Notitie Meerjarenbegroting Raad 2024-2027 RS def

Memo

Aan: presidium (15 mei 2023) Van: Paul Piket 3 mei 2023 Betreft: Meerjarenbegroting Raad 2024-2027

Inleiding en aanleiding Dit memo levert de input voor de meerjarenbegroting van Raad, Griffie en Rekenkamer en is een vervolg op de behandeling in het presidium mei 2022. Aanleiding tot de meerjarenbegroting is gelegen in het amendement ‘Kosten t.b.v. gemeenteraad in gemeentebegroting Breda 2022’, wat de gemeenteraad op 11 november 2021 heeft vastgesteld. In één van de beslispunten is afgesproken dat het ‘raadsdeel’, ofwel de begroting van de Raad, Griffie en Rekenkamer op voorstel van het Presidium wordt meegenomen in de conceptbegroting van de gemeente. Vanuit het Presidium is daarop opdracht gegeven een proces in te richten om dit structureel in te bouwen. Het proces zoals dat is vastgelegd is te vinden in bijlage 1.

Context Hoe is de meerjarenbegroting tot stand gekomen? De basis voor de meerjarenbegroting voor raad, griffie en rekenkamer, ligt in een aantal zaken: 1. Vorig jaar is de eerste keer een meerjarenraming 2023 – 2026 opgesteld en vastgesteld in het Presidium (zie bijlage 2). Deze is verwerkt in de begroting 2023 Breda en het meerjarenperspectief. 2. De ‘jaarplannen’ van de verschillende onderdelen. Hierbij doet zich de situatie voor dat deze niet recentelijk geactualiseerd zijn, sterker er lopen 3 trajecten die hier richting aan gaan geven: a. De werkgeverscommissie werkt aan een griffieplan, de verwachting is dat dit voor het zomerreces in de Raad behandeld wordt; b. De werkgroep Verdaasdonk-Van Vliet nav de motie ‘’Opdracht aan onszelf’’ heeft een notitie opgeleverd die momenteel in behandeling is en die mogelijk raakt aan diverse aspecten met financiële gevolgen; c. De Rekenkamer heeft een onderzoek aangeboden ‘ondersteuning gemeenteraad Breda’ dat op 11 mei in het Bredaas beRaad geagendeerd staat. 3. Incidentele en structurele uitgaven die verwacht worden; 4. Resultaten van de afgelopen jaar.

1

Mutaties in budgetten additioneel aan raming 2023 - 2026 2024 Raad Accountant - aanbesteding (s) Accountant - indexering (s) Fractiebudgetten - indexering (s) Burgerraadsleden (s)

2025

2026

2027

6.000 Onderdeel indexatie

p.m. -

50.000 p.m. p.m. -

Verkiezingen - indexering (e) Gevolgen onderzoek Rekenkameronderzoek naar ondersteuning Raad

p.m.

p.m.

1.000 p.m.

3.000 p.m.

Rekenkamer Onderzoeksbudget (s) Gevolgen onderzoek Rekenkameronderzoek naar ondersteuning Raad

5.000 p.m.

5.000 p.m.

5.000 p.m.

5.000 p.m.

Griffie Personeelskosten (s) Gevolgen nieuw Griffieplan Gevolgen onderzoek Rekenkameronderzoek naar ondersteuning Raad

75.000 p.m. p.m.

p.m. p.m.

p.m. p.m.

p.m. p.m.

30.000

-

-

-

?

?

?

?

Indexatie personeelslasten Raad, Rekenkamer & Griffie

p.m. p.m. -

(s) = structureel; (e) = eenmalig

Totaal mutatie Prijsniveau: 2022

Alle doorwerkende effecten vanuit de jaarrekening 2022 zijn structureel opgelost via de budgetbijstellingen 2022.

Exploitatieresultaat 2022 en eerste kwartaal 2023, griffie personeelskosten In de toelichting op de verschillen in de Jaarmail 2022-2023 (p.9) blijkt dat in 2022 met name de personeelskosten binnen de griffie hoger dan geraamd zijn uitgevallen. Naast een te lage raming was bekend dat er additionele kosten gemaakt zouden gaan worden. Dit was door de werkgeverscommissie voorzien en in mei 2022 ter kennis gebracht aan het Presidium, zie bijlage 3. De realisatie van de begroting in het eerste kwartaal 2023 laat geen opvallende verrassingen zien, wel blijven de personeelslasten griffie structureel hoger omdat zoals hiervoor beschreven dit nog niet structureel is ingepast in afwachting van een nieuw griffieplan. Deze kosten zijn voor de duidelijkheid vooruitlopend daarop in het overzicht als een separate regel opgenomen.

2

Raad, Vergoedingen burgerraadsleden, indexatie De vergoeding voor burgerraadsleden worden geïndexeerd volgens de CPI dat was in 2022 10% en dus stegen de lasten 2023 met € 12.600 (zijnde 10% van € 126.000). De inflatie blijft hoog, maar fluctueert. Uitgaan van een indexatie van bijvoorbeeld 5% leidt tot een stijging van de lasten voor vergoeding burgerraadsleden met € 20.000. Op basis van nu bekende gegevens is door de centrale loonadministratie een eerste berekening gemaakt van de te verwachten prijscompensatie (uitgaande van 2,9% loon-indexatie voor 2024). Deze leiden tot een stijging van de lasten voor Raad, Rekenkamer en Griffie in 2024 met € 30.000. Raad, Accountantskosten Het contract heeft een looptijd van 8 jaar (4 jaar en 2 maal 2 jaar verlengen). De volgende verlenging gaat over de controlejaren 2023 en 2024. Dat betekent dat we voor het boekjaar 2025 een Europese aanbesteding moeten doen. Gezien de ervaringen de afgelopen jaren lijkt het voor de hand te liggen dat de kosten structureel hoger zullen uitvallen. Bij de opdrachtvertrekking wordt duidelijk welk budget benodigd is. Hierbij moet ook met de kosten van meerwerk vanwege additionele opdrachten rekening worden gehouden. Raad, Verkiezingen Wij stelden voor om in 2025 hiervoor € 15.000 op te nemen in het meerjarenperspectief en in 2026 € 75.000.

Deze bedragen worden de komende jaren telkens geïndexeerd met de reguliere index. Rekenkamer Omdat de Rekenkamer verwacht de komende jaren meer onderzoek uit te besteden aan externe onderzoeksbureaus (zie bijlage 4). Daarom stellen we voor om hier vanaf 2023 jaarlijks € 5.000 extra voor te reserveren. Dit gaat niet ten koste van door de Rekenkamer zelf uitgevoerd onderzoek. Deze stijging is al in het meerjarenperspectief meegenomen, met uitzondering van de € 5.000 voor 2027. Via de jaarrekening wordt een egalisatiereserve gevuld, dit budget is beschikbaar. Deze reserve is aan een maximum gebonden. Daarnaast dienen de vergoedingen van de voorzitter en de leden opgehoogd te worden met de reguliere indexen. Prijspeil 2023. De index voor 2024 moet hier nog aan worden toegevoegd.

Vervolg Helaas zijn er op dit moment noodgedwongen nog een aantal p.m. posten opgenomen in de meerjarenbegroting 2024-2027. Bij het raadsbesluit in juni zullen bedragen worden geconcretiseerd naar de op dat moment bekende stand van zake. In ieder geval voor 2024 moeten dan de p.m. posten uit de opstelling. Zoals in de procesbeschrijving (bijlage 3) staat aangegeven, kunnen we eventuele wijzigingen doorvoeren na de behandeling door het presidium. Daarna wordt in juni de meerjarenbegroting van de raad aangeboden aan het college, zodat het college de input kan meenemen in de concept gemeentebegroting die in november aan bod komt. Dit gebeurt middels een raadsbesluit, op voorstel van het presidium.

3

BIJLAGE 1: Procesbeschrijving aanleveren raadsdeel gemeentebegroting Breda

Aanleiding Op 11 november 2021 heeft de gemeenteraad het amendement ‘Kosten t.b.v. gemeenteraad in gemeentebegroting Breda 2022’ vastgesteld. Eén van de beslispunten luidde als volgt: “4. Het college opdracht te geven om vanaf de begroting 2023 de aanpassingen in de begroting voor raad, commissie, griffie en rekenkamer op voorstel van het Presidium mee te nemen in de conceptbegroting.” Naar aanleiding van dit beslispunt, wordt in dit memo een procesbeschrijving gegeven voor de structurele inrichting hiervan. Beoogd resultaat Middels een procesbeschrijving kunnen afspraken worden gemaakt over hoe en wanneer de benodigde input geleverd moet worden. Als gevolg wordt ieder jaar het raadsdeel op actuele en volledige wijze in de begroting van gemeente Breda opgenomen. Hierbij wordt vooraf input geleverd door het presidium, namens de raad, zodat wordt voorkomen dat het raadsdeel niet kloppend is. Daarnaast zorgt het vooraf aanleveren van input er idealiter voor dat er tijdens de begrotingsbehandeling door de raad in november, niet geamendeerd hoeft te worden op het raadsdeel van de begroting. Standaardproces aanleveren raadsdeel begroting voor raad, griffie en rekenkamer1

1

Q1

Griffie

Inventariseren Griffie verzamelt input voor conceptbegroting: verschillende gremia, verwachte activiteiten enz.

April

Griffie

Opstellen conceptbegroting raad, griffie en rekenkamer Griffie stelt een conceptbegroting op, waarin alle begrote kosten van activiteiten en gremia raad, griffie, commissies, fracties zijn opgenomen. Voor het opvolgende jaar is de begroting kwantitatief en daarnaast wordt er voor de jaren daarna een meerjarenperspectief gegeven. De afdeling Financiën wordt betrokken om de cijfers voor te bespreken.

Mei

Presidium

Behandeling presidium Eventueel doorvoeren van wijzigingen naar aanleiding van bespreking, raadsvoorstel vanuit presidium naar de raad.

Het presidium, namens de raad, treedt terughoudend op als het gaat over de invulling en besteding op detailniveau van het rekenkamerbudget.

Medio juni (uiterlijk)

Raad

Input voor conceptbegroting aanleveren aan college Middels een raadsbesluit levert de raad zijn meerjarenbegroting aan het college, ter verwerking in de tekst van de gemeentebegroting.

November

Raad

Begrotingsbehandeling

Na boekjaar

Griffie + presidium

Monitoring en terugkoppeling Monitoring en terugkoppeling van de cijfers via de jaarmail. Inhoudelijke en financiële terugblik.

BIJLAGE 2 Meerjarenbegroting 2023 - 2026 (reeds verwerkt)

Raad Burgerraadsleden (s) Accountant (s) Fractiebudgetten (s) Scholing en opleiding raad (s) Verkiezingen (e) AV-middelen (s) Raadscommunicatie (s) Facilitair (s) Werkbudget Raad (s)

2024

2025

2026

72.000 67.000 5.000 10.000

72.000 67.000 5.000 10.000

PM 5.000 PM 10.000

PM 5.000 PM 10.000

72.000 67.000 5.000 10.000 15.000 PM 5.000 PM 10.000

70.000

70.000

70.000

2023 244.000

2024 244.000

2025 259.000

Rekenkamer (s) Griffie Formatie (s) (s) = structureel; (e) = eenmalig

Totaal mutatie Prijsniveau: 2022

BIJLAGE 3: Memo werkgeverscommissie mei 2022 Aan: Presidium (mei 2022) Van: Werkgeverscommissie

U bespreekt tijdens het Presidium de meerjarenbegroting Raad 2023-2026. Deze omvat niet alleen het griffiedeel maar ook de kosten voor u als Raad en de inzet van de Rekenkamer. Deze laatste heeft een eigen onderdeel opgesteld met daarin haar kostenoverzicht. Zoals in de meerjarenbegroting is te lezen, is er bewust voor deze vorm gekozen als gevolg van het werk van de Werkgroep Vertrouwensherstel Rekenkamer o.l.v. het toenmalige raadslid Peter Bakker. Hiervoor voorkomen we ook dat er elkaar jaar opnieuw discussie ontstaat over de kosten van de raad. De nieuwe werkwijze voorkomt ook discussie met het college over het opnemen van de kosten in de begroting van de gemeente Breda. Als werkgeverscommissie achten wij de gemaakte inschattingen reëel en stellen zij ons in staat ons werk als raadsleden goed te kunnen doen. Zowel voor de ondersteuning vanuit de Griffie als ook voor de ondersteuning van het raadswerk binnen de fracties. Er is in de afgelopen tijd bij de griffie gebruik gemaakt van externe inhuur. Die is kostbaar maar helaas niet altijd te voorkomen. Op diverse momenten zijn we ook geholpen door het stadskantoor met inzet van medewerkers. Waar dat kan blijven we dat doen maar de eerlijkheid gebiedt ook te zeggen dat dit niet altijd mogelijk is.

Gelet op het werk van de griffie achten wij het reserveren van extra budget voor 1 fte indien uitbreiding nodig is of om externe inhuur te voorkomen, verantwoord. Het is aan de werkgeverscommissie om bij het nieuw op te stellen griffieplan daar een verder voorstel voor te doen.

Namens de werkgeverscommissie

Sven Planken Jeroen Bruijns

BIJLAGE 4: Rekenkamer De gemeente Breda is een ambitieuze gemeente. Op dit moment spelen er een aantal grote maatschappelijke vraagstukken, die belangrijk zijn voor de gemeente en de gemeenteraad van Breda. Dit zijn bijvoorbeeld (in willekeurige volgorde): • • • •

De huidige ontwikkelingen op de woningmarkt: woningbehoefte en woningbouw; Energietransitie, klimaatverandering en Breda CO2-neutraal in 2044; Sociale vraagstukken, zoals het verkleinen van verschillen tussen groepen inwoners in Breda en goede zorg en ondersteuning aan inwoners; De relatie tussen / het vertrouwen van inwoners in de overheid.

Een ambitieuze gemeente heeft recht op een ambitieuze Rekenkamer. Een Rekenkamer die ten behoeve van de gemeenteraad onderzoek doet naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gemeentelijk beleid en het bestuur. Een Rekenkamer die dit op een onafhankelijke manier doet en hierin goed gefaciliteerd wordt. Ook in de komende jaren. Kosten onderzoek De Rekenkamer Breda doet ieder jaar 3 á 4 onderzoeken voor de raad. Dit kan bijvoorbeeld een Rekenkamerbrief, evaluatie of quickscan zijn. Deze onderzoeken worden óf zelf uitgevoerd, óf deels zelf uitgevoerd met externe inhuur, óf geheel uitbesteed (onder begeleiding van de Rekenkamer). Afhankelijk van de omvang van de onderzoeken en de mate van externe inhuur / deskundige ondersteuning van buitenaf variëren de onderzoekskosten van de Rekenkamer jaarlijks. De Rekenkamer voert ieder jaar zowel grotere, langlopende onderzoeken uit, als kleinere/kortere. Hierdoor kan niet alleen onderzoek gedaan worden naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van gemeentelijk beleid t.a.v. belangrijke maatschappelijke vraagstukken (zoals hierboven genoemd), maar kan ook ingespeeld worden op de actualiteit. Daarnaast neemt de Rekenkamer Breda regelmatig deel aan het jaarlijkse landelijke DoeMee onderzoek van de NVRR en/of wordt er af en toe gezamenlijk met de Brabantse Rekenkamers onderzoek uitgevoerd.

De Rekenkamer Breda is tevens van plan om de komende jaren vaker een onderzoek uit te voeren naar de doorwerking van de rekenkameronderzoeken op het gemeentelijke beleid. De post Onderzoekskosten is hiermee de meest fluctuerende post in de begroting van de Rekenkamer. De komende jaren wordt er meer onderzoek uitbesteed. In de meerjarenraming houden we hier rekening mee. Dit gaat niet ten koste van door de Rekenkamer zelf uitgevoerd onderzoek. Overige kosten De overige kostenposten zijn veelal voorspelbaar en jaarlijks nagenoeg hetzelfde. Dit betreft de kosten voor de vergoeding van de leden van de Rekenkamer en de salariskosten van de secretaris/onderzoeker. De post ‘overige kosten’ laat jaarlijks iets meer variatie zien. Abonnementen en lidmaatschappen blijven jaarlijks ongeveer hetzelfde, de deelname aan symposia/congressen en cursussen laat zich minder goed voorspellen. Dit geldt zeker voor de afgelopen twee (corona)jaren.

Alles overziend leidt dit tot de volgende meerjarenraming 2024-2027. Daarbij is eveneens rekening gehouden met de begroting en de gerealiseerde kosten van de afgelopen jaren. De begrote kosten zijn nog niet jaarlijks geïndexeerd met de prijsindex:

Afbeelding 1

Meerjarenraming 2023-2026 Rekenkamer Breda.

Vergoeding leden rekenkamer (Overige) Personeelskosten Uitbesteed onderzoek Overige kosten Totaal

2024 € 40.000 € 100.000 € 55.000 € 6.000 € 201.000

2025 € 40.000 € 100.000 € 60.000 € 6.000 € 206.000

2026 € 40.000 € 100.000 € 65.000 € 6.000 € 211.000

2027 € 40.000 € 100.000 € 70.000 € 6.000 € 211.000

Uit landelijk onderzoek2 blijkt dat gemeenten in 2019 gemiddeld € 1,20 per inwoner besteedden aan hun Rekenkamer. Daarbij geven grote gemeenten gemiddeld meer uit (meer onderzoeken en overhead) dan kleinere gemeenten. Met 184.716 inwoners (februari 2022) is Breda de 9de gemeente van Nederland. Uitgaande van een begroting van € 196.000 betekent dit voor Breda gemiddeld € 1,06 per inwoner. Egalisatiereserve De egalisatiereserve zoals bij de begroting 2022 ingesteld, kent vanwege het resultaat 2022 een saldo van € 20.000. De totale egalisatiereserve mag maximaal € 30.000 bedragen. Vanuit het resultaat 2023 kan dan ook maximaal € 10.000 bijgestort worden. Eventuele hogere overschotten vloeien terug naar de Algemene Middelen van de gemeente Breda.

2

Zicht op rekenkamers, onderzoek verricht in opdracht van het ministerie van BZK. Zicht op overheid, oktober 2020.