N 15052025 Auditcommissie

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 15 mei 2025

Voorzitter: Griffier/secretaris:

de heer I. Dienjes de heer R. Wiersma

(Burger-)raadsleden:

de heer S. Vos mevrouw L. van Kelle mevrouw I. Verdaasdonk mevrouw M. Peereboom de heer P. Jong de heer I. Gesink de heer R. Beekers

Portefeuillehouder:

mevrouw C. Kranenborg-van Eerd

Rekenkamer:

mevrouw B. Rook mevrouw S. Langendoen

Ambtel. ondersteuning:

mevrouw M. Dörr de heer C. Kuijpers

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 15 mei 2025 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom en geeft aan dat er een afmelding is ontvangen van de heer Van Woudenberg. Mevrouw Van Kelle moet iets eerder weg. 2. Vaststellen agenda De auditcommissie gaat akkoord met de voorgestelde agenda 3. Mededelingen a. Mededelingen van de wethouder Wethouder Kranenborg heeft vandaag geen mededelingen b. Mededelingen van de Rekenkamer Mevrouw Rook deelt mede dat voor alle onderwerpen die de Rekenkamer in het begin verzameld heeft, inmiddels een onderzoek is gestart. Op dit moment is er geen groslijst. De Rekenkamer heeft inmiddels twee nieuwsbrieven gestuurd. Het onderzoek naar de verbonden partijen is in de fase van wederhoor. De Rekenkamer hoopt voor het zomerreces het eindrapport aan te kunnen bieden. De Rekenkamer Breda doet mee aan een ‘doe-mee-onderzoek’ van 120 rekenkamers naar onderbesteding. Dit lijkt een mooie verrijking op de quickscan van de begroting, die eerder aan de raad is aangeboden. Door de fracties zijn onder andere het woningbouwbeleid en algoritmes genoemd. Het onderzoek naar algoritmes wordt in eigen beheer uitgevoerd door Samantha Langendoen. Voor het onderzoek naar het woningbouwbeleid wordt gekeken naar de rol van de raad, hoe kan de raad effectief sturen op het halen van de woningbouwdoelen, naar de informatiepositie, de realisatiecijfers en de ruimte voor bijsturing van de raad.

Dit onderzoek wordt extern uitgevoerd. De Rekenkamer heeft een rekenkamerbrief gestuurd over het ravijnjaar. De toelichting daarop staat later vandaag op de agenda. De heer Vos vraagt of het klopt dat de resultaten van het doe-mee-onderzoek eind van dit jaar bekend zijn. Mevrouw Rook: ja, dat klopt. De heer Gesink vraagt wanneer er weer ruimte is voor nieuwe onderzoeken en of er dan een groslijst moet zijn. Mevrouw Langendoen weet nog niet wanneer er weer iets opgestart kan worden, zij hoopt ergens in het najaar. De heer Wiersma vult aan dat BDO aangeboden heeft de kadernota 2025 te analyseren, ondanks dat het contract eigenlijk pas op 15 juli 2015 ingaat. Op 19 juni wordt die analyse gepresenteerd aan de raad. De uitnodiging daarvoor wordt breder dan alleen voor de auditcommissie. 4. Ingekomen stukken De voorzitter geeft aan dat er deze keer geen ingekomen stukken zijn. 5. Notulen bijeenkomst auditcommissie 10 april 2025 Deze notulen worden ongewijzigd vastgesteld, met dank aan de notuliste. 6. Aandachts- en actiepuntenlijst en jaarplan Er zijn geen vragen of opmerkingen over deze stukken. 7. Keuze programma voor verbetering begroting 2026 Mevrouw Van Kelle heeft met de heer Gesink, namens de klankbordgroep, een gesprek gehad over het verbeteren van de cyclische producten.

Naar aanleiding van de gesprekken in de auditcommissie wordt eerst gekeken om programma 1 inzichtelijker, duidelijker en beter leesbaar te maken. Het hele thema wordt niet in één keer behandeld maar opgeknipt in hoofddoelstellingen, die vervolgens toegelicht worden. De indicatoren die daarbij horen worden gekoppeld aan de tekst. Het voorstel geeft vertrouwen dat dit een goede eerste stap is. De klankbordgroep is positief en heeft de winstwaarschuwing, dat het niet meteen 100% fantastisch zal zijn, goed gehoord. Er is niet voor het makkelijkste programma gekozen. De heer Gesink vult aan dat de klankbordgroep nog een keer in gesprek gaat voor de zomer, als daar behoefte aan is. 8. Voorstel proces indicatoren begroting 2026 De heer Gesink merkt op dat het herijkingsvoorstel te laat was om te kunnen doornemen. Wethouder Kranenborg verontschuldigt zich dat het collegevoorstel te laat ter beschikking is gesteld. De meerderheid van de wijzigingen staat in de was-wordt-lijst en mevrouw Dörr zal een toelichting geven. Mevrouw Dörr geeft aan dat ieder jaar geprobeerd wordt de indicatoren en de teksten beter op elkaar aan te laten sluiten. Beleid, bronnen en doelstellingen veranderen en ieder jaar wordt gekeken welke indicatoren nodig zijn bij de begroting. Op dit moment zijn er 113 indicatoren, er zijn indicatoren afgegaan en bijgekomen en gewijzigd, daarna zijn er nog 106 indicatoren.

De grootste wijziging is het vervallen van de 10 indicatoren voor het veiligheidsbeleid omdat die indicatoren in de veiligheidsmonitor komen. Voor programma 1 zijn er geen wijzigingen. In de onderwijsvisie staan nieuwe doelstellingen. De indicatoren daarvoor waren niet op tijd klaar, die komen volgend jaar. Notulen auditcommissie d.d. 15 mei 2025 Pagina 2

Alle wijzigingen zijn individueel getoetst met de verantwoordelijk portefeuillehouder. De heer Vos vraagt of we nog kunnen terugkijken als er een nieuwe indicator bijkomt. De tweede vraag is welke indicatoren van veiligheid terugkomen in de veiligheidsmonitor. Er staat een indicator voor verkeersveiligheid, een rapportcijfer van Bredanaars voor de verkeersveiligheid in hun eigen buurt. Het is toch ook relevant om te weten hoe ze dat buiten hun eigen buurt vinden. Mevrouw Dörr antwoordt dat bij een nieuwe indicator, waar aanwezig, ook data over historiejaren getoond worden. Wethouder Kranenborg geeft aan dat uitgezocht kan worden waar de indicatoren in de veiligheidsmonitor staan, als daar behoefte aan is. Dat komt dan via de griffie terug. Mevrouw Van Kelle vraagt waarom het passantenonderzoek naar de waardering voor de stad niet meer gedaan wordt maar een inwonersenquête. Wethouder Kranenborg antwoordt dat we de indicator niet meer hebben omdat het passantenonderzoek niet meer gedaan wordt. Mevrouw Dörr vult aan dat een passantenonderzoek € 35.000 kost. Daarom wordt het niet ieder jaar gedaan. De inwonersenquête wordt wel ieder jaar gedaan. Mevrouw Van Kelle vraagt of het passantenonderzoek helemaal niet meer gedaan wordt. Wethouder Kranenborg antwoordt dat het niet meer standaard elke twee jaar wordt uitgevoerd.

De heer Gesink mist indicatoren voor waterkwaliteit, luchtkwaliteit en biodiversiteit. Wethouder Kranenborg vraagt of die gemist wordt op basis van beleid wat vastgesteld is of dat het wens is om die toe te voegen naar aanleiding van doelstellingen. Inmiddels vijf jaar geleden is een hele opschoonactie voor de indicatoren gedaan en sindsdien komt er jaarlijks een voorstel voor wijzigingen. Dan kunnen fracties hun wensen meegeven maar als het politieke wensen zijn, wordt er een ander gesprek gevoerd. De heer Gesink zal met de fractie overleggen wat er achter deze vraag zit. Wethouder Kranenborg vraagt PvdD te kijken wat er mist en zal dan in samenwerking met wethouder Bakker nagaan of dat past bij het beleid wat we nu hebben. Als dat zo is, is het misschien logisch om ze toe te voegen. Als dat niet zo is en PvdD heeft de wens wel, dan is daar ander instrumentarium voor. Mevrouw Verdaasdonk (SP) vraagt of het mogelijk is bij geweldsmisdrijven een onderscheid te maken tussen gewelds- en seksuele misdrijven. Gaan we met het vaststellen van deze indicatoren het passantenonderzoek niet meer doen? Wethouder Kranenborg denkt dat dat laatste al besloten is. Zij zal technisch laten uitzoeken of de splitsing in de geweldsmisdrijven mogelijk is. Dat hangt af van de manier waarop geregistreerd wordt. De voorzitter schorst de vergadering een korte tijd voor de maaltijd. 9.

Aandachtspunten ravijnjaar Mevrouw Rook geeft aan dat de reden voor deze brief en presentatie is dat de Rekenkamer gehoord heeft dat er bij veel gemeenteraden in Brabant behoefte was aan informatie over het ravijnjaar. De VNG is heel erg met het kabinet in onderhandeling geweest over het ravijnjaar. Ravijn klinkt alsof het er ineens was maar eigenlijk zagen we het al een aantal jaren aankomen. Het heeft echt tot het moment suprême geduurd voordat er een uitkomst kwam uit de gesprekken met het kabinet. Ook bij gemeenten zag je dat het inspelen op het ravijnjaar laat op gang kwam. Dit is niet een verdieping op hoe het in Breda is gegaan maar meer een algemene verkenning wat het ravijnjaar is en hoe gemeenten ermee omgegaan zijn. Het kwam door rijksbijdragen die gingen stoppen zonder dat daar nieuwe compensatie tegenover staat. Als het gemeentefonds daalt en noodzakelijke uitgaven om de gemeente draaiend te houden stijgen, dan ontstaan tekorten. Eigenlijk bij alle gemeenten stijgen de kosten van het sociaal domein hard, meer dan er in de algemene uitkering geld voor komt. Dat gaat vaak ten koste van andere voorzieningen. Als er dan ook nog geld wegvalt, heb je een soort dubbel ravijn. De heer Dienjes vraagt of de grootste pijn in het ravijnjaar bij het sociaal domein zit.

Mevrouw Rook antwoordt dat je macro een verschuiving van geld naar het sociaal domein ziet vanwege oplopende kosten van met name jeugdzorg. Het ravijnjaar ging over 3 miljard, 2,4 miljard minder algemene uitkering en ongeveer 800 miljoen in het sociaal domein, wat gemeenten minder krijgen. Het zit dus eigenlijk op twee terreinen, er kwam minder geld voor het sociaal domein en de algemene pot werd minder. Macro gezien zijn de gevolgen dan dat je moet bezuinigen want de provincie wil wel dat je een sluitende begroting hebt. Mevrouw Verdaasdonk merkt op dat je ook de inkomsten kunt verhogen. Mevrouw Rook antwoordt dat er meerdere knoppen zijn waar aan gedraaid kan worden, bezuinigen, inkomsten verhogen, versoberen maar de vraag is hoeveel die knoppen beïnvloedbaar zijn. De impact op Breda komt uit een artikel uit de Volkskrant, waarin de wethouder aangaf wat de impact op Breda was. Voor Breda zouden er vanaf 2025 25 miljoen minder inkomsten zijn terwijl de uitgaven blijven stijgen, zowel op jeugdzorg, Wmo en woningbouw. Slechts 25% van de begroting van 900 miljoen is direct te beïnvloeden. Er zijn uitgaven die moeten vanwege wettelijke verplichtingen, zaken die de gemeente uitvoert voor het Rijk, langlopende verplichtingen of zaken die onderhouden moeten worden, zoals een sportpark. De heer Jong vindt het vreemd dat er woningbouw bij staat.

Daar kun je toch op verdienen? Wethouder Kranenborg antwoordt dat je soms op woningen kunt verdienen maar bij woningbouw horen ook voorzieningen en niet alle woningbouw is rendabel als je ook een ambitie hebt op het gebied van sociaal. Notulen auditcommissie d.d. 15 mei 2025 Pagina 3

De heer Gesink merkt op dat er gesproken werd over structureel verlies van inkomsten. Dan moeten we het toch eigenlijk hebben over de ravijnjaren vanaf 2026. Bij sportparken is er een onderhoudsplicht, is het dan een contrast met de gezondheid van jeugd en ouderen? Mevrouw Rook noemde dat sportpark als een willekeurig voorbeeld om te duiden dat niet alles morgen te beïnvloeden is. Op een begroting van 900 miljoen, dan denk je, och 25 miljoen, maar daar is maar 25% van te beïnvloeden. Dat maakt het zoekgebied om het ravijn op te vangen best beperkt. De heer Gesink vraagt of het ravijn vanaf nu altijd doorgaat. Mevrouw Rook: ja, het ravijn is vanaf 2026. Het kabinet heeft wel compensatie gegeven, maar geen volledige. Vanaf 2029 zie je dat er in ieder geval voor jeugdzorg opnieuw bedragen staan ingeboekt, die zorgen dat we weer structureel tekortkomen. Je kan aan de knop tijd draaien, ambities, inkomsten, reserves, focus op kerntaken maar al deze knoppen hebben voor- en nadelen. Je kunt ambities en beleid versoberen of minder nieuwe projecten starten maar dat is niet vrijblijvend. Je kunt investeringen uitstellen of verspreiden maar ook dat kun je maar eenmalig doen. De knop inkomsten en reserves is ook niet makkelijk en vaak politiek geladen.

Hoe kijk je naar de OZB en de woonlasten van inwoners? Wat moet je als gemeente echt doen en welke taken kun je bijvoorbeeld het maatschappelijk middenveld laten oppakken. Het artikel in de Volkskrant laat zien dat Breda de zaken voortvarend opgepakt heeft en bijvoorbeeld de OZB heeft verhoogd. Breda heeft maatregelen genomen die je veel ziet in het land. Er wordt vaak gekeken of het ambtelijk apparaat effectiever kan en welke collectieve voorzieningen je anders kunt doen of met een buurgemeente. Aandachtspunten voor de raad zijn of het eenmalig of structureel is. Wat kun je zien aankomen en op welke momenten spreekt de raad daarover? Wie vragen we om de raad te adviseren? Uiteraard het college maar ook de Rekenkamer. Eigenlijk zien we vanaf 2029 alweer tekorten aankomen. Het ravijn van 2026 was 2,4 miljard in de algemene uitkeringen. Daarvan is 400 miljoen door het kabinet toegezegd. Macro is er nog steeds 202 miljard te weinig. Op het sociaal domein werd het 800 miljoen minder. Dat is twee of drie jaar uitgesteld en dan komt er een extra bezuiniging bij. Eigenlijk weet je nu al dat je dan iets voor het sociaal domein te doen hebt. De vraag is op welke moment je gaat verkennen wat de stappen zouden kunnen zijn. Mevrouw Van Kelle merkt op dat de ondersteuning van de Rekenkamer dan wel voor de langere termijn is want voor de begroting 2026 wordt het krap.

Mevrouw Rook antwoordt dat het inderdaad haalbaarder is voor de langere termijn. Mevrouw Verdaasdonk merkt op dat het AD van de week in een artikel stelde dat de kosten van de Wmo in veel steden gedaald zijn. In Breda zou het gedaald zijn van € 148 per inwoner in 2019 naar € 77 nu. Is Breda een uitzondering? Mevrouw Rook heeft het artikel uit de Volkskrant geciteerd, waarin de wethouder aangaf dat de uitgaven voor Wmo, jeugdzorg en woningbouw blijven stijgen. De voorzitter is benieuwd wat dan precies de positie van de raad is. Wil de raad leidend zijn bij het bezuinigingsproces? Kan de auditcommissie daar richting aan geven? Is voldoende in beeld wat de impact van het draaien aan de knoppen is? Mevrouw Rook geeft aan dat het verschillend per gemeente is, wie in de lead is. Soms is de auditcommissie actief en trekt op met de wethouder en de ambtelijke organisatie, soms doet het college voorstellen die door de raad beoordeeld worden. En er zijn raden die bewonersavonden organiseren. Het kan eigenlijk allemaal. De voorzitter verzoekt de auditcommissie na te denken wat de beste vervolgstappen zijn richting 2026. Mevrouw Verdaasdonk merkt op dat de kadernota eigenlijk al zo goed als klaar is en bij de volgende vergadering hebben we die al fysiek in handen. De voorzitter denkt dat de auditcommissie vinger aan de pols kan houden en inzicht kan vragen in de mogelijke scenario's.

Mevrouw Verdaasdonk (SP) vindt dit een politiek statement. Bij de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie is de kadernota feitelijke werkelijkheid. De voorzitter denkt dat we daar best omheen kunnen werken als we het echt belangrijk vinden. Wethouder Kranenborg merkt op dat de kadernota klaar is op een aantal details na en het is te laat om daar nu nog een rol in te spelen. De raad kan uiteraard het gesprek voeren over het voorstel wat het college doet. Mevrouw Rook denkt dat dit geen oproep was om de kadernota te gaan beïnvloeden maar wel het ravijn wat er mogelijk aankomt in 2028 en 2029. De voorzitter bedoelde ook niet de kadernota maar wilde benoemen dat we weloverwogen keuzes moeten maken en in welk cyclische product dat is en wanneer, hangt af van de mogelijkheden. De heer Gesink is benieuwd of er nog een lobby vanuit de gemeenten is. Mevrouw Rook antwoordt dat de VNG op dit moment aan het kijken is naar een resolutie op de algemene ledenvergadering over de achterblijvende compensatie voor de kosten van de jeugdzorg. De VNG zet alle zeilen bij maar of dat helemaal afdoende zal zijn, is de vraag. Mevrouw Verdaasdonk merkt op dat dit zeker ook een knop is om aan te draaien. Er zijn in het verleden wel dingen geprobeerd maar het blijft wel een knop.

Zijn er al afspraken gemaakt in hoeverre de gemeente een statement mee mag nemen in de begroting? Notulen auditcommissie d.d. 15 mei 2025 Pagina 4

Wethouder Kranenborg sluit zich aan bij de lijn van de VNG. Zij heeft de afgelopen maanden veel gelobbyd in de Tweede Kamer. Breda heeft ook voorop gelopen in de lobby richting het Rijk, met name door te laten zien wat de effecten zijn. De VNG heeft de afgelopen maanden echt het vuur uit de sloffen gelopen. Het effect van die lobby was dat we slechts 400 miljoen minder minder krijgen. Ook in Den Haag liggen er vele opgaven. Als we doorgaan met blijven roepen dat we meer moeten krijgen, komen we op het punt dat het frame zich tegen je gaat keren. Over de jeugd zijn we nog niet uitgesproken. Daar ligt het rapport van de commissie Van Ark. Maar die 2,3 miljard gaan we gewoon niet krijgen. Dan moet je realisme laten zien. De voorzitter dankt de wethouder voor deze waardevolle toevoeging. 10. Dialoog team Audit De heer Kuijpers heeft een presentatie gemaakt maar hoopt dat er door vragen van de auditcommissie echt een dialoog ontstaat. 1. Team Audit Breda De heer Kuijpers is coördinator van een team, waarvan een foto getoond wordt met het certificaat wat in december behaald is. We hanteren in Breda zoveel mogelijk een drielijnenmodel. Een schets daarvan is opgenomen in de slide. De auditfunctie is apart gepositioneerd binnen de afdeling Concerncontrol en rapporteert aan de gemeentesecretaris en directie en door tussenkomst van de gemeentesecretaris aan het college.

Het college rapporteert richting de auditcommissie of de gemeenteraad. Een externe toetsing heeft geleid tot een certificaat met het predicaat “voldoende”. We hebben een aantal verbeterpunten meegekregen. Wat we wel gerealiseerd hebben is de auditcharter, waarin precies staat wat we wel en niet doen, waar we zijn gepositioneerd en hoe de rapportagelijnen in elkaar zitten. We hebben een kwaliteitshandboek opgesteld en een auditmanagementsysteem ingericht om de kwaliteit van de audits te kunnen waarborgen. We hebben een auditcyclus ingericht om aantoonbaar te kunnen voldoen aan de kwaliteitsvereisten die aan een auditfunctie gesteld worden. Een verbeterpunt zit bij het programma voor kwaliteitsbeheersing, wat nog niet voldoende concreet is uitgewerkt. Door de toetsers is aangegeven dat onze auditrapportages helder zijn maar er zit een verbetermogelijkheid om de uitkomsten nog nadrukkelijker te bespreken met de proceseigenaren en met hen tot afspraken te komen welke acties genomen kunnen worden om verbetering te realiseren. 2. Interne beheersing De jaarlijkse auditcyclus kent drie fasen, planning, uitvoering en evaluatie en rapportage. In de planningsfase kijken we met name wat er speelt binnen de organisatie of binnen een proces.

Wat is er aan ontwikkeling, op het gebied van wet- en regelgeving, een nieuwe IT-applicatie, management op processen en kwaliteitsborging binnen het proces. We kijken wat het effect daarvan is op de auditwerkzaamheden. We kijken uiteraard naar de proceskwaliteit zelf en de kwaliteit van de beheersmaatregelen die genomen zijn. We kijken ook naar de kwaliteit van de IT en de applicaties. We beschikken binnen ons team over een IT-auditor. De risicoanalyse die we uitvoeren op de kwaliteit van de processen en de IT-applicaties leidt tot het opstellen van een audit werkprogramma, wat doen we aan organisatiegerichte of procesgerichte werkzaamheden en wat moeten we dan nog gegevensgericht controleren. Gegevensgericht controleren betekent dat we een deelwaarneming selecteren op bijvoorbeeld de Wmo, waar we dan een steekproef trekken op de totale massa en bij een aantal dossiers kijken hoe het proces doorlopen is, hoe de voorziening is toegekend, is dat volledig rechtmatig gebeurd en wat was de uitkomst ervan, hoe is dat verwerkt in de systemen en hoe heeft het geleid tot een kostenpost in de jaarrekening. Dat doen we op een x-aantal deelwaarnemingen, die ook met de accountant zijn afgestemd. Op basis van de gegevensgerichte werkzaamheden maken we een rapportage. Als we posten selecteren die leiden tot een onrechtmatigheid, kijken we of we dat moeten extrapoleren.

De heer Jong vraagt of team Audit de expertise heeft om de IT te beoordelen. Wordt ook beoordeeld wat je kan beveiligen en of het nog werkbaar blijft voor de medewerker? De heer Kuijpers antwoordt dat er vanaf augustus een IT-auditor in het team zit. We kijken inderdaad hoe strak en sterk het systeem is ingericht. De operational auditor kijkt naar de kwaliteit, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het proces. Het moet altijd werkbaar blijven en niet helemaal dichtgeregeld zijn, al heeft dat bij sommige processen wel de voorkeur om financiële onrechtmatigheden te voorkomen. We zoeken daarin een evenwicht. We controleren op basis van vastgestelde normen. We doen steeds meer aan data-analyse. In de organisatie wordt stevig geïnvesteerd in digitalisering en het uitrollen van nieuwe ICT-applicaties. Wij kijken daarbij mee en kijken hoe het zit met de kwaliteit van de data die daaruit beschikbaar komen en of we die kunnen gebruiken om controles te doen op rechtmatigheid. Data-analyse heeft als grote voordeel dat je 100% van de totale massa relatief eenvoudig kunt controleren. De voorzitter vraagt om een concreet voorbeeld te geven van data-analyse. De heer Kuijpers noemt de verlofvoorziening als voorbeeld. In de jaarrekening moet een voorziening voor gespaard verlof worden opgenomen. Dat zit in het systeem en het proces daaromheen is goed geborgd.

Het toekennen en opnemen van verlof wordt goed bijgehouden. De voorziening kunnen we met een eenvoudige data-analyse vaststellen. Het gaat feitelijk over hoe het zit met de processen binnen de gemeente. We signaleren al enkele jaren, en de externe accountant bevestigt dat, dat er door de organisatie stevig wordt gewerkt aan de interne beheersing om in control te komen en te blijven. Dat is ingezet met het verbeterplan rechtmatigheid, wat 3-4 jaar is vastgesteld op basis van de controles van 2021 en 2022. Dat richtte zich met name op het proces van inkoop/aanbesteding, inhuur en subsidies. Dat heeft een verdere uitwerking gekregen op verschillende processen binnen de Notulen auditcommissie d.d. 15 mei 2025 Pagina 5

organisatie, waar wordt gekeken of we voldoende grip hebben. Er is geen 100% grip maar voldoende bewijsvoering dat de financiële rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarrekening geen problemen meer oplevert. Tegelijkertijd kan en moet het proces altijd beter. Er is stevig geïnvesteerd op het inkoop/aanbestedingsproces. De hele organisatie is daarop aangescherpt. Er is meer zicht op eventuele afwijkingen, waarvoor bewuste keuzes zijn gemaakt. Een belangrijk verbeterpunt is het contractmanagement. Incidenteel komt het voor dat te laat wordt gesignaleerd dat contracten uit de tijd of uit de contractwaarde lopen en dat er net te laat wordt aanbesteed. De heer Jong vraagt of Audit ook kijkt of de juiste knowhow of de juiste mensen op een proces worden gezet. De heer Kuijpers: op alle kernprocessen zeker. In de startfase van het onderzoek kijken we of er personele wisselingen zijn geweest die van invloed zijn op de kwaliteit van de uitvoering van het proces. We kijken bijvoorbeeld of het team Inkoop voldoende op orde is geweest en voldoende expertise heeft. Bij een ander kernproces, inhuur, zien we nog steeds afwijkingen maar wel veel minder dan in het verleden. De uitdaging daar is om de informatievoorziening op orde te krijgen om meer zicht te krijgen op wat we hebben aan inhuur en de uitgaven daarop maar ook hoe het met de contracten zit.

Een stuk van de controle wordt daar door de auditfunctie gedaan en die willen we graag door het management uitgevoerd hebben. Een ander proces in het verbeterplan was de verstrekte subsidies. Er wordt nog steeds gebruik gemaakt van het huidige subsidiesysteem maar dat wordt aanbesteed en vervangen. Dat is een belangrijk moment om ook daar een kwaliteitsslag te maken. De heer Gesink vraagt of het bij de certificering geen probleem was dat team Audit op de eerste lijn zit bij een bepaald proces. De heer Kuijpers antwoordt dat het geen probleem was maar wel een advies om goed in de rol van de derde lijnfunctie te komen. Daar gaat een behoorlijke tijd overheen om dat voor elkaar te krijgen. Het nieuwe HR-systeem heeft best wel wat voeten in aarde gehad om ingericht te krijgen. De organisatie is bezig met een optimalisatieslag en daar ook de informatievoorziening op in te richten. Audit ziet daar geen financiële onregelmatigheden of fouten. De inkomende subsidies, SISA, zijn verschillende regelingen, subsidies en specifieke uitkeringen, die we vanuit het Rijk of de provincie krijgen. Het kost de organisatie best wat moeite om daar grip op te krijgen en te houden. Dit is een probleem wat bij veel gemeenten speelt omdat het zo specifiek is. In Breda zijn het 61 regelingen, waar op 61 verschillende manieren verantwoording over moet worden afgelegd.

Dit is een discussiepunt met het Rijk, of dat niet anders kan. Afgelopen jaar is een specifieke coördinator aangesteld om de verantwoording vlot te trekken. Daar is wel verbetering zichtbaar maar er moet nog veel gebeuren. Uiteindelijk zijn er geen financiële onrechtmatigheden vastgesteld. Team Audit heeft eigenlijk nooit bevindingen bij de grondexploitaties. Het is van belang om daar te zorgen voor kennisoverdracht en borging van kennis bij personele wisselingen. Bij Participatie hebben we bevindingen bij het invorderingsbeleid en het vorderingenbeheer. Daar ligt een uitdaging om dat op orde te brengen. Bij de Wmo zitten niet veel onzekerheden en werken we alleen aan de kwaliteit van de informatievoorziening. Jeugdhulp komt wel terug in de rechtmatigheidsverantwoording en in het accountantsverslag. Daar hebben we jaarlijks terugkerende vraagstukken rondom de prestatielevering van de aanbieders. Daarbij hebben we niet genoeg controle-informatie om te bepalen of de aanbieders ook datgene hebben gedaan wat ze in rekening hebben gebracht. Een specifiek vraagstuk daarbij zijn de maatwerkovereenkomsten waarbij gebruik is gemaakt van jeugdhulpaanbieders van buiten de regio.

De uitkomst van onze analyse is dat de organisatie meer en beter moet anticiperen op ervaringen uit het verleden en moet kijken welke jeugdhulpaanbieders die jeugdhulp wel kunnen bieden zodat we op de juiste manier tot een contract kunnen komen. De heer Jong merkt op dat bij de Wmo hetzelfde speelt. De heer Kuijpers antwoordt dat er bij de Wmo geen bijzonderheden waren op dat gebied. Bij jeugd speelt dat er soms een spoedeisend karakter is en er snel een jeugdhulpaanbieder gevonden moet worden. In een aantal gevallen moet dan gebruik worden gemaakt van een jeugdhulpaanbieder die nog niet is gecontracteerd. Daar wordt dan een maatwerkovereenkomst mee afgesloten. Die worden in een aantal gevallen als onrechtmatig betitteld. Mevrouw Peereboom vraagt wat de nieuwe jeugdverordening daar voor invloed op gaat hebben. De heer Kuijpers antwoordt dat de verordening daar niet direct antwoord op gaat geven. De transitie en de inkoopstrategie gaan daar mogelijk wel antwoord op geven. Wethouder Kranenborg vult aan dat we op dit moment te veel maatwerkovereenkomsten hebben. Hier ligt absoluut een uitdaging op het gebied van rechtmatigheid maar ook op het gebied van beheersing. 3. Rechtmatigheidsverantwoording De heer Kuijpers geeft aan dat er vorig jaar veel aandacht is besteed aan dat het begrotingscriterium eigenlijk zijn doel voorbijschiet.

Er is sprake van overschrijdingen op lasten die vallen binnen het acceptabel karakter, zoals dat door de raad is vastgesteld in de financiële verordening. Het is voorgeschreven dat elke gemeente op deze wijze rapporteert. Bij de financiële onrechtmatigheden die door de organisatie zijn vastgesteld en gerapporteerd zien we een afname van vorig jaar 6 miljoen naar nu 3,5 miljoen. Dat zit gedeeltelijk bij inkoop/aanbesteding en de maatwerkovereenkomsten jeugd maar ook een enkel contract waar bewust van de Notulen auditcommissie d.d. 15 mei 2025 Pagina 6

aanbestedingsregels is afgeweken, bijvoorbeeld in afwachting van een aanbesteding van de VNG. Er zit nog een kleine overschrijding op een oud contract. We hebben ook onduidelijkheden vastgesteld op het gebied van inkoop/aanbesteding en de maatwerkovereenkomsten. Van een deel van de massa hebben we vast kunnen stellen dat het financieel rechtmatig tot stand is gekomen, van een deel dat het onrechtmatig tot stand is gekomen en van een belangrijk deel, van 2,9 miljoen, hebben we dat niet vast kunnen stellen. In afstemming met de accountant hebben we besloten om de tijd te besparen om daar een controle inspanning op te doen omdat het niets doet met de uiteindelijke oordeelsvorming en de strekking van de rechtmatigheidsverantwoording. Het gaat om een groot aantal maatwerkovereenkomsten. Daarom hebben we besloten dit transparant op te nemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De voorzitter vraagt of die onduidelijkheden beleidsmatig of uitvoeringstechnisch zijn. De heer Kuijpers antwoordt dat die alleen op het gebied van financiële rechtmatigheid qua aanbesteding zitten. We hebben er geen zicht op hoe die contracten tot stand zijn gekomen en of ze wel of niet rechtmatig zijn. 4. Accountantscontrole Bij de sneak preview naar de accountantscontrole kun je zien dat we geen fouten hebben in de getrouwheid en dus een beperkt aantal onzekerheden hebben.

Bij de voorziening dubieuze debiteuren hoe het zit met de invorderbaarheid van de vorderingen bij Participatie. De prestatielevering bij jeugdhulp wordt ook gezien als een getrouwheidsfout en een klein stukje bij de Wmo. De accountant heeft aangegeven dat ze tot op heden niets hebben vastgesteld wat een goedkeurende verklaring in de weg staat. Dus dat de rechtmatigheidsverantwoording goed is, dat de jaarstukken een getrouwe weergave van de werkelijkheid zijn. PwC zal dat volgende week in een sessie uitgebreid toelichten. 5. Audit 2025 De auditfunctie is in ontwikkeling en kijkt voornamelijk naar de kernprocessen. We zijn bezig met een verbreding naar IT audit en operational audit, waarbij we meer kijken naar effectiviteit en efficiency in de organisatie. We investeren in de verbeterpunten zoals die zijn aangedragen door de toetsers. Dat is belangrijk omdat de nieuwe accountant, BDO, gaat steunen op onze werkzaamheden. Met BDO zijn eerste, constructieve gesprekken geweest over de samenwerking. Voorheen was de auditfunctie qua volwassenheid niet zo ver dat PwC op onze werkzaamheden kon steunen en veel werkzaamheden onder eigen verantwoording uit moest voeren. COS610 is een standaard die door de beroepsgroep van registeraccountants is vastgesteld. Die geeft aan dat de accountant volledig kan steunen op hetgeen er binnen de organisatie gebeurt.

Daarbij moeten ze ter controle 10-20% van de werkzaamheden zelf doen. Als de accountant daarbij tot dezelfde conclusie komt als de auditfunctie mogen ze gebruikmaken van de werkzaamheden van de auditfunctie. Met BDO hebben we een partner gevonden die hierin wil investeren en wil kijken hoe we het proces kunnen optimaliseren. In 2025 willen we blijven investeren in de eerste en tweede lijn, de procesbeheersing binnen de organisatie. We willen ook gebruikmaken van nieuwe audittechnieken, data-analyse en proces mining. Ook BDO staat klaar om die stap te zetten. De heer Gesink vraagt of team Audit een goede informatiepositie is om te zien waar we kunnen bezuinigen. Wordt die rol ingenomen? De heer Kuijpers antwoordt dat die mogelijkheden er wel zijn, ook omdat Audit bij andere gemeenten te rade kan gaan. Het is niet een mogelijkheid die met stip op 1 staat omdat er nog genoeg uitdagingen zijn voor het team en voor de basisprocessen van de organisatie. Wethouder Kranenborg vult aan dat het dan gericht is op beheersing. Bij Audit kunnen geen analyses gemaakt worden op aan welke knoppen we kunnen draaien, waar de Rekenkamer aan refereerde. De rol van Audit ligt echt bij interne beheersing van processen. De heer Gesink vraagt of Audit wel een signaalfunctie kan hebben.

Wethouder Kranenborg antwoordt dat Audit kan signaleren wat niet optimaal verloopt want dat heeft met beheersing te maken. Beheersing is niet alleen financiële beheersing. Operational audit richt zich op optimalisatie ten behoeve van realisatie van doelen. 11. Afsluiting en rondvraag Er zijn geen vragen of opmerkingen voor de rondvraag. De voorzitter dankt iedereen voor de inbreng en sluit de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 15 mei 2025 Pagina 7