N 10022022 auditcommissie

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 10 februari 2022

Voorzitter: Griffier:

de heer H. Jansen mevrouw B. de Jong

Leden:

de heer A. van Vliet de heer J. Bruijns de heer J. van Pul mevrouw H. Nauta de heer R. Sips de heer B. Maes de heer M. Luijten

Portefeuillehouder:

mevrouw C. Kranenborg-van Eerd

Adviseurs:

mevrouw E. Boers de heer D. de Groot mevrouw M. Dörr

OR:

de heer H. Zwartelé mevrouw P. van Breugel de heer S. Loo

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 10 februari 2022 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen welkom bij de laatste auditcommissie van deze periode, een speciaal welkom voor de leden van de OR. Wethouder Adank laat zich verontschuldigen, wethouder Kranenborg komt iets later. Er is een afmelding ontvangen van mevrouw Huong en de heer Smans (D66) wordt vervangen door de heer Van Pul. 2. Vaststellen agenda De commissie gaat akkoord met de voorgestelde agenda. 3. Mededelingen 1. De voorzitter deelt mede dat de accountantskosten dit jaar ruim de rechtmatigheidsregels zullen overschrijden. Volgens de aanbesteding is 10% toegestaan. Het contract was voor € 185.000, we schommelen nu rond de € 250.000. Er kunnen nog kosten bijkomen voor extra controle op Zorg Lokaal. We kunnen gebruikmaken van een uitweg in de regelgeving van de Europese aanbestedingen, waardoor het rechtmatig blijft. Als auditcommissie kunnen we niet meewerken aan het overschrijden van de rechtmatigheidsgrens. We geven de nieuwe raad in het overdrachtsdocument mee dat ze zo snel mogelijk een aanbestedingsprocedure opstarten. De vorige aanbesteding heeft meer dan een jaar geduurd. De griffie en de juridische afdeling zijn al voorwerk aan het doen. De heer Bruijns merkt op dat overschrijdingen op de accountantskosten helaas bijna traditie zijn geworden en is benieuwd hoe die overschrijdingen ontstaan zijn.

De voorzitter antwoordt dat een overschrijding geaccordeerd is omdat de accountant extra werkzaamheden moet doen voor de controle op het MVP (Meerjaren Verbeter Plan). Een andere overschrijding wordt veroorzaakt doordat we van het Rijk meer taken hebben gekregen die aan de SISA-controle moeten voldoen. 2. De voorzitter geeft aan dat de heer Wieringa van de Rekenkamer zich laat verontschuldigen maar de auditcommissie attendeert op het project indicatoren in de begroting. Er zijn reeds twee gesprekken tussen de monitoringsgroep en de Rekenkamer geweest om te kijken hoe we de samenwerking tussen de raad en de Rekenkamer kunnen versterken. Dat waren positieve gesprekken. Het rapport Ombouw kantoren naar woningen is uitgebreid aan de orde geweest in de raad. Het is nu aan de raad om met een voorstel of moties te komen. Het onderzoek naar Jeugdzorg is gestart. Het grootste zorgpunt is het verkrijgen van informatie van de gemeente. 4. Ingekomen stukken De voorzitter geeft aan dat er vandaag geen ingekomen stukken zijn. 5. Notulen auditcommissie van 9 december 2021 De voorzitter constateert dat deze notulen ongewijzigd kunnen worden vastgesteld. 6. Aandachts- en actiepuntenlijst De voorzitter stelt vast dat er geen opmerkingen over deze lijst zijn. De lijst zal bij het overdrachtsdocument worden gevoegd. 7.

Bespreking bedrijfsvoering De voorzitter geeft aan dat dit een informatieve bespreking is. Er kunnen vragen gesteld worden aan mevrouw Boers, directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening, en aan de OR maar géén politieke vragen. 1. Ziekteverzuim Mevrouw Boers geeft aan dat de organisatie het model hanteert van evenwicht tussen mensen, middelen en werk. De middelen vallen uiteen in huisvesting, ICT en financiën. In de presentatie zitten veel cijfers en details over het ziekteverzuim. Vorig jaar zagen we een dalend beeld van het ziekteverzuim, dat heeft zich niet doorgezet, net als bij bijna alle organisaties. Het verzuim wordt, ondanks de verbeteracties, nog steeds voor het grootste deel veroorzaakt door langdurig verzuim. We hebben met moeite een nieuwe arbodienst gevonden, die veel meer op preventie zit, Zorg van de Zaak. Vorig jaar daalde het ziekteverzuim maar nu loopt het langzaam op. De nieuwe arbodienstverlener heeft een analyse van het verzuim gemaakt. Terwijl mensen in het begin van corona nog doorwerkten als ze zich niet lekker voelden, melden ze zich nu ziek. Dat is een maatschappelijke tendens. De overgang naar de nieuwe arbodienstverlener bleek ontzettend veel werk, wat er toe geleid heeft dat HR wat minder aandacht voor de acties had.

Uit de analyse van Zorg van de Zaak blijkt dat een deel van de teamleiders niet erg bedreven is in het omgaan met langdurig verzuim, daar is meer ondersteuning voor nodig. Uit de analyse blijkt ook dat een behoorlijk deel van het verzuim psychisch verzuim is. Een deel van de mensen is minder flexibel in het omgaan met verandering in het werk en daar is op sommige plekken niet meer aan te ontkomen. Medewerkers hebben het ook moeilijk om zelf een actievere rol te pakken in hun herstel of in een WIA-traject. Bij inzetten op preventie hoort zelf regie pakken, ook als je ziek bent. Notulen auditcommissie d.d. 10 februari 2022 Pagina 2

De verzuimpercentages zijn op alle fronten iets gestegen. Op een sheet staat vermeld welke afdelingen het hoogst verzuim hebben. Daarbij staat Concernadvies, een vrij kleine afdeling, als daar twee mensen ziek zijn vertekent dat enorm. Afdelingen die het meeste ziekteverzuim hadden, hebben dat nog steeds. Afvalservice staat altijd hoog maar in de benchmark met andere Afvalservicebedrijven zitten ze aan de onderkant, waar ze zelf heel trots op zijn. Het ziekteverzuim heeft een redelijk stabiel beeld. De heer Bruijns vraagt of er zicht op is waarom de psychische klachten hoog zijn. Mevrouw Boers antwoordt dat het in hoofdlijnen zit in werkdruk die mensen ervaren, in een samenspel van problemen op werk en problemen thuis en het niet op tijd aan de bel trekken als het op een van die fronten niet meer goed gaat. Er is geen uitsplitsing van. De heer Maes merkt op dat het aandeel psychische klachten in Breda hoger is in vergelijking met andere gemeenten. Mevrouw Boers antwoordt dat het ziekteverzuim in vergelijking met andere 100.000+ gemeenten lager is maar het aandeel psychische klachten daarin is hoger, hoeveel hoger geeft de analyse niet aan. Mevrouw Nauta is benieuwd of er onderzoek gedaan is of wordt naar de relatie tussen verzuim en arbeidsverloop. Als er een hoog verloop is, wordt de werkdruk ook hoger.

Is er een relatie te zien tussen afdelingen die veel tijdelijk personeel inhuren ten opzichte van vast personeel? Mevrouw Boers antwoordt dat er geen relatie gevonden is tussen ziekteverzuim en vertrek van medewerkers, we hebben sowieso geen hoog vertrekpercentage. Twee jaar geleden zijn diepgaande analyses gedaan naar verbanden tussen inhuur en ziekteverzuim, maar die zijn niet gevonden. Wel is er meer verzuim in teams waar veel werk verandert. Mevrouw Nauta vraagt of het strategisch personeelsmanagement meer inzicht geeft in de relatie tot het ziekteverzuim. Mevrouw Boers antwoordt dat een deel van de mensen die veel verzuimt of langdurig ziek is niet echt op hun plek zit maar daarmee kan het niet allemaal verklaard worden. Er zijn ook veel mensen die getroffen worden door nare ziektes en hard werken om te herstellen. Om de ontwikkelingen in het sociaal domein verder te brengen is gestart met een traject voor teamontwikkeling, wat erop gericht is dat teams zelf in staat worden om te werken aan hun uitdagingen. Het is nog te vroeg om te zeggen dat het werkt maar de medewerkers zijn er enthousiast over. De voorzitter vraagt of er een correlatie is tussen het thuiswerken en het ziekteverzuim.

Blijkt dat medewerkers de contacten tussen collega’s missen? Mevrouw Boers antwoordt dat de directie altijd gezegd heeft: we werken thuis en als het niet lukt thuis of je houdt het niet meer vol, dan kom je gewoon naar kantoor. Er zullen mensen eenzaam zijn thuis en dat zal bijdragen tot het ziekteverzuim. Als er vanaf dinsdag meer mag, hopen we dat er ook meer mensen naar kantoor komen. Dat is ook weer wennen. Preventie wordt vorm gegeven in drie pijlers: 1. je bent fit en vitaal en hoe zorg je dat je dat blijft, 2. Je gehoord en geholpen voelen als er iets uit balans is of raakt. Hoe zoek en vind je hulp en hoe bieden we dat aan en 3. Je bent ziek of verzuimt, hoe krijgen we je zo goed en ze snel mogelijk terug? Het zit in de hoofden van de directie en bij de arbodienst maar het is nog niet gedeeld met de medewerkers, er hoort een communicatieplan bij en een passende aanpak. We willen dat mensen eerder naar bedrijfsmaatschappelijk werk gaan. De providerboog is geregeld en het casemanagement op langdurige ziekte wordt volgend jaar verder uitgerold. 2. Inhuur Mevrouw Boers geeft aan dat alle onrechtmatige inhuur in kaart is gebracht en is of wordt beëindigd. Het proces wordt zo ingericht dat alle inhuur rechtmatig is. In de benchmark is te zien dat Breda iets minder inhuurt dan andere gemeenten.

De redenen voor inhuur zijn pieken in het werk, expertise, een kweekvijver van talent, bij afval pieken opvangen. De heer Maes ziet toch een stijging van 2020 naar 2021 en vraagt of de opdrachtformulering en -verstrekking via de OR moet gaan en gebeurt dat ook altijd? Mevrouw Boers antwoordt dat we in het proces niet langs de OR gaan voor goedkeuring of toestemming. De heer Van Vliet wil een punt van orde maken, het management gaat over dit soort processen en de OR praat met de WOR-bestuurder en niet met de raad. De heer Maes wil ook een punt van orde maken, het is de intentie dat de auditcommissie vandaag praat met mevrouw Boers en met de OR. De voorzitter geeft aan dat het een informatieve sessie is. Deze vraag had misschien aan de wethouder gesteld moeten worden maar er is geen wethouder aanwezig. Mevrouw Boers heeft op een sheet aangegeven welke afdelingen het meest inhuren, dat is een redelijk stabiel beeld. Vorig jaar was de reden voor inhuur bij 48% onbekend, nu is van bijna alle inhuur de oorzaak achterhaald. Dit jaar kunnen we erop inzoomen of de uitgangspunten die we ooit geformuleerd hebben nog steeds kloppen. Bij Participatie is veel ingehuurd, dat had te maken met de coronaregelingen, bij Financiën is veel ingehuurd, dat had te maken met rechtmatigheid en inspanningen op inkoop.

Bij Veiligheid en Leefomgeving zijn extra boa’s ingehuurd en er zijn chauffeurs ingehuurd om de scanauto’s te bemensen, dat blijkt heel vervelend werk te zijn. De heer Bruijns merkt op dat er in vorige jaren discussie is geweest over zzp’ers en tarieven en grootverdieners, dat komt niet terug in de cijfers. Notulen auditcommissie d.d. 10 februari 2022 Pagina 3

Mevrouw Boers antwoordt dat daar niet zo gedetailleerd op ingegaan is maar je ziet wel dat mensen al erg lang bij ons werken en daar hebben of gaan we afscheid van nemen. Als alle inhuur via Flex West-Brabant loopt, krijg je ook meer grip op de prijsstelling maar sommige mensen hebben een specialisatie waar je enorm voor moet betalen. De heer Bruijns vraagt of er, net als in Amsterdam, een onderhandse gunning van een contract is geweest, waar de raad scherp op moet zijn. Mevrouw Boers antwoordt dat alles waar iets mee zou kunnen zijn op de lijst van onrechtmatige inhuur staat en is of wordt beëindigd. We zijn dit jaar begonnen zijn met 70-80 onrechtmatige inhuurcontracten, daarvan lopen er nog minder dan 10 door dit jaar. 3. Ombuiging Mevrouw Boers geeft aan dat er jaar op jaar incidentele tegenvallers en knelpunten waren waar een structureel tekort onder bleek te zitten. Daar is één post van gemaakt van € 5,5 miljoen. Het college heeft opdracht gegeven om dat in twee jaar op te lossen, in 2021 de ene helft en in 2022 de andere helft. In 2021 krijgen alle afdelingen een taakstelling van € 137.500, de invulling is aan de afdeling zelf en ze mogen onderling schuiven en ruilen.

De heer Maes vraagt of er een relatie is te leggen tussen de forse taakstelling en psychische klachten of is dat geen onderwerp van studie? Mevrouw Boers antwoordt dat daar niet naar gestudeerd wordt maar er wordt weinig ingehuurd vanwege ziekte. Er is geconstateerd dat er in het algemeen een onbalans is tussen mensen en middelen, waar die precies van komt, is losgelaten. Hierover is een heftige discussie met de OR gevoerd. De directie vond € 137.500 niet gigantisch veel, dat is ongeveer 1,5 fte per afdeling en de gemiddelde afdeling heeft 80 mensen. De OR heeft de directie ervan overtuigd dat het in totaliteit een advieswaardig traject is. De ombuiging sluit aan bij logische momenten, er zijn geen gedwongen ontslagen en er wordt gekeken naar het effect op de werkdruk. Zodra de taakstelling is ingeboekt, gaat de lijst naar de OR om te toetsen of het volgens de uitgangspunten is gebeurd. Het tweede deel is nog € 2,7 miljoen. Het stroomlijnen van de inhuur is een deel van de besparing en de leges kostendekkend maken. Daarnaast voert Berenschot een benchmark uit die vergelijkt met soortgelijke gemeenten. Het inhuurtraject wordt eind van het jaar geïmplementeerd. De kostendekkendheid van de leges wordt onderdeel van het overdrachtsdossier van het college. De benchmark komt met een week of vier maar voordat we daar iets mee kunnen zijn we een hele poos verder.

Het eind van het verhaal is dat we nog op zoek moeten naar meer mogelijkheden om die € 2.5 miljoen om te buigen. De heer Sips vraagt of het eerste gedeelte in overleg met de OR is gegaan of nog aan OR voorgelegd moet worden. Mevrouw Boers antwoordt dat de OR erbij betrokken wordt als dat bij de oplossing hoort maar als we bijvoorbeeld € 2,5 miljoen weten te besparen op ons energiecontract, is dat niet iets wat met de OR afgestemd moet worden. Als het aan de orde wordt afgestemd met de OR, er is geen kans om daaraan te ontsnappen. De heer Zwartelé, voorzitter van de OR, dankt voor de uitnodiging en geeft aan dat de punten die vanavond door de OR genoemd worden bij de directie en de wethouder bekend zijn. De OR heeft al in 2020 bij de toenmalige WOR-bestuurder aangegeven zich zorgen te maken over de werkdruk in correlatie tot de ambities van het college en heeft de WOR-bestuurder gevraagd of in gesprek te gaan met het college. De OR heeft tevens verzocht om geen gebruik te maken van de kaasschaafmethode bij deze bezuinigingen. De bezuinigingen zijn in verschillende overleggen besproken en uiteindelijk heeft de OR het voor elkaar gekregen dat er een adviesaanvraag is opgesteld. Op 5 oktober 2021 heeft de OR een advies gestuurd. De OR maakt zich zorgen met betrekking tot het welzijn van de medewerkers in het kader van de bezuinigingen.

Hoewel de directie het heeft over ombuiging zijn het voor de OR gewoon bezuinigingen, die gevolgen hebben voor de medewerkers. De gebruikte terminologie zet een andere energie op zaken. De opdracht is om € 5,5 te bezuinigen op de bedrijfsvoering. De directie heeft ervoor gekozen om € 2,5 miljoen te bezuinigen op formatieplaatsen bij alle afdelingen. Dat is 1 tot 1,5 fte per afdeling en komt met 21 afdelingen uit op 21 tot 31 formatieplaatsen, wat bijzonder veel is. De directie is van mening dat deze bezuiniging geen grote impact heeft maar die 21-31 formatieplaatsen hebben wel degelijk gevolgen voor de medewerkers en de werkdruk. Volgens de directie maakt de € 3 miljoen, en zojuist werd € 2,7 genoemd en daarna nog € 2,5 miljoen, geen onderdeel uit van deze adviesaanvraag. De OR heeft geadviseerd om daar wel een verbinding mee te maken omdat beiden gevolgen hebben voor de medewerkers, vooral nu blijkt dat de voorgestelde onderzoeksrichting zoals leges verhogen, ziekteverzuim en inhuur omlaag brengen nog onvoldoende resultaat heeft opgeleverd. Dat is voor de OR aanleiding geweest om de directie te adviseren om voor de tweede helft een plan B te maken met alternatieve bezuinigingsmogelijkheden. Bij de presentatie zojuist bleek dat er aan gewerkt wordt, daar had de OR nog niet van gehoord.

Daarbij komt dat in 2022 ook behoorlijke kostenstijgingen te verwachten zijn en die zullen ook gedekt moeten worden uit de huidige begroting. Dit gaat onder andere om cao-verhogingen, prijsverhogingen en hogere tarieven voor flexkrachten. Om de structurele tekorten op de bedrijfsvoering op te lossen denkt de OR dat er keuzes gemaakt moeten worden in producten en taken, voor nu en in de toekomst. Hoge ambities kosten nu eenmaal geld. De OR zal een aantal punten waar de bezuinigingen direct of indirect invloed op hebben nader toelichten in een notitie voor de raad. De onderwerpen die dat behelst zijn visie en ambitie van het college, werkdruk, de basis op orde, huisvesting, het niet ophogen van budgetten, hogere kosten van de nieuwe cao, inhuur, ziekteverzuim en adviesbureaus. De OR doet een oproep om slim en verstandig te bezuinigen, dat is ook goed voor Breda. Notulen auditcommissie d.d. 10 februari 2022 Pagina 4

De heer Maes is ter ore gekomen dat de OR verzocht heeft onderzoek te doen naar de functiewaardering van de hogere schalen, de directie heeft zichzelf hoger laten inschalen. Is dat een van de mogelijkheden? De voorzitter denkt dat dit niet het gremium is om daar vragen over te stellen, dat is een politieke vraag omdat de OR het zelf niet aangekaart heeft. De heer Maes vraagt of dit wat de OR betreft een optie zou zijn. De heer Zwartelé antwoordt dat de OR dit vooralsnog niet betrokken heeft bij de ombuigingen. Het is een gevoelig onderwerp. De heer Maes is blij dat er in ieder geval naar gekeken wordt. De heer Bruijns vindt het memorabel dat de gemeenteraad in een soort drieluik met de OR mag spreken over wat er in de organisatie gebeurt en gebeurd is. De raad heeft de verantwoordelijkheid om geen moeilijke vragen te stellen die juist het ontstane vertrouwen meteen afbreuk doen. Misschien is het een goede werkvorm om bijvoorbeeld een keer per jaar te horen wat er gebeurt met de opdrachten die de gemeenteraad geeft. Wat adviseert de OR voor de volgende periode, pas op met eventuele extra ambitieverhogingen of is het binnen de kaders te doen voor de organisatie? De heer Zwartelé antwoordt dat het onderwerpen zijn die tegen het licht moeten worden gehouden.

Met ambities is niks mis, dat is mooi voor de stad maar je moet het wel in relatie zien tot hoe het ambtelijk apparaat daarmee om kan gaan. De OR denkt dat goed nagedacht moet worden op alle genoemde onderwerpen, of dat ook waar te maken is en als dat niet te doen is dan moet je duidelijke keuzes maken of je de ambities moet verlagen of er een zak geld bij moet doen. De OR is niet tegen ambities maar het moet wel reëel blijven. Mevrouw Nauta complimenteert de OR met het heldere verhaal. Het helpt de raad om het betoog op papier te krijgen zodat het meegenomen kan worden in alle afwegingen de komende periode. De voorzitter geeft aan dat het verslag van vanavond in ieder geval aan het overdrachtsdocument voor de auditcommissie wordt gehangen. De heer Maes is benieuwd naar de reactie van de wethouder op de relatie tussen het hoge ziekteverzuim en de beoogde taakstelling/bezuiniging. Mevrouw Boers gaf aan het niet te onderzoeken maar staat de wethouder er ook zo in? Wethouder Kranenborg heeft niet het hele gesprek gehoord en is onvoldoende ingewerkt op de portefeuilles van haar collega’s om die zo over te kunnen nemen. Ze neemt vragen vanzelfsprekend graag mee terug. De voorzitter stelt voor dat deze vraag schriftelijk door het college wordt beantwoord. 8.

Voortgang artikel 213a De heer De Groot geeft aan dat dit begon met een motie van de SP, die niet werd ingediend, bij de jaarrekening 2019 over het rechtmatigheidsonderzoek. Er is een aantal gesprekken over gevoerd. De onderzoeken worden wel gedaan maar voldeden niet aan de plek waar moet worden gerapporteerd, de begroting en de jaarrekening. Daaruit kwam de opdracht om opnieuw te kijken naar de verordening Artikel 213a. Het zou goed zijn om een keer in de acht jaar met een blik van doelmatigheid te kijken naar de verschillende programma’s in de begroting en onderzoek te doen, door de gemeente of door derden, of een combinatie. Het zou ook goed zijn om naar de bedrijfsvoeringsprocessen te kijken en daarin keuzes te maken. Het zou ook goed zijn om meer onderzoek te doen naar de paragraaf Bedrijfsvoering of Kapitaalgoederen en weerstandsvermogen, niet allemaal in een keer maar een selectie maken van vijf onderzoeken. Welke vijf staat in de begroting. In de begroting 2022 is voor het eerst een opsomming daarvan gegeven: de governance op de gesubsidieerde instellingen, de verbonden partijen, een evaluatie van opgavegestuurd werken, een evaluatie kapitaalgoederen en een evaluatie digitale strategie. De onderzoeken lopen nu. In de paragraaf Bedrijfsvoering zal worden aangegeven waar we staan met die onderzoeken, een aantal zal afgerond zijn en een aantal zullen nog lopen.

Er is toen best lang gesproken over de acht jaar programmering. Dat het goed zou zijn om in twee bestuursperiodes de hele begroting doorgelicht te hebben. We hebben flink gestoeid hoe we dat in beeld zouden brengen, daar is ambtelijk nog verder op gepuzzeld. Er is teveel beweging om zover vooruit te kijken, de beste methode is om in het volgend jaar te kiezen wat in het afgelopen jaar niet gedaan is en samen te bewaken of de programmering zo dekkend is. De heer Maes merkt op dat het idee van artikel 213a is dat de aanpak systematisch is en dat in twee periodes alles een keer aan bod komt en doorgelicht is. Blijven er straks geen onderdelen buiten schot? De heer De Groot antwoordt dat de systematische aanpak juist de kracht is maar bijvoorbeeld Sociaal Breda is zo breed, hoe kun je dat op acht jaar vooruit vastleggen. Deze ronde gaan we starten met vijf onderzoeken, twee op beleidsinstrumentarium en drie evaluaties. In de verordening is vastgelegd dat de auditcommissie dat systeem in de gaten houdt. Laten we tenminste een keer in de vier jaar kijken of de systematische aanpak continu voldoende geborgd is. 9. Herijking indicatoren Wethouder Kranenborg geeft aan dat er in het begin van deze bestuursperiode een wens voor een dashboard is geuit. Onder andere de heer Bruijns en de heer Smans hebben zich daar hard voor gemaakt.

De afgelopen jaren is een weg bewandeld, die misschien wel tot ieders tevredenheid resultaat heeft kunnen opleveren. Daar is hard aan gewerkt en de auditcommissie is daar intensief bij betrokken geweest. Onlangs is een preview van het dashboard gepresenteerd en nu ligt er een memo over de beleidsindicatoren. Mevrouw Dörr geeft aan dat het verzoek van de auditcommissie was om het in deze periode af te ronden. Dat gaan we ook doen. Er zijn Bredase indicatoren en landelijk verplichte indicatoren. Samen hebben we in Breda Notulen auditcommissie d.d. 10 februari 2022 Pagina 5

een set van 105 indicatoren. De landelijke verplichte indicatoren zijn vooral volgindicatoren, de Bredase indicatoren hebben een streefwaarde, daar sturen we op en die kom je tegen in de begroting en de jaarrekening. Je wil een robuuste set hebben maar je wil ook aanpassingen kunnen doen als het beleid verandert. Vandaar ieder jaar een herijking van de indicatoren, welke nieuwe moeten erbij, welke databronnen drogen op. Die herijking vindt idealiter net na de jaarrekening plaats en net voor er met de begroting gestart wordt. April is het meest natuurlijke moment maar dan zit er een andere samenstelling hier. Op de achtergrond wordt het dashboard gebouwd. In de lijst kun je selecteren en vervolgens de ontwikkeling van de realisatiewaarde zien. Je kan filteren op programma en zoeken op naam, nummer of thema. Er wordt hard gewerkt om het op heel korte termijn aan de raad ter beschikking te kunnen stellen, wel nog met de cijfers van de jaarrekening 2020. De voorzitter heeft de preview gezien en kan mededelen dat de nieuwe raad er meteen mee aan de slag kan. De heer Bruijns had gehoopt dat er nog een extra auditcommissie ingepland zou kunnen worden omdat het een resultaat is waar deze auditcommissie trots op kan zijn. Lof voor de organisatie hoe dat verder opgepakt is. Het is mooi dat we in Breda een eigen dashboard krijgen. De raad kan daardoor beter haar werk doen.

De heer Van Pul merkt op dat er een aantal dubbelingen in de indicatoren zat. Als we niet op de landelijke indicatoren sturen, hoe gaan we dan zorgen dat we op die indicatoren blijven sturen? Wethouder Kranenborg antwoordt dat die bij de herijking in het voorjaar besproken wordt en vraagt om dan voorbeelden mee te brengen. We willen aan de landelijke indicatoren een Bredase variant koppelen. 10. Voortgangsrapportage Verbeterplan De voorzitter geeft aan dat de voortgangsrapportage gisteren naar de accountant is gegaan. Hij heeft de accountant verzocht voor het aantreden van de nieuwe raad verslag te doen en de agendacommissie verzocht om te kijken of het in deze raad nog besproken kan worden zodat de nieuwe raad zich niet in hoeft te lezen. Daarnaast heeft hij vorige week gesproken met wethouder Adank en wethouder Kranenborg over punt 2 van Vreemde ogen dwingen, waar staat dat de rapportages van de interne accountant ter beschikking worden gesteld aan de raad. Het college dacht eraan voldaan te hebben bij de drie systemen die nu gerapporteerd worden en dat er nog 15 processen overblijven. Afgesproken is, dat in de toekomst de auditcommissie of de raad minimaal 1x per jaar bijgepraat worden door de interne accountant hoe het vordert met de verbeterpunten. De auditcommissie kan zich daarin vinden.

Wethouder Kranenborg hecht eraan om de auditcommissie vroegtijdig mee te nemen dat er signalen zijn, geen eindconclusie, maar signalen dat het wellicht spannend zou kunnen gaan worden bij de jaarrekening. We zijn het traject ingegaan, wetende dat het merendeel van de maatregelen tijd nodig heeft voordat je daar effect van ziet. We zien de effecten wel maar we zien ook in de controles dat het mogelijk spannend zou kunnen gaan worden. De voorzitter concludeert dat het aan de nieuwe raad is om daarover te oordelen. 11. Sluiting De voorzitter geeft aan dat de zelfevaluatie nu niet meer aan de orde kan komen. Daarom zal de secretaris een aantal leden bellen voor een telefonisch interview, ook over hoe hij als voorzitter gefunctioneerd heeft, om daarvan te kunnen leren. Hij dankt iedereen voor de positieve bijdrage in de afgelopen vier jaar en de energie die iedereen in de auditcommissie gestoken heeft. De auditcommissie heeft stappen vooruit gemaakt. Als dank daarvoor is er voor alle leden een cadeaubon voor de tijd die buiten het raadslidmaatschap hieraan besteed is. De voorzitter heeft hier en daar wat in moeten grijpen om het gremium apolitiek te houden maar als alle politieke partijen vertegenwoordigd zijn, ga je toch gauw politiek bedrijven. De voorzitter dankt iedereen nogmaals voor de prettige samenwerking van de afgelopen vier jaar.

Mevrouw Nauta wil namens de auditcommissie de voorzitter hartelijk bedanken voor de afgelopen vier jaar. Het apolitiek houden heeft zij als zeer prettig ervaren. We hebben behoorlijk zware dossiers mogen behandelen, te veel om op te noem en. De voorzitter neemt deze pluim aan, dankt iedereen nogmaals en sluit de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 10 februari 2022 Pagina 6