N 18032021 auditcommissie

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 18 maart 2021

Voorzitter: Secretaris: Leden:

Portefeuillehouders: Adviseurs:

de heer H. Jansen de heer R. Wiersma mevrouw C. Kranenborg de heer J. Bruijns de heer P. Smans mevrouw H. Nauta de heer A. van Drunen de heer B. Maes de heer J. Taks de heer J. van Etten mevrouw B. Huong mevrouw G. Bos de heer B. Adank mevrouw E. Boers de heer A. Konings

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, secretaris

Notulen auditcommissie d.d. 18 maart 2021 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom bij deze vergadering, die live uitgezonden wordt. 2. Vaststellen agenda Mevrouw Nauta wil even stilstaan bij de bijzondere projectenregeling. De voorzitter geeft aan dat de vragen over agendapunt 7 beatwoord zijn, de antwoorden zijn toegevoegd bij de stukken en staan op Notubiz. De commissie gaat akkoord met de agenda. 3. Mededelingen De voorzitter geeft aan dat de behandeling van de bijzondere projectenregeling in het B-O-B-model niet goed is gegaan. De auditcommissie had aangegeven dat dit onderwerp naar de hamerraad kon maar het is aan de agendacommissie om daarover te besluiten, de auditcommissie kan alleen adviseren. Het stuk is op verzoek van de fractie GroenLinks onthamerd. 4. Ingekomen stukken Er zijn vandaag geen ingekomen stukken. 5. Notulen Er liggen geen notulen ter vaststelling voor. 6. Aandachts- en actiepuntenlijst De voorzitter heeft op 1 april een gesprek met wethouder Bos over de openstaande punten op deze lijst. 7. Bespreking brief IBT inzake begroting 2021 Wethouder Bos heeft de brief in de loop van de middag verstuurd, daarin is goed te volgen wat de stand van zaken per vraag is. Het college neemt de brief van de provincie en de bespreeknotitie zeer serieus en zal alles wat in de begroting opgenomen is aan claims en beheersmaatregelen strak volgen en opvolging geven aan wat er gedaan moet worden.

Ook de organisatie heeft daar continu aandacht voor. Specifiek onderdeel waren de vragen over de claims in de begroting met betrekking tot tekorten bij Jeugd en Wmo. Daar zijn in de afgelopen weken wat ontwikkelingen geweest. Het college zal terugkomen op de ontwikkelingen die gemeld moeten worden maar zal ook bij ongewijzigde omstandigheden bij de raad terugkomen. Mevrouw Nauta vraagt wat er bedoeld wordt met de opmerking dat er bij het kleinschalig collectief vervoer een maximum gehanteerd gaat worden met verstand en oog voor maatwerk. Bij de efficiencykorting in de bedrijfsvoering wordt aangegeven dat dit over verschillende afdelingen wordt verdeeld. Worden gedwongen ontslagen voorkomen met deze maatregelen? De heer Maes vraagt of de bespreeknotitie in het B-O-B-model gaat. GroenLinks heeft dat verzocht en de SP is het daarmee eens. De voorzitter geeft aan dat het hier op de agenda is gezet om het wat dieper te bespreken en als we het politiek willen trekken kunnen we adviseren om het in het B-O-B-model te brengen. De heer Maes pleit ervoor om het in het B-O-B-model te bespreken. Wethouder Adank antwoordt op de vraag van mevrouw Nauta dat gebleken is dat een klein aantal personen voor een groot deel van het aantal kilometers verantwoordelijk is.

Er wordt naar gekeken of dat voor ziekenhuis of behandeling of iets dergelijks is of voor privé en of dat vervoer op een bepaalde manier georganiseerd kan worden waardoor het aantal kilometers teruggebracht kan worden. Gedwongen ontslagen staan niet op de lijst met maatregelen. Het college wil op een zorgvuldige manier, in balans, samen met de organisatie naar de taakstelling kijken. Daarom is de periode langer dan een boekjaar. Het college is ervan overtuigd dat de taakstelling in die periode goed georganiseerd kan worden, enerzijds door de generieke taakstelling van € 137.500 per afdeling en voor de andere helft wordt gekeken naar andere structurele posten, dat vergt iets meer tijd. Van gedwongen ontslagen is geenszins sprake. Mevrouw Nauta wil het graag in het B-O-B-model brengen zodat de raad er verder over kan spreken. De heer Van Drunen vindt het ook goed om het te agenderen in het B-O-B-model maar denkt dat het goed is om te wachten of het regeerakkoord helderheid geeft over de claims aan het Rijk. Mevrouw Kranenborg heeft geen behoefte om dit in het B-O-B-model te bespreken. Ze wil dat wel ondersteunen maar dan niet in de vorm van de bespreeknotitie zoals die er nu ligt. Dat kan wel vanuit de partijen die dat willen maar vanuit de auditcommissie zou zij alleen de vragen 1 t/m 3 in willen brengen. De heer Maes wil het graag zo snel mogelijk bespreken.

Het gaat er niet zozeer om of de claim wel of niet terecht is maar over het proces dat de claim als dekking wordt opgevoerd, dat een motie in de Tweede Kamer bij ons als claim wordt opgevoerd. Als de scherpe kantjes van de bespreeknotitie af moeten, is het misschien handig dat de partijen die achter de hele tekst staan er hun logo op zetten. Mevrouw Kranenborg geeft aan dat dat precies is wat zij bedoelde. Die scherpe kantjes zijn niet gepast vanuit de auditcommissie. Notulen auditcommissie d.d. 18 maart 2021 Pagina 2

De heer Maes vindt het sterker als het vanuit de auditcommissie komt maar dan moet het misschien iets neutraler. De heer Smans vindt het goed dat dit besproken wordt maar we hebben ook de reguliere p&c-producten als momenten om hierop te oordelen. Mevrouw Nauta vindt ook dat het zo snel mogelijk in het B-O-B-model moet komen omdat het los gezien moet worden van de overige producten. Zij kan zich voorstellen dat het wat algemener moet als het vanuit de auditcommissie komt en wil graag meedenken over de formulering. De heer Van Drunen deelt deze argumenten niet. De keuze om dit instrument in te zetten is gepasseerd. We moeten niet de begrotingsbespreking over gaan doen. Hij vindt het voorstel om dit bij een ander product te bespreken sympathieker en vindt snelheid maken niet zo steekhoudend. De voorzitter stelt voor om de agendacommissie te adviseren om de brief en de antwoorden te bespreken in het B-O-B-model over ongeveer anderhalve maand of eerder wanneer er binnen 30 dagen een regeerakkoord is. De bespreeknotitie wordt niet meegezonden naar de agendacommissie. Dan zijn de scherpe randjes eraf. Als het over de zomervakantie heen getild zou worden, heeft het geen zin meer dan hebben we ondertussen de jaarrekening en de nieuwe begroting behandeld. Mevrouw Kranenborg vraagt of er geen voorstel of bespreeknotitie onder moet liggen om het te agenderen.

De voorzitter denkt dat de brief van de provincie met de vragen van de auditcommissie en de antwoorden daarop van het college voldoende zijn om het in het B-O-B-model te brengen. Daarbij wordt verzocht om het nog even te laten liggen, in de hoop dat er dan een regeerakkoord is waarmee een aantal van de opmerkingen van de provincie opgelost worden. De commissie gaat akkoord met dit voorstel. 8. Bespreking inhuur tijdelijk personeel en ziekteverzuim Wethouder Adank geeft aan dat de presentatie voortborduurt op de vorige presentatie over dit onderwerp. Het viel op dat de commissie net weer andere vragen stelde dan gemeten wordt en die vorige keer toegelicht zijn. Mevrouw Boers, directeur Bedrijfsvoering, zal een toelichting op de presentatie geven. De heer Konings heeft aan de cijfers gewerkt. Mevrouw Boers geeft aan dat de gemeente Breda bij de grootste werkgevers in de stad hoort. De uitdagingen worden nog hetzelfde weergegeven als vorig jaar: er veranderen voortdurend dingen binnen en buiten, dit jaar al helemaal, geld, werk en mensen moeten voortdurend in evenwicht zijn en vitaal en flexibel blijven en we moeten voortdurend onze accenten blijven verplaatsen. Ook de sturingsprincipes zijn het afgelopen jaar niet veranderd, we zijn één organisatie, we hebben een flexibele inzet, we hebben ondernemende werknemers en sturen op een doelmatige bedrijfsvoering.

In de driehoek van mensen, werk en middelen heeft het vakje Facilitair en huisvesting het afgelopen jaar enorme aandacht gekregen. Het thuiswerken heeft het afgelopen jaar veel gekost maar vooral veel gebracht. We hadden al een programma om iedereen te leren om op een veilige en goede manier alle digitale middelen optimaal te gebruiken, dat heeft een enorme versnelling gekregen. De verbouwing van de twee overgebleven gebouwen is in mei/juni stilgelegd om nieuwe plannen te maken. We gaan gebouw A nu inrichten op ontmoeten en gebouw B laten we grotendeels zoals het is, met wat grotere vergaderzalen. Wat er bijkomt is dat we thuiswerken echt faciliteren, als een van de eerste gemeenten in Nederland. Wie wil, kan een Arbogoedgekeurd bureau en stoel thuis laten brengen. Ruim 75% van de mensen geeft aan dat ze na de lockdown tenminste een of twee dagen thuis willen blijven werken en daar wordt de huisvesting op aangepast. Thuiswerken heeft nadelen maar ook voordelen die ook door de medewerkers gezien worden, je hebt veel meer regie over je eigen tijd en inzet. Dat sloot mooi aan bij de nieuwe Arbo-aanbesteding, die uitgaat van een meer proactieve en zelfstandiger houding van medewerkers. Data-gedreven werk en met techniek werken heeft het afgelopen jaar natuurlijk een enorme boost gehad.

Op HR-gebied heeft de invlechting van ATEA ons enorm beziggehouden, het is een grote klus om dat in goede balans in de praktijk te doen. Wat bij alle gemeenten speelt is de veilige publieke taak, het vraagstuk van de ondermijning, integriteit en weerbaarheid. Vorig jaar kampten we met een te hoog ziekteverzuim van 5,8% waar de landelijke benchmark op 5,4% zit. In 2020 is het ziekteverzuim gedaald naar 5,1%. Het ziekteverzuim komt voor 84% van langdurig ziekteverzuim, we hadden te veel mensen die te lang ziek waren en waar we te weinig aandacht aan hebben gegeven. De heer Maes vraagt of de daling van het ziekteverzuim een landelijke trend is, zijn mensen die thuiswerken minder geneigd om zich ziek te melden. Mevrouw Boers antwoordt dat het ziekteverzuim in het begin van de coronacrisis hoger was door coronaklachten. Volgens de Arbodienst daalde het in de zomer inderdaad doordat mensen die verkouden zijn of zich niet lekker voelen toch thuis achter de computer blijven zitten terwijl ze met deze klachten niet naar kantoor zouden gaan. Dat was voor de helft de oorzaak van de daling en voor de andere helft de acties die ingezet zijn. Het aantal langdurig zieken is behoorlijk gedaald. Mevrouw Huong vraagt of er ook cijfers per afdeling zijn, zijn er afdelingen die beter of minder scoren. Mevrouw Boers antwoordt dat de daling over de hele linie is.

Een van de acties was om de rapportage beter op orde te krijgen. Als een afdeling klein is en een paar mensen zijn ziek zie je dat meteen in de percentages. Notulen auditcommissie d.d. 18 maart 2021 Pagina 3

We zijn een stuk actiever in het aan elkaar koppelen van afdelingen, afdelingen die het goed doen brengen hun ervaring over op afdelingen waar het wat lastiger gaat. Bij Afvalservice is het ziekteverzuim hoger dan het gemiddelde van de organisatie maar vergeleken met de benchmark van alle afvalbedrijven in Nederland een stuk lager. We hebben op een breed terrein acties ingezet. Als mensen ziek zijn worden ze al na aan paar dagen gebeld door de Arbodienst om ze sneller door te kunnen verwijzen naar iemand die ook echt hulp kan bieden. Sociaalmedische teams zijn verplicht gesteld voor afdelingen die een ziekteverzuim hoger dan 5% hebben. Alle leidinggevenden zijn getraind met workshops over ziekteverzuim en er is deskundigheid in huis gehaald om te ondersteunen op langdurige dossiers. Bij langdurige ziekte zitten soms ook elementen van arbeidsconflicten, dat wordt hoe langer het duurt lastiger om te ontwarren. De verzuimrapportages zijn verbeterd en worden iedere maand in de directie besproken. We zitten in op vitaliteit met een programma van korte workshops, webinars en trainingen, waar mensen op in kunnen schrijven. Na iedere persconferentie stuurt de gemeentesecretaris een mail rond over wat we net hebben gehoord en wat dat voor ons betekent. Dat werkt goed en maakt veel bij mensen los.

De heer Bruijns vraagt of de verbouwing binnen het budget blijft wat de gemeenteraad toegekend heeft. Mevrouw Boers geeft aan dat de insteek is om binnen het budget te blijven. Gebouw B wordt weinig verbouwd wat ruimte geeft om mensen thuis te voorzien van Arbo-goedgekeurde werkplekken. De heer Bruijns vraagt of de ambtenaren een budget krijgen om dat soort maatregelen te treffen. Is daar een losse regeling voor of wordt daarvoor de IKB-regeling gehanteerd? Mevrouw Boers antwoordt dat het meubilair ter beschikking wordt gesteld. Mensen kunnen in een webshop aangeven wat ze nodig hebben, het wordt thuisgebracht en als ze uit dienst gaan of het niet meer willen wordt het weer opgehaald. Sommige mensen hadden vorig jaar zelf al geïnvesteerd in meubilair, die hebben de mogelijkheid gehad om dat te declareren en uit hun IKB te halen. De heer Maes merkt op dat het weliswaar binnen het budget blijft maar toch heel anders is dan het raadsvoorstel behelsde. Is er ook nagedacht of we gebouw B wel echt nodig hebben? Mevrouw Boers antwoordt dat we genoeg zouden kunnen hebben aan gebouw A maar de gebouwen zitten onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Het afsplitsen is niet zo makkelijk maar in de vakantieperiodes zijn we van plan om gebouw B te sluiten. De stap om tegen mensen te zeggen dat ze op bepaalde dagen niet op kantoor mogen komen vonden we te groot.

Als je op woensdag of vrijdag komt kun je gaan zitten waar je wil maar op dinsdag en donderdag gaan we werken met reserveringen. Gebouw B gebruiken we als een soort overloop. De heer Bruijns merkt op dat er bij de rijksoverheid veel frustratie is bij medewerkers doordat er een structureel tekort aan werkplekken is. Hoe realistisch is het dat we minder ambtenaren op kantoor gaan zien? Gedragswetenschappers geven aan dat de periode te kort is voor een blijvende reductie van aanwezigheid. Mevrouw Boers heeft zelf gewerkt bij Rijkswaterstaat en vond dat afschuwelijk. Daarom is er haar alles aan gelegen om het zo niet te doen. We hebben met gebouw A en B samen nog steeds voldoende plek als iedereen op dezelfde dag naar kantoor wil komen maar misschien niet de leukste plekjes in het gebouw. Het was vanwege privacy moeilijk om alle vragen over inhuur te beantwoorden. We maken gebruik van inhuur om pieken en hoeveelheid werk op te vangen en ook als kweekvijver voor talent. Dat laatste is vooral bij Publiekszaken. Soms moeten mensen ingehuurd worden om ziekteverzuim op te vangen en soms hebben we bijzondere expertise nodig. Het aantal ingehuurde personen is dit jaar iets lager geworden, in bedragen is het ongeveer hetzelfde gebleven. Het percentage inhuur is iets gedaald. De benchmark met andere gemeenten is nog niet beschikbaar.

Afvalservice maakt bewust gebruik van de flexibele schil en de inhuur heeft voor een deel ook te maken met de uitbreiding naar Etten-Leur. Participatie maakt altijd veel gebruik van inhuur omdat er altijd taken bijkomen. Dit jaar was dat de uitvoering van de Tozo, die veel capaciteit heeft gevraagd. Veiligheid en leefomgeving maakt ook gebruik van inhuur, een beetje bij de boa’s en hun ondersteuning. Veel zit bij de vergunningverlening en de Omgevingswet omdat we niet goed wisten hoe die zou neerlanden. Publiekszaken maakt bewust gebruik van de flexibele schil. Het is werk op een vrij hoog niveau, deels gedetailleerd en juridisch werk waarvoor we veel gebruikmaken van hbo-studenten die na een paar jaar weer uitstromen. Mevrouw Huong had begrepen dat er voor de uitvoering van de Tozo vaak mensen van andere afdelingen werden ingezet. Mevrouw Boers antwoordt dat de eerste ronde van de Tozo bijna volledig met eigen mensen is gedaan. Daarna bleek dat mensen hun regulier werk konden opstarten vanuit huis en is er bij de volgende tranches meer gebruik gemaakt van inhuur. Als je de cijfers van 2019 en 2020 vergelijkt zitten de grootste verschillen bij Participatie, vanwege de inhuur voor de Tozo, bij het Expertisecentrum waar een groot deel van de beleidsmedewerkers zit, dat was voor een groot project en Afvalservice heeft meer ingehuurd vanwege Etten-Leur.

Net als vorig jaar zit ruim 1/3 van de inhuur in de schalen tot en met schaal 7, die worden via uitzendbureaus ingehuurd, dat is vooral bij Publieksservice en Afvalservice. De schalen 8 tot en met 12 zit meer in uitvoerend en licht beleidsmatig werk en een vrij klein deel wordt ingehuurd op schaal 12 en hoger, dat is vooral als er in het management iets bijzonders moet gebeuren of als we in de IT bijzondere expertise nodig hebben. De heer Maes merkt op dat er bij Afvalservice voor € 3 miljoen extern ingehuurd is. We hebben daar een tekort aan mensen en er komen signalen van de OR dat de werkdruk daar hoog is. Er zijn veel mensen die zorgen Notulen auditcommissie d.d. 18 maart 2021 Pagina 4

hebben over het openen van een tweede milieustraat. Is het een bewuste keuze om die mensen niet in vaste dienst te nemen? Mevrouw Boers is niet helemaal thuis in de cijfers van Afvalservice mar weet dat het zwaar werk is wat je niet kunt doen als je je niet lekker voelt dus er is altijd inhuur voor ziekteverzuim nodig en dat is niet te plannen. Daarnaast zijn er ook veel specials met evenementen en dergelijke in de stad, waarvoor gebruik gemaakt wordt van de flexibele schil. De heer Van Etten viel het op dat bij Publiekszaken veel hbo-ers ingehuurd worden, die een paar jaar blijven. Waarom worden die niet in vaste dienst genomen, dat is toch goedkoper? Mevrouw Boers antwoordt dat dit veel studenten zijn, die werken bij hun studie. De tarieven via een uitzendbureau zijn lager of gelijk aan medewerkers in vaste dienst. Men wil daar vaak na een paar jaar verder gaan kijken en wij vinden het prettig om steeds nieuwe instroom te krijgen wat de boel beweeglijk en flexibel houdt. Het is een kweekvijver van talent, sommigen stromen intern door en anderen willen na een tijdje elders gaan kijken. De heer Van Etten vraagt of het klopt dat een uitzendbureau goedkoper of gelijk is aan de kosten van eigen personeel.

Werken ze dan onder de cao? Mevrouw Boers antwoordt dat het goedkoper is omdat er voor eigen personeel veel kosten bijkomen, zoals Arbo, meer ICT-ondersteuning en opleidingen maar het salaris is hetzelfde. Mevrouw Nauta viel het op dat de redenen voor inhuur niet altijd ingevuld zijn, bij een groot percentage staat onbekend. Mevrouw Boers antwoordt dat het bijhouden van deze cijfers nog in moet slijten. Daar moeten we aandacht voor vragen om het beter te doen. 9. Bespreking behandeling jaarrekening 2020 en begroting 2021 De voorzitter geeft aan de planning met de agenda meegestuurd is en vraagt of de auditcommissie aan de agendacommissie en het college adviseert om dit zo te doen. De commissie gaat hiermee akkoord. De voorzitter vraagt om vragen en aandachtspunten binnen 14 dagen naar de secretaris van de auditcommissie te sturen zodat ze vooraf aan de wethouder meegegeven kunnen worden. Daarnaast vraagt de voorzitter of er behoefte is aan een preadvies bij de jaarrekening. Deze vraag zal nog een keer per email gesteld worden. 10. Rondvraag - De voorzitter geeft aan dat de volgende bijeenkomst van de auditcommissie op 25 maart is, dan krijgen we een inleiding in de financiële positie van de gemeente door PwC. - De voorzitter bevestigt dat de aangepaste indicatoren gelden vanaf de jaarrekening 2021.

- Mevrouw Nauta geeft aan dat de opmerking over de bijzondere projectenregeling bij de mededelingen goed verwoord is. De voorzitter dankt iedereen voor de inbreng en sluit de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 18 maart 2021 Pagina 5