N 15092022 auditcommissie

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 15 september 2022

Voorzitter: Griffier:

de heer A. van Vliet de heer R. Wiersma

(Burger-)raadsleden:

de heer K. Braspenning de heer P. Smans mevrouw L. van Son de heer Y. Nahnahi de heer H. Jansen de heer D. Uijl mevrouw J. van Lierop de heer H. Broere de heer H. van der Ven de heer S. van der Bijl

Portefeuillehouder:

mevrouw C. Kranenborg-van Eerd

Rekenkamer:

de heer H. Wieringa mevrouw R. Spit

PwC:

de heer A.E. Gerritsma de heer J. Pauw

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 15 september 2022 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet de leden van de commissie hartelijk welkom en ook de wethouder, de ambtelijke ondersteuning, de accountant en de Rekenkamer. 2. Vaststellen agenda De voorzitter heeft de agenda opgesteld met de vicevoorzitter en de griffier. De Rekenkamer heeft gevraagd om hun punt naar voren te halen op de agenda. De commissie stemt in met de voorgestelde agenda. 3. Mededelingen a. Mededelingen wethouder Kranenborg Wethouder Kranenborg geeft aan dat er een correctie komt op het eerder verzonden schema voor het proces van de behandeling van de begroting. Het is altijd een race tegen de klok en het college en de organisatie doen hun best om de raad zoveel mogelijk de gelegenheid te geven om de begroting tot zich te nemen, met vragen te komen en ook om de antwoorden weer tot zich te nemen. Er staat nu dat de beantwoording van de technische vragen bij de dagmail van 1 november wordt gevoegd. De antwoorden komen wel op die dinsdag maar separaat. Het college is nog bezig met een indeling van de programma’s in de beeldvorming op 3 november. 3.b. Mededelingen Rekenkamer De heer Wieringa geeft aan dat de Rekenkamer de afgelopen maanden heeft gebruikt om bij alle fracties langs te gaan. Dat heeft geleid tot een uitgebreide groslijst van aangedragen onderzoeksonderwerpen. Deze is rondgestuurd en daarop hebben bijna alle fracties gereageerd met een top drie.

Daaruit gaat de Rekenkamer een programma voor volgend jaar opstellen. Het onderzoek naar jeugdzorg is ingewikkeld, zowel voor de Rekenkamer als voor het onderzoeksbureau wat ingezet is. Er is meer tijd nodig om de zaken goed te analyseren. Eerder is aangegeven dat er in september een informele bijeenkomst georganiseerd zou worden, dat wordt oktober of misschien begin november. 3.c. Voortgang motie Grip op beleidseffecten De heer Smans geeft aan dat de werkgroep, waarvan ook de heer Jansen deel uitmaakt, volgende week voor de eerste keer bijeenkomt. 4. Ingekomen stukken De voorzitter geeft aan dat er vandaag geen ingekomen stukken zijn. 5. Rekenkamer Atlas voor gemeenten 2022 – Wonen Mevrouw Spit is sinds 1 mei de nieuwe secretaris/onderzoeker van de Rekenkamer. Zij heeft een presentatie voorbereid die op Notubiz geplaatst is: https://breda.notubiz.nl/document/11841379/1. Op 29 juni is in Amsterdam de Atlas voor gemeenten 2022 uitgereikt, wat een mooie gelegenheid voor de Rekenkamer was om na te gaan hoe Breda het op een aantal thema’s doet ten opzichte van andere grote gemeenten. Er wordt een ranking gemaakt van de 50 grootste gemeenten in Nederland, hoe hoger je op de lijst staat, hoe beter je scoort. Er worden 50 verschillende indicatoren gebruikt met objectieve harde gegevens. Centraal in de Atlas staan de woonaantrekkelijkheidsindex en de sociaaleconomische index.

Dit jaar is het thema wonen uitgewerkt. Mevrouw Spit heeft alle indicatoren gerankt voor de zwakke en sterke punten van Breda en een vergelijking gemaakt tussen de indicatoren uit de Atlas en diezelfde uit de p&c-cyclus. De Atlas heeft een woondrukindex ontwikkeld, waarbij niet alleen gekeken is hoe mensen nu wonen maar ook naar de woonwensen voor de komende jaren en die gedeeld ten opzichte van de beschikbare woonruimte. Daar komt een gemiddeld uit van 105, wat betekent dat voor iedere 100 woningen 105 huishoudens in de rij staan. Een gemiddeld cijfer van 102 is nodig is voor een gezonde woningmarkt, daaronder krijg je leegstand. Op de sheet met de kaart is goed te zien dat met name in randstad de woondruk heel hoog is maar ook op de Veluwe en in Midden- en Oost Brabant. De gemiddelde woondruk voor Breda is 108 en daarmee staan we 22e op de ranglijst. De woondruk is het hoogst in Amstelveen, 155. In Brabant staat ‘s-Hertogenbosch het hoogste met 127. Er is ook gekeken naar de woondruk voor verschillende typen woningen, voor Breda zit daar niet veel verschil in. Er is gekeken wat de invloed van bouwplannen is op de woondruk. Als er jaarlijks 100.000 woningen bijgebouwd worden in Nederland, zie je de woondruk al vrij snel afnemen. Als er jaarlijks maar 50.000 woningen gebouwd worden, zie je de woondruk pas rond 2030 afnemen.

Atlas heeft uitgezocht of de gemeentelijke bouwplannen aansluiten bij de woondrukindex. In een stuk of 30-35 gemeenten komt de woondruk redelijk overeen met de bouwplannen. Breda staat daar op de 30e plaats. De heer Jansen vraagt hoeveel Breda zou moeten bouwen om bovenaan te komen staan. Mevrouw Spit antwoordt dat dat niet aangegeven is. Zij heeft wel gezien dat er wordt uitgegaan van gecombineerd harde en zachte plancapaciteit van ongeveer 9.000 woningen. De heer Van der Ven vraagt of er een verklaring is waarom Tilburg bovenaan staat. Mevrouw Spit denkt dat ze meer plannen hebben. Er zitten twee belangrijke indexen in de Atlas. De eerste is de woonaantrekkelijkheidsindex, daarbij wordt gekeken naar factoren waardoor een stad aantrekkelijk wordt om in te wonen. Breda staat hier op de 37e plek. De hoogst genoteerde Brabantse stad is Den Bosch, op de 8e plek. Breda is de afgelopen 12 jaar gestaag aan het zakken op deze index. Er wordt gekeken naar 8 factoren: bereikbaarheid banen, cultureel aanbod, veiligheid, Notulen auditcommissie d.d. 15 september 2022 Pagina 2

percentage koopwoningen, nabijheid natuurgebieden, culinair aanbod, aanwezigheid universiteit en het percentage vooroorlogse woningen. Op de drie eerste en zwaarste factoren scoren we vrij laag en dat is waarom we niet zo hoog op de ranglijst staan. Er is een index gemaakt van sterkte stijgers en dalers tussen 2012 en 2022 en daar staat Breda op de 48e plek. Op de sociaaleconomische index doen we het een stuk beter, daar staan we op de 6 e plek. In de top 10 staan 3 Brabantse steden, Breda, den Bosch en Eindhoven. Breda staat de afgelopen 10 jaar heel stabiel in de top 10. Ook de sociaaleconomische index bestaat ook uit 8 factoren: bijstand, werkloosheid, arbeidsongeschiktheid, armoede, percentage laagopgeleiden, participatie vrouwen, banen en percentage zakelijke diensten. Opvallend hier is de ontwikkeling van werkeloosheid in Breda. Vijf jaar geleden stonden we op de 5de plek van de ranglijst, nu zijn we gezakt naar de 26e plek. Dat wil niet zeggen dat onze werkloosheid zich slecht ontwikkeld, 5 jaar geleden was het verschil tussen Breda en het gemiddelde van de G50 groter dan nu. Op de sociaaleconomische indicatoren doen we het heel goed en ook op de ontwikkeling van leefbaarheid. Daar staan we op de 14e plek. We doen het ook goed op de hoeveelheid cafés en restaurants. Vergeleken met 2021 heeft de beroepsbevolking zich bijzonder goed ontwikkeld.

Breda doet het niet zo goed op het gebied van cultuur. Op de meeste van deze indicatoren zijn we ook gedaald ten opzichte van vorig jaar. Mevrouw Van Son vraagt hoe zij de ontwikkeling van de huizenprijzen moet interpreteren, is dat sterk gestegen en hebben daar sommige mensen baat bij of juist niet? Mevrouw Spit antwoordt dat de huizenprijzen berekend zijn in euro’s per m2. In 2021 stonden we op de 25e plaats qua dure woningen en we zijn nu gezakt naar plek 36. Dat betekent dat in andere gemeenten de gemiddelde prijs per m2 zich sterker ontwikkeld heeft dan in Breda. De heer Smans vraagt hoe verklaard kan worden dat we daar zakken maar als je kijkt naar het aantal huizen per woningzoekenden, dat we daar onder het gemiddelde zaten en ook bij de woonaantrekkelijkheidsindex. Mevrouw Spit antwoordt dat de prijzen in Breda minder gestegen zijn dan in andere gemeenten. Zij heeft gekeken hoeveel indicatoren uit de p&c-cyclus in Breda min of meer overeenkomen met de indicatoren uit de Atlas. Dat zijn er 5, bijvoorbeeld in Breda hebben we een indicator werkloze jongeren, in de Atlas wordt werkloosheid gehanteerd. De bijstandsuitkering presenteren we net iets anders. De cultuurindex komt geheel overeen maar gaat met ingang van 2023 uit de begroting. 6.

Notulen bijeenkomst auditcommissie van 7 juli 2022 De voorzitter stelt vast dat de commissie akkoord gaat met het openbare en geheime gedeelte van deze notulen. 7. Aandachts- en actiepuntenlijst Er zijn geen op- of aanmerkingen op deze lijst, waarmee de lijst vastgesteld is. 8. Voorstel duovoorzitterschap De voorzitter en de heer Dienjes hebben daar uitgebreid over gesproken en zijn zo onbescheiden geweest om daar al een aanvang mee te nemen, onder andere met de voorbereiding van deze agenda. De heer Dienjes is blij dat er voor deze vorm van voorzitterschap is gekozen. Er is onder andere gesproken over de doelstellingen voor de komende periode om de kwaliteit van het gesprek naar een acceptabel niveau te trekken. De heer Jansen vraagt wanneer de leden onderwerpen moeten aandragen om volgend jaar opgenomen te krijgen. De voorzitter antwoordt dat de commissie nog goed naar de planning moet kijken. Het is goed om die voor volgende keer te agenderen. De heer Smans is blij met deze mooie samenwerking en vraagt of de input per email aangeleverd kan worden. De voorzitter vraagt input per mail aan te leveren bij de griffier. 9.

Dialoog met de accountant over het controleplan 2022 De voorzitter heeft de accountant gevraagd om daar een korte toelichting op te geven en de auditcommissie, waarvan een deel nieuw is, mee te nemen in wat de opdracht van de raad aan de accountant is en wat niet. De heer Gerritsma stelt zichzelf voor. PwC is sinds enkele jaren de huisaccountant en heeft in de vorige periode prettig samengewerkt met de auditcommissie. Voor de accountant is het belangrijk om hier het goede gesprek te hebben over waar de belangrijke punten. Mevrouw Kros kon er vanavond niet bij zijn, daarom is de heer Pauw meegekomen. Op pagina 9 van het document staat iets over de reikwijdte van de controle. De raad is de opdrachtgever van de accountant, die in Breda het meest contact heeft met de auditcommissie. De opdracht begint met het controleren van de jaarstukken. De accountant controleert vooral de jaarrekening maar er zit nog meer informatie in de jaarstukken, het jaarverslag. De accountant kijkt of daar zaken in staan die niet passen bij de informatie die bij de controle opgehaald is en zal het ook rapporteren als dat zo is. Dit alles met het doel om de raad in positie te brengen om straks iets te kunnen zeggen over de jaarstukken want uiteindelijk moet de raad de stukken goedkeuren. De accountant vindt het ook belangrijk om ondersteunend te zijn aan de raad, samen met de Rekenkamer.

Notulen auditcommissie d.d. 15 september 2022 Pagina 3

De aanpak wordt elk jaar herijkt en er wordt gekeken welke bijzondere aandachtspunten er zijn. Daar is het controleplan voor bedoeld, om samen met de auditcommissie richting te geven aan de opdrachtgeversrol. Dat is de vraag over de speerpunten, waar we straks op terug komen. De heer Pauw stelt zichzelf voor. Hij zal de belangrijke elementen van de kernboodschappen, die op pagina 4 in het document staan, bespreken. Daar staat een overzicht van de door de accountant geïdentificeerde frauderisico’s . Dat gaat om inherente grote risico's, risico’s die bij allerlei gemeenten spelen. Het eerste punt is doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management, bijvoorbeeld leidinggevenden die de ambtelijke organisatie de opdracht geven om een journaalboeking of een betaling door te voeren. Het tweede punt is transacties van grond en gebouwen die niet zijn gebaseerd op zakelijke transacties. Het derde punt is de gunning van Europese aanbestedingen aan bevriende partijen, dat is eigenlijk corruptie en ligt in het verlengde van het doorbreken van de functiescheiding door het management. Het kan zo zijn dat externe invloeden een ongewilde impact hebben op het proces van besluitvorming van de gemeente Breda en zodanig dat het leidt tot ongewenste of onrechtmatige bestemmingen.

Daarnaast zijn er nog twee significante risico's, de waardering van de grondexploitaties en al of niet voldoen aan Europese aanbestedingswetgeving. Deze vijf risico’s gebruikt de accountant om hier vervolgens specifieke werkzaamheden voor uit te voeren die ook verderop in het controleplan terugkomen. Het niveau van de materialiteit is ongeveer gelijk gebleven aan vorig jaar. De accountant geeft enkele belangrijke onderwerpen aan zoals het stuk voor verantwoording van de rechtmatigheid. Die lijn wordt doorgezet en voor accountants is een nieuwe standaard ingevoerd, die zou ervoor moeten zorgen dat zij een nog beter begrip krijgen van de organisatie. Mevrouw Van Son vraagt hoe de accountant rapporteert over de rechtmatigheid. Vorige keer viel het op dat er wel in de rapportage stond hoeveel fouten hersteld zijn maar niet hoeveel fouten er waren ontstaan. De heer Gerritsma antwoordt dat de accountant twee oordelen geeft, een over de getrouwheid van de jaarrekening en, waarschijnlijk dit jaar voor het laatst, een oordeel of de transacties rechtmatig tot stand zijn gekomen. In 2023 komt de eerste verantwoording van het college over de rechtmatigheid en gaat de accountant die analyseren. De accountant zal dit jaar aangeven hoeveel fouten er zijn aangetroffen bij de rechtmatigheid. Dat heeft vorig jaar tot een verklaring met beperkingen geleid.

De accountant zal zeker kijken hoe het verbeterplan zich ontwikkelt en rapporteert daarover in de management letter en in het accountantsverslag. Mevrouw Van Son vraagt of de raad dan ook de oorsprong van die aanbesteding kan zien om te kunnen beoordelen of het hele proces rondom aanbestedingen nu beter loopt dan vorige jaren. De heer Gerritsma antwoordt dat in de voortgang van het verbeterplan Rechtmatigheid gerapporteerd wordt hoe het gaat met de ontwikkeling van de fouten. Je hebt altijd een aantal oude contracten, waar nog steeds uitgaven voor blijven. Als de raad het prettig vindt kan de accountant dat onderscheid maken in de rapportage. De voorzitter lijkt dat een goede afspraak. Bij de rapportages over het verbeterplan kwam steeds de vraag hoe lang je een oude fout achter je aansleept. De heer Jansen heeft een vraag over de nieuwe controlestandaard. Daar zegt de accountant “extra aandacht voor de omgeving en invloed van de activiteiten van de financiën.” Slaat dat op ondermijning, waar je extra aandacht voor wil want de beoordeling van de risicoparagraaf is al gedaan. Wat is het verschil met deze risicoafweging en de risicoafweging die goed gespecificeerd is. De heer Pauw antwoordt dat het meer een verschil in aanpak is. Er worden nog meer bronnen geraadpleegd, bijvoorbeeld de social media.

Het is niet persé een nieuwe aanpak maar een breder onderzoek om zo scherp mogelijk een risicoanalyse te kunnen maken. De heer Gerritsma vult aan dat daar aspecten in meegenomen worden die nieuw zijn ten opzichte van voorgaande jaren, bijvoorbeeld hebben de klimaatinvloeden nog invloed op de financiën. Een voorbeeld: stel dat je een pand hebt wat aan het water staat en de waterspiegel gaat omhoog, dan moeten er misschien investeringen worden gedaan om ervoor te zorgen dat het pand daar kan blijven staan of om het te verplaatsen. De heer Pauw roept de commissieleden op om nu of later de accountant te attenderen op speerpunten. De voorzitter vult aan dat speerpunten altijd later nog via de griffie doorgegeven kunnen worden. De heer Smans vraagt of de accountant bij risico’s aandacht wil besteden aan de volledigheid en de mate waarin ze reëel zijn. Hij denkt daarbij aan maatschappelijke ontwikkelingen zoals de arbeidsmarkt, het klimaat en nog meer grote ontwikkelingen die mogelijk impact hebben maar misschien niet direct een risico vormen. De heer Gerritsma wil niet pretenderen straks volledig te zijn met alle risico’s die afkomen op de gemeente Breda maar gaat met name met de organisatie de discussie voeren hoe zij zelf de risicoanalyse maken en hij zal daarbij inbrengen wat hij ziet bij andere gemeenten.

Op die manier wordt gekeken of de belangrijkste risico's zijn benoemd en of er nog andere risico's naar voren zijn gekomen. Uiteindelijk beperkt de accountant zich tot de risico’s die een financiële impact kunnen hebben op de jaarrekening. De heer Broere vraagt of de accountant ook de Europese aanbestedingen toetst. De heer Gerritsma antwoordt dat de accountant toetst op het naleven van de Europese aanbestedingsregels. Daarbij baseert de accountant zich op de werkzaamheden die de organisatie zelf doet en stelt vervolgens vast of er geen materiele afwijkingen zijn. Dat gebeurt met een steekproef. De voorzitter stelt vast dat de heer Smans al een paar punten meegegeven heeft en geeft aan dat er de komende tijd nog speerpunten doorgegeven kunnen worden via de griffier. Het moeten wel punten zijn die een financieel effect hebben. Notulen auditcommissie d.d. 15 september 2022 Pagina 4

10. Vraagpunten preview begroting 2023 De voorzitter geeft aan dat de auditcommissie normaal gesproken suggesties voor de begroting meegeeft aan het college. De heer Uijl merkt op dat er in de meicirculaire, die vanavond behandeld is, nogal wat mutaties plaatsvinden die, naar het zich laat aanzien, niet allemaal dit jaar worden uitgegeven. Een aantal wordt doorgeschoven naar volgend jaar. Het zou goed zijn voor het overzicht en de controlerende taak van de raad om in de begroting duidelijk aan te geven of een uitgave doorgeschoven is uit 2022 of nieuw ingeboekt is in 2023. De voorzitter merkt op dat dit bij de jaarrekening gedaan wordt. Wethouder Kranenborg heeft bij de beeldvorming vorige week al aangekondigd dat bij de berap te doen, dat was een nadrukkelijke wens van de raad bij de behandeling van de afgelopen jaarrekening. Er vindt nu voor een drietal onderwerpen bij de berap al budgetoverheveling plaats. De wethouder voelt er niet zoveel voor om dat inzichtelijk te maken in de begroting omdat het al gebeurt bij de berap. De heer Uijl is blij dat het in de berap staat en vraagt niet om het dubbel te doen maar inzichtelijk te maken welk beleid gedeeltelijk gefinancierd is vanuit doorgeschoven midden.

De voorzitter geeft het college mee om in de begroting aan te geven welke kosten overgeheveld zijn en waar het college voorstelt de middelen van 2022 te gebruiken in samenhang met de middelen van 2023. Wethouder Kranenborg zal dat uitvoeren als dat de wens van de raad is maar ziet de toegevoegde waarde niet omdat het bij de berap inzichtelijk is. De voorzitter kan zich voorstellen dat het college daar toch een poging toe doet als dat een wens is. De heer Jansen snapt de vraag want het kan zijn dat er een post overgeheveld wordt naar 2023 en dan dat er in 2023 iets vrijvalt om ergens anders aan te besteden. Bijvoorbeeld als we een ton voor nieuwe bestrating wegleggen en we houden € 80.000 overhouden, hebben we volgend jaar € 180.000 te besteden. De voorzitter ziet een aantal mensen knikken en geeft het college mee om daar aandacht aan te geven. De heer Smans ziet allerlei maatschappelijke ontwikkelingen die redelijke financiële impact hebben op de financiële ruimte en hoopt dat het college daar aandacht aan kan besteden. Dat kan variëren van inflatie tot de arbeidsmarkt en de andere grote uitdagingen waar we voor staan. Wethouder Kranenborg heeft het aanbod gedaan om de commissie een keer goed te informeren over het SIP (Strategisch Investeringsplan) want dat biedt meer sturingsmiddelen waarbij de raad kan zien in welke fase iets zich bevindt.

De heer Smans kan zich voorstellen dat er budgetten zijn vrijgemaakt voor bepaalde investeringen die op dit moment niet actueel zijn, dat doet iets met de financiële ruimte. Wethouder Kranenborg geeft aan dat bij de begroting alle budgetten geactualiseerd worden. De heer Smans merkt op dat de prijzen door de inflatie gemiddeld met 10% omhoog gaan. We hebben misschien allerlei projecten waarvan de prijs ook 10% omhoog gaat. Als je over de hele begroting opeens 10% meer uit zou moeten geven, hebben we dat geld niet. Wethouder Kranenborg antwoordt dat dat inzicht er niet altijd is want inflatie is een gemiddelde waarvan een deel afhankelijk is van energie. Op minder energie intensieve projecten is het al minder van toepassing. Als het inzicht er is, wordt het vanzelfsprekend meegenomen. De voorzitter hoort het college zeggen dat als er zich ontwikkelingen voordoen die effecten hebben op de begroting, dat ze dat zullen duiden. Mochten er toch nog punten opduiken, die in de begroting behandeld moeten worden, dan kunnen die uiterlijk volgende week aan de griffier doorgegeven worden. De planning is altijd krap. De voorzitter vraagt het college om goed tijd te reserveren om een technische toelichting op de begroting te geven in de auditcommissie. 11. Rondvraag Er zijn geen vragen of opmerkingen voor de rondvraag. 12.

Sluiting De voorzitter dankt iedereen voor de inbreng en sluit de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 15 september 2022 Pagina 5