N 11032021 auditcommissie

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 11 maart 2021

Voorzitter: Secretaris: Leden:

Portefeuillehouder: Rekenkamer: Adviseurs:

Stagiairs:

de heer H. Jansen de heer R. Wiersma mevrouw C. Kranenborg de heer J. Bruijns de heer P. Smans mevrouw H. Nauta de heer A. van Drunen de heer B. Maes de heer J. Taks de heer J. van Etten mevrouw G. Bos de heer H. Verdellen mevrouw J. Wiggers de heer J. Veugers de heer D. de Groot mevrouw M. Döll Floris van Dongen Nick Smans

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, secretaris

Notulen auditcommissie d.d. 11 maart 2021 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom bij deze vergadering. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Mededelingen 3.a. Actualiteiten Rekenkamer De heer Verdellen heeft vandaag de bestuurlijke reactie op het onderzoek naar segregatie ontvangen en spreekt daar mogen met wethouder Haagh en wethouder De Beer over. Volgende week donderdag is er een sessie met de raad over het tweede deel van het onderzoek. Daarna wordt het rapport via de agendacommissie aangeboden aan de raad en openbaar gemaakt. Het onderzoek naar coronamaatregelen is vandaag aan het college aangeboden voor een bestuurlijke reactie voor het eind van de maand en zal spoedig daarna naar de raad komen. Het bijzondere aan beide onderzoeken is dat de Rekenkamer hiervoor geen raadsvoorstel opstelt, zoals vorig jaar met de fractievoorzitters is afgesproken. Dat betekent dat er door de fracties nog naar een vorm gezocht moet worden. De Rekenkamer zal binnenkort het onderzoeksprogramma 2021 aan de raad aanbieden. In het eerste halfjaar worden vier onderzoeken opgestart: de ombouw van kantoren naar woningen, beoordeling van de jaarstukken, een vervolgonderzoek naar de verbonden partijen en een zgn. doe-mee-onderzoek met een aantal rekenkamers op het gebied van de Wet Openbaarheid Bestuur.

In de zomerperiode wordt invulling gegeven aan het programma voor het tweede halfjaar, daarbij kijken we naar de input van de fracties, die vooral thema’s uit het sociaal domein hebben benoemd. 3.b. Voortgang onderzoek indicatoren Nick en Floris zullen de auditcommissie maandelijks meenemen in waar ze staan in het onderzoek en waar ze zich de komende periode op zullen richten. Ze hebben zich eerst verdiept in theorie over dit onderwerp. Daarna zijn ze begonnen met het opstellen van een duidelijk doel. Dat is: het creëren van een duidelijk indicatorenoverzicht met als doel het optimaliseren van zowel de informatievoorziening als de besluitvorming ten behoeve van de gemeenteraad, maar ook de inwoners van Breda. De volgende stap is kijken wat de wensen en de eisen van de gebruikers zijn, waarvoor ze de oberstrategie gebruiken en in gesprek zijn gegaan of nog zullen gaan met leden van de auditcommissie. Naast de oberstrategie willen ze gebruik maken van de referentiestrategie, dit houdt een vergelijking met andere gemeenten in maar ook kijken naar andere organisaties, bijvoorbeeld de VNG heeft een mooi dashboard gemaakt. Nadat ze door middel van interviews genoeg draagvlak hebben gecreëerd moeten ze kijken naar de haalbaarheid, is het haalbaar om een dashboard te maken, welke technieken kunnen gebruikt worden en welke financiën kunnen in het dashboard.

Daarover is continue overleg met het team O&I. De komende periode gaan ze verder met gesprekken om de haalbaarheid in beeld te brengen en een groter draagvlak te creëren. Daarna gaan ze in overleg met O&I een soort van prototype maken, waarin ze volgende maand de auditcommissie mee willen nemen. Daarvoor wordt voornamelijk de referentiestrategie toegepast. c. Uitnodigingen sessies De secretaris heeft de commissieleden vandaag een link gestuurd naar een sessie Grip op grote projecten, die morgen plaatsvindt en raadt aan om daarbij aan te sluiten. Op 25 maart zal de accountant een introductie geven over de financiële positie van de gemeente Breda. d. Voorjaarsnota Wethouder Bos geeft aan dat het college afgelopen week voor het eerst wat uitgebreider heeft gesproken over de Voorjaarsnota en in beginsel heeft besloten om die, net als vorig jaar, compact en overzichtelijk te houden, met een fatsoenlijke financiële bijlage. Zij zal de auditcommissie meenemen in hoe dit verder gaat verlopen. 4. Ingekomen stukken a. BZK en de provincie adviseren gemeenten in de jaarrekening een speciale coronaparagraaf op te nemen. De voorzitter vraagt of het college voornemens is dat te doen. Wethouder Bos antwoordt bevestigend. 5. Notulen van 4 februari 2021 De notulen worden ongewijzigd vastgesteld, met dank aan de notuliste. 6.

Aandachts- en actiepuntenlijst De voorzitter geeft aan dat in de laatste kolom te zien is dat we nog heel wat antwoorden of data moeten krijgen vanuit het college en vraagt bij deze aan de wethouder of ze volgende week tijd vrij kan maken om met de voorzitter en secretaris te kijken wanneer welke producten opgeleverd kunnen worden. Wethouder Bos proeft enige ongerustheid en zal met de heer Veuger en de heer De Groot overleggen over de voortgang. De secretaris zal contact opnemen om een datum en tijd te prikken. Notulen auditcommissie d.d. 11 maart 2021 Pagina 2

7. Bespreking december circulaire De heer Veuger geeft aan de hand van een presentatie kort antwoord op vooraf gestelde vragen. Het effect van de decembercirculaire op het meerjarenperspectief levert in 2020 een positief bedrag op van ongeveer € 350.000, in de jaren daarna een negatief effect, oplopend naar ruim € 7,5 ton in 2024. Dit komt omdat bij iedere circulaire de aantallen en de uitkeringsbasis die ten grondslag liggen aan de uitkering worden geüpdatet. De bijstellingen voor Breda komen vooral doordat de OZB-waarden hoger zijn dan gemiddeld en omdat we een lager aantal bijstandsontvangers hebben. De overige algemene mutaties zijn afrondingen. Op sheet 3 staat een overzicht van de wijzigingen voor specifieke producten. Dat zijn de producten waar het Rijk een label aan hangt. Het is geen verplichting om het daar aan uit te geven, wel een richting. De achtergrond ervan is te lezen in de raadsbrief hierover. Breda ontvangt voor 2020 ruim € 1,5 miljoen extra en voor 2021 bijna € 6 miljoen, de jaren daarna zijn het kleine bijstellingen. Het overgroot deel van de wijzigingen heeft betrekking op het derde compensatiepakket medeoverheden vanuit de landelijke overheid.

Dat is voor het jaar 2020 € 1,5 miljoen aan coronasteun en hiermee ontvangt Breda in 2020 ongeveer € 11,5 miljoen steun van het Rijk, exclusief de specifieke uitkeringen, dat zijn de Tozo en een vergoeding voor huur van accommodaties. Er zitten nog lichte bijstellingen in voor de Maatschappelijke Opvang en Vrouwenopvang. Het effect van de decembercirculaire op het meerjarenprogramma is voor 2020 € 3,5 ton positief, in totaliteit is er een positief jaarrekeningresultaat van € 1,9 miljoen voor deze onderdelen. Het overgrote deel van dit bedrag is niet in 2020 uitgegeven aangezien we het pas helemaal aan het eind van 2020 hebben gekregen. Dat resulteert bij de jaarrekening in een verzoek tot budgetoverheveling van € 1,4 miljoen. De officiële besluitvorming vindt plaats bij de jaarrekening. Het meerjarenprogramma daalt in 2021 met bijna € 6 ton, de doorwerkende effecten naar de producten waren ongeveer € 6 miljoen en de budgetoverhevelingen van 2020 van € 1,4 miljoen zou betekenen dat de begroting totaal met € 6,8 miljoen wordt aangepast, negatief bijna € 6 ton en positief ruim € 7,3 miljoen naar de diverse producten in de begroting. In het meerjarenperspectief is het gevolg van de decembercirculaire € 0,5 miljoen in 2020 oplopend tot € 2,8 miljoen positief in 2024.

Met de negatieve effecten van de decembercirculaire leidt dat tot een licht negatief saldo in 2020 en in 2021 en de jaren daarna weer positief. Het college stelt voor om het negatief resultaat van 2021 voorlopig te dekken uit de post onvoorzien, waarvoor € 1 miljoen beschikbaar is, in afwachting van de effecten van de mei- en septembercirculaire. De voorzitter vraagt hoeveel er nog in de post onvoorzien zit, nu er nu € 0,1 uit gaat. De heer Veuger antwoordt dat er ieder jaar € 1 miljoen beschikbaar is en voor 2021 is dit het eerste bedrag wat ten laste van de post onvoorzien wordt gebracht. De heer Van Etten vraagt hoe het zit met de OZB, die de oorzaak was van de bijstelling. De heer Veuger antwoordt dat het niet de OZB is maar de WOZ-waarde en die is in Breda harder gestegen ten opzichte van andere gemeenten waardoor we een lager aandeel krijgen vanuit het gemeentefonds. De heer Maes zag bij de vrouwenopvang een bijstelling van € 2 ton, wat op de begroting een klein bedrag is maar voor de vrouwenopvang veel. Wat heeft dat voor negatieve effecten voor de vrouwenopvang? De heer Veuger antwoordt dat het een technische correctie is, een positief bedrag en dat betekent dat er extra middelen beschikbaar worden gesteld en als ze in 2021 niet volledig uit worden gegeven komen ze terug bij de resultaatbestemming in de jaarrekening.

De voorzitter vraagt of dit voldoende is om naar de hamerraad te sturen. De commissie gaat daarmee akkoord. 8. Bespreking controleprotocol en normenkader Wethouder Bos hecht eraan om voorafgaand aan dit punt de auditcommissie mee te nemen in de jaarrekeningcontrole. Op basis van de tussentijdse bevindingen is onlangs het vermoeden ontstaan dat we er rekening mee moeten houden dat er bij de jaarrekening geen goedkeurende verklaring van de accountant zal komen. Ze kan er op dit moment nog niet over uitweiden omdat de controle nog lopende is en omdat er nog behoorlijk wat moet worden onderzocht en uitgezocht. De wethouder zal de commissie ervan op de hoogte houden hoe dat verder loopt, als er straks meer zicht op is maar vond het belangrijk om het nu alvast te melden. De heer Van Etten vraagt op welk gebied de jaarrekening geen goedkeurende verklaring zou krijgen. Wethouder Bos antwoordt dat het waarschijnlijk op rechtmatigheid zal zijn, niet op getrouwheid. De heer Van Drunen vraagt of het dan op facturatie en dat soort zaken zit. Of is het meer in financieeltechnische zin? Wethouder Bos realiseert zich dat ze deze vragen kon verwachten maar de beantwoording leent zich echt het beste voor het moment dat er een totaalbeeld ontstaat, de controle is nog in volle gang. Mevrouw Kranenborg hoopt dat de wethouder wel iets kan zeggen over het type verklaring wat ze verwacht.

Moeten we rekening houden met een afkeurende verklaring of met een oordeelsonthouding op onderdelen? Wethouder Bos antwoordt dat het, zoals het er nu naar uitziet, te maken heeft met de goedkeuringstolerantie. De heer Van Etten hoopt dat het geen fraude is. Als het over rechtmatigheid gaat, kan het ook fraude zijn. Wethouder Bos wil het volledige plaatje graag delen op het moment dat de volledige informatie beschikbaar is maar kan wel zeggen dat daar op dit moment geen aanwijzingen voor zijn. Notulen auditcommissie d.d. 11 maart 2021 Pagina 3

De heer Maes vraagt of het misschien met corona te maken heeft, met niet uitgevoerde zaken en is het iets wat bij meerdere gemeenten speelt of is het specifiek voor Breda? Wethouder Bos kan echt pas alle informatie delen als het volledige plaatje er is omdat het alleen in zijn totaliteit goed beoordeeld kan worden. Alle gemeenten zijn bezig om een weg te zoeken in datgene wat corona gerelateerd is maar het is echt te vroeg om nu een richting te geven. De heer Van Drunen vraagt hoe de wethouder de auditcommissie op de hoogte gaat stellen, met een brief, een aparte vergadering of tijdens een reguliere vergadering. Wethouder Bos zou de auditcommissie graag in een aparte vergadering voorlichten. Uiteraard komt het ook schriftelijk en het zal uiteindelijk bij de behandeling van de jaarrekening in de raad aan de orde komen. De heer Van Etten vraagt of het niet goed is om de accountant volgende week hiervoor uit te nodigen. Wethouder Bos snapt het verlangen naar snelle antwoorden maar denkt niet dat de commissie volgende week goede antwoorden gaat krijgen van de accountant. Het gaat nu om de interne controle, de controle zal nog door de accountant ter hand moeten worden genomen. De voorzitter zal volgende week contact opnemen met de accountant om te vragen of hij iets zinnigs kan vertellen.

De secretaris zal de vragen van vanavond over dit onderwerp bij elkaar te zetten en toesturen aan het college zodat ze in de beantwoording met de reeds gestelde vragen rekening kunnen houden. De heer De Groot wil een positieve noot toevoegen. Het heeft te maken met de expliciete rechtmatigheidsverantwoording, de plicht die de wetgever (BZK) vanaf 2021 oplegt aan colleges om zelf met een oordeel te komen hoe de controle uitpakt als het gaat om rechtmatigheid. Tot nu toe waren we afhankelijk van de accountant. Het is in belangrijke mate dankzij de voorbereidingen in de audit functie dat we nu in staat zijn om zo’n melding veel eerder te maken. Helaas is het niet het beste nieuws, maar veel eerder dan een accountant, die er in juni mee komt. Het controleprotocol en normenkader De heer De Groot licht toe dat het normenkader, simpel gezegd, de hele lijst met wet- en regelgeving is waaraan de gemeente moet voldoen als het gaat over het oordeel over de rechtmatigheid. Dat normenkader is dus de basis voor de opdracht aan de accountant om te kijken of hij tot een oordeel kan komen en welk dat dan is. Het controleprotocol gaat over welke eisen je stelt aan de controle, daarin staan de goedkeuringstoleranties en allerlei criteria waaraan moet worden getoetst. Het afgelopen jaar is er veel gebeurd, dat heeft effect gehad op de wet- en regelgeving. Het normenkader is er relatief laat.

Dat komt omdat het alle regels, richtlijnen en voorschriften en wetten moet bevatten zoals die voor heel 2020 gelden dus ook regels die in december nog worden vastgesteld door het Rijk of door onszelf, besluiten, of soms zelfs na het verstrijken van de datum van 31 december. 80% van die regels en wetten gelden altijd al. Dat is gewoon onderdeel van de vaste reguliere controles bij concerncontrol/audit en zoals de accountant dat ook in zijn controleprotocollen heeft meegenomen. Er zitten twee bijzonderheden in, regels die pas heel laat komen en daar hebben we er dit jaar best een aantal van als gevolg van corona, Tozo bijvoorbeeld en Tonk. Het Rijk heeft er lang over gedaan voordat duidelijk was welke eisen worden gesteld en gelukkig hoeft niet iedere regeling even zwaar gecontroleerd te worden. Voor ons betekent dat dat we moeten rapporteren als we afwijken van de eisen. In het licht van de rechtmatigheidsverantwoording willen we dat zelf als eerste doen maar als we dat zouden nalaten, dan doet de accountant dat zeker. En daar laat hij zich niet bij leiden door de tijd en dat doen wij zelf ook niet, de controle is de controle. De controle druk is op dit moment groot want de afgesproken planning voor de jaarrekening en de accountantscontrole willen we graag halen.

Er zit nog een andere dimensie in de vraag van mevrouw Nauta, wat nou als normen nog niet altijd even duidelijk of even zichtbaar zijn. Dat heb je als controller, auditeur of accountant wel nodig om vast te kunnen stellen of er sprake is van een afwijking, in ieder geval of iets het rapporteren waard is. Waar er normen zijn die je scherp kunt definiëren en kunt kwantificeren, doen we dat en dan noemen we dat ook fouten als er afwijkingen zijn. Soms is maar moeilijk te bepalen wat de financiële fout precies in is, dan noemen we het onzeker en als we er zelfs dan nog niet uitkomen, zullen we het rapporteren maar dan is het een kwalitatieve bevinding. De auditcommissie heeft eerder de vraag gesteld hoe het bijvoorbeeld zit met subsidies. Daar zijn afspraken over gemaakt tussen de raad en het college, hoe dat beoordelen. In dat geval moet er nog een aanvullend normenkader worden uitgewerkt en we zijn in de organisatie bezig om dat scherp genoeg te kunnen verwoorden. In alle gevallen geldt, de controle zullen we op al die punten afronden. Mevrouw Nauta dankt hartelijk voor het uitgebreide antwoord en wenst veel succes de komende tijd. De heer Bruijns is benieuwd wanneer de raad inzicht krijgt in welke afspraken zijn gemaakt met ontvangers gedurende het coronajaar en daarmee ook de prestatieafspraken.

De voorzitter vraagt of het subsidieprotocol niet toegevoegd moet worden aan het normenkader. De heer De Groot antwoordt dat er strikt genomen twee routes openstaan. In de basis geldt de subsidieverordening, dat staat ook in het normenkader, die is ook behoorlijk uitgewerkt in de nadere regels. Aan de andere kant is er ook een raadsbesluit genomen dat bij gesubsidieerde instellingen een lagere prestatie wordt geaccepteerd onder de voorwaarden van maximale inspanningen voor een alternatieve leveringsplicht. Er zijn twee routes denkbaar. We denken er op dit moment hard over na, hoe je dat concreet kunt maken. Dat doen we niet alleen bij Control of Audit maar dat is een breder gesprek in de organisatie, ook met juristen. In het beste geval leidt dat tot een aangepast normenkader. De andere route is, simpel gezegd, via de Notulen auditcommissie d.d. 11 maart 2021 Pagina 4

hardheidsclausule van de bestaande subsidieverordening, waarin staat dat het college eigenlijk altijd de ruimte heeft om in bijzondere omstandigheden, gemotiveerd, af te wijken van de bepalingen in de subsidieverordening en dat ze er vervolgens aan gehouden is om de raad daar goed over te informeren. In dat geval heb je geen extra toevoeging aan het normenkader. Op dit moment is het nog een ingewikkelde legpuzzel maar de auditcommissie heeft daar vragen over gesteld en dat betekent dat we daarop terug moeten komen. De voorzitter concludeert dat de raad altijd op de hoogte wordt gebracht, welke route ook gekozen wordt. De voorzitter vraagt of de commissie dit naar de hamerraad wil sturen of het B-O-B-model ingaan met dit voorstel of we afwachten tot we meer informatie hebben over het subsidie normenkader, welke informatie we daarvoor krijgen. De heer De Groot geeft aan dat er over het normenkader weinig te discussiëren of oordelen is. Dat is wat het is en dat geldt ook voor het controleprotocol want ook hierin volgen wij gewoon de wettelijke eisen. Het is voor de accountant prettig als snel in formele zin een vaststelling heeft plaatsgevonden, dan kan hij aan de slag. De voorzitter stelt voor om dit door te geleiden naar de hamerraad met de restrictie dat we nog geïnformeerd worden over de route inzake de subsidiering van instellingen. 9.

Bespreking indicatoren Mevrouw Dörr geeft aan dat er drie stukken zijn bijgevoegd, een bespreeknotitie over de herijking van de indicatoren, de uitwerking van de specifieke indicatoren voor de verschillende opties en het overzicht van de 105 indicatoren zoals ze in de begroting 2021 staan. Het beoogd effect van een jaarlijkse herijking is zorgen dat je een vaste set met indicatoren hebt die je daar waar nodig en mogelijk kunt aanpassen en actualiseren. De verschillende werkwijzen zijn in de notitie beschreven, wanneer ga je over tot het aanpassen van de set. Mevrouw Kranenborg heeft vragen over een drietal indicatoren. Bij programma 1 Vitaal en Sociaal staat weer toevoegen Actief in de buurt, eerder heeft de raad het van de lijst afgevoerd maar de betreffende afdeling vindt het toch belangrijk. Wat is de achtergrond van het toch weer opvoeren van deze indicator? Dan is er op het gebied van digitalisering en bij de Omgevingsvisie nog niet expliciet een indicator opgenomen maar lijkt het of we iets met dit onderwerp moeten dus die behoeft nog iets verdere concretisering. Mevrouw Dörr antwoordt dat de laatsten een uiting van nieuw beleid zijn en daar willen we de ontwikkelingen volgen met een indicator. Dat vraagt uitzoeken, wat heb je beschikbaar, wat zou je willen meten, heb je je doelstelling al smart genoeg geformuleerd om er een indicator op te kunnen baseren.

Dat gebeurt in de komende maanden, dan hebben we de indicator gereed bij de begrotingsvoorbereiding 2022. De indicator in programma 1 is weer opgenomen omdat de verantwoordelijke afdeling er erg aan hecht om deze indicator mee te nemen in de verantwoording. Mevrouw Kranenborg vindt vreemd maar het is geen halszaak. De heer Smans merkt op dat er bij Veilig Breda in het voorstel zeven indicatoren worden toegevoegd, in lijn met de Veiligheidsmonitor. Waarom moeten deze toegevoegd worden en kunnen ze niet gewoon in de Veiligheidsmonitor blijven staan? Mevrouw Dörr antwoordt dat deze discussie vorig jaar rond de begroting 2021 heeft gespeeld. We hebben in de Veiligheidsmonitor een aantal indicatoren die we graag willen laten zien en volgen en de verantwoordelijke bestuurder voor Veiligheid, de burgemeester, hechtte er erg aan om deze op te nemen in de begroting dus vandaar het voorstel. De heer Maes vraagt of de toevoeging betekent dat er zeven andere indicatoren afgevoerd worden. De voorzitter heeft begrepen dat het een aanvulling is, er worden er geen afgevoerd. Mevrouw Dörr antwoordt dat het voorstel een samenstel is van toevoegen van nieuwe indicatoren, het verplaatsen van indicatoren uit de Bredase set en de verplichte indicatoren en het laten vervallen van indicatoren.

In de jaarrekening 2020 verantwoorden we nog over 150 indicatoren, in de begroting 2021 staan er 105 en als deze voorstellen gehonoreerd worden komt het voor 2022 uit op 113 indicatoren. Dat is iets meer maar het is op voorstel van de betrokken afdelingen en afgestemd met de portefeuillehouders. De voorzitter zal namens de auditcommissie het college antwoorden dat we akkoord gaan met deze set indicatoren en de wijzigingen. 10. Rondvraag De voorzitter geeft aan dat we volgende week nog een vergadering hebben met twee onderwerpen op de agenda. We worden bijgepraat over de tijdelijke inhuur personeel en we hebben nog vragen uitstaan inzake de brief van de provincie over de begroting die we met het college willen bespreken. Hij dankt iedereen voor de aanwezigheid en sluit de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 11 maart 2021 Pagina 5