N 10062021 Auditcommissie

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 10 juni 2021

Voorzitter: Griffier:

de heer H. Jansen de heer R. Wiersma

Leden:

mevrouw C. Kranenborg de heer P. Smans mevrouw H. Nauta de heer B. Maes de heer J. Taks de heer J. van Etten

Portefeuillehouders:

mevrouw G. Bos de heer B. Adank

Rekenkamer:

de heer H. Verdellen mevrouw A. van Erp mevrouw J. Wiggers

Afmeldingen:

de heer Bruijns de heer Van Drunen mevrouw Huong

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 10 juni 2021 (Rekenkamerbrief jaarrekening 2020) Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen welkom en biedt excuses aan over de verwarring wat vanavond wel en niet behandeld zou worden. Na overleg met de agendacommissie is besloten hier alleen de toelichting op de rekenkamerbrief te behandelen. De vragen aan het college over de jaarrekening kunnen vanavond behandeld worden in de sessies. Namens de auditcommissie wil hij de heer Van Drunen feliciteren, die is vorige week vader geworden. 2. Vasststellen agenda De heer Maes merkt op dat dit de vierde bijeenkomst van de auditcommissie is in drie weken tijd en vraagt of we niet te veel expansiedrift hebben. Hij vraagt hier blijvende aandacht voor. Vanavond praten we ook twee uur over de jaarrekening, had dit niet in elkaar geschoven kunnen worden? De voorzitter antwoordt dat de planning door de agendacommissie is gemaakt. Hij zal, met de griffier, overleggen met de agendacommissie wat er wel en niet in de auditcommissie behandeld moet worden. De auditcommissie is een adviesorgaan van de raad en niet alle politieke partijen hoeven altijd aanwezig te zijn. De commissie gaat akkoord met de voorgestelde agenda. 3. Presentatie Rekenkamer, toelichting brief bij gemeentelijk jaarverslag 2020 De heer Verdellen licht de brief toe die de Rekenkamer, net als ieder jaar, over de jaarstukken heeft geschreven.

Deze kent drie onderdelen: leesbaarheid, de financiële positie en de inhoudelijke beoordeling van de beleidsprestaties. De Rekenkamer is een instrument om de raad te voeden bij de controlerende en volksvertegenwoordigende rol. Deze brief geeft input voor het gesprek van de raad met het college maar de raad zal het zelf desgewenst politiek actief moeten maken. De Rekenkamer hanteert een opbouwende kritische benadering en haakt in op de actuele discussie over macht en tegenmacht en vertrouwen in de overheid en onderstreept daarmee het belang van openheid en zelfkritisch zijn. 1. Leesbaarheid Dat de effecten van corona afzonderlijk worden gepresenteerd komt het begrip voor de jaarverslaglegging ten goede. Het is, tekstueel gezien, een goed leesbaar verhaal. Vanuit controleperspectief maakt de Rekenkamer een aantal kritische noties. De keuzes die zijn gemaakt in de structuuropbouw vertroebelen soms het zicht op de samenhang. De presentatie van de indicatoren, los van de programma’s, geeft een prachtig totaalbeeld van de indicatoren maar maakt het lastig om een integrale beoordeling per programma te maken en bemoeilijkt het stellen van integrale beleidsvragen. De ‘leer-informatie’ is verstopt in bijlagen en paragrafen. Door dit bijzondere coronajaar zijn er achterstanden maar het blijft soms zoeken wat niet is uitgevoerd en waar een inhaalslag gemaakt moet worden. 2.

Financiële positie Er is een incidenteel positief voordeel van € 14,8 miljoen waarvan € 1,3 naar de reserve voor de woonopgave gaat. Het is lastig te volgen waar de resterende € 13,5 miljoen aan wordt besteed. Ook de accountant adviseert de informatiewaarde verder te verbeteren door oorzaak en gevolg van overschrijdingen beter toe te lichten. De Rekenkamer voegt daar de onderuitputting aan toe. De betere financiële positie blijkt ook uit de kengetallen, een belangrijk ijkpunt. Tegelijkertijd is er ook een aantal onzekerheden. De totale reserves nemen af, ondanks een stijging van de algemene reserves. De Rekenkamer heeft ook zorg over het negatief exploitatiesaldo, al is het gelukkig wat minder negatief dan vorig jaar. De Rekenkamer heeft de vinger gelegd op een aantal risico’s op langere termijn, waaronder het herstelbeleid corona en de risico’s in het sociaal domein en heeft dit jaar wat meer ingezoomd op de risico’s van grondexploitaties. De verkoop van grond en het bouwen van woningen blijft achter en de grondexploitaties worden naar de toekomst geschoven. Het is belangrijk om het lerend vermogen te blijven evalueren en bevorderen. Daarom houdt de Rekenkamer een onderbouwd pleidooi voor de versterking van de interne kritische blik. 3.

Inhoudelijke beleidsverantwoording Er wordt veel gerapporteerd over de eigen beleidsactiviteiten maar een leerpunt blijft om naar de effecten van de beleidsmaatregelen te kijken. Bijzonder is dat het in dit coronajaar lastig is om te zien wanneer de inhaalslag van niet gerealiseerd beleid plaats gaat vinden. De Rekenkamer heeft zorgen geuit over de fragmentarische verantwoording van het sociaal domein en heeft daarin lacunes benoemd. Het is voor de raad van belang om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen. Er wordt weinig aandacht besteed aan de twee verbonden partijen die een cruciale rol hebben gespeeld in de aanpak van de coronacrisis, de GGD en de Veiligheidsregio. Dat kan op een ander moment naar de raad komen maar is wel relevant voor het jaarverslag. Door de jaren heen komt er steeds minder beleidsinformatie naar de raad door het afschaffen van een aantal instrumenten en monitors, zoals de Staat van Sociaal en Vitaal Breda, de meerjarenprogrammering Grondbeleid, de Vastgoedmonitor en de Economische Barometer. Dit maakt het lastig om vanuit die perspectieven naar het beleid van het stadsbestuur te kijken. De Rekenkamer heeft veel waardering voor de afzonderlijke presentatie van de coronacijfers en voor de prettige teksten in een overigens uitgebreid document maar blijft kritisch.

Het is aan de raad om blijvend oog te hebben voor de informatiepositie en de instrumenten om die te versterken. Notulen auditcommissie d.d. 10 juni 2021 (Rekenkamerbrief jaarrekening 2020) Pagina 2

4. Vragen over de rekenkamerbrief Mevrouw Kranenborg is benieuwd hoe de Rekenkamer de opmerkingen over het structurele exploitatiesaldo duidt. De accountant en de provincie constateren dat het meerjarig structureel wel op orde is. Waarom heeft de Rekenkamer die vooruitblik niet opgenomen? In de brief wordt erover gesproken dat de totale reserve vanaf 2017 met een kleine € 30 miljoen gedaald is maar niet dat de risico’s ook met ongeveer € 30 miljoen gedaald zijn. Wat is de keuze geweest om dit niet in dit perspectief te plaatsen? De heer Maes vraagt zich, met betrekking tot de leesbaarheid, af of het gaat om van een negen naar een tien te gaan of dat het echt onder de maat is. Hoe is dat bij andere gemeenten? De heer Smans vraagt in hoeverre de Rekenkamer bij het trekken van conclusies kijkt naar andere stukken die in de raad behandeld worden, bijvoorbeeld over het exploitatietekort is uitgebreid besproken bij de begroting en de jaarstukken van de GGD en de GHOR komen op een apart moment naar de raad. De Rekenkamer geeft bij alle drie de punten zowel positieve als minder positieve feedback maar bij de conclusies staat nog steeds eerst dat het beter gaat en dan een hele alinea wat niet goed gaat. Mevrouw Nauta merkt op dat de accountant aangegeven heeft dat het lastig is om te duiden welk effect het beleid heeft voor de inwoners.

Kent de Rekenkamer gemeenten waar ze dit wel op een goede manier duiden? De heer Taks merkt op dat de Rekenkamer even somber is als andere jaren maar het valt op dat er een pleidooi in zit om de gemeentelijke ambities af te remmen. Het is toch heel normaal dat het openen van grondexploitaties risico’s meebrengt, een waarschuwing daarvoor geeft een remmende werking. Grote dank van 50Plus voor het duidelijk melding maken van de schadelijke gevolgen van corona voor de inwoners, voornamelijk voor de ouderen. De heer Jansen vraagt of de Rekenkamer een inkijk heeft hoe andere gemeenten inzichtelijk maken hoe gelden voor beleid waarvoor in 2020 geen ruimte was doorschuiven naar 2021. De heer Verdellen antwoordt dat de accountant en de provincie inderdaad noemen dat het exploitatietekort meerjarig structureel op orde is maar de Rekenkamer heeft gekeken naar hoe het zich heeft ontwikkeld in de tijd en heeft de vinger gelegd op het feit dat het nu negatief is maar er wel bij aangetekend dat het minder negatief is dan in het vorig jaar, dus in die zin is het in perspectief geplaatst. Het klopt dat de algemene reserve is gestegen, dat heeft te maken met het salderen van de bestemmingsreserve.

Uit de risico’s zijn de grondexploitaties genomen omdat daar een aanpassing is geweest in de wijze waarop ze zijn berekend, wat betekent dat op cumulatief niveau de risico’s dalen maar dat laat onverlet dat de totale risicoportefeuille een belangrijk gegeven is om te betrekken bij de beoordeling van de financiële positie. De Rekenkamer heeft waardering uitgesproken voor de goede elementen in de jaarstukken, dat heeft vooral betrekking op de leesbaarheid, waar hele mooie stappen gezet zijn. Deze Rekenkamer werkt voor Breda en niet voor andere gemeenten. Er zijn wel inspirerende voorbeelden in het land van 100.000+-gemeenten op het gebied van monitoren van beleidsprestaties. De auditcommissie krijgt binnenkort een voordracht van de Rekenkamer Zaanstad. De heer Verdellen is zelf tijdelijk beroepshalve betrokken bij de gemeente Venlo, waar ze een mooi indicatorenboek hebben waarin de effectmeting steeds meer vorm en inhoud krijgt. Er is niet gezegd dat Breda ondermaats presteert maar de Rekenkamer blijft zowel complimenten uitdelen als kritische noties geven, op basis van de toptiptop methode. De financiële gegevens van de verbonden partijen zitten altijd als een saldo in de jaarstukken, ze maken deel uit van de onderliggende stukken en zijn niet verdiepend betrokken bij de analyse.

Op de vraag waarom de Rekenkamer voor deze redactie heeft gekozen antwoordt de heer Verdellen dat gekozen is voor de tiptoptip methode. De Rekenkamer probeert positief kritisch te zijn en de balans te zoeken tussen de dingen die goed gaan. De Rekenkamer zou geen knip voor haar neus waard zijn als ze niet een aantal punten zou aanreiken die de raad helpen om het controlerend werk goed te doen. De accountant geeft ook aan dat de effectmeting voor de inwoners lastig is, de Rekenkamer noemt het in de brief verdraaid ingewikkeld. Zaanstad is een in den lande geprezen voorbeeld op dat gebied, ook hoe je als algemeen bestuur grip kunt houden op verbonden partijen. Het is de eerste keer dat de Rekenkamer somber wordt genoemd. Het is niet de bedoeling om ambities van het stadsbestuur af te remmen maar de Rekenkamer heeft wel laten zien dat er een stevige risicopositie inzit, dat de grondexploitaties zijn aangepast en dat de realisatie van de woningbouw stagneert. De Rekenkamer heeft niet vanuit somberheid trachten te kijken maar vanuit een realistisch perspectief. De jaarstukken zijn niet het moment waarop het college vertelt wat ze in de toekomst wil doen. Bij andere gemeenten zie je dat er middelen worden gekoppeld aan de herstelagenda van de stad maar dat is een keuze die ieder bestuur in samenhang met de raad maakt.

Burgemeester Depla zei bij de bespreking van het coronarapport dat we te maken hebben met langjarige effecten van corona, hoe dat zich in de tijd ontwikkelt blijft een punt van voortdurende afweging. De heer Maes merkt op dat Breda wederom geen Voorjaarsnota heeft maar slechts een kaderbrief en vraagt of andere gemeenten wel een Voorjaarsnota hebben. De heer Verdellen antwoordt dat dat afhangt van hoe de beleidscyclus in een gemeente is ingericht. Bijvoorbeeld Zwolle komt twee keer in vier jaar met een kadernota, in de jaren waarin geen aanloop of uitloop naar verkiezingen is. De auditcommissie heeft een belangrijke rol bij de inrichting van de p&c-cyclus.

Notulen auditcommissie d.d. 10 juni 2021 (Rekenkamerbrief jaarrekening 2020) Pagina 3

4. Reactie van het college op de rekenkamerbrief Wethouder Bos geeft aan dat het al lange tijd traditie is dat de Rekenkamer reflecteert op de jaarstukken en de raad hierover informeert. Dank daarvoor aan de Rekenkamer en mevrouw Wiggers. De drie onderdelen die de Rekenkamer heeft benoemd hebben doorlopend de aandacht van het college. De Rekenkamer heeft gezien dat er hard gewerkt is aan de verbetering van de begrijpelijkheid en leesbaarheid maar het jaarverslag en de jaarrekening blijven uit de aard der zaak omvangrijke documenten. Dat heeft deels te maken met wet- en regelgeving waarin verplichte paragrafen en tabellen worden voorgeschreven maar is ook een gevolg van de veelheid aan doelen en inspanningen van de gemeente. Het college vond het goed voor de beeldvorming van de raad om de effecten van corona in een apart hoofdstuk onder te brengen maar is nog niet klaar met verbeteringen van de leesbaarheid. Uiteraard neemt het college de adviezen die de accountant en de Rekenkamer hebben gegeven ter harte. Het college kan zich voorstellen dat de budgetoverhevelingen soms moeilijk te volgen zijn maar heeft het idee wel inzichtelijk gemaakt te hebben waarom deze overhevelingsvoorstellen worden gedaan.

Er is een staatje opgeleverd met een onderverdeling welk bedrag voor welk doel zou moeten worden overgeheveld en in de omschrijving is aangegeven wat de oorzaken zijn van die voorstellen, dat heeft grotendeels te maken met de gelden die in de decembercirculaire ter beschikking zijn gesteld en niet meer in 2020 uitgegeven konden worden. Het college deelt het ongemak wat de Rekenkamer uitspreekt over de risico’s maar we hebben ook flexibiliteit nodig. De risico’s worden continue gemonitord en in ieder p&c-product wordt de risicoparagraaf bijgesteld en als het nodig is, zal het college wijzigingen voorstellen. Het klopt dat de Staat van Sociaal en Vitaal Breda niet in de huidige vorm is opgeleverd. Het is de bedoeling om de Buurtbarometer verder te ontwikkelen en die te integreren in de jaarstukken, wat in de ogen van het college een verbetering is. Er is wel onderzoeksinformatie beschikbaar die met de raad gedeeld zou kunnen worden en op dat punt neemt het college de opmerkingen van de Rekenkamer graag ter harte. Dit is een voorlopige reactie, de wethouder heeft de rekenkamerbrief vanwege de korte termijn nog niet tot in details kunnen doorgronden.

De heer Maes vraagt waarom de Staat van Sociaal en Vitaal Breda niet nog een keer uitgekomen is, waarom oude schoenen weggegooid als de nieuwe nog niet ingelopen zijn? Wethouder Bos antwoordt dat de Buurtbarometer nog in ontwikkeling is, dit is in de tijd niet congruent gelopen. Mevrouw Nauta vraagt of het college een schriftelijke reactie stuurt op de rekenkamerbrief. Zij vindt dat er beschamend veel taalfouten en onwaarheden in de tekst van de jaarstukken staan en vraagt een toezegging dat er volgend jaar een goede eindredactie komt. Wethouder Bos geeft aan dat het college in beginsel niet schriftelijk reageert op een rekenkamerbrief, alleen op onderzoeksrapporten. Er wordt altijd een redactieslag gedaan maar het college kan niet garanderen dat de volgende jaarrekening foutloos is qua taal. Over de onwaarheden wordt in de sessies nog gesproken maar voor zover de wethouder het kan overzien zijn die er niet expres in gekomen. Mevrouw Nauta verwacht uiteraard niet dat het foutloos zal zijn maar het gaat met name om daar waar het inhoudelijk niet goed te volgen is of waar er onwaarheden staan. Wethouder Bos antwoordt dat op een aantal onderdelen bij de beantwoording van de technische vragen een correctie is gepleegd. Garanderen dat er geen fouten worden gemaakt, kan ze niet doen en ze zou het fijn vinden als de raad clementie heeft voor de fouten.

Als geconstateerd wordt dat dingen in de jaarrekening niet kloppen wordt dat in de antwoorden op de technische vragen rechtgezet. De heer Maes merkt op dat de inhoud wel goed leesbaar moet zijn en verzorgd taalgebruik zegt iets over de inhoud en hoever je in control bent. Het is niet duidelijk in hoeverre het college het als een probleem ziet dat het exploitatiesaldo negatief is. De Rekenkamer zegt het wat scherper dan de accountant en de provincie. Wethouder Bos antwoordt dat het erom gaat dat er een meerjarig sluitende begroting wordt vastgesteld, dat is ook wat in de brief van de provincie stond. Er heeft voor gemeenten de afgelopen jaren een enorme uitdaging gelegen waar het ging over structurele inkomsten vanuit het Rijk. Alle gemeenten hebben zo hard mogelijk geroeid met de riemen die ze hebben en daarnaast aan de bel getrokken bij het Rijk. Dat heeft bij Jeugd resultaat opgeleverd. Mevrouw Kranenborg stoort zich ook aan onzinnige koppeltekens, overbodige spaties en dergelijke en vindt dat het niet alleen om de boodschap gaat maar ook om de vorm. Als er daadwerkelijk cruciale fouten in de jaarrekening zitten moeten die hersteld worden. De raad stelt namelijk de jaarrekening vast en niet de jaarrekening met daarbij behorend de antwoorden op de technische vragen.

Wethouder Bos antwoordt dat het niet om cruciale fouten gaat, het gaat om een plus waar een min moet staan en vice versa en in een ander geval om een zin die per ongeluk vanuit het format van 2019 was blijven staan. De heer Smans merkt op dat niemand vraagt dat er geen fout meer gemaakt mag worden maar bij het geluidseffect van asfalt stond een andere indicator in de grafiek. De Rekenkamer gaf aan dat een paar keer de toelichting niet overeenkwam met een score bij een indicator. De wethouder kan toch wel een toezegging doen om het volgende keer te verbeteren. Wethouder Bos antwoordt dat als de vraag is of het project verbetering van p&c-producten een continu proces is, dan kan zij die toezegging per omgaande doen, ook dat daarbij gelet wordt op de juiste opmerkingen bij de juiste tabellen en dat we niet een plus zetten als er een min behoort te staan. Zij kan echter geen garantie Notulen auditcommissie d.d. 10 juni 2021 (Rekenkamerbrief jaarrekening 2020) Pagina 4

geven dat dat over de hele linie gaat lukken en vraagt clementie voor menselijke fouten die soms gemaakt worden. De voorzitter sluit dit onderwerp af met de opmerking dat de wethouder gaat proberen om fouten te voorkomen maar niets kan beloven omdat het mensenwerk is. 5. Rondvraag en sluiting De voorzitter constateert dat er geen behoefte is aan een rondvraag. Hij dankt iedereen voor de aanwezigheid en sluit de vergadering. Volgende vergadering: donderdag 8 juli (laatste vergadering voor het zomerreces)

Notulen auditcommissie d.d. 10 juni 2021 (Rekenkamerbrief jaarrekening 2020) Pagina 5