N 21062021 Jaarrekening 2020 vervolg

NOTULEN VAN DE OORDEELSVORMENDE VERGADERING VAN HET BREDAAS BERAAD van 21 juni 2021

Onderwerp:

Jaarrekening 2020 (vervolg)

Voorzitter: Griffier:

de heer E. Förster de heer R. Wiersma

(Burger-)raadsleden:

mevrouw C. Kranenborg (VVD) de heer H. Jansen (CDA) de heer P. Smans (D66) mevrouw H. Nauta (GL) de heer R. Sips (PvdA) mevrouw I. Verdaasdonk (SP) de heer P. Jong (50Plus) de heer P. Vissers (BB)

Portefeuillehouders:

mevrouw G. Bos de heer B. Adank

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen sessie Jaarrekening 2020 (O) d.d. 21 juni 2021 (vervolgsessie) Pagina 1

Opening De voorzitter heet allen van harte welkom bij het vervolg van de oordeelsvormende sessie over de jaarrekening 2020. Na de oordeelsvorming afgelopen donderdag zal het college vanavond verder gaan met de reflectie. Reflectie door het college Wethouder Bos had vorige week de raad al meegenomen in de gevoelens van het college, na een pittig debat naar aanleiding van de verklaring met beperkingen van de accountant. Er zijn verschillende termen en woorden gebruikt, zoals “enorm van gebaald”, “schaamte” en “pijnlijk” en allemaal terecht. Nadat het college kennis had gekregen van het feit dat er een verklaring met beperkingen zou komen, is begonnen met het maken van een plan voor de korte termijn en een voor de lange termijn. Dat voor de korte termijn is expliciet gericht op het verkrijgen van een goedkeurende verklaring over de jaarrekening 2021. Daar is een aantal concrete acties aangehangen, als eerste de doorlichting van het compleet bestand aan contracten die te maken hebben met inkoop en inhuur. Dat is voor een deel al gedaan en voor een deel nog gaande. Daarnaast worden spend analyses gemaakt en worden trajecten gedigitaliseerd en geprotocolleerd zodat mensen die een inkoop- of inhuurtraject ingaan geen andere weg kunnen volgen dan die door het systeem heen.

Er wordt kritischer naar betalingen gekeken en er worden voortdurend gesprekken gevoerd met de teamleiders die verantwoordelijk zijn voor inkoop en inhuur. Dit is echt iets wat op alle niveaus actief onder de aandacht moet blijven, niet alleen in de ambtelijke organisatie, ook op het niveau van de directie en van het college. Het college had er al veel aandacht voor maar duidelijk niet genoeg en zal er daarom, ieder vanuit de eigen verantwoordelijkheid en portefeuille, in de komende periode extra aandacht aan besteden, ook in besprekingen met een staf. De raad heeft vorige week vrij unaniem gezegd dat er een externe vinger aan de pols moet zijn, dat de accountant een rol moet hebben in het monitoren of dit plan op een goede manier wordt uitgevoerd. Als er op dit vlak een motie ingediend wordt, zal het college die omarmen. Er is gevraagd wat het college gaat doen met de overige adviezen van de accountant. Deze worden uiteraard ook serieus genomen. Het enige voorbehoud hierop is dat we focus aan zullen moeten brengen in datgene wat we doen en op welk moment we dat doen. Het college wil voor de korte termijn volledig focussen op de rechtmatigheid bij de inkoop en inhuur maar de informatiewaarde en de indicatoren is een onderwerp wat daarna opgepakt wordt. Fractie D66 merkt op dat dit in het verleden ook opgepakt is en er worden elk jaar verbeterslagjes gemaakt.

Worden er nu structureel en significant meer en grotere stappen gezet dan tot nu toe? Wethouder Bos antwoordt dat dit de reden is waarom ze de bijsluiter meegaf. De focus ligt op dit moment op de inkoop en inhuur, dat is het meest urgent. Dit is wel iets wat iedere keer terugkomt en waar we inderdaad verbeterstappen in hebben gezet maar het moet nog verder gebracht worden, na het korte termijn plan voor de rechtmatigheid. Fractie GroenLinks is benieuwd of het college enig idee heeft waar het aan gelegen heeft dat het de afgelopen jaren onvoldoende gelukt is om verbeterslagen te maken. Wethouder Bos antwoordt dat de voortgang van het MVP een aantal keren besproken is met de raad en het is duidelijk dat op een aantal onderdelen dingen niet goed waren. De inkoop en inhuur komen al heel lang steeds terug, daar zal echt meer nadruk en externe druk op moeten komen en ook veel meer betrokkenheid van bepaalde lagen in de organisatie en van het college. De urgentie op zich was er wel maar het MVP ging veel breder en er is dus kennelijk nog te veel vrijblijvendheid geweest. In de toekomst is er geen vrijblijvendheid meer. Fractie GroenLinks vraagt wat het college van de raad nodig heeft om te achterhalen waarom de zaken niet voor elkaar komen.

Wethouder Bos antwoordt dat het stellen van de diagnose al ver is, daar komt het plan voor de korte termijn uit voort maar voor de middellange en lange termijn moet het nog verder uitgewerkt worden. Op basis van de diagnose is het nodig dat we met elkaar onder ogen blijven zien wat we moeten doen voor verbetering op lange termijn en dat moet in de volgordelijkheid achter elkaar komen. We zullen elkaar hard nodig hebben om de focus te houden op de middellange termijn. Fractie VVD vraagt of de wethouder op alle domeinen binnen de organisatie te grote vrijblijvendheid ziet of op specifieke domeinen. Wethouder Bos antwoordt dat het zich met name richt op het onderdeel inhuur en inkoop maar dat onderdeel verspreidt zich over de hele organisatie. Fractie VVD vraagt hoe het college haar integrale betrokkenheid en verantwoordelijkheid daarbij ziet. Op welke manier is het college onderdeel van de oplossing? Wethouder Bos antwoordt dat tot op heden met name de wethouder Bedrijfsvoering en de wethouder Financiën betrokken zijn geweest bij dit dossier maar het college realiseert zich dat elke wethouder in zijn eigen overleggen met de staf en de ambtelijke organisatie dit onderwerp prominent op de agenda moet hebben.

Fractie CDA merkt op dat de inkoop terecht het voornaamste van het accountantsrapport is maar kan het college, voor het zomerreces, in een raadsbrief aangeven wanneer ze toekomen aan de andere aanbevelingen van de accountant. Notulen sessie Jaarrekening 2020 (O) d.d. 21 juni 2021 (vervolgsessie) Pagina 2

Wethouder Bos denkt dat dat mogelijk moet zijn, we hebben nog een aantal weken tot het zomerreces. De voorzitter heeft dat genoteerd als een toezegging. Fractie 50Plus stelt dat aanbesteden een specialisme is, waarvan niet iedereen van de organisatie op de hoogte is. Misschien zit het nu wel bij allemaal tussen de oren maar onder andere door personeelswisselingen kan men het ook zo weer vergeten zijn. Waarom niet iemand eindverantwoordelijk maken voor het inkoopproces, dan is het probleem opgelost. Wethouder Bos antwoordt dat het een kwestie is van communicerende vaten. Van iemand die op een bepaald niveau in de organisatie werkt, die medeverantwoordelijk is voor inkoop en inhuur, mag awareness verwacht worden. De organisatie beschikt over een uitstekende afdeling Inkoop, die alle expertise in huis heeft als het gaat om aanbesteden. Er wordt nu gezorgd voor een digitale protocollering waardoor iemand niet zomaar kan inkopen of inhuren. Daar heeft de wethouder veel vertrouwen in. Fractie 50Plus weet dat mensen altijd gaatjes weten te vinden buiten de procedures om. Er moet echt iemand eindverantwoordelijk zijn om dat in de gaten te houden. De voorzitter vraagt ervoor te waken om de oordeelsvorming niet opnieuw te gaan doen. Fractie SP dacht op dit moment naar de eindverantwoordelijke te kijken.

Er wordt nu gewezen naar het ambtelijk apparaat, wat zich niet kan verdedigen, maar het team Inkoop valt onder de verantwoordelijkheid van het college. De wethouder zegt dat de kennis en kunde op het stadskantoor aanwezig is en dat het probleem meer in de vrijblijvendheid zit. Wat gaat het college dan anders doen om de vrijblijvendheid die nu ervaren wordt aan te pakken en te zorgen dat er een omslag komt? Wethouder Bos staat hier als representant van het college, als eindverantwoordelijke voor wat we vandaag bespreken. Zij is hier namens het college verantwoordelijk voor maar het feitelijk werk wordt door de ambtelijke organisatie uitgevoerd en dat verklaart waarom het daar nu af en toe heel erg over gaat. In de eerder genoemde korte termijn aanpak zit een aantal heel concrete acties, die zijn al in gang gezet en die geven het college het vertrouwen dat het voor de korte termijn de goede kant op gaat. Voor de langere termijn zal het college richtingwijzend en toonzettend moeten zorgen dat dit onderwerp niet van de agenda gaat vallen. Het zal het komend decennium continu terugkomen in de verantwoording, hoe staan we ervoor, wat gebeurt er, moet er nog iets gebeuren om bij te sturen, wie is daarvoor de meest aangewezene en hoe kunnen we dat het beste doen.

Er moet wat gebeuren in de verzakelijking, zonder de inhoudelijke gedrevenheid te verliezen waarmee zoveel goede dingen voor de stad worden gedaan. Dat is continu balanceren en daar zal het voltallige college de komende jaren heel erg scherp op moeten zijn. Fractie Breda Beslist vraagt wanneer de diagnose gereed is en hoe vaak het college de raad denkt mee te nemen in de analyse van de processen van de afdeling inkoop en aanbesteding. Is het mogelijk om het plan, inclusief de analyse, voor het zomerreces met de raad te delen? Wethouder Bos antwoordt dat dat voor het plan voor de korte termijn zonder twijfel de bedoeling is. Er is de afgelopen maanden hard aan gewerkt en er is al veel inzicht en kennis. Fractie Breda Beslist vraagt of de afdeling Inkoop en Aanbesteding daarbij betrokken wordt. Wethouder Bos antwoordt dat die er uiteraard bij betrokken wordt want dat zijn de experts maar ook de financiële experts en de afdeling Control worden erbij betrokken. Fractie PvdA vraagt of het college iets over het beeld van de doorlichting naar de raad kan communiceren, zonder dat het een heel rapport wordt. Wethouder Bos geeft aan dat de wethouder Bedrijfsvoering deze vraag zal beantwoorden. Fractie 50Plus vraagt of al bekend is of er in het afgelopen half jaar verkeerde aanbestedingen zijn gedaan.

Wethouder Bos antwoordt dat dat een onderdeel is van het doorlichten wat nu loopt, dat zicht wordt in rap tempo ontwikkeld. Fractie D66 neemt aan dat in het plan van aanpak voor de langere termijn maatregelen genomen worden die het proces dusdanig verbeteren dat dit voor altijd geborgd is in de organisatie. De wethouder gaf aan dat het college het zal omarmen als een externe partij de uitvoering van het plan van aanpak gaat beoordelen. D66 hoopt dat gecontroleerd wordt of het inderdaad maatregelen biedt om dit structureel te voorkomen. Wethouder Bos antwoordt dat de externe accountant na drie jaar aardig zicht heeft op de organisatie en goed kan beoordelen of we het met het plan tackelen. De accountant ziet dat er voldoende urgentie aanwezig is, in elk geval voor de korte termijn en kan ons van input voorzien om het plan verder te vullen. De intentie is erop gericht om het duurzaam op te lossen in de organisatie. Fractie GroenLinks is nog niet helemaal overtuigd dat het college nu daadwerkelijk iets anders gaat doen dan de afgelopen jaren om het dit keer wel voor elkaar te krijgen. Op die vraag is nog onvoldoende antwoord gegeven en ook niet op de vraag in welke domeinen de aanbestedingen zitten die niet goed zijn gegaan. Wethouder Bos kan zich de twijfel voorstellen, het is vanavond niet de eerste keer dat we het erover hebben.

Het MVP was best ingrijpend en ging ver in de openheid over de interne organisatie. Er zijn zeker stappen gezet maar dat heeft de inkoop en inhuur onvoldoende verbeterd. Wat anders is dan de afgelopen keer, is dat iedereen zich rot geschrokken is. Nadat de wethouder de auditcommissie geïnformeerd had ontwikkelde het alleen nog maar verder en werd het aandachtspunt nummer een want dit kunnen we ons niet permitteren in de negende stad van Nederland. Fractie GroenLinks vraagt wat maakt dat het college zich zo laat pas rot geschrokken is, dit speelt al heel lang. Notulen sessie Jaarrekening 2020 (O) d.d. 21 juni 2021 (vervolgsessie) Pagina 3

Wethouder Bos antwoordt dat verwachting was dat het door de acties die ingezet waren langzaam maar zeker beter zou worden. Wat er afgelopen jaar gebeurde was tegen de verwachting en het trendgevoel in en dan schrik je je rot. De oorzaken zijn in de technische sessies en de beeldvorming besproken. Voor een deel zie je een draconisch beeld omdat we nu alle contracten in een keer meenemen. Fractie GroenLinks probeert er achter te komen wat het college al die tijd nagelaten heeft te doen om er eerder achter te komen. Wethouder Bos antwoordt dat er geen zicht is op de individuele contracten. Er zijn checks en balances ingericht maar een controle kan pas plaatsvinden als het is gebeurd. Dat we nu veel meer gaan monitoren als onderdeel van het korte termijn plan moet voorkomen dat het uit de klauwen gaat escaleren. Fractie SP merkt op dat GroenLinks een vraag had gesteld over een lijst. Wethouder Bos antwoordt dat op de vraag over de lijst met de onrechtmatige contracten is uitgelegd dat er gewerkt wordt met een systematiek op basis van steekproeven die geëxtrapoleerd worden naar de hele populatie. Daarom kan er geen lijst van alle contracten gegeven worden. Fractie SP vraagt of die lijst er wel gaat komen bij het diagnosticeren waar de problemen zitten.

Wethouder Bos antwoordt dat het doorlichten van de contracten een onderdeel is van het korte termijn plan maar zij weet niet of daar een gedetailleerde lijst uit beschikbaar komt. Fractie 50Plus vindt dit antwoord verontrustend, als de administratie op orde is, moeten die gegevens toch zo geleverd kunnen worden. De voorzitter merkt op dat de beeldvorming en de oordeelsvorming voorbij zijn. Het college geeft nu een reflectie op het debat. Wethouder Bos denkt dat op deze vraag vanuit de bedrijfsvoering ingegaan kan worden. Zij kan alleen een algemeen beeld geven en de methodiek toelichten. Fractie CDA had vorige week nog andere vragen gesteld dan die over inkoop en inhuur. Wethouder Bos had een vraag genoteerd over middelen uit 2019 die overgeheveld zijn. In de bestuursrapportage, die kort na het zomerreces komt, zal dat uitgebreid verantwoord worden. Zodra de verdeling van de coronamiddelen van het Rijk bekend is zal het college dat mededelen aan de raad. Over de meicirculaire komt nog een formele raadsbrief. De rijksmiddelen zijn compensatie voor misgelopen inkomsten door corona en moeten voor dat doel ingezet worden. Wethouder Quaars heeft het plan voor de woonopgave met de raad gedeeld. Na arbitrage heeft het Rijk een aanzienlijk bedrag ter beschikking gesteld voor de Jeugdzorg, dat begint in 2021.

De inspanningen op dat vlak hebben dus veel resultaat opgeleverd en met de middelen die komen zal opnieuw gekeken worden wat er voor Jeugdzorg nodig is en naar de grenszaken tussen 18- en 18+. Fractie CDA vraagt waarom de risico’s die we lopen door de aanbestedingen niet in de risicoparagraaf zijn opgenomen. Wethouder Bos antwoordt dat we tot op heden gezien hebben dat dat nauwelijks risico met zich meebracht en daarom is het niet opgenomen in de risicoparagraaf. Fractie D66 zal bij de kaderbrief met een motie komen over de extra middelen voor Jeugd. Wethouder Adank antwoordt op de vraag wat het college anders gaat doen in de komende periode dat de urgentie nu gezien en gevoeld wordt. We waren al bezig met het MVP maar zijn in 2020 echt door het ijs gezakt. Het MVP heeft niet gebaat, dat is deels de analyse. Daar is een aantal zaken bijgekomen die door de accountant gezien en gedefinieerd zijn en nu is het de kunst om dat op een goede manier te vertalen naar een versnelling en een intensivering. Sommige dingen die nu ingezet zijn zullen pas effect hebben in 2022. Er loopt een procesmatig traject Van Inkoop tot en met Betaling maar voor dat goed geïmplementeerd is ben je een jaar of anderhalf verder. Dat is onacceptabel en daarom zijn er korte termijn maatregelen opgezet, die worden aangevuld met de bevindingen van de accountant en de gesprekken met de raad.

Het is goed mogelijk om richting de zomer, in combinatie met de accountant, te kijken of we op de goede weg zijn, of het voldoende is om in 2021 niet door het ijs te zakken. Maar het moet zolang op de agenda staan tot het structureel geborgd is en in de organisatie een vaste plek heeft gekregen waardoor het niet meer fout kan gaan. Om dat procesmatig te borgen heeft zijn tijd nodig. Fractie CDA denkt dat de lange termijn nu eigenlijk ook al in moet gaan en vraagt hoe het college denkt op de korte termijn en de iets minder korte termijn de organisatie mee te krijgen in de intentie van het college. Wethouder Adank denkt dat dit gesprek van de afgelopen weken daar heel belangrijk voor is, dat wordt gevoeld en gezien in de organisatie. Sinds wethouder Bos in de auditcommissie heeft gemeld dat er dingen mogelijk niet goed zaten, zijn we daarmee versneld aan de gang gegaan. Er zijn maatregelen genomen om in plaats van bij controle achteraf te moeten constateren dat het fout is gegaan, met monitoring tijdens en vooraf te voorkomen dat het fout gaat. In gesprek met de directie, en die op hun beurt met de afdelingshoofden, is een aantal processtappen veranderd, onder andere dat het knopje Zelf regelen hiervoor niet meer gebruikt kan worden. Er worden spend analyses gemaakt waarmee we terugploegen wat we betalen, wat eronder zit en of dat op een goede manier is gebeurd.

Dat de raad er zo scherp op is heeft de focus verlegd en extra urgentie gevraagd. Notulen sessie Jaarrekening 2020 (O) d.d. 21 juni 2021 (vervolgsessie) Pagina 4

Fractie CDA hoort bijna hetzelfde als twee jaar geleden, toen het gesprek over het MVP ging. Er is toen een raadsbrede motie ingediend en het college zei volmondig dat dat ging helpen om het te laten beklijven in de organisatie. Wat is er nu anders dan twee jaar geleden? Wethouder Adank denkt dat het MVP een veel breder document is geweest dan alleen inkoop en aanbesteding, dat had een bepaalde insteek waarin concerncontrol een belangrijk rol speelde. De voortgang die in het MVP voorzien was hebben we niet gehaald en daarom moesten we op zoek naar andere instrumenten. Dat de voortgang van het MVP achter is gebleven heeft de nadelige consequentie gehad dat we op dit vlak verder weggezakt zijn. Dus in die zin, ja, dezelfde woorden maar nee, ze hebben niet dezelfde waarde want in de tussentijd hebben we wel een hoop gedaan. We zullen veel duidelijker moeten gaan sturen en daar misschien wat extra capaciteit op inzetten. De conclusie is dat wat we in het verleden ingezet hebben niet heeft gewerkt en daarom zullen we dingen anders gaan doen. We kunnen pas achteraf concluderen of het voldoende anders is geweest. Fractie 50Plus vraagt of dit een schot voor de boeg is om aan te kondigen dat er dit jaar ook weer verkeerde aanbestedingen of inkopen zijn gedaan. Wethouder Adank durft zijn hand niet voor € 670 miljoen in het vuur te steken.

We hebben te maken met mensen en met allerlei soorten argumenten waardoor het fout kan gaan maar het is onze oprechte inzet en taak om dit conform wet- en regelgeving uit te voeren. Daar zal de accountant op controleren. Het is geen aankondiging dat er weer een niet goedkeurende verklaring gaat komen op dit punt maar de wethouder kan op dit moment niet garanderen dat dat niet zo is. Er zal echt nog wel werk verzet moeten worden om het goed te krijgen. Fractie GroenLinks merkt op dat de wethouder in een van de sessies zei “we zijn voor een 6- gegaan”. Beseft het college dat de houding en het gedrag van dit college een onderdeel kan zijn van het onderliggend probleem? Daarbij toont het wel van lef dat dit in alle openheid gezegd is. Wethouder Adank denkt dat de resultaatgedrevenheid van het college als voorbeeld voor de organisatie heeft gediend. Het maatschappelijk effect is heel erg belangrijk dus een procedure kan als last worden ervaren, een paarse krokodil. We willen liever dingen gewoon doen in de stad en dat draagt natuurlijk bij aan hoe mensen naar zo’n procedure kijken maar die procedure dient een doel, eerlijke concurrentie, transparant zijn over hoe je de procedure hebt doorlopen, goede opdrachtverstrekking en goed resultaatmanagement. Er zitten een heleboel elementen aan vast en daarom is het niet raar als wethouder in een overleg te vragen hoe het gedaan is.

Als er dan een signaal komt dat we van een procedure moeten afwijken is het aan het college om uit te leggen dat het langer duurt omdat we het ordentelijk willen doen. Het college zal er bewuster van moeten zijn dat mensen gevraagd wordt hoe ze de procedure doen. Fractie GroenLinks is benieuwd of het college het er al met elkaar over heeft gehad hoe ze dit aspect gaan borgen. Wethouder Adank antwoordt dat het college niet van de checks en balances is en geen budgethouder is. Daarvoor heb je afspraken in de organisatie nodig. De accountant vraagt ook dat het goed zit in de organisatie. Het college heeft erover gesproken wat zij anders kan doen en heeft dat gesprek ook gehad met de gemeentesecretaris. Fractie VVD had een verzoek gedaan voor een fysiek debat bij de debatraad. Dat is niet gehonoreerd. De VVD vindt dat dit een fysiek debat moet zijn gezien het verloop van het debat van afgelopen donderdag en gezien de moties die zijn aangekondigd en dient daarom nogmaals dat verzoek in. Fractie D66 steunt dit verzoek volledig. Fractie SP ziet daar geen noodzaak toe. De voorzitter zal het doorgeven aan de agendacommissie en dankt de wethouders voor de uitgebreide reflectie. Hij dankt iedereen voor de inbreng en sluit de vergadering.

Notulen sessie Jaarrekening 2020 (O) d.d. 21 juni 2021 (vervolgsessie) Pagina 5