N 09122021 auditcommissie

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 9 december 2021

Voorzitter: Griffier:

de heer H. Jansen de heer R. Wiersma

Leden:

mevrouw C. Kranenborg de heer J. Bruijns de heer P. Smans de heer P. Bakker de heer R. Sips de heer B. Maes de heer J. Taks de heer M. Luijten mevrouw B. Huong

Portefeuillehouder:

mevrouw G. Bos

Rekenkamer:

de heer H. Wieringa

PwC:

de heer A.E. Gerritsma mevrouw A. Kros

Adviseurs:

de heer D. de Groot de heer J. Veuger

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d.9 december 2021 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom, in het bijzonder de heer Gerritsma en mevrouw Kros van PwC en de heer Wieringa van de Rekenkamer. De heer Bakker neemt waar voor mevrouw Nauta, die ziek is. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Mededelingen 3.1. Wethouder Bos hecht eraan om in het vervolg van de sessie over het dashboard aan de auditcommissie mee te delen dat er een routekaart en planning is gemaakt hoe we daarmee verder gaan. De organisatie zal leveren conform deze routekaart. De routekaart zal met de auditcommissie gedeeld worden. 3.2. De heer Maes merkt op dat de provincie grote vraagtekens zette bij de realiteit van de beoogde bezuinigingen op de bedrijfsvoering in de begroting 2021. Er is een toezegging gedaan dat de auditcommissie bijgepraat zou worden en dat is niet gebeurd. Er komen nu zorgwekkende signalen, met name vanuit de OR, dus misschien kunnen zij ook uitgenodigd worden. De voorzitter antwoordt dat dit in de planning staat voor januari of februari. De brief van de provincie over de begroting 2022 is een goed moment om die toezegging gestand te doen. De OR zal erbij uitgenodigd worden. 3.3 De heer Wieringa vervangt de heer Verdellen, die gewoonlijk namens de Rekenkamer aanwezig is bij de auditcommissie. De heer Verdellen is afgetreden, daar heeft hij een brief over gestuurd.

Gisteren hebben de heer Wieringa en mevrouw van Erp, als bestuur van de Rekenkamer, ook een brief gestuurd over deze pijnlijke situatie. De auditcommissie kan hierin een rol pakken, als eerste aanspreekpunt voor de Rekenkamer en zou initiatief kunnen nemen voor een gesprek. De voorzitter heeft kennis genomen van beide brieven en zal in overleg treden met de agendacommissie en met de griffie hoe dit verder opgepakt wordt, in de auditcommissie of in de reguliere politieke sessies. Mevrouw Kranenborg vraagt om terughoudend te zijn met de rol voor de auditcommissie omdat dit onderwerp vrij snel in een politieke setting zal belanden. De voorzitter vindt dat hij een taak heeft als aanspreekpunt voor de Rekenkamer om ervoor te zorgen dat het zo snel mogelijk op de agenda komt. De SP heeft al gevraagd om de brief van de heer Verdellen te agenderen. De heer Bakker vult aan dat GroenLinks initiatief heeft genomen, samen met de SP en het CDA. Hij verwacht dat het snel geagendeerd wordt voor politieke bespreking en kan zich voorstellen dat de auditcommissie daarna nog eens terugblikt en naar het vervolgtraject kijkt. De voorzitter wil niet vooruitlopen op het politiek debat maar houdt dit in het achterhoofd.

3.4 De heer Wieringa deelt mee dat het rekenkamerrapport Transformatie kantoren naar woningen gezien de ontstane situatie rondom het vertrek van de voorzitter en het debat daarover vandaag niet op de agenda staat ter bespreking. De Rekenkamer stelt voor om het in alle rust inhoudelijke aandacht te geven aan het begin van het nieuwe jaar. De voorzitter geeft aan dat als zodanig wordt gehandeld. 4. Ingekomen stukken Er zijn vandaag geen ingekomen stukken. 5. Notulen bijeenkomst auditcommissie 16 september 2021 Deze notulen worden ongewijzigd goedgekeurd, met dank aan de notuliste. 6. Aandachts- en actiepuntenlijst De voorzitter geeft aan dat het punt over de indicatoren nog open staat, daar heeft wethouder Bos zojuist mededeling over gedaan. De heer Smans merkt op dat de indicatoren jaarlijks in januari voor het nieuwe jaar vastgesteld zouden worden maar ziet dat nog niet geagendeerd voor januari. Daarnaast wil hij de leden van de auditcommissie alvast de vraag voorleggen hoe we daar in de toekomst naar willen kijken. We hebben een aantal indicatoren geschrapt omdat die niet verplicht waren. De berap, die we nog maar een per jaar hebben, is vooral geënt op financiële afwijkingen en minder op inhoudelijke afwijkingen ten opzichte van de begroting.

De voorzitter zal dit agenderen in januari of februari en vraagt aan de wethouder of dit in de pas loopt met de tijdlijn of dat het twee afzonderlijke tijdlijnen zijn die aan het eind bij elkaar komen. Wethouder Bos antwoordt dat het een synergie lijkt te gaan krijgen. De voorzitter wil de lijst dan in januari of februari behandelen zodat het in de pas loopt met het opstellen van de jaarrekening en de begroting en uiteindelijk komen de twee paden bij elkaar als het dashboard compleet is. 7. Bespreking boardletter PwC De voorzitter wijst erop dat vragen over het verbeterprogramma voor de volgende sessie bewaard moeten worden omdat het politieke vragen zijn. De heer Gerritsma wil de boardletter bespreken aan de hand van de kernboodschappen die op pagina 3 staan. De belangrijkste boodschap gaat over het verbeterplan. PwC heeft geconstateerd dat er afgelopen periode met Notulen auditcommissie d.d.9 december 2021 Pagina 2

veel energie is gewerkt aan de verbeterslagen. Het verbeterprogramma heeft een langere doorlooptijd en dat betekent ook dat voor de controle 2021 nog wat tekortkomingen gesignaleerd worden omdat die nog niet opgepakt zijn in de eerste en tweede lijn. In de derde lijn worden veel zaken afgedekt maar dat is natuurlijk een controle achteraf, dan is de fout al begaan, zeker als het over rechtmatigheid gaat. Er is met de organisatie gesproken over het verder smart maken, daar is een toezegging over gedaan om daar begin deze maand mee te komen. Daarmee wordt het makkelijker voor de organisatie om te sturen op de realisatie van het plan. PwC is bij de interne beheersing in zijn algemeenheid niet tegen verrassingen aangelopen, dat betekent dat de plannen uit het controleplan voortgezet kunnen worden voor de rest van de controle. Met name in de prioriteitsprocessen worden al stapjes gezet om de verbetering vorm te geven. Dat zal voor de controle 2021 nog niet zo veel effect hebben maar voor 2022 zitten er wel aanknopingspunten. Het fundament van de interne beheersing is de IT. Met concerncontrol is het gesprek gevoerd om te kijken of PwC bij de controleaanpak 2022 kan steunen op beheersmaatregelen die in die applicaties zitten. De voorbereidingen die nodig zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording liggen op schema.

Er is een nieuwe verslaggevingsrichtlijn die mogelijk de jaarrekening gaat raken, die gaat over achterstallig onderhoud bij kapitaalgoederen. De organisatie is aan het inventariseren of een voorziening om te voldoen aan de nieuwe richtlijn gevormd moet worden of niet. Later in het proces zal de accountant kijken of hij zich kan vinden in de conclusies van de organisatie en het college. De samenwerking verloopt nog steeds op een zeer prettige manier. De heer Smans vraagt of er een risico zit in de ontwikkelingen rondom Centric, waar Rian van Rijbroek is toegereden tot het DB. Mevrouw Kros antwoordt dat PwC niet op dat veld bezig is maar vooral kijkt hoe de beveiliging is en het patch management. De heer Smans vraagt of er geen enkel potentieel risico in zit als daar in de bedrijfsvoering een en ander gebeurt. Mevrouw Kros antwoordt dat er altijd een potentieel risico in kan zitten maar de controle focust aan de ene kant op welke contracten er met Centric zijn afgesproken en welke service level agreements en hoe die worden nagekomen. Als die niet nagekomen worden, zitten daar voor de gemeente Breda triggers in. Mevrouw Kranenborg denkt dat de risico’s op het gebied van persoonsgegevens liggen. Er wordt een paar keer gerefereerd aan de paragraaf bedrijfsvoering, wordt daarmee die in de jaarrekening bedoeld? De heer Gerritsma bevestigt dat.

Mevrouw Kranenborg merkt op dat de accountant schrijft dat men zich bewust is van de risico’s op het gebied van fraude of het niet voldoen aan wet- of regelgeving en dat er tot nu toe geen aanleiding is om te denken dat het heeft plaatsgevonden maar toch worden op een aantal onderdelen de restrisico’s als hoog gekwalificeerd. Zijn die restrisico’s nog verder naar beneden te brengen en kunnen de processen dan wel werkbaar blijven? Kunnen we daar aanvullende maatregelen op nemen of is dit iets wat je moet accepteren? De heer Gerritsma antwoordt dat de restrisico’s inherente risico’s zijn. Vervolgens wordt gekeken welke maatregelen in de organisatie genomen zijn om ze te voorkomen of te signaleren voor het gaat komen. Dat zit voor een deel bij het volgen van wet- en regelgeving maar gaat ook over cultuur en gedrag, stimuleer je als organisatie integriteit? Vervolgens is gekeken naar beheersmaatregelen, bij een paar blijft een belangrijk risico over wat zou kunnen leiden tot een fout in de jaarrekening. Daar wordt extra aandacht aan gegeven in de controle. De heer Bakker vraagt of de accountant gekeken heeft naar cultuuraspecten en waar die terug te vinden zijn in de bevindingen. De heer Gerritsma antwoordt dat er geen audit specifiek op cultuur en gedrag wordt gedaan.

Het is meer wat de accountant opvangt in de gesprekken, hoe wordt omgegaan met de bevindingen, is er een gewillig oor? Er wordt veel aandacht en energie gestoken in de verbeterslag. Dat moet nog wel verder in de organisatie maar dat krijg je niet van de ene op de andere dag georganiseerd. Het college wil gaandeweg de uitvoering van het plan daar ook over rapporteren. De heer Bakker vraagt of er teruggekeken is naar de fouten bij de Europese aanbestedingen. Het kan zijn dat er fouten zijn die willens en wetens gemaakt zijn omdat andere aspecten veel zwaarder gewogen hebben of dat het niet bewust was. Dat zijn twee verschillende dingen. De heer Gerritsma antwoordt dat het college monitort. De accountant volgt of er verbeterslagen worden gemaakt. De voorzitter adviseert om deze politieke vraag in de volgende sessie aan het college te stellen. Mevrouw Huong merkt op dat in de controleaanpak staat dat de accountant de naleving van het inkoopbeleid toetst maar niet meeneemt in het oordeel omdat het niet in het normenkader staat. Wordt dit wel gedeeld met het college? Kan de accountant een beperkte rapportage van de bevindingen over de naleving van het inkoopbeleid delen met de raad? De voorzitter merkt op dat dit een politieke vraag is die thuishoort in de volgende sessie.

Mevrouw Huong noemt het nu omdat de accountant het schrijft in de controleaanpak, dat de raad dat optioneel kan opnemen in het normenkader. De heer Gerritsma antwoordt dat in het controleplan aangeven is dat de raad het normenkader mag bepalen. Een aantal dingen staat gewoon vast, dat is externe wet- en regelgeving. De verordeningen staan ook vast. Voor een aantal dingen kun je wel kiezen, hoe ver de controle moet gaan. PwC komt bijna niet tegen dat een raad Notulen auditcommissie d.d.9 december 2021 Pagina 3

besluit om het inkoopbeleid en de overige collegebesluiten in het normenkader op te nemen. Daarmee zou je uit de pas lopen met de grote meerderheid van de gemeenten. De accountant kijkt wel hoe de interne beheersing daaromheen is en als daar bevindingen over zijn, worden die in het rapport interim-bevindingen opgenomen en in het accountantsverslag maar er wordt niet op getoetst. Mevrouw Huong vraagt waarom de accountant dan vermeldt dat het optioneel is. Is het wel verstandig om het op te nemen of staat dat er ieder jaar bij? De heer Gerritsma antwoordt dat het erbij staat omdat de raad de mogelijkheid heeft om dat te doen. Het antwoord op de vraag of het vaak voorkomt is helder. De heer Gerritsma is het in alle jaren één keer tegengekomen. Er wordt inderdaad gekeken of de Europese aanbestedingsregels gevolgd worden en als er bij de overige inkopen afwijkingen worden gezien van andere wet- en regelgeving dan wordt dat gesignaleerd maar er wordt niet specifiek op getoetst. Mevrouw Huong vraagt of de accountant het wel of niet verstandig vindt om het op te nemen in de controleaanpak. De voorzitter merkt op dat dat een politieke vraag is, die inmiddels door de accountant beantwoord is. De voorzitter concludeert dat de auditcommissie zich kan vinden in de boardletter en stelt voor de overige raadsleden een briefje te sturen dat we dit ter kennisgeving aannemen.

De commissie kan zich daarin vinden. 8. Bespreking controleplan en normen- en controleprotocol De heer Gerritsma geeft aan dat hiervoor een andere vorm gekozen is dan vorige jaren om het wat makkelijker en toegankelijker te maken en om aan geven waar de speerpunten zitten in de controle. Mevrouw Kranenborg vraagt of het normenkader hetzelfde is als vorig jaar behoudens een aantal verordeningen die zijn ingetrokken of aangepast. De heer Gerritsma bevestigt dat. Mevrouw Kranenborg vraagt of de Omgevingsvisie nu al bij de Structuurvisie 2030 op pagina 22 vermeld moet worden of volgend jaar pas. De heer Gerritsma antwoordt dat de Omgevingswet pas effect heeft op de jaarrekening 2022. Mevrouw Kranenborg merkt op dat de Omgevingsvisie wel vastgesteld is. Wethouder Bos denkt dat het stuk op zichzelf overeenkomt met vorig jaar. De heer De Groot kan hier weinig aan toevoegen. PwC heeft een mooie manier gekozen om de raad mee te nemen in wat de accountant allemaal doet. Mevrouw Huong vraagt of de accountant bij de inkopen en aanbestedingen controleert of de partij waar het aan gegund is een connectie heeft met een van de nevenactiviteiten van de wethouders en of de opdrachten die op onrechtmatige wijze zijn vergund, over de jaren heen aan steeds dezelfde partij zijn gegund.

De heer Gerritsma antwoordt dat de accountant na een fout kijkt of er verbetering is maar soms loopt een contract meerdere jaren door en blijft dan ook meerdere jaren onrechtmatig. De accountant evalueert het type fout en de achtergrond ervan omdat dat iets zegt over de interne beheersing en over de risico-inschatting maar gaat niet terugkijken of het bijvoorbeeld een bevinding was die in 2012 ook een keer is voorgekomen. Het is meer kijken naar dit jaar. Of het in eerdere jaren voorgekomen is, is niet meer relevant voor deze controle. De heer De Groot vult aan dat het er niet toe doet voor de accountantscontrole maar concerncontrol kijkt er wel naar als er signalen zijn. Bijvoorbeeld als een factuur niet matcht met het contract, dat het een soort onderaannemen lijkt. Dan worden de patronen van de afgelopen jaren wel nagelopen maar meestal was het allemaal netjes. Mevrouw Huong merkt op dat in de controleaanpak staat dat de naleving van het inkoopbeleid getoetst wordt maar uit het antwoord van de accountant maakt zij op dat dat af en toe gebeurt maar niet zo standaard als dat zinnetje doet denken. De voorzitter merkt op dat dezelfde vraag nu drie keer gesteld is. De heer Gerritsma antwoordt dat het inkoopbeleid geen onderdeel van het normenkader is dus daar hoeft de accountant niet op te controleren en afwijkingen wegen niet mee in het oordeel.

Er wordt met een steekproef naar een paar inkopen gekeken en als daar afwijkingen gezien worden ten opzichte van het inkoopbeleid wat intern geldt, rapporteert de accountant daarover in de interim-controle. De accountant denkt wel mee over verbeteringen in de organisatie en rapporteert over afwijkingen, ook als ze niet meewegen in het oordeel. De voorzitter vraagt of de commissie ermee akkoord gaat om deze stukken naar de hamerraad te geleiden. Mevrouw Huong zou graag willen dat het inkoopbeleid (tijdelijk) opgenomen wordt in het normenkader en wil daar een motie voor schrijven en wil dus dat het naar de oordeelsvorming gaat. De voorzitter concludeert dat er genoeg over gesproken is en dat er geen vragen meer zijn aan de wethouder of de accountant. Formeel moet de raad hier een besluit over nemen, met name over het normen- en controleprotocol. Hij wil de agendacommissie voorstellen dat het gelijk naar de hamerraad gaat. Mevrouw Huong zou graag willen dat het inkoopbeleid opgenomen wordt in het normenkader, tenminste tijdelijk, en wil daar een motie voor schrijven. Zij denkt dat het dan naar de oordeelsvorming moet maar de spelregels zijn veranderd. De voorzitter denkt dat het direct naar de debatraad gaat. Als mevrouw Huong iets toegevoegd wil hebben aan het raadsvoorstel, moet dat met een amendement, dat kan niet met een motie. Hij zal het voorleggen aan de agendacommissie.

Mevrouw Huong had begrepen dat er een oordeelsvorming moet komen als een raadslid een motie in wil dienen. Notulen auditcommissie d.d.9 december 2021 Pagina 4

De heer Maes hoopt dat er toch een advies van de accountant kan komen om een goed oordeel te kunnen vormen over het amendement wat mevrouw Huong aankondigt. De voorzitter vraagt of de heer Maes denkt dat het naar de oordeelsvorming moet. De heer Maes denkt dat dan dezelfde discussie als hier nog een keer gevoerd wordt en in de debatraad weer. Mevrouw Kranenborg vraagt om debat hier niet verder te voeren maar dit bij de agendacommissie neer te leggen met de overwegingen. De voorzitter zal dit doorgeleiden naar de agendacommissie, die bepaalt of het naar de oordeelsvorming of naar de debatraad gaat. Mevrouw Huong denkt dat dit ook buiten de agendacommissie bespreekbaar moet zijn. De heer Gerritsma antwoordt op de vraag van de heer Maes dat het advies afhangt van wat de raad wil bereiken en of de raad bereid is de meerkosten te dragen. 9. September circulaire 2021 en begrotingswijzigingen 2021 en 2022 Wethouder Bos geeft aan dat gepoogd is om het verhaal, wat vrij standaard is, zo duidelijk mogelijk voor het voetlicht te brengen. De voorzitter merkt op dat het college voorstelt om de posten voor het revalideren van ‘t Zoet die in de begroting 2022 zijn opgenomen naar voren te halen met een begrotingswijziging in 2021 en dit ten laste te laten komen van de post Onvoorzien. Dat is logisch want de uitgaven zijn al gedaan.

Maar in 2022 vloeien de gelden die opgenomen zijn niet terug naar de algemene reserve. De heer Veuger antwoordt dat het naar voren halen op twee manieren uitgelegd kan worden. In dit geval zijn activiteiten naar voren gehaald, wat niet meteen wil zeggen dat we in de toekomst minder activiteiten gaan doen. In 2021 doen we meer dan we verwacht hadden maar we trekken niet de conclusie dat we ook in 2022 minder gaan doen. Vanuit dat perspectief wordt de begrotingswijziging voorgesteld voor 2021 en niet automatisch ook voor 2022. De voorzitter merkt op dat er expliciet staat dat de uitgaven die nu gedaan zijn opgenomen waren in 2022 dus er wordt meer geld in ’t Zoet gestoken. Wethouder Bos vindt dat een goede conclusie. De voorzitter vraagt of dit gevolgen heeft voor het meerjarenperspectief. De heer Veuger antwoordt dat de septembercirculaire in het algemeen geen invloed heeft op het meerjarenperspectief in de begroting 2022 omdat het grotendeels al in de begroting is meegenomen. De voorzitter vraagt of dit stuk doorgeleid kan worden naar de hamerraad. De commissie gaat daarmee akkoord. 10. Rondvraag De voorzitter geeft aan dat de auditcommissie het op zich heeft genomen om de motie Vreemde ogen dwingen in goede banen te leiden. Deel twee van de motie, het in de hand geven van de controlerapporten van de audit is tot op heden niet gedaan terwijl dat wel de wens van de raad is.

Wethouder Bos neemt deze vraag mee terug naar het college om te bespreken hoe daar op de beste manier invulling aan gegeven kan worden, ook in overleg met de concerncontroller. 11. Sluiting De voorzitter dankt iedereen voor de aanwezigheid en wenst iedereen prettige feestdagen, een goede jaarwisseling en een nieuw jaar zonder covid ellende.

Notulen auditcommissie d.d.9 december 2021 Pagina 5