N 12012023 Auditcommissie

NOTULEN VAN DE OPENBARE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 12 januari 2023

Voorzitter: Griffier:

de heer A. van Vliet de heer R. Wiersma

(Burger-)raadsleden:

de heer K. Braspenning mevrouw L. van Son de heer Y. Nahnahi de heer H. Jansen de heer H. Broere de heer D. Uijl de heer T. Schonis de heer I. Dienjes de heer M. Van Woudenberg

Portefeuillehouder:

mevrouw C. Kranenborg-van Eerd

Rekenkamer:

de heer H. Wieringa

Ambtelijke ondersteuning:

de heer G. van Mieghem

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 12 januari 2023 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen welkom. De vergadering is vandaag in drie blokken verdeeld: een verdieping in het SIP (Strategisch Investeringsplan), de reguliere punten en een besloten gedeelte in verband met de procedure rond de benoeming van de voorzitter van de Rekenkamer. Een afmelding is ontvangen van de heer Van der Ven. 2. Vaststellen agenda De heer Uijl geeft aan dat er bij de behandeling van de belastingverordening een discussie over wanneer je stilstaat bij een financiële vertaling en wanneer je een verdiepende discussie kunt voeren, min of meer doorgeleid is naar de auditcommissie. Kan dat bij de volgende sessie, bij de begroting, besproken worden? De voorzitter antwoordt dat het ook apart geagendeerd kan worden met een kleine inleidende notitie. Hiermee is de agenda vastgesteld. 3. Strategisch investeringsplan Wethouder Kranenborg geeft aan dat de heer Van Mieghem een toelichting geeft. We hadden weliswaar een MIP, een meerjarig investeringsplan, maar daarin ontbrak de strategische component. Ook de positie van de raad was daar op een andere manier in geregeld. Bij de begroting heeft de raad voor de eerste keer het SIP vastgesteld maar het moet nog verder ontwikkeld worden. De commissieleden kunnen de presentatie gebruiken om het in de fractie uit te leggen.

Door een fout in het systeem is er geen geluidsopname van het eerste gedeelte van de toelichting waardoor dit gedeelte niet genotuleerd is. De heer van Mieghem geeft aan dat er nogal wat omstandigheden zijn die de begroting kunnen beïnvloeden, zoals veranderde wetgeving of procedures, participatie, krapte op de arbeidsmarkt, een subsidie die niet afkomt. We weten op voorhand dat wat we programmeren niet allemaal gerealiseerd kan worden. Daarom willen we een stukje overprogrammeren, in de verwachting dat we de realisering gefaseerd kunnen opplussen, het liefst van 65% naar de volle 100%. Dat hebben we namelijk op de plank liggen. Dat lukt nu onvoldoende en daar moet deze methodiek behulpzaam bij zijn. Er is voor gekozen om de overprogrammering voor de eerste vier begrotingsjaren te stellen op maximaal 25%. Dat kwam in 2023 uit op een overprogrammering van 19% en ongeveer € 12,5-15 miljoen. De investeringen voor de eerste vier jaar moeten realistisch zijn en worden goed beoordeeld op haalbaarheid vanuit projectfiches en integraal afgewogen dat optimaal werk met werk wordt gedaan. De jaren na die vier jaar mag je ook overprogrammeren omdat dan het proces van prioriteren plaats moet gaan vinden. Met de ambities willen we zoveel mogelijk subsidies van Den Haag en Europa naar Breda halen.

Vervolgens willen we het SIP twee keer per jaar actualiseren omdat de situatie snel kan veranderen. Dat zal zijn in opmaat naar de Voorjaarsnota en naar de begroting. De inzet is om te groeien van een realisatiegehalte van 65% richting de 100%. Uiteraard wordt de realisatie heel strak gemonitord. We willen de wijze van kredietvotering optimaliseren, de kredietvotering op het uiterste moment doen en zoveel mogelijk de kredieten parallel laten lopen met de liquiditeitsstromen. Het krediet moet je hebben op het moment dat je het geld gaat uitgeven. Daar mag niet teveel tijd tussen zitten. Bijvoorbeeld bij het Talentencentrum zijn we na fase c toe aan de realisatiefase. Die duurt twee jaar, dan doen we een voorstel om het uitvoeringskrediet voor die twee jaar beschikbaar te stellen. Bij categorie 1 projecten is het onderscheid tussen voorbereidingskrediet en uitvoeringskrediet heel nadrukkelijk. Voor de categorie 2 en 3 projecten willen we de kredietvotering zoveel mogelijk bij de vaststelling van de begroting doen met als onderlegger de vastgestelde beleidsplannen. Als voorbeelden worden hier onder andere de riolering en het wagenpark genoemd. Als er een kredietvotering is gedaan en na twee jaar is er nog geen euro uitgegeven, laten we dat krediet vrijvallen. Mocht het daarna toch nodig zijn, dan komt de heroverweging op de bestuurlijke tafel.

We willen het beleidskader van het SIP verankeren in de financiële verordening, die binnenkort voor 2023 door de raad vastgesteld wordt. Daarin wordt een hoofdstuk opgenomen met betrekking tot de rol en de positie van de raad. De raad stelt bij de begroting elk jaar het SIP vast voor de komende 20 jaar en bij de Voorjaarsnota is er een volledige actualisatie en kijken we welke richtinggevende voorstellen nodig zijn. Het overprogrammeren is om flexibiliteit te bieden in verband met veranderende omstandigheden en de wijze van kredietvotering is op het uiterste moment. In principe worden bij de begroting de kredieten voor het betreffende begrotingsjaar gevoteerd en de jaarschijven daarna zijn indicatief. Het instrumentarium moet nog verder doorontwikkeld worden. De projectfiches die in de vorige ronde zijn opgesteld worden verder aangescherpt, bijvoorbeeld op de effecten in de exploitatie. Een investeringsopgave kan ook in de exploitatiebegroting financiële consequenties hebben, die moet je scherp in beeld brengen voor het meerjarenperspectief. We hebben nu een uitgebreide database met projectfiches. Die willen we nog eens beoordelen of we die in een nog stabielere omgeving kunnen brengen qua digitalisering. Notulen auditcommissie d.d. 12 januari 2023 Pagina 2

Een ander puntje is het nadenken over spaarvormen. De raad heeft eerder besloten om een infrafonds in te stellen voor de Noordelijke Rondweg. Zo kan ook voor andere beleidsvelden nagedacht worden over spaarvormen. Voor de meerjaren beleidsplannen categorie 2 en 3 wordt binnenkort een procesvoorstel gemaakt. Het vervolgproces in opmaat naar de Voorjaarsnota is in voorbereiding, om te actualiseren als de cijfers van de jaarrekening bekend zijn. Er is bij andere partners veel interesse voor deze methodiek. We hebben in de organisatie opgehaald wat er speelt op de verschillende beleidsgebieden en gevraagd wat de wensen zijn op langere termijn en gekeken wat dat betekent in financiële zin. Daaruit kwam een totale investeringsopgave van een kleine € 4 miljard euro in beeld. Daarbij zijn inschattingen gemaakt wat voor bijdragen we van derden kunnen krijgen. Daar kwam een plaatje uit zoals getoond op de laatste sheet. In de eerstvolgende actualisatie willen we met het nodige realisme naar het perspectief kijken en de grote ambitie die we hebben als stad een plaats geven in het SIP. Vragen De heer Jansen vraagt of er bij de eerste fase, als een plan voor goedkeuring bij de raad ligt, al een onderlegger is, al is het maar in het geheime kastje, zodat er enig inzicht in de totale investeringsvolume is.

De gemeenteraad keurt bij de begroting de bedrijfsinvesteringen tot onder € 1 miljoen al gelijk goed. Hoe inzichtelijk krijgt de raad wat boven het miljoen is het komende jaar en wat onder het miljoen is. De heer van Mieghem antwoordt dat we in de ambitiefase een globaal beeld hebben van wat we willen, dat betekent dat in alle fases ook een inzicht is in mogelijke financiële consequenties. We gaan per fase van visieverkenning naar haalbaarheidsonderzoek en projectplan. Dus zowel de inhoud, de scope, als de financiële consequenties worden steeds scherper. Voor de projecten in fase a is wel een financiële indicatie opgenomen, maar die is niet keihard. Voor de bedrijfsmiddelen willen we gaan werken met beleids- en uitvoeringplannen, kaderstellend voor een periode van vier of vijf jaar. Die beleidsplannen vormen de basis voor de kredietvoorstellen. Natuurlijk zullen er altijd uitzonderingen zijn, maar tot op heden heeft het college geen aanleiding gevonden om de norm van € 1 miljoen ter discussie te stellen. De raad heeft altijd de bevoegdheid om te vragen naar een separaat voorstel, zeker als het gaat om categorie 1 projecten. Die norm komt in de financiële verordening 2023 terug. De heer Braspenning vraagt of de raad een overzicht kan krijgen wanneer waar over besloten moet worden.

Wethouder Kranenborg antwoordt dat het eigenlijk al in de twee sheets staat maar het kan wel beter leesbaar uitgeschreven worden. De voorzitter kan zich voorstellen dat dat bij de toelichting op de verordening komt. Wethouder Kranenborg vindt dat prima maar heeft geen bezwaar tegen een publieksvriendelijkere versie. Mevrouw Van Son merkt op dat het in de fase van de uitvoering over veel grotere budgetten gaat. Is er dan niet een risico dat meerdere projecten doorgang vinden waardoor er teveel geld uitgegeven wordt? De heer Van Mieghem antwoordt dat er inmiddels jarenlang ervaring is om tot uitnutting van de investeringsvolumes te komen. In de praktijk blijkt dat bepaalde projecten uitlopen in de tijd. Dan klopt het financieel niet. We programmeren weliswaar 125% maar boeken 100% van de kapitaallasten in verband met die investeringen en monitoren dat heel strak en stellen bij als dat nodig is. Wethouder Kranenborg vult aan dat je in de uitvoeringsfase ook nog onvoorziene omstandigheden tegenkomt waardoor je overprogrammering nodig hebt om op 100% te komen. Je kunt altijd in de jaren daarna weer iets terugschroeven maar de inschatting is dat we er niet overheen gaan. Mevrouw van Son vraagt wat er voorheen is gebeurd met het geld wat we ieder jaar overhielden.

We gaan nu meer uitgeven, ontstaat er dan niet ergens een gat? Wethouder Kranenborg antwoordt dat er in de begroting niet meteen een jaarrekeningresultaat wordt begroot maar er wordt wel een deel in de reserve gestort. De heer Van Mieghem vult aan dat het meeliep in het resultaat van de jaarrekening, waar het onderdeel uitmaakt van de mutaties van het algemeen reserve. De algemene reserve is fors hoger dan het risicoprofiel. Daar kan je wat mee. De voorzitter neemt aan dat alleen de niet benodigde kapitaallasten vrijvallen. Wethouder Kranenborg bevestigt dat. De heer Uijl gelooft oprecht dat helder structureren waardevol is en kan zich voorstellen dat het goed is voor de raad om op het moment dat een bepaalde fase wordt aangegaan, te weten wat eraan is voorafgegaan. Als er na het vrijvallen alsnog behoefte blijkt om budget te hebben ligt dat ter heroverweging bij het bestuur. Komt het dan ook terug bij de raad? De heer Van Mieghem: zeker. De heer Uijl vraagt of er bij de financiële verordening nog afwegingen worden gemaakt over de positie van de raad. Is er ook een mogelijkheid om aan deze manier van werken een lange termijn-agenda te koppelen richting de raad zodat de raad weet welke beslissingsmomenten er zijn? Landelijk blijkt dat het ook met overprogrammering vaak niet lukt om het geld uit te geven omdat je ook de mensen moet hebben om het werk te doen.

In hoeverre wordt daar rekening mee gehouden? De heer Van Mieghem antwoordt dat de rol van de raad in de financiële verordening klip en klaar is. De raad heeft het budgetrecht en een kaderstellende rol, die worden optimaal vertaald in de financiële verordening. Notulen auditcommissie d.d. 12 januari 2023 Pagina 3

Het SIP 2023-2041 is eigenlijk de lange termijn-agenda. In de begroting stonden best veel PM-posten omdat het college toen net aangetreden was. Het is wel de ambitie om in de Voorjaarsnota een completer beeld te geven van de ambities in de periode van 20 jaar. Als het beleid en de methodiek duidelijk zijn, moet de organisatie meegroeien met de ambities van de stad. Dat vraagt sturing en keuzes om de organisatie daarop te occuperen. Dat heeft zeker de aandacht in dit instrumentarium. Wethouder Kranenborg vult aan dat capaciteit best wel een groot vraagstuk is in de arbeidsmarkt. Dat vraagt ook iets in de sturing. Dat wil echter niet zeggen dat we volgend jaar 100% van die 119% gerealiseerd hebben. Het is een groeiproces. De heer Nahnahi vraagt hoe er omgegaan wordt met overschrijding van bedragen, elk project kent meerkosten waardoor de post onvoorzien steeds groter wordt. Waar komt het tijdsbestek van 20 jaar vandaan, waarom niet 10 of 15 jaar? De heer Van Mieghem antwoordt dat het de bevoegdheid van de raad is om bij kredietoverschrijding een aanvullend krediet te voteren. Het college of de ambtelijke organisatie kunnen niet te pas of te onpas kredieten overschrijden zonder dat de raad daarin wordt gekend. Het uitgangspunt, ook in de huidige situatie met de oorlog, is dat de budgettaire kaders heilig zijn. Hier wordt nadrukkelijk op gestuurd.

Voor de termijn van 20 jaar is onder andere gekozen omdat de Omgevingsvisie effecten heeft na 2040. Wethouder Kranenborg merkt ten aanzien van de overschrijdingen op dat er door het opknippen van de realisatie ook op latere momenten in de realisatie nog go en no go momenten zijn. Hoe later je bent, hoe kleiner de onzekerheden. Daarmee is de raad in control als het gaat om afweging van prioriteiten. De heer Van Woudenberg ziet dat we van een tijdshorizon van vier jaar naar twintig jaar gaan. Vanwaar dit enorme verschil? De heer Van Mieghem antwoordt dat al jaren geconstateerd is dat het perspectief van vier jaar veel te kort is omdat veel ambities pas daadwerkelijk over tien of vijftien jaar gaan spelen. Als je die inzichtelijk maakt, zitten ze tussen de oren. Dat beeld op lange termijn brengt de raad tijdig in positie om keuzes te maken of kaders mee te geven aan de organisatie. Ook voor co-financiers worden de ambities meer zichtbaar. De heer Van Woudenberg is benieuwd hoe zo’n misschatting is gemaakt, dat je eerst denkt dat het in vier jaar lukt en dan blijkt het het vijfvoudige te zijn. De heer Van Mieghem antwoordt dat wat in de vier jaar opgenomen was geen totaalbeeld gaf, er werd alleen gekeken naar datgene wat in vier jaar tot stand gebracht kon worden.

De heer Broere vraagt wat er gebeurt met het rest van het geld als het investeringsvolume 65% procent, blijft er dan 35% op de plan liggen? Wie houdt dat dossier dan levendig? De heer Van Mieghem antwoordt dat als je 100% programmeert en 65% wordt daadwerkelijk uitgevoerd dan schuiven de projecten die niet of maar gedeeltelijk uitgevoerd zijn door naar de toekomst of ze komen te vervallen en worden in de eerstvolgende programmering niet meer opgenomen. In de begroting houdt je rekening met 100% van de kapitaallasten, als die lager zijn dan gaat wat over is via de resultaatbestemming naar de algemene reserve. De heer Broere vraagt wat een flexibel investeringstool is. De heer Van Mieghem antwoordt dat de projectfiches worden vertaald in een financieel model en dat wordt twee keer per jaar geactualiseerd. Dus de programmering kan snel aangepast worden als iets niet doorgaat of verandert of als er een andere berekening moet worden gemaakt, bijvoorbeeld vanwege wegvallen van subsidie. De heer Wieringa vraagt wat ervaringen en inzichten van andere gemeenten opgeleverd hebben. De heer Van Mieghem antwoordt dat bleek dat er bijna 0,0 opgehaald kon worden bij andere gemeenten. Er is nu wel interesse van andere gemeenten in onze tool. De voorzitter vraagt of de fiches een bepaalde status krijgen of dat het puur ambtelijke onderleggers zijn.

De heer Van Mieghem antwoordt dat ze vooralsnog geen formele status hebben en worden gebruikt voor het management, de directie en uiteindelijk het college om de integrale voorbereiding goed te kunnen doen. Het is de bedoeling dat vanuit het digitaal overzicht van de geprogrammeerde investeringen doorgeklikt kan worden naar zo’n fiche. Wethouder Kranenborg vult aan dat het vooralsnog echt ambtelijke stukken zijn, bedoeld voor de besluitvorming in het college. De heer Jansen geeft aan dat in het voorstel voor de mobiliteitshub in het Havenkwartier staat “vooruitlopend op het SIP 2023 een krediet beschikbaar te stellen voor de mobiliteitshub voor 2024”. Is dat al een keer opgenomen in de begroting of is dit nieuw en wordt het in het nieuwe SIP opgenomen? De heer Van Mieghem antwoordt dat dit een PM was bij de begroting. In dit geval zijn er valide redenen vanuit het samenwerkingsverband om te zeggen dat dit weliswaar niet helemaal spoort met de bedoeling van het SIP maar dat er gekozen is om zekerheid te geven. De voorzitter dankt de heer Van Mieghem voor de heldere uitleg. Het onderwerp keert terug als de wijziging voor de financiële verordening voorligt. De voorzitter schorst de vergadering voor de maaltijd SCHORSING De voorzitter hervat de vergadering Notulen auditcommissie d.d. 12 januari 2023 Pagina 4

4. Mededelingen 1. Wethouder Kranenborg heeft vandaag geen mededelingen. 2. De heer Wieringa geeft aan dat de Rekenkamer de laatste tijd veel bezig is geweest met de organisatie van de Rekenkamer maar ook de onderzoeken gaan door. Het onderzoek naar de jeugdzorg loopt nog steeds. De Rekenkamer verwacht dat er in maart een sessie zal zijn om de raad hierover bij te praten. Over andere onderzoeken kan de Rekenkamer bij de volgende auditcommissie meer vertellen. 5. Ingekomen stukken De voorzitter geeft aan dat er vandaag geen ingekomen stukken zijn. 6. Notulen bijeenkomst van 1 december 2022 De voorzitter constateert dat deze notulen ongewijzigd worden vastgesteld. 7. Actiepuntenlijst De voorzitter constateert dat er geen vragen of opmerkingen zijn over de actiepuntenlijst. 8. Volgende sessie: 9 februari 2023 De voorzitter geeft aan dat er voor de sessie van 9 februari twee mogelijke onderwerpen zijn: de evaluatie van het begrotingsproces en de brief van de provincie daarover. De financiële verordening ligt er dan nog niet. We moeten nog kijken hoe we dat doen met het punt over de belastingverordening. De heer Uijl biedt aan hiervoor een onderlegger te schrijven. 9. Rondvraag De voorzitter stelt vast dat er geen vragen of opmerkingen voor de rondvraag zijn. Hij schorst de vergadering. De vergadering zal in een besloten setting hervat worden. SCHORSING

Notulen auditcommissie d.d. 12 januari 2023 Pagina 5