Plan van Aanpak Gemeente Breda vergaderen op locatie 1.01 Heuvelman

Plan van Aanpak Gemeente Breda Vergaderen op locatie

Heuvelman Sound & Vision B.V.

Versie 1.01

Inhoudsopgave

1

Opdrachtbeschrijving ................................................................................. 1

2

Impact: ...................................................................................................... 1

3

Apparatuur: ............................................................................................... 2 3.1

Verkoop: ....................................................................................................................... 2

3.2

Verhuur: ....................................................................................................................... 5

1 Opdrachtbeschrijving De Raad van de Gemeente Breda heeft de wens om meer onder de inwoners te komen en hiervoor de vergaderingen op locatie te laten plaats vinden. Door in buurthuizen of andere gelegenheden een vergadering te laten plaats vinden is het mogelijk dat inwoners hier fysiek bij aanwezig zijn er hierdoor meer betrokken worden bij besluiten die door de Gemeente worden genomen. De opzet is om met kleine groepjes raadsleden, maximaal 15 personen, een vergadering te beleggen. Naast dat er fysiek inwoners bij aanwezig zijn is er ook de mogelijkheid om via een “stream” de vergadering te kunnen volgen door inwoners die op een externe locatie, zoals thuis, zijn. De doelstelling van het plan van aanpak betreft het inzichtelijk maken wat de impact is op de organisatie en welke werkzaamheden het met zich mee brengt om deze goed te laten verlopen. Naast dat de apparatuur gebruikt wordt op locatie is het ook mogelijk dat de apparatuur ingezet gaat worden in de collegezaal op het Stadhuis. De collegezaal is dan ook het uitgangspunt voor deze kosten calculatie en een “blauwdruk” voor de buitenlocaties. Belangrijk hierbij is voor de stream en het verzenden van de metadata dat er een connectie komt met de ArborMedia vergadermanagement PC in de Raadszaal vanaf de locatie.

Voor de ondersteuning van het gesproken woord voor het publiek dient er extra apparatuur bij geplaatst te worden. Dit betreft dan een audio installatie aangesloten op de discussie installatie.

2 Impact: Voor een goed verloop van de vergadering is een stabiele internetlijn op locatie, in de ruimte van de vergadering, van groot belang. De internetlijn dient ook voldoende capaciteit te hebben voor het opzetten van een stream en voor de uitwisseling van de metadata. Wij adviseren niet om gebruik te maken van een Wifi oplossing maar een bekabelde oplossing. Bovenstaande dient ruim van te voren beoordeeld te worden of dit voldoet. Als noodoplossing kan er gebruik worden gemaakt van een 4/5G router, echter is het hier van belang dat deze een goed ontvangst heeft en vaak niet gebruikt kan worden binnenin een gebouw aangezien hier veelal de ontvangst minder goed is. Een ruimte aan de buitenzijde, niet ingebouwd tussen andere panden, met ramen biedt meestal een goede werking. De locatie waar de vergadering plaats gaat vinden zal dan ook altijd van te voren dienen te worden gecontroleerd op de aanwezigheid van deze voorzieningen als de ligging van de ruimte. Wij adviseren niet om dit vlak voorafgaande van de vergadering te doen aangezien er dan vaak geen mogelijkheden meer zijn om een betere internetlijn te verzorgen of andere zaken die relevant zijn voor de vergadering aan te passen. Verlichting bij cameraopnames is van groot belang om de beelden goed over te brengen. De opstelling is hier ook van belang ivm bijvoorbeeld de aanwezigheid van ramen en de inval van zonlicht.

Dit zonlicht kan van invloed zijn op de beeldkwaliteit van de camera.

PvA Gemeente Breda

1

Heuvelman Sound & Vision

De apparatuur dient van te voren te worden geplaatst en getest. Hierbij is de koppeling met de Arbor Media vergadermanagement PC van belang. Bij de eerste vergaderingen adviseren wij ook om een persoon in de regie van de Raadszaal aanwezig te hebben voor de connectie. Na afloop van de vergadering dient de apparatuur weer gedemonteerd te worden en in de flighcases te worden teruggeplaatst voor transport. Hierna kan de apparatuur worden opgeslagen voor de volgende vergadering. Voor de transport rekening houden met een transporter.

3 Apparatuur: 3.1 Verkoop: Voor de inzet van de apparatuur adviseren wij u om gebruik te maken van de Televic uniCOS T/MM10 multimedia posten. Het model is voorzien van een 10 inch touch display met een ingebouwde camera. Het voordeel hiervan is dus dat er geen losse camera`s geplaatst dienen te worden die geprogrammeerd dienen te worden. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van losse camera`s dan dient exact elke positie met discussiepost en spreker geprogrammeerd te worden om zo de goede informatie bij de camerabeelden te vertonen. Nu heeft elk raadslid de camera voor zich zoals bij een camera van een laptop. Dit scheelt aanzienlijk in installatie en voorkomt fouten met het vergadermanagement systeem doordat camera`s niet goed staan. De discussieposten zijn voorzien van een 10 inch touchdisplay voor de weergave van het camerabeeld, als eventuele agenda`s of andere stukken die getoond dienen te worden. Er kan ook gestemd worden met het systeem. Bij de beeldweergave van de stream wordt naam van de spreker als politieke partij weer gegeven. De discussieposten worden aangesloten op een ArborMedia vergadermanagementsysteem die gekoppeld is aan het systeem van de Raadszaal.

Op het vergadermanagement systeem hebben wij tevens de licentie en software opgenomen voor het stemmen, de automatische controle over de camera`s voor de stream, koppeling met Televic systeem, encoder en recording module. Naast het leveren van de hard- en software hebben wij tevens de support kosten opgenomen voor de ondersteuning als updates etc. Voor remote support hebben wij de mogelijkheid opgenomen om op afstand het systeem te monitoren en bij een eventuele storing actie te ondernemen. Het is mogelijk om een overzichtscamera te koppelen aan systeem voor een totaalbeeld van de ruimte waar de vergadering plaats vind. Deze hebben wij opgenomen in het voorstel. Aangezien Heuvelman een overeenkomst heeft met de Gemeente Breda zullen wij de apparatuur opnemen in onze SLA met de Gemeente. Hierdoor wordt de apparatuur opgenomen in het preventief onderhoud en kan er een beroep worden gedaan op onze services afdeling omtrent storingen, correctief onderhoud. Hiervoor kunnen dan dezelfde KPI`s gelden.

PvA Gemeente Breda

2

Heuvelman Sound & Vision

In ons voorstel hebben wij tevens de kosten opgenomen voor een training. Onze trainer zal de medewerkers van Gemeente trainen op het installeren, aansluiten en demonteren van het systeem. Tijdens de training zullen wij ook aandacht schenken aan de first line support, het oplossen van kleine storingen. Oms c hrijving - - V ergaderen op loc atie - + Dis c us s ies ys teem - Multimedia Vergaderpost Televic uniCOS T/MM10. A touch screen table top station Televic D-MIC40SL zwanehals microfoon

Aantal N etto bedrag

15 15

€ €

30.705,90 1.591,80

Televic Plixus Multie-media engine Televic Plixus Network Extender (2nd generatie) Televic Plixus AE-R PS. Spare power supply for Plixus AE-R

1 2 2

€ € €

4.541,18 1.567,06 324,70

Televic Plixus V-IN Video Input Box Televic Plixus V-OUT Video Output Box

1 1

€ €

729,41 729,41

ACR122 NFC USB Reader/Writer Televic MID Mifare contactless identification card per stuk Icron USB2.0 extenderset

1 30 1

€ € €

49,59 127,20 329,42

Dell Precision 5820 Tower PC (CMeets) Intel Ethernet Server Adapter I350-T4 StarTech 3U Vaste 19" universele serverrack rails verstelb. PureLink DP/HDMI verloopkabel 0,10m MuxLab - IMU 500762 TX module HDMI to IP

1 1 1 4 1

€ € € € €

3.119,45 142,11 80,03 80,00 583,18

Arbor Media Cmeets Premium Arbor Media Voting & Reports Arbor Media Televic Interface Arbor Media MPS Interface Arbor Media Automatic Camera Control Arbor Media Cmeets Encoder Arbor Media Video Recording Proxy Quality Arbor Media Streaming to the Cloud Arbor Media SAT (Basic) Arbor Media Preinstallation Costs Arbor Media Support Manhours (remote only) Arbor Media Shipment Costs within Europe

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

€ € € € € € € € € € € €

3.088,24 2.205,88 1.456,47 1.438,82 3.088,24 895,29 718,82 1.615,29 609,41 974,12 889,41 58,82

Arbor Media Extended System Maintenance

1

€

3.650,59

+ Overzic hts c amera (optioneel) Marshall CVM-18 Clamp with Adjustable Camera Mount Marshall CV503 mini camera 3G/HDSDI Marshall CV-4702.8-3MP. 2.8mm f/2.6 M12 3.5MP Lens Marshall CVM-11 Articulating Locking Arm

1 1 1 1

€ € € €

-

+ Bediening vergadering ProDVX DS-100 Monitor Stand ProDVX IPPC-15 Panel PC ProDVX 59001220.815 Windows 10 IoT 2016

1 1 1

€ € €

37,65 871,76 75,29

- Centrale Apparatuur

- V ideo Interfacing - Identification

Optioneel

+ V ergadermanagement Sys teem

- H ardware

- Software

- Onderhoud

PvA Gemeente Breda

3

€ € € €

57,50 631,25 67,50 86,25

Heuvelman Sound & Vision

+ N etwerk - Switch Cisco CBS350-16FP-2G 16 Port PoE+ Switch - LTE Backup Netgear Nighthawk M1 Mobile Router

1

€

564,91

1

€

308,82

+ Mobiel Rac k AW Cases Lage Tunnel Mobiel (ontwerp nog te maken)

1

€

576,47

Rack247 Custom Patchplate (ontwerp nader te bepalen) Neutrik NE8FDX-Y6-B CAT6A D-shape IDC black Neutrik BNC connector rearTWIST met zwarte tule tbv 1694A Powercon chassis blauw (NAC3MPA1) Powercon kabeldeel blauw (NAC3FCA)

1 1 1 1 1

€ € € € €

104,71 12,58 2,12 2,44 4,75

Penn Elcom R1275/1Uk - frontplaat 1he, alu, plat, zwart MIDDLE ATLANTIC LBP-1A Pack of (10) L-Shaped Lacing Bars Nedelko klitteband 16mm / 25m Kooimoeren en schroeven M6 zwart - 50 stuks Penn Elcom lade 1HE Penn Elcom ladekast met slot 2HE

1 1 1 1 1 1

€ € € € € €

4,91 35,41 27,56 20,76 44,12 76,47

+ Opbergen / V ervoeren V ergaderpos ten Peli Case 1660EU AW Cases: Custom inlay uniCOS vergaderposten

2 1

€ €

1.262,02 601,18

+ Remote Support Intel NUC 10 NUC10I3FNHN2 Samsung 980 PRO M.2 NVME 1TB Crucial 8GB 2666MHz DDR4 SODIMM (1x8GB)

1 1 2

€ € €

489,41 188,33 112,78

Belden 10GXE02D S/FTP CAT 6a /100m halogen free Telegärtner Cat6a connector Cat6A S/FTP patchkabel 2M zwart (LSZH) Cat6A S/FTP patchkabel 30M zwart (LSZH) Cat6A S/FTP patchkabel 1M zwart (LSZH) Cat6A S/FTP patchkabel 2M zwart (LSZH) Belden 1505F, HD/SDI patch kabel 15 meter p.o.a. Belden 1505F, HD/SDI patch kabel 0.5 meter

1 20 15 4 10 10 1 6

€ € € € € € € €

99,62 215,20 31,65 76,84 15,50 21,10 50,00 112,80

Overige montage materialen

1

€

235,29

Projectmanager

1

€

600,00

CAD Tekenaar Programmeren ARBOR Rackbouw technicus Installatie technicus Programmeren ARBOR

1 1 1 1 1

€ € € € €

1.200,00 1.440,00 1.800,00 960,00 1.440,00

Allround installatie technicus Installatie assistent

1 1

€ €

585,00 450,00

Trainer

1

€

800,00

Projectmanager

1

€

300,00

€

81.247,29

- Patchpanel

- Rack materiaal

+ Montagematerialen

- Bek abeling

- Overig

+ Pers oneel en Trans port

- Designfase

- V oorbereidingsfase

- Installatiefase - Trainingsfase - Opleverfase

Totaal exc l. BTW PvA Gemeente Breda

4

Heuvelman Sound & Vision

De totaalkosten voor de aanschaf van de apparatuur bedraagt € 81.247,29 excl. BTW.

3.2 Verhuur: Een mogelijkheid is om de apparatuur te huren. Dit kan voor alle vergaderingen maar zou ook kunnen zijn als een proefperiode. Het voordeel van huur kan ook zijn dat de apparatuur wordt op- en afgebouwd en tijdens de vergadering ondersteuning aanwezig is. Helaas is alleen de apparatuur zoals hierboven omschreven (nog) niet te huur. Een opstelling vanuit de verhuur bestaat uit losse discussieposten en losse zogenoemde “dome” camera`s die geplaatst worden in de ruimte. Wanneer de spreker op de discussiepost knop drukt richt de microfoon zich automatisch op de spreker achter de post. Aangezien het systeem functioneert met losse dome camera`s dient dit systeem geheel geprogrammeerd te worden en dienen de plaatsen van de deelnemers van te voren bekend te zijn. In de verhuursituatie zijn wij uitgegaan van 2 Dome camera`s waarbij de aanschaf van de nieuwste Multimediaposten iedere deelnemer zijn eigen camera heeft. Bij gebruik van 2 camera`s kan je de schakelingen in beeld zien van de ene naar de andere camera. Het systeem wordt door de technici op- en afgebouwd en tijdens de vergadering wordt er ondersteuning verzorgd. De gemeente wordt hierin geheel ontzorgd. Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid dat een projectmanager de locatie van te voren bezoekt om de zaken te beoordelen die van belang zijn voor de installatie en uitvoering.

De punten die benoemd zijn omtrent de impact zoals een goede verbinding zijn ook van belang bij een verhuuroplossing. Een mogelijkheid voor de Gemeente is natuurlijk om eerst een pilot te doen met een verhuur oplossing om te beoordelen voor de Gemeente of het vergaderen op locatie voldoet aan de wensen en eisen. Het voordeel bij de aanschaf van een systeem is dat deze volledig is ingericht op het systeem van de Gemeente Breda. Zoals de ArborMedia PC biedt bij de aanschaf meer mogelijkheden dan in een verhuur oplossing waar meer een beroep wordt gedaan op de ArboMedia vergadermanagement PC van de Raadszaal die in het Stadhuis staat. Een indicatie van de kosten van de huur per vergadering bedragen € 3.500,00 excl. BTW. Deze indicatie is afhankelijk van de bedieningstijden etc. etc. Hieronder het contract vanuit de verhuur met de kostenomschrijving.

PvA Gemeente Breda

5

Heuvelman Sound & Vision

PvA Gemeente Breda

6

Heuvelman Sound & Vision

PvA Gemeente Breda

7

Heuvelman Sound & Vision

PvA Gemeente Breda

8

Heuvelman Sound & Vision

PvA Gemeente Breda

9

Heuvelman Sound & Vision

PvA Gemeente Breda

10

Heuvelman Sound & Vision