Praatplaat 07032024 kadernota rechtmatigheid

Praatplaat – Begrotingdrechtmatigheid 2023

Inleiding Begrotingsrechtmatigheid Toelichting jaarstukken Voorbeeld

Begrotingsrechtmatigheid 2023 Praatplaat Januari 2024

0I

Praatplaat – Begrotingdrechtmatigheid 2023

Inleiding Begrotingsrechtmatigheid

Inleiding

Toelichting jaarstukken Voorbeeld

Over 2023 moet het college voor het eerst zelf verantwoording afleggen over rechtmatigheid in de jaarrekening. Daarom is de Kadernota Rechtmatigheid ook aangepast en zijn er wijzigingsvoorstellen gedaan voor het BBV. In oktober 2023 is de kadernota geactualiseerd. Naar aanleiding van een aantal vragen over begrotingsrechtmatigheid is er in november 2023 een nadere toelichting gegeven op dit onderdeel. Wij signaleren dat verantwoorden over dit criterium complex is in de nieuwe situatie. Met deze praatplaat staan we specifiek stil bij de onderstaande aspecten: •

De recente verduidelijking van de begrotingsrechtmatigheid en de aandachtspunten voor de financiële verordening.

•

De aandachtspunten voor de toelichting in de jaarstukken.

1

2

Praatplaat – Begrotingdrechtmatigheid 2023

Begrotingsrechtmatigheid Toelichting jaarstukken Voorbeeld

Begrotingsrechtmatigheid en financiële verordening Een verduidelijking op het begrip begrotingsrechtmatigheid en de aandachtspunten voor de financiële verordening Begrotingsafwijkingen

Op 2 november 2023 is door de commissie BBV een verduidelijking gegeven op het begrip begrotingsrechtmatigheid. Dit zijn de volgende punten: In de geactualiseerde Kadernota Rechtmatigheid is de definitie van begrotingsrechtmatigheid aangepast Over- en onderschrijdingen van baten of onderschrijdingen van lasten/investeringen zijn onrechtmatig als deze afwijkingen niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Hierbij is melden voldoende, een begrotingswijziging is niet noodzakelijk. Wat tijdig is, dient te worden geregeld in de financiële verordening. Ons advies is om de communicatie van deze afwijkingen via het reguliere P&C-cyclus te laten verlopen. Waarbij afwijkingen tussen de najaarsrapportage en de realisatie kunnen worden gemeld in de jaarrekening. Begrotingsonrechtmatigheden die acceptabel zijn In de financiële verordening kunnen vooraf afspraken worden gemaakt tussen de gemeenteraad en het college van B&W over welke begrotingsonrechtmatigheden als acceptabel kunnen worden beschouwd (dus wel onrechtmatig, maar acceptabel). De onrechtmatigheden die acceptabel zijn, worden verantwoord in de rechtmatigheidsverantwoording waarbij wordt verwezen naar de intern gemaakte afspraken in de financiële verordening en de toelichting in het programmaverslag.

Tijdig gemeld

Onrechtmatigheden

Inleiding

Acceptabel

Niet acceptabel

• Baten: over- en onderschrijdingen • Lasten/investeringen: onderschrijdingen

•

Lasten/investeringen: overschrijding die als acceptabel kunnen worden beschouwd.

•

Over– en onderschrijdingen van baten of onderdschrijdingen van lasten/investeringen die niet tijdig aan de raad zijn gemeld; en Overschrijdingen van lasten/investeringen die niet aan de uitzondering van acceptabele afwijkingen voldoen.

•

Indien het totaal van de onrechtmatigheden boven de verantwoordingsgrens uitkomen, dienen deze te worden verantwoord in de RMV in totalen per categorie.

Deze begrotingsafwijkingen moeten worden toegelicht in de RMV

3

Praatplaat – Begrotingdrechtmatigheid 2023

Inleiding Begrotingsrechtmatigheid Toelichting jaarstukken

Toelichtingen in de jaarstukken Een overzicht van toelichtingen waar u rekening mee dient te houden bij het opstellen van uw jaarstukken

Voorbeeld Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de jaarrekening. In de kadernota rechtmatigheid 2023 is een verplicht model opgenomen in bijlage 1. Indien het totaal van afwijkingen of het totaal van onduidelijkheden de verantwoordingsgrens overstijgt moeten in de verantwoording het volgende worden opgenomen ten aanzien van de begrotingsrechtmatigheid: •

•

Begrotingsonrechtmatigheden die acceptabel zijn, waarbij wordt verwezen naar de spelregels in de financiële verordening en de toelichting in de jaarrrekening op de afwijkingen van de begroting; en

Totaal fouten Totaal onduidelijkheden

Boven de verantwoordingsgrens?

Nee

Een toelichting op de afwijkingen van de begrotig die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld of die niet passen binnen de spelregels.

Ja Alle fouten en onduidelijkheden vermelden in de RMV Begrotingsonrechtmatigheden rubriceren in acceptabel en overige

Begrotingsafwijkingen boven de rapportagegrens kunnen optioneel worden opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Hierbij is het van belang dat de raad vooraf aangeeft welke individuele rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering moeten worden opgenomen. Dit kan een kwantitatief criterium zijn, bijvoorbeeld de rapportagegrens. Daarnaast kunnen er ook kwalitatieve criteria zijn: bijvoorbeeld fouten en onduidelijkheden die veelvuldig voorkomen of processen die samenhangen met fraude.

Toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering

acceptabel

overige

Verwijzen naar toelichting in de jaarrekening bij de programma’s

Toelichting in de RMV

3I

Praatplaat – Begrotingdrechtmatigheid 2023

Inleiding Begrotingsrechtmatigheid Toelichting jaarstukken

Toelichtingen in de jaarstukken Een overzicht van toelichtingen waar u rekening mee dient te houden bij het opstellen van uw jaarstukken

Voorbeeld Paragraaf bedrijfsvoering

Toelichting begrotingsrechtmatigheid

In de paragraaf bedrijfsvoering verwachten wij de volgende toelichtingen op basis van de kadernota rechtmatigheid 2023, dit betreffen stellige uitspraken:

Volgens artikel 28 van de BBV dienen overschrijdingen en onderschrijdingen van zowel de baten als de lasten ten opzichte van de begroting na wijziging bij het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te worden toegelicht.

•

Een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden en welke maatregelen zijn genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

•

Indien bij inkopen en aanbesteden de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moet het college hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering;

•

Niet financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht worden in de paragraaf bedrijfsvoering;

•

Verder wordt er geadviseerd om de geconstateerde fraudes door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.

•

Let op! Onrechtmatigheden bij bestedingen van de SiSa-uitkeringen vallen ook onder de rechtmatigheidsverantwoording! Als accountant rapporteren we in onze controleverklaring en accountantsverslag net zo over de SiSa-bijlage als afgelopen jaren.

Het college betrekt de afwijkende baten en onderschrijdingen van lasten en investeringen die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig zijn gemeld aan de gemeenteraad in de rechtmatigheidsverantwoording. En vanzelfsprekend ook de overschrijdingen van lasten en investeringen die niet passen binnen het vastgestelde beleid en de criteria uit de financiële verordening.

4

Praatplaat – Begrotingdrechtmatigheid 2023

Inleiding Begrotingsrechtmatigheid

Voorbeeld overzicht afwijkingen

Toelichting jaarstukken

Een voorbeelduitwerking voor het invullen van de rechtmatigheidsverantwoording

Voorbeeld

Hieronder geven we een voorbeeld zoals gegeven door de commissie BBV voor het invullen van de rechtmatigheidsverantwoording. Het onderdeel begrotingsrechtmatigheid hebben we ook schematisch voor u weergegeven. De geconstateerde afwijkingen betreffen: Begrotingscriterium 1A. Overschrijding lasten programma’s

€ 2,0 M

1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)

€ 1,5 M

2. Ongeautoriseerde reservemutaties

€ 0,0 M

3. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld

€ 0,7 M

Totaal begrotingsonrechtmatigheden

€ 4,2 M

4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid (vermelden en verwijzen naar dit vooraf vastgestelde beleid)

€ 1,8 M

5. Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden (inhoudelijk toelichten in de rechtmatigheidsverantwoording)

€ 2,4 M

Voorwaardencriterium: Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering) M&O criterium: Geen bevindingen Bron: Q&A rechtmatigheidsverantwoording, commissiebbv.nl

€ 4,5 M

•

of indien van toepassing een ander door de gemeenteraad vastgesteld autorisatieniveau

•

Tijdig: hangt af van de intern vastgelegde spelregels in bijvoorbeeld de financiële verordening art. 212 GW over de planning & controlcyclus, budgetafwijkingen, budgetoverheveling etc.

Enkele voorbeelden die u kunt overwegen om op te nemen in de financiële verordening, onrechtmatig maar acceptabel indien: 1. de overschrijding wordt geheel of grotendeels gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten; 2. er is sprake van een overschrijding van een open einde regeling.