024) 2. In control rapportage afdelingen › vorm van zelfevaluatie mbt alle beheersaspecten van afdeling, o.a.: - financiële rechtmatigheid - urenregistratie - risicomanagement, procesmanagement - informatievoorziening, kwaliteit dossiervorming - personeel (formatie, ziekte, cultuur, ontwikkelingen) - financieel (uitnutting exploitatiebudgetten, investeringskredieten) - informatiebeveiliging, privacy › voorjaars en najaarsrapportage (apart van regulier P&C-proces) › primair tbv OG-ON gesprek directeur en afdelingshoofd, maar ook - memo's 'rode draden' in MT's en directie (adviezen mbt gemeenschappelijke sturingsvraagstukken) - tbv sturing en beheersing binnen afdelingen (bijv. afdelingshoofd --> teamleiders--> medewerkers) › vervolgstap --> borgen consistentie irt auditrapportages

Control / Beheersing bijzondere investeringsprojecten Diverse instrumenten -

Raadsregeling bijzondere projecten - Aanwijzen bijzondere projecten > € 25 mln. (thans 6->7 stuks aangewezen door raad) - Periodieke bestuurlijke voortgangsrapportages (voorjaar en najaar) + info-sessies raad - Eindrapportage met projectevaluatie en lessons learned

-

Leidraad projectmatig werken

-

Interne leidraad organisatie - o.a. OG-ON schap, projectrapportages, risicomatrix, projectorganisatie

-

Projectcontrol onderzoek & rapportage - onafhankelijke check juistheid en betrouwbaarheid informatievoorziening in voortgangsrapportages - inzicht in verbetervoorstellen + noodzakelijke vervolgacties (via standaard projectcontrol rapportage)

- ondersteunend voor ‘OG-ON gesprek’ tussen directeur en projectmanager

Auditfunctie Breda

Auditfunctie Breda Versterking Auditfunctie (2023 – 2025) Verbreding scope • Financial audit, IT-audit, Operational audit Professionalisering • Audit management systeem • Beroepsstandaarden • Externe kwaliteitstoets Interne audits • Systeemgericht en datagedreven audits • Financiële processen (jaarrekening) • (Kern)activiteiten en ondersteunende processen

Audits 2023 (1 van 4) 1. Algemene beeld interne beheersing › Gestage voortgang verbetering interne beheersing op organisatiebrede processen › P&C 2030, Projectmatig werken, Procesmatig werken › Ontwikkeling informatievoorziening › In control rapportage › Kwaliteitsborging op rechtmatigheid in de organisatie blijft aandachtspunt

2. Verbeterplan Rechtmatigheid / Transitieplan › Inkoop/aanbesteding › Inrichting systeem/proces/management informatie › Bevinding Accountant (Monitoring kritische handelingen ProActis) › Versterking centrale Inkoopfunctie › Afwijkingsbesluiten › Inhuur › Inrichting systeem/proces/management informatie › Versterking Inhuurdesk › Afwijkingsbesluiten

Audits 2023 (2 van 4) 2. Verbeterplan Rechtmatigheid / Transitieplan › Subsidies › Subsidieverordeningen › Subsidiebureau › Inrichting systeem/proces/managementinformatie › Bevinding Accountant (vastlegging toets vaststelling)

3. Procesbeheersing Kernprocessen › Inkomende subsidies / SISA › Verdere toename aantal regelingen › Kwaliteit procesbeheersing eerste/tweede lijn vormt aandachtspunt › Bevindingen Accountant (subsidiekalender en centrale monitoring) › Procesafspraken Jaarrekening 2023 › Coördinator Inkomende subsidies versterking procesbeheersing

Audits 2023 (3 van 4) 3. Procesbeheersing Kernprocessen › Sociaal Domein (Wmo, Jeugd, Participatie) › Kwaliteitsborging › Onzekerheden levering (PGB / Zorg in Natura) › Bevinding Accountant (beheersing PGB-lasten) › Grondexploitaties › Reguliere herzieningen › Voorbereiding aanbesteding/implementatie Project Management Systeem › Bevinding Accountant (interne documentatie/dossiervorming) › Overige processen › Belastingopbrengsten › Bevinding Accountant (tussentijdse informatievoorziening) › Verhuuropbrengsten › Bevinding Accountant (vastlegging controle tarieven) › Parkeren › Leges › Bevinding Accountant (autorisatie op wijzigen kritieke velden)

Audits 2023 (4 van 4) 4. Rechtmatigheidsverantwoording ❑ Stand van zaken Landelijk Wetgevingstraject ❑ Kadernota rechtmatigheid 2023 en herziene uitgangspunten begrotingsrechtmatigheid ❑ Financiële verordening en Controleverordening/ Controleprotocol ❑ Omvang Rechtmatigheidsfouten ❑ SISA-verantwoording

Dialoog met Concerncontrol

Onderzoeken Doeltreffendheid / Doelmatigheid Toelichting 213A onderzoeken

o Verordening o Programmering en voortgang onderzoeken o Samenvattend

Toelichting 213A onderzoeken Verordening 2021 (raadsbesluit 15 juli 2021) ❑ Verordening uit 2004 in 2021 geactualiseerd

❑ onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid van beleid en organisatie ❑ instrument voor college, raad is kaderstellend (systeem-technisch --> instrument, verordening) ❑ essentie --> leren, verbeteren en vernieuwen ❑ werken met jaarlijkse programmering (in paragraaf Bedrijfsvoering begroting) ❑ begrotingsonderdelen eens in de 8 jaar doorgelicht (let op: ook beleidsevaluaties, onderzoeken O&I en Rekenkamer naar dth en dmh van beleid en organisatie --> afstemming programmering) ❑ over voortgang en resultaten onderzoeken wordt op hoofdlijnen gerapporteerd in begroting en jaarrekening. Bij behoefte separaat aan raad (bijv. Doordecentralisatie onderwijshuisvesting en Evaluatie WOZ-taakoverdracht BWB)

Om de 4 jaar evaluatie functioneren instrument door auditcommissie (dus in 2025)

Toelichting 213A onderzoeken Programmering Begroting 2022 (September 2021, na vaststelling verordening 2021) 1. Gesubsidieerde instellingen 2. Verbonden partijen 3. Evaluatie opgave gestuurd werken 4. Evaluatie/actualisatie beleidskader kapitaalgoederen 5. Evaluatie digitale strategie

Programmering + voortgang Begroting 2023 (September 2022) 1. Gesubsidieerde instellingen (in concept gereed) 2. Verbonden partijen (vertraging ivm Wgr 1-7-2022 en nieuwe Nota VP 2024-2028 WestBrabant) 3. Evaluatie overheveling WOZ-taken BWB (nieuw) 4. Doordecentralisatie onderwijshuisvesting; extern onderzoek (nieuw) 5. Evaluatie opgave gestuurd werken (afgerond, resultaat betrokken bij organisatieontwikkeling) 6. Evaluatie/actualisatie beleidskader kapitaalgoederen (evaluatie eind 2021 afgerond) 7. Evaluatie digitale strategie (afgerond, resultaat input voor nieuwe strategie)

Toelichting 213A onderzoeken Programmering + voortgang Jaarrekening 2022 (April 2023) 1. Gesubsidieerde instellingen (afgerond, resultaten meegenomen in nwe ASV en Nadere Regels) 2. Verbonden partijen (uitgesteld tot 2024 Wgr en nieuwe Nota VP 2024-2028 West-Brabant) 3. Evaluatie overheveling WOZ-taken BWB (afgerond vastgesteld door college,raad geïnformeerd) 4. Doordecentralisatie onderwijshuisvesting (extern onderzoek gereed, verbeterplan int.org. medio 2023) 5. Evaluatie opgave gestuurd werken (afgerond, resultaat betrokken bij organisatieontwikkeling) 6. Evaluatie/actualisatie beleidskader kapitaalgoederen (evaluatie eind 2021 afgerond) 7. Evaluatie digitale strategie (afgerond, resultaat input nieuwe I-beleids- en uitvoeringsplan Programmering + voortgang Begroting 2024 (September 2023)

1. Implementatie Omgevingswet; deelproces vergunningverlening (nieuw) 2. Evaluatie nota Risicobereidheid en weerstandsvermogen (nieuw) 3. Evaluatie ontvlechting/vervlechting ATEA (nieuw) 4. Verbonden partijen (uitgesteld; nota VP West-Brabant 2024-2028 binnenkort ter vaststelling in raad) 5. Europa; lobby en subsidies (nieuw)

Toelichting 213A onderzoeken Samenvattend ❑ instrument voor college, raad is kaderstellend ❑ evaluatie systeemtechnische werking instrument na 4 jaar door auditcommissie (in 2025) ❑ rapportering op hoofdlijnen over programmering en voortgang onderzoeken in regulier P&C-proces. Bij behoefte en op verzoek separate informatievoorziening naar raad. ❑ Verbetering aanpak/organisatie 213 a onderzoeken --> onlangs memo aanpak organisatie 213a onderzoeken 2024 in directie:

❑ OG-ON schap ❑ plan van aanpak (PvA) vooraf vaststellen in Directieoverleg ❑ coördinatie door Concern Control ❑ beleggen onderzoeksrol (intern of extern) ❑ periodieke rapportage over voortgang ❑ wijze eindrapportage (in directie, staf wethouder en eventueel apart bestuurlijk traject)