N 10042025 Auditcommissie

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 10 april 2025

Voorzitter: Griffier/secretaris:

de heer H. Jansen de heer R. Wiersma

(Burger-)raadsleden:

de heer S. Vos mevrouw L. van Kelle mevrouw I. Verdaasdonk mevrouw M. Peereboom de heer P. Jong de heer I. Gesink de heer P. Vissers de heer M. van Woudenberg de heer I. Dienjes

Portefeuillehouder:

mevrouw C. Kranenborg-van Eerd

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 10 april 2025 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom, ook de wethouder en haar ondersteuning. 2. Vaststellen agenda De voorzitter constateert dat de auditcommissie akkoord gaat met de voorgestelde agenda. 3. Mededelingen a. Wethouder Kranenborg doet het aanbod om, net als vorig jaar bij de jaarrekening, een IB-sessie te organiseren voor de kadernota met een technische uitleg hoe het SIP in elkaar zit, als daar behoefte aan is. De voorzitter zal namens de auditcommissie de agendacommissie verzoeken een raadsbrede IB-sessie in te plannen. Wethouder Kranenborg vult aan dat bij de kadernota niet het SIP zit zoals bij de begroting, daarom kan dit wel helpen. b. De voorzitter geeft aan dat volgende week in het college besproken wordt welk thema eerst in aanmerking komt voor de nieuwe procedure, zoals vorige keer uitgebreid bediscussieerd is. Wethouder Kranenborg heeft er vertrouwen in dat haar collega’s haar voorstel om programma 1 Sociaal en vitaal eerst op te pakken zullen steunen maar houdt een kleine slag om de arm. 4. Ingekomen stukken De voorzitter geeft aan dat er vandaag geen ingekomen stukken zijn. 5. Notulen bijeenkomst auditcommissie van 13 maart 2025 Deze notulen worden ongewijzigd vastgesteld, met dank aan de notuliste. 6.

Aandachts- en actiepuntenlijst Wethouder Kranenborg vraagt waar de auditcommissie het over wil hebben bij de IB-sessie Toelichting op financiële positie meerjarig. In de kadernota komt een update van het perspectief maar dat is pas een paar weken later. De ingevulde taakstellingen komen bij de berap aan de orde. De heer Wiersma licht toe dat dit in de aanbesteding van de accountant werd genoemd als een product, hoe krijg je meer continuïteit in de cyclus. De jaarstukken hebben een enorme invloed op de kadernota en de kadernota op de begroting. De meeste elementen om de financiële positie te beoordelen zitten in de jaarstukken. Een aantal doorwerkende effecten zou je mee moeten nemen naar de kadernota, bijvoorbeeld in hoeverre de taakstellingen worden ingevuld. Als daar nog gaten zitten, moeten die gedicht worden in de kadernota. Het idee van de accountant is om een soort update te geven op basis van de jaarstukken en een brug te leggen naar de kadernota. Wethouder Kranenborg vindt dat ingewikkeld omdat er een begrotingsjaar tussen zit. We zitten nu in jaar T, de jaarrekening is T-1 en de kadernota is T+1. Misschien is dit iets waar de accountant de raad in mee kan nemen. De heer Wiersma vult aan dat de huidige accountant, BDO, aangeboden heeft om dit in september te doen. BDO is vanaf heden operationeel. Ze gaan al een analyse maken van de kadernota die eraan zit te komen.

Het is aan de auditcommissie of we dit doen of niet. De voorzitter wil dit even parkeren en bij zijn kennismakingsgesprek met de accountant bespreken. Hij komt daar in juni op terug. 7. Voorstel behandeling jaarstukken 2024 De voorzitter weet dat het elk jaar een discussie oplevert of er genoeg tijd is voor het lezen van de stukken, het aanleveren van vragen en de antwoorden terugkoppelen. Hij vraagt of de auditcommissie kan leven met het voorstel wat voorligt. Mevrouw Verdaasdonk merkt op dat er nu staat “woensdag 4 juni dagmail: antwoorden technische vragen beschikbaar voor de raad”. Eerder hebben we afgesproken dat als het college de dagmail van dinsdag niet haalt, de antwoorden op dinsdag nagestuurd worden. Nu wordt gezegd de dagmail op woensdag. Welllicht kunnen we weer op een middenweg uitkomen. De voorzitter denkt dat er woensdag in de dagmail staat omdat de collegevergadering op dinsdag kan uitlopen. Dan kunnen de antwoorden niet om drie uur bij de griffie liggen voor de dagmail. We kunnen de griffie en het college vragen de antwoorden door te zetten na afloop van de collegevergadering, in ieder geval aan de leden van de auditcommissie. Wethouder Kranenborg geeft aan dat dit voorstel afwijkt van het jaarprogramma wat ambtelijk afgesproken is. Voor de jaarrekening is het eigenlijk al te laat voor een ander voorstel.

De aanleverdatum en de datum waarop het college aan de raad kan leveren zijn aan elkaar gekoppeld. 25 mei is op zondag, dan krijgt het college de vragen op maandag 26 mei. Zij begrijpt dat de raad de vragen tot en met zondag wil kunnen aanleveren maar het college heeft die om 8 uur ’s ochtends nodig om uit te kunnen zetten. Als de antwoorden er op dinsdag zijn, kunnen die op dinsdag toegestuurd worden. Het uiterste is de dagmail maar het college wil zich inspannen om ze eerder te verzenden. De heer Vissers merkt op dat er ook vragen zijn waarover geen discussie in het college is. Misschien kunnen die eerder doorgezet worden. De fracties moeten ook nog tijd hebben om wat met de antwoorden te doen. Notulen auditcommissie d.d. 10 april 2025 Pagina 2

Wethouder Kranenborg vindt dit niet werkbaar. De voorzitter begrijpt het dilemma maar op 14 mei wordt de jaarrekening doorgestuurd, dan heeft de raad een week de tijd om dat stuk te lezen, vragen te bedenken en op te schrijven. Op 22 mei zijn de informatiemarkten. Daarna kunnen eventueel vragen geschrapt worden omdat de antwoorden al gegeven zijn. We kunnen ook proberen de vragen op vrijdag, niet op zondag, bij het college te hebben en de vragen die eerder geformuleerd zijn, eerder naar de griffie te sturen. Dan kan de griffie die rubriceren en eventueel schrappen als de fractie aangeeft het antwoord al te weten. Mevrouw Van Kelle vindt dat creatief maar denkt dat het in de praktijk heel lastig wordt. Het levert voor de griffie extra werk op en soms worden er na de informatiemarkten ook nog vragen toegevoegd. De voorzitter trekt zijn voorstel in. Mevrouw Verdaasdonk was blij met de toezegging van de wethouder en hoopt dat er bij de jaarrekening minder vragen zijn dan bij de kadernota. Zij kan ermee leven als het echt uiterlijk de dagmail op woensdag is. De voorzitter geeft aan dat er dan nog het dilemma is van maandagmorgen 8 uur in plaats van 10 uur. We kunnen de griffie tegemoetkomen door te zeggen dat de vragen er zondag voor 23.00 uur moeten zijn. De griffie heeft op maandagmorgen twee uur nodig om te knippen en plakken en dubbele vragen eruit te halen.

We kunnen de griffie vragen om dat op zondag te doen als de vragen zondag uiterlijk 12 uur aangeleverd worden. Mevrouw Verdaasdonk heeft er moeite mee om de griffie op zondag aan het werk te zetten. De heer Wiersma wil dat voor die ene keer wel op zondag doen. De heer Gesink vraagt of 10 uur ’s ochtends op maandag te laat is. De voorzitter antwoordt dat het dan eind van de middag is voor de vragen verspreid zijn in de organisatie en hoe eerder de vragen bij degenen liggen die ze moeten beantwoorden, hoe eerder de antwoorden terugkomen. Mevrouw Verdaasdonk merkt op dat we dit al jaren doen en toch staan er nu in het voorstel andere dingen dan afgesproken zijn. Ze zou het fijn vinden als we volgende jaren ook doen wat we nu afspreken. De voorzitter antwoordt dat we dit probleem nu hebben vanwege het reces. Dit jaar zitten er Hemelvaart en Pinksteren tussen. 25 mei wordt uiterlijk 17.00 uur en de heer Wiersma gaat proberen om de vragen maandagmorgen om 8 uur bij het college te hebben. Als de antwoorden dinsdagmiddag- of avond al bij de griffie zijn, gaat de griffie ze in ieder geval verspreiden onder de leden van de auditcommissie. We gaan proberen deze afspraken volgend jaar te continueren.

Mevrouw Van Kelle merkt op dat vorig jaar bij de informatiemarkt op sommige thema’s presentaties achter elkaar werden gegeven door verschillende personen en verzoekt om die dit jaar zoveel mogelijk te bundelen. Wethouder Kranenborg neemt dit mee en kijkt hoe het tot een minimum beperkt kan worden. De voorzitter zal dit aangepast voorstel doorgeleiden naar de agendacommissie. 8. Voorstel behandeling kadernota 2025 Wethouder Kranenborg geeft aan dat het probleem hier wat groter is door het pinksterweekend. Het college heeft de vragen op vrijdag 6 juni om 12 uur nodig en de medewerkers moeten dan in het weekend al aan de slag. De voorzitter heeft daar begrip voor en zal het wijzigen. De fracties hebben dan 1,5 week om de vragen te formuleren. Mevrouw Verdaasdonk merkt op dat het geen 1,5 week is omdat Hemelvaart er tussen zit. De voorzitter concludeert dat het dan een week is en dat de vragen uiterlijk 6 juni om 10.00 uur aangeleverd moeten zijn bij de griffie. Dan ligt ze om 12 uur bij het college. De kadernota wordt op 28 mei naar de raad gestuurd. De heer Wiersma zal het overzicht aanpassen en doorsturen. 9.

Aanpassing Regeling bijzondere projecten De heer Wiersma licht toe dat zoals de regeling nu ingericht is, het betekent dat de raad voortdurend een soort alertheid moet hebben om te denken welke projecten in de Regeling bijzondere projecten moeten en daarvoor moet dan een amendement opgesteld worden. Dat vraagt alertheid en de raad wisselt ook steeds. Daarom is bedacht om dit om te draaien. Als een project aan bepaalde criteria voldoet en het gaat naar de projectfase, de fase waarin het tot uitvoering komt en de grootste risico’s ontstaan, stelt het college in een raadsvoorstel voor om het op te nemen in de Regeling bijzondere projecten. Als de raad dat niet wil, kan die het schrappen. Dan is het een soort automatisme. In de regeling staat nu dat er altijd een beeldvorming is plus mogelijk een oordeelsvorming. Dat is niet handig omdat we het technisch willen houden dus in principe alleen een beeldvorming. Het kan heel snel politiek worden en daarmee ondergraven we de essentie waarom die regeling ooit in het leven is geroepen, technisch bijpraten. De heer Vos merkt op dat de raad dan nog steeds zelf de bevoegdheid heeft. Wat zijn dan de voorwaarden? Alle categorie 1 projecten is heel breed, dat zijn alle grote stedelijke ontwikkelingen.

Wethouder Kranenborg geeft aan dat het begrip “bijzonder” altijd wordt geduid aan de hand van de volgende criteria: - er is sprake van een niet routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit - er is sprake van substantiële financiële gevolgen voor de gemeente - er is sprake van substantiële maatschappelijke gevolgen voor de gemeente - er is sprake van substantiële potentiële risico’s voor de gemeente bij de uitvoering en/of besturing. Notulen auditcommissie d.d. 10 april 2025 Pagina 3

Mevrouw Van Kelle kan zich vinden in het automatisch toepassen maar is er geen voorstander van dat er geen mogelijkheid is tot het politiek gesprek. Enkel en alleen technisch bespreken en de optie tot een motie vreemd of bespreeknotitie, is niet hoe de raad de bijzondere projecten wil volgen. Mevrouw Verdaasdonk merkt op dat de beeldvorming het politieke gesprek met het college is en daar heb je het over bij bijzondere projecten. Oordeelsvorming is veel meer een debat met andere raadsleden. Mevrouw Van Kelle denkt dat er wel verschil zit tussen technische briefing of politiek gesprek maar kan zich voorstellen dat je op basis van een beeldvorming, technisch of politiek met elkaar wil wisselen hoe we hier verder mee gaan want we zien een bepaald maatschappelijk effect of een financieel effect ontstaan, dan wil je het gesprek voeren hoe we er politiek in staan. Het is zonde als dat uit het systeem geschrapt wordt en je weken later op basis van een motie vreemd het gesprek moet gaan voeren in de debatraad. De heer Jong vraagt hoe zich dat verhoudt tot de passieve en actieve informatieplicht van het college. De voorzitter geeft aan dat er een actieve informatieplicht is als een project als bijzonder wordt aangewezen. De heer Jong merkt op dat het college toch wel aanvoelt wanneer iets bijzonder is.

Wethouder Kranenborg geeft aan dat elk groot project een onderwerp kan zijn waarvan de raad vindt dat er meer informatie nodig is voor de controlerende taak, dan wat via de cyclische producten aangeboden wordt. Dat is wat deze regeling is. De heer Gesink heeft ook de zorg dat het weghalen van de mogelijkheid tot oordeelsvorming het gesprek teveel beknot. De heer Van Woudenberg sluit zich daarbij aan. Wethouder Kranenborg verbaast zich dat gezegd wordt dat het afhangt van de alertheid van raadsleden. Het gaat over de controlerende rol van de raad. In de regeling staat niet voor niks “waarvan de raad vindt dat meer informatie nodig is”. Het voorstel vraagt het college op de stoel van de raad te gaan zitten. De bevoegdheid hoort bij de raad te liggen. Dan is het ingewikkeld om het college te vragen om te bedenken wat de raad de belangrijkste gevolgen vindt, ook in maatschappelijke zin. De regeling is goed zoals die nu is. De heer Vos vraagt of het college dit liever niet doet of twijfels heeft maar het op zich wel kan doen. Wethouder Kranenborg wil het bij de raad laten en het college de raad van informatie laten voorzien als de raad daar behoefte aan heeft. De heer Gesink denkt dat er geen discretionaire bevoegdheid naar het college gaat als er aan een aantal technische criteria voldaan moet worden, waardoor het automatisch een bijzonder project wordt.

De heer Vos merkt op dat de criteria niet volledig technisch zijn maar misschien kunnen we de stap maken om die technisch te maken. Mevrouw Van Kelle denkt dat het moeilijk is om de maatschappelijke impact van een project meetbaar te maken. De raad heeft Verbeter Breda als bijzonder project aangewezen terwijl het qua financiën niet perse daarvoor in aanmerking kwam. Voor kleine fracties of nieuwe raadsleden kan het automatisme wel van meerwaarde zijn. Misschien kan de griffie aangeven wat potentieel een project is voor de Regeling bijzondere projecten. De heer Wiersma merkt op dat de griffie dan politiek zou bedrijven. De heer Van Woudenberg merkt op dat het zeker nuttig is voor een kleine fractie. De raad kan ook besluiten dat het niet hoeft om een project als bijzonder te kenmerken. Mevrouw Verdaasdonk denkt dat de spelregels wellicht een plek zijn om te beschrijven wat deze regeling is en wanneer de raad er op welke wijze aanspraak op kan maken. De spelregels worden in het begin goed uitgelegd aan nieuwe raadsleden en als het daar goed staat, is het gewoon een van de instrumenten van de raad. De heer Jong merkt op dat het een bijzonder project is, als de raad dat wil. Zo moeilijk is dat niet. De voorzitter stelt voor om de verordening niet te wijzigen en het gewoon aan de raad te laten.

Het college heeft eerder bij een of twee projecten in het voorstel gezet dat het een bijzonder project zou kunnen zijn. Dan is het nog altijd aan de raad. De heer Van Woudenberg zou enorm geholpen zijn met deze toevoeging en vond het een goed voorstel om dit aan de spelregels toe te voegen, zeker voor nieuwe raadsleden. De heer Gesink merkt op dat het mandaat bij de raad blijft maar iemand moet het uitvoeren. Hij vindt het prima als de raad criteria vaststelt, als gevolg waarvan projecten automatisch de status “bijzonder” krijgen. De voorzitter heeft de mening van de auditcommissie opgehaald en denkt dat het voorstel het niet gaat halen in de raad, dan is het niet de moeite om het daar te bediscussiëren. De raad blijft aan zet maar het college kan altijd in een voorstel aangeven dat iets een bijzonder project zou kunnen zijn. Dat heeft het college al twee keer gedaan. Wethouder Kranenborg merkt op dat het verschil zit in het woordje “zijn” of “kan”. De voorzitter concludeert dat de verordening niet aangepast hoeft te worden maar zal voorstellen het in de spelregels op te nemen. De heer Vissers denkt dat je in de spelregels hooguit een verwijzing naar de Regeling bijzondere projecten op zou kunnen nemen zodat nieuwe raadsleden weten dat die verordening er is. Er is ook nog een voorraadlijstje met potentiële bijzondere projecten, waar nu geen capaciteit voor was om te monitoren.

Hij mist de criteria hoeveel fracties of raadsleden kunnen besluiten om iets aan te merken als een bijzonder project. De voorzitter geeft aan dat in een amendement aangegeven kan worden of iets aangemerkt moet worden als bijzonder project. Als het college het al in het raadsvoorstel heeft geschreven, hoeft de raad het alleen te bekrachtigen. Notulen auditcommissie d.d. 10 april 2025 Pagina 4

De conclusie is dat we de griffie, het college, de agendacommissie en het presidium verzoeken deze verordening toe te voegen aan de spelregels als instrument wat de raad heeft om het college te controleren. 10. Inventarisatie onderwerpen dialoog team Audit De voorzitter vraagt of er onderwerpen/suggesties zijn om mee te geven voor de jaarlijkse interne controle. De heer Vos is benieuwd wat er op 15 mei uitkomt, als de audits afgerond zijn. Wethouder Kranenborg merkt op dat de accountant voor de raad werkt en de afdeling Audit voor het college. Die werken heel goed samen. De afdeling Audit heeft dusdanige kwaliteit dat de accountant voor een groot deel kan steunen op hun werkzaamheden. Op 15 mei gaat het college geen auditrapportages delen maar kan wel uitleggen hoe de jaarrekeningcontrole werkt in het kader van rechtmatigheid etc. De heer Dienjes merkt op dat de accountant meer ondersteunend wil werken voor de raad. Wethouder Kranenborg bedoelt dat de accountant meer kan steunen op de werkzaamheden van Audit en een aantal werkzaamheden niet zelf hoeft te doen. De heer Dienjes vraagt hoe het dan zit met de onafhankelijkheid van de accountant. Wethouder Kranenborg vindt dit een goede vraag voor 15 mei. Als de accountant er op 15 mei ook bij is, zou dat verder uitgediept kunnen worden, als er behoefte aan is. De heer Dienjes vindt dat zeker goed.

Hij zou het interessant vinden om te weten welke auditresultaten geleid hebben tot structurele correcties. De voorzitter geeft aan dat de accountant de tien belangrijkste opmerkingen en wijzigingen rapporteert aan de raad. Dat kunnen zaken zijn die Audit al gesignaleerd heeft. De heer Dienjes begrijpt die signalerende functie maar vraagt zich af welke signaleren dan geleid hebben tot correcties of veranderingen van het beleid. De voorzitter geeft aan dat dat jaarlijks gebeurt. De accountant geeft ook een reflectie op de opmerkingen die ze in het vorig jaar in hun oordeel hebben gezet en wat daarmee gebeurd is. Wethouder Kranenborg zal vragen of wethouder Bakker vanuit zijn verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering aansluit op 15 mei. De heer Van Woudenberg vraagt of de vraag wat basistaken zijn of secundaire taken, waarop bezuinigd kan worden, een onderwerp is wat we aan kunnen dragen. De voorzitter denkt van niet want de accountant controleert niet de bezuinigingen maar of alles rechtmatig is gedaan. De accountant bedrijft geen politiek maar kijkt naar de cijfers. Dit zou wel een vraag kunnen zijn voor de Rekenkamer. De heer Gesink zou graag het juryrapport lezen van de prijs die team Audit heeft gekregen om beter beslagen ten ijs te komen.

Wethouder Kranenborg wil het beoordelingsrapport van de certificering graag delen maar misschien is een samenvatting met de belangrijkste zaken beter. 11. Rondvraag en sluiting De voorzitter constateert dat er geen vragen of opmerkingen voor de rondvraag zijn. De volgende vergadering is op 15 mei. Hij vraagt de vicevoorzitter dan het voorzitterschap waar te nemen. De voorzitter dankt iedereen voor de inbreng en sluit de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 10 april 2025 Pagina 5