N 11052023 auditcommissie

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 11 mei 2023

Voorzitter: Griffier:

de heer A. van Vliet de heer R. Wiersma

(Burger-)raadsleden:

de heer H. Jansen de heer D. Uijl mevrouw K. van den Berg de heer I. Dienjes de heer H. Broere de heer M. van Woudenberg de heer K. Braspenning de heer P. Smans de heer R. van Oirschot mevrouw I. Verdaasdonk mevrouw L. van Son mevrouw J. van Lierop

Portefeuillehouder:

mevrouw C. Kranenborg-van Eerd

Rekenkamer:

mevrouw S. van Breugel

PwC:

de heer A.E. Gerritsma mevrouw A. Kros

Ambtelijke ondersteuning:

de heer J. Veuger

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 11 mei 2023 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom, ook de accountant, de voorzitter van de Rekenkamer, wethouder Kranenborg en de ambtelijke ondersteuning. De heer Braspenning sluit later aan. 2. Vaststellen agenda De heer Uijl zou graag even het gesprek voeren over de aankondiging van de Voorjaarsnota, waar de fracties vorige week over gebeld zijn. Wethouder Kranenborg merkt op dat zij nog niet iedereen bereikt heeft, wat maakt dat er een wisselend informatieniveau is. De heer Uijl geeft aan dat het gebruikelijk is dat de raad in het voorjaar een kadernota krijgt. In de coronajaren is dat een beperkt document geweest. De fracties hebben bericht gekregen dat het ook dit jaar een vrij beperkt document wordt. In de financiële verordening staan de eisen die aan de kadernota worden gesteld maar die zijn niet duidelijk omschreven. Het is nu misschien niet het meest optimale moment om bij te sturen maar steeds een beperkt document als er wat veranderende omstandigheden zijn, is niet de bedoeling van een Voorjaarsnota. Er moeten keuzes gemaakt worden, waarover een debat moet plaatsvinden. Wethouder Kranenborg geeft aan dat zijn in dit telefoontje de keuzes uitgelegd heeft en nu wordt expliciet gezegd “vanwege veranderende omstandigheden”. Er zit een redenatie achter de keuze van het college. Dit is niet de plek en het moment om het erover te hebben.

Het college gaat op een nette manier om met de financiële verordening. De heer Uijl heeft het idee dat bepaalde afspraken niet worden nagekomen en vindt het goed om het daarover te hebben. Het wordt vrij minimaal verwoord in de financiële verordening maar wanneer voldoet de Voorjaarsnota/kadernota wel en wanneer niet. Tijdens de coronajaren was het varen in de mist maar er zijn elk jaar wel ontwikkelingen waardoor er redenaties te maken zijn om minder uitgebreide nota’s te maken. Dan wordt politiek bedrijven lastig en daarom is het misschien goed dat er een commissie of iets dergelijks komt om te kijken wat er precies staat en hoe het scherper kan. De heer Smans vindt dat het een beetje uit de lucht komt vallen maar het is goed om in de toekomst te borgen dat het aan ieders verwachtingen voldoet. Voor de korte termijn hebben we te maken met wat er op ons afkomt. De heer Van Woudenberg steunt het voorstel, het is goed als die kaders helder en scherp worden gesteld. De voorzitter vindt het duidelijk dat er een wens is bij een aantal leden om aan de hand van de financiële verordening te spreken over welke manier en welk moment. Hij stelt voor om het voor volgende keer te agenderen. De heer Smans merkt op dat dat pas in juli is en is benieuwd naar het proces de komende maand.

De voorzitter geeft aan dat het college een raadsbrief gaat sturen, daar zullen de fracties hun oordeel over moeten vellen en kijken of het voldoet aan hun politieke wens. Daarna kunnen we kijken of wat beschreven is in de verordening nog wel passend is bij wat de auditcommissie wil voorstellen aan de raad. De heer Uijl merkt op dat het dan over het proces heen getrokken wordt en dan gaan we op het moment dat de begroting er ligt, praten over hoe we willen dat een Voorjaarsnota eruit ziet. De voorzitter antwoordt dat het niet meer omgedraaid kan worden. 3. Toelichting op de jaarrekening 2022 Wethouder Kranenborg geeft aan dat het een goed gebruik is om de auditcommissie in technische zin bij te praten over de jaarrekening. De heer Veuger zal inzoomen op het resultaat en de grootste afwijkingen, op de voorgestelde overhevelingen, het SIP, een kredietfaciliteit die afgerond is, het risicoprofiel en de kengetallen. De heer Veuger geeft aan dat de jaarstukken beginnen met een managementsamenvatting en een schets van de financiële positie. Daarna volgen de vijf begrotingsprogramma’s. In de programma’s wordt verantwoording afgelegd over de ambities inclusief een financiële toelichting op de cijfers. Daarna komen de paragrafen, die zijn vanuit de regelgeving verplicht om op te nemen. Nieuw dit jaar is de openbaarheidsparagraaf in het kader van de Wet Open Overheid.

Daarna volgt de echte jaarrekening inclusief de balans en daarna de bijlagen. In ieder geval over de steunpakketten corona, de verantwoording van specifieke uitkeringen en de duurzaamheidsmonitor. In de presentatie is zo goed mogelijk geprobeerd om te antwoorden op de vragen die de auditcommissie aan de voorkant heeft gesteld. Het jaarrekeningresultaat: dit is opgebouwd vanuit de diverse programma’s. Het resultaat voor bestemming is € 17,3 miljoen positief, het college doet voor € 17,1 miljoen aan voorstellen voor resultaatbestemmingen. Het resterend bedrag van € 200.000 wordt toegevoegd aan de algemene reserve. De vijf grootste financiële afwijkingen in positieve zin: als eerste de decembercirculaire, in december is het vrij lastig om de extra gelden nog uit te geven, dat leidt tot een positief resultaat van € 14,6 miljoen. In de resultaatbestemming komt een bedrag van € 8,5 miljoen terug wat door het Rijk voor bepaalde taken beschikbaar is gesteld en waarvoor de raad al een besluit heeft genomen om ze over te hevelen naar 2023 en verder. Er is een positief saldo op het meerjarenperspectief, dat gaat over middelen die we ontvangen en koppelen aan diverse producten in de begroting. De heer Smans merkt op dat hier € 14,6 miljoen staat en in de jaarrekening € 8,5 miljoen. Notulen auditcommissie d.d. 11 mei 2023 Pagina 2

De heer Veuger antwoordt dat er bij de resultaatbestemming € 8,5 miljoen staat. De totale uitkering van de decembercirculaire was € 14,6 miljoen en er wordt voorgesteld om € 8,5 miljoen over te hevelen. Dat heeft er deels mee te maken dat we in de decembercirculaire voor € 3,9 miljoen compensatie hebben gekregen voor inkomstenderving corona in voorgaande jaren en daarnaast de algemene uitkeringen die het college voorstelt om over te hevelen. De € 8,1 miljoen is het saldo wat we als inkomsten hebben en niet gekoppeld hebben aan diverse producten in de begroting dus het resteert automatisch als positief saldo bij de jaarrekening. Het derde grootste bedrag betreft het budget Beschermd Wonen. In 2022 gingen veel cliënten over naar de WLZ, dat was zekerheidshalve fors begroot en heeft uiteindelijk geleid tot € 4 miljoen positief. Van de middelen die we ontvangen van het Rijk voor de opvang van Oekraïners blijft in het jaar 2022 € 2,7 miljoen over. In het voorstel over de opvang in de Koepel is opgenomen dat eventuele voordelen in 2022 meegenomen worden naar de jaren erna. Voor de verbetering van de luchtkwaliteit scholen is bij de begroting € 3 miljoen beschikbaar gesteld maar de daadwerkelijke uitgaven bedragen € 0,9 miljoen. Er zijn verplichtingen voor de resterende € 2,1 miljoen en daarom zal dit bedrag terugkomen in de resultaatbestemming.

De grootste afwijkingen in negatieve zin: Bij de Jeugdhulp een bedrag van € 5,9 miljoen door stijging van het aantal jeugdigen met ambulante jeugdhulp en van het bedrag per jeugdige. De heer Van Woudenberg vraagt dat nogmaals toe te lichten. De heer Veuger antwoordt dat het aantal jeugdigen met een hulpvraag gestegen is en ook de kosten per jeugdige. Uiteraard speelt hier de discussie met het Rijk over de toereikendheid van het budget. De cao voor ambtenaren geeft voor het jaar 2023 de mogelijkheid tot verlofsparen, waarbij bepaalde delen van bovenwettelijk verlof niet na vijf jaar vervallen. De BBV-regeling geeft aan dat we dat in financiële zin moeten vertalen. Daarvoor moet een voorziening van € 3,4 miljoen gecreëerd worden die niet begroot was. De heer Uijl vraagt of de verlofdagen al op de balans staan of dat dit gaat over de indexering die plaatsvindt naar aanleiding van de nieuwe cao. De heer Veuger antwoordt dat de verlofdagen niet op de balans staan. Dit gaat over de niet opgenomen verlofdagen die niet meer komen te vervallen na vijf jaar, dat is nieuw en daar moet die voorziening voor gecreëerd worden. De heer Smans vraagt of dit in 2022 al bekend was. De heer Veuger antwoordt dat de commissie BBV daar aan het eind van 2022 een uitspraak over heeft gedaan. Het derde negatief resultaat betreft de grondexploitaties. In de begroting waren positieve resultaten opgenomen.

Die zijn niet gerealiseerd en leiden tot een negatief resultaat van € 3,4 miljoen. In 2022 was er een ombuigingstaakstelling voor Bedrijfsvoering. Ongeveer € 2,8 miljoen daarvan is niet gerealiseerd in 2022 en wordt in 2023 wel gerealiseerd omdat er een premie komt te vervallen. Die zal dus in 2023 niet meer terugkomen. De Wmo-begeleiding is met € 2,9 miljoen overschreden omdat meer mensen een begeleidingstraject hebben. Resultaat i.r.t. prognose: bij de bestuursrapportage is een prognose gedaan van € 0,6 miljoen positief. Het resultaat is € 17,3 miljoen positief met voorstellen tot resultaatbestemming van € 17,1 miljoen, wat leidt tot een netto resultaat van € 0,2 miljoen. Voor Vitaal en sociaal Breda is de prognose redelijk gelijk gebleven, wat niet wil zeggen dat er geen verschillen zitten in de onderliggende cijfers. Bij de bestuursrapportage was bijvoorbeeld het tekort voor de Wmo lager ingeschat en er was een positief resultaat ingeschat op het gebied van Werk en Inkomen maar aan de andere kant was er de ‘meevaller’ bij de opvang van Oekraïners. Bij Ondernemend Breda was de prognose 0 en de jaarrekening € 2,8 miljoen positief. Bij Ventilatie scholen was de gedachte dat het volledige bedrag zou worden uitgegeven maar blijft er € 2,2 miljoen over. Binnen Economie zijn er wat vertragingen opgetreden in de uitvoering, wat tot positieve resultaten leidt.

Bij Duurzaam wonen is het redelijk gelijk gebleven. Bij Basis op orde was er een negatieve prognose maar € 2,5 miljoen positief bij de jaarrekening. De grootste verschillen zitten daar op het gebied van Veiligheid en legesinkomsten. Bij de bestuursrapportage is bij Vastgoed aangegeven dat er panden verkocht zouden worden, dat is destijds geprognosticeerd op 0 en geeft een positief resultaat in de jaarrekening. Bij Organisatie en financiën was de prognose € 1,2 miljoen en het resultaat € 12,5 miljoen. De twee grote afwijkingen daar zijn de eerder genoemde decembercirculaire en voorziening verlofsparen. Resultaatbestemming: in de managementsamenvatting staat welke bedragen het college voorstelt om over te hevelen naar volgend jaar. In het raadsvoorstel wordt iedere budgetoverheveling toegelicht. De heer Jansen merkt op dat de energietoeslag op min staat en vraagt of dat komt omdat Breda uitgekeerd heeft voordat het geld van het Rijk ontvangen was. De heer Veuger antwoordt dat we ongeveer € 17 miljoen hebben gekregen voor de energietoeslag. Rondom de bestuursrapportage is ingeschat dat we in 2022 € 12 miljoen zouden uitgeven. Er is toen besloten om € 5 miljoen over te hevelen naar 2023. In 2022 waren de kosten € 1,8 miljoen hoger dan die € 12 miljoen. Daarom wordt hier voorgesteld om de € 1,8 miljoen te verrekenen met de € 5 miljoen.

Dat mag alleen op deze manier omdat de raad daar geen begrotingswijziging voor heeft kunnen accorderen. Een tabel geeft aan wat er op hoofdlijnen onder de diverse bedragen voor resultaatbestemming ligt. Voor € 11,6 van de € 17 miljoen is er geen college- of raadsbesluit genomen. Voor ruim € 3 miljoen zijn het middelen die Breda als centrumgemeente voor de regio ontvangt. Het college vindt het niet fair om dat in de algemene middelen te stoppen en verzoekt om dat over te hevelen naar de jaren erna. De bedragen die middels het bestuursakkoord beschikbaar zijn gesteld voor 2022 zijn niet allemaal uitgegeven en voorgesteld wordt om die over te hevelen naar 2023. In de categorie overige staat € 3 miljoen, hier zit ook de € 2,1 voor de luchtkwaliteit van scholen in. Notulen auditcommissie d.d. 11 mei 2023 Pagina 3

In het verleden is het resultaat ieder jaar bestemd door het te storten in de exploitatiereserve. Niet alle middelen vanuit de resultaatbestemming 2021 en eerder zijn uitgegeven in 2022. Ze maken geen onderdeel uit van het jaarrekeningresultaat maar zitten wel in de exploitatiereserve. Het college stelt voor om € 4 miljoen van die middelen uit te gaan geven in 2023 en verder. Een voorbeeld hiervan gaat over het experiment gesloten coffeeshopketen, waarvoor van het Rijk middelen zijn ontvangen maar wat nog niet kon worden gestart. De heer Smans merkt op dat het aantal impulsen in het bestuursakkoord voor 2022 erg beperkt was maar € 956.075 is niet uitgegeven. Wat was dat dan? De heer Veuger antwoordt dat er bijvoorbeeld een bedrag van € 200.000 in zit voor de verkeersveiligheid rondom scholen wat niet uitgegeven is. Voorgesteld wordt om dit in de investeringsreserve beschikbaar te houden om investeringen te doen. In het bestuursakkoord zijn ook middelen beschikbaar gesteld voor woonzorgvoorzieningen die niet zijn besteed. Als er behoefte is om dit volledig te specificeren, kan dat. De heer Smans verzoekt daar bij deze om. De heer Jansen vraagt waarom de coronagelden voor de cultuursector nog niet overgeheveld worden. De heer Veuger antwoordt dat in het bestuursakkoord opgenomen is dat die middelen beschikbaar blijven voor cultuur. Dat is ook het voorstel van het college.

Strategisch investeringsplan: Begroot was, na actualisatie, € 95,6 miljoen en daarvan is € 59,3 miljoen uitgegeven en € 36,3 miljoen niet. Dat is vergelijkbaar met voorgaande jaren en vanuit dat perspectief wordt nu hard gewerkt aan het SIP, om beter te programmeren en daadwerkelijk uitgaven te doen. De grootste afwijking op dit gebied was de riolering, van € 20 miljoen is € 4,8 miljoen niet uitgegeven. Dat heeft vooral te maken met vertraging in complexere trajecten en gebrek aan materialen. De € 3,8 miljoen bij Vastgoedbeheer heeft te maken met dakveiligheid, brandveiligheid en duurzaamheidsinvesteringen. Bij programma 4 is terug te zien wat wel gedaan is en wat vertraagd is. De € 3,6 miljoen bij Wagenpark heeft te maken met levering van materialen en in 2023 zal er voor € 3 miljoen aan materialen geleverd worden. Bij Mobiliteit resteert € 3,1 miljoen door vertraging van grote projecten. Volgende week is het moment om daar verder op in te zoomen. Kredietfaciliteit extreme prijsstijgingen: de gemeenteraad heeft begin 2022 € 5,5 miljoen beschikbaar gesteld voor extreme prijsstijgingen. Daarvan is € 2,28 miljoen besteed, wat betekent dat het restant in de algemene reserve blijft. Het is aan drie zaken besteed: het Talentencentrum, de turborotonde Leursebaan en de diverse fasen van de Nieuwe Mark. Risicoprofiel: Het risicoprofiel bij de jaarrekening bedraagt € 56,4 miljoen.

Een nieuw risico betreft prijsstijgingen, daar hangt € 12,6 miljoen aan vast. Er is een analyse gemaakt van de begroting ten opzichte van de te verwachten prijsstijgingen. Voor de sterke inflatie eind 2022/begin 2023 is € 12,6 miljoen opgenomen in het risicoprofiel. Het risico op het gebied van huurinkomsten en leegstand gemeentelijk vastgoed is gedaald, enerzijds omdat we nieuwe huurders hebben en anderzijds door verkoop van panden. De heer Broere vraagt of het risico van € 12,6 miljoen verband houdt met het percentage van de inflatie. De heer Veuger antwoordt dat dit niet direct het geval is. Er wordt één indexeringspercentage gebruikt voor de hele begroting, dat is 2,9% maar op diverse onderwerpen is de inflatie anders. Er is geprobeerd zo goed mogelijk een inschatting te maken. De stijging van het risicoprofiel binnen het sociaal domein is € 1,4 miljoen. Weerstandsvermogen: het is belangrijk om weerstandscapaciteit te hebben om de risico’s te kunnen betalen als ze daadwerkelijk optreden. De weerstandscapaciteit bestaat uit het vrij besteedbare deel van de algemene reserve en de post onvoorzien. Op de Noordelijke Rondweg zit een blokkering, die telt niet mee. Op basis van de huidige informatie groeien we richting 2026 naar € 98,2 miljoen. Als we daar het risicoprofiel van € 56,4 afhalen, houden we nog ruim € 40 miljoen over. Dat is het weerstandsvermogen.

Netto schuldquote: het niveau van de schuldenlast afgezet tegen onze eigen middelen. Dat is in 2022 gedaald naar 53,11%. Dat is positief. We hebben leningen en schulden voor anderen, bijvoorbeeld op het gebied van onderwijshuisvesting. Als we die bedragen eruit halen is de netto schuldquote 35,47%. Solvabiliteit: De signaleringswaarde van de VNG is 20%. Bij de jaarrekening zitten we op 21,07% en ook daarvoor geldt dat we leningen hebben die meetellen als vreemd vermogen. Als die weggelaten worden is het solvabiliteitscijfer 26,11%. De heer Uijl concludeert dat we over de signaalwaarde gaan en vraagt of daar al maatregelen op worden genomen. De heer Veuger antwoordt dat dit positief is. Je wil onder de schuldquote zitten maar boven de solvabiliteit. Corona: in een overzicht is aangegeven wat er van de steunpakketten 2021 overgeheveld is naar 2022. Een deel werd gefinancierd uit de algemene reserve en een deel vanuit de middelen van het Rijk. De middelen die niet besteed zijn blijven in de algemene reserve. Ook van de steunpakketten 2022 blijven middelen over. Er is een bijlage met een overzicht van de steunpakketten. Controleverklaring: de ambtelijke organisatie is ervan overtuigd dat we goed uitkomen qua rechtmatigheid maar er is nog geen definitieve verklaring van PwC. 4.

Toelichting leeswijzer PwC op de jaarrekening De heer Gerritsma geeft aan dat de controle nog niet af is, je kunt in het laatste stukje altijd nog iets tegenkomen. Vanavond willen we u op weg helpen, hoe om te gaan met die 380 pagina’s en wat de dingen zijn waar je op moet letten. De jaarstukken hebben een wat ander karakter dan de kadernota en de begroting, ze focussen heel erg op wat gebeurd is in het jaar. De jaarstukken geven ook meer detail. Notulen auditcommissie d.d. 11 mei 2023 Pagina 4

De controleverklaring gaat over de jaarrekening, dus maar een deel van de 380 pagina’s. Wij stellen vast of die een getrouw beeld geeft. Bij de beschrijving van de programma’s vindt u een toelichting op hoofdlijnen op wat er in het overzicht van baten en lasten staat. Daarnaast behoren nog een paar technische bijlagen tot de jaarrekening, de verantwoording over de WMT (Wet Normering Topinkomens), de specifieke uitkeringen en de taakvelden, waarvoor de commissie BBV een standaardindeling heeft gemaakt, die voor elke gemeente hetzelfde is om handig te kunnen vergelijken. We willen vijf adviezen meegeven aan de raadsleden: 1. De jaarrekening is meer het verhaal van het jaar, wat is er eigenlijk gebeurd, wat ging goed, wat moeten we vooral blijven doen maar ook wat zouden we misschien anders moeten gaan doen. 2. Focus op bereikte resultaten en niet zozeer op activiteiten, het gaat niet om hoeveelheden maar om het effect. 3. Hoe ontwikkelen de indicatoren zich? In het accountantsverslag word een visie en beoordeling gegeven wat wij vinden van deze getallen. De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing zijn belangrijk. 4. Kijk wat de accountant heeft opgeschreven. Wij proberen met een andere lens naar de cijfers te kijken dan het college. 5. Sommige zaken zijn niet geheel gelukt omdat er geen capaciteit beschikbaar was.

Wij verwachten dat die capaciteitsvraag zal blijven, bij de gemeente in huis, bij leveranciers, op de arbeidsmarkt en grondstoffen die niet beschikbaar zijn. Mevrouw Kros licht toe dat in de jaarrekening verschillende niveaus terugkomen, effect, output, activiteiten en input, terug geredeneerd vanuit de begroting naar de jaarrekening en de uitwerking daarbij. De paragrafen geven op een aantal thema’s verdieping. De meeste paragrafen zijn verplicht vanuit de BBV-regels maar de raad kan besluiten extra paragrafen toe te voegen. De heer Gerritsma vult aan dat veel gemeenten nu het onderwerp duurzaamheid als paragraaf hebben toegevoegd. Mevrouw Kros wil vanavond specifiek de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing eruit lichten. In de jaarrekening staat een overzicht van incidentele baten en lasten, dat geeft duiding aan het structureel evenwicht en wat de incidentele effecten daarin zijn. De rechtmatigheidsverantwoording door het college wordt vanaf volgend jaar definitief onderdeel van de jaarrekening. In het accountantsverslag staat een specifiek stukje over de mutaties van het reserve, de toevoegingen en onttrekkingen en daarna het resultaat. Belangrijk om te vermelden is dat de raad eigenaar van de reserves is, de mutaties kunnen alleen tot stand komen met een raadsbesluit.

De rol van de accountant is aan de ene kant fact checken, het afgeven van een goedkeurende verklaring en aan de andere kant een adviesfunctie en dat komt terug in de boardletter. Op de website van PwC staan blogs en podcast die helpen om de raad in stelling te brengen voor haar rol. De heer Jansen vraagt wanneer de auditcommissie de gelegenheid krijgt om het officiële verslag te bespreken met de accountant. De voorzitter antwoordt dat het verslag volgende week beschikbaar is. Dan zal het in de reguliere BOB-cyclus geagendeerd worden. Er komt geen aparte auditcommissie voor. De heer Broere vraagt of het een zorgelijke ontwikkeling is dat het percentage inlening stijgt. De heer Gerritsma wil deze vraag meenemen naar de volgende sessie. De voorzitter merkt op dat dit primair een vraag voor het college is. De heer Smans meent zich te herinneren dat de accountant meer aandacht zou besteden aan de juistheid, volledigheid en omvang van de ingeschatte risico's. De heer Gerritsma antwoordt dat in de controleverklaring een paragraaf staat waarin wordt ingegaan op de veronderstellingen die het college heeft weergegeven in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Ook bij de duiding van de financiële positie wordt daaraan duiding gegeven. De voorzitter vraagt of de accountant iets kan zeggen over de accountantsverslag.

De heer Gerritsma antwoordt af te koersen op een goedkeurende verklaring met alle mitsen en maren die daarbij horen. We kunnen morgen nog iets tegenkomen waardoor het anders wordt. De voorzitter schorst de vergadering voor de maaltijd. SCHORSING De voorzitter heropent de vergadering 5. Notulen bijeenkomst auditcommissie van 6 april 2023 De voorzitter constateert dat deze notulen ongewijzigd worden vastgesteld. 6. Aandachts- en actiepuntenlijst Er zijn geen vragen of opmerkingen over deze lijst. 7. Ingekomen stukken Er zijn vandaag geen ingekomen stukken.

Notulen auditcommissie d.d. 11 mei 2023 Pagina 5

8. Mededelingen a. Mededelingen vanuit het college Het college heeft vandaag geen mededelingen. b. Update voortgang project Grip op beleidseffecten Sergio en Joes hebben nu de meeste fracties gesproken en zijn gestart met gesprekken met beleidsmedewerkers en beleidsadviseurs. We hebben het onderzoek afgebakend tot kapitaalgoederen omdat het anders te breed wordt. Daar komen we met concrete verbeteringen en uiteindelijk willen we komen met een prototype hoe de begroting voor 2024 eruit kan komen zien. c. Preadvies jaarstukken 2023 De heer Jansen geeft aan dat de werkgroep na deze vergadering een datum gaat prikken om te beginnen met het lezen van de stukken en het preadvies te formuleren. d. Voortgang verkiezing ‘beste raadsvoorstel van het jaar’ De heer Smans geeft aan dat de werkgroep ondertussen twee keer bij elkaar is gekomen. We hebben een procesvoorstel gemaakt, hoe we tot een selectie van raadsvoorstellen willen komen. We willen proberen dit jaarlijks te doen. We gaan bij het college, sessievoorzitters en griffie vragen of zij allen hun beste raadsvoorstel willen sturen. Daarnaast hebben we een lijst gemaakt van criteria, op basis waarvan we willen oordelen. Het gaat niet om wat je politiek een goed raadsvoorstel vindt maar qua vorm en inhoud. Bij vorm kun je denken aan leesbaarheid, omvang, transparantie, taalgebruik etc.

en bij inhoud gaat het niet om juistheid, volledigheid, tijdigheid, duidelijkheid en of dat alle onderdelen goed gevuld zijn en of het smart is. e. Informatiemarkt Jaarrekening De voorzitter geeft aan dat de gedachte is om op 17 mei via die sessies ruimte te geven aan de fracties om technische toelichting te vragen en antwoord te krijgen. De achterliggende hoop en gedachte is dat het aantal technische vragen wat nadien schriftelijk ingediend wordt, een beetje beperkt wordt. Dat werden altijd lange lijsten met veel technische vragen, waar ongelooflijk veel werk in zit voor het stadskantoor en waar niet altijd duidelijk was of dat voor het politiek oordeel ook een toegevoegde waarde had. De heer Smans juicht het voorstel van de informatiemarkt toe maar het is de dag erna Hemelvaart en het Jazzfestival. D66 vraagt de technische vragen zondag 21 mei aan te mogen leveren, zodat ze maandagochtend naar het stadskantoor kunnen en neemt dan ook de verplichting op zich om te streven naar minder technische vragen. Wethouder Kranenborg vreest dat die ruimte er echt niet is. De vragen worden door het college echt al op vrijdag uitgezet en het is erg kort dag. De heer Smans begrijpt dat de planning heel krap is, het is altijd krap, ook voor de fracties. Vorig jaar kon het wel op zondag. Het voelt toch lastig, ook met de nieuwe opzet van de informatiemarkt.

Wethouder Kranenborg antwoordt dat de processen hier op ingericht zijn en als het maar 30 vragen zouden worden, zouden we daar wel wat ruimte voor kunnen vinden. Het lukt gewoon echt niet, het is al super krap en het kan nu niet meer aangepast worden. De voorzitter snapt het pleidooi maar dit is ook de planning die we met elkaar hebben vastgesteld. De deadline is vrijdag 19 mei om 11 uur omdat daarna de werkverdeling plaats moet vinden en mensen aan de slag gaan. De heer Van Woudenberg vraagt waarom de planning zo krap is. De voorzitter wil die discussie niet overnieuw doen. Er zit altijd een strakke planning op dit soort p&c-producten, we hebben altijd een deadline en er zitten letterlijk tientallen mensen klaar op het stadskantoor op vrijdag om 11 uur om de vragen in ontvangst te nemen en ook echt aan de slag te gaan. Mevrouw Van Son merkt op dat er gesproken wordt over een informatiemarkt maar er zijn toch sessies, alleen we noemen het informatie markt. De voorzitter antwoordt dat het zeker sessies zijn. Het pleidooi is gehoord maar we hebben een planning en door het college is aangegeven dat daar geen speling in zit. 9. Herijking indicatoren De voorzitter geeft aan dat dit voor de tweede keer op de agenda staat omdat er verzocht is om toch nog een ronde te hebben om input te kunnen leveren op die indicatorenlijst.

In 2021 hebben we bij raadsvoorstel de lijst van de indicatoren opnieuw bepaald. Er is een aantal uitgangspunten onder gelegd, ook om te beperken dus niet eindeloos te laten groeien en er dan achter te komen dat het er wel veel zijn. Er is een aantal wensen ingediend, die heeft u per email ontvangen. Misschien hebben andere fracties behoefte om erbij aan te sluiten of er iets anders mee te doen. De heer Smans merkt op dat dit uiteindelijk naar de raad gaat en daar zullen eventuele suggesties per motie of amendement worden ingediend. In welke mate kunnen we er dan hier een bespreking over hebben? De voorzitter antwoordt dat in 2021 afgesproken is om dit soort onderwerpen hier in technische zin met elkaar te bespreken. Daarna moet het inderdaad in een raadsvoorstel landen en als u iets wil, moet dat bij amendement of motie en wordt daarover gestemd. De heer Uijl stelt voor dat de indieners kort even toelichten waarom ze voor bepaalde accenten hebben gekozen, dan kan er op basis daarvan een beeld gevormd worden. De vraag waarom het een indicator moet zijn en waarom het niet een technische vraag is. De heer Smans (D66) heeft de input vorige keer in de auditcommissie eigenlijk al gegeven. Voor biodiversiteit is al eerder een motie aangenomen. De energietransitie is een grote transitie die ons meerjarig bezig gaat houden Notulen auditcommissie d.d. 11 mei 2023 Pagina 6

en waar we graag voortgang op willen zien. Een aantal jaren geleden is afgesproken dat het aantal indicatoren teruggebracht zou worden, waarbij een aantal indicatoren in monitors zou landen, bijvoorbeeld de veiligheidsmonitor of de onderwijsmonitor. Die onderwijsmonitor is er nog niet en er staan nog steeds 113 monitoren in de begroting. Veel daarvan zijn vrij steady, bijvoorbeeld de tevredenheid over de binnenstad zit altijd tussen de 7,7 en de 7,9. D66 zou graag in de toekomst kijken of we het aantal indicatoren nog verder terug kunnen brengen en denkt ook dat ze in monitors meer de aandacht krijgen die ze verdienen. Mevrouw Van Lierop vraagt wat het verschil tussen een indicator en een monitor is. De heer Smans geeft als voorbeeld de jaarlijkse veiligheidsmonitor, daar staat alles in wat over veiligheid gaat. Dat lijkt ons een heel goede plek om ook over indicatoren over veiligheid te rapporteren. Dan kun je het er goed over hebben. In een jaarrekening of begroting staat ontzettend veel, dan moet je focussen en keuzes maken en kun je er niet zoveel tijd aan besteden. Mevrouw Van Lierop geeft aan dat PvdD een aantal suggesties heeft ingediend. Er gaan zoveel indicatoren over mensen en geen enkele over dieren dus wij vinden het van belang om daar enigszins aandacht aan te besteden.

Dat zijn allemaal indicatoren die gebaseerd zijn op beleid wat er al ligt en wat wij essentieel vinden om in de gaten te houden. De heer Smans wil nu niet een debat aangaan maar probeert constructief mee te denken. Het zijn best veel nieuwe indicatoren die u voorstelt, als ik dan nadenk over de kans van realisatie, is het misschien beter om te focussen. Mevrouw Van Lierop begrijpt de vraag van de heer Smans, tegelijkertijd zijn dit essentiële punten die over dieren gaan en er zijn al zoveel vage indicatoren over mensen, daar wordt ook niet gefocust. Wethouder Kranenborg hoort de wens van de heer Smans om het aantal indicatoren verder terug te brengen. Dat is een exercitie die we een aantal jaren geleden ook, succesvol, hebben gedaan. In de raad moet het gesprek gevoerd worden welke wel en niet wenselijk zijn. Er zijn ook suggesties gedaan waar we de informatie niet voor hebben. Huisdieren is een voorbeeld van een indicator waar we helemaal geen informatie over hebben en dat maakt het lastig om erover te rapporteren. Het is wel relevant in hoeverre informatie al beschikbaar is of wat de inspanning zou zijn om die informatie beschikbaar te krijgen. De voorzitter concludeert dat degenen die de voorstellen willen doorzetten, dat dus per motie of amendement moeten doen. 10. Rondvraag De voorzitter constateert dat er geen vragen of opmerkingen voor de rondvraag zijn.

De volgende auditcommissie is op 6 juli. De voorzitter dankt iedereen voor de inbreng en sluit de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 11 mei 2023 Pagina 7