N 08072021 auditcommissie

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 8 juli 2021

Voorzitter: Griffier:

de heer H. Jansen de heer R. Wiersma

Leden:

mevrouw C. Kranenborg de heer J. Bruijns (later) de heer P. Smans mevrouw H. Nauta de heer A. van Drunen (later) de heer D. Uijl de heer J. Taks de heer J. van Etten mevrouw B. Huong

Gastspreker:

de heer J. Kooij, Rekenkamer Amsterdam en Zaanstad

Portefeuillehouders:

mevrouw G. Bos de heer B. Adank

Rekenkamer:

de heer H. Verdellen (gedeeltelijk) mevrouw J. Wiggers

Adviseurs:

de heer J. van Esch de heer D. de Groot (gedeeltelijk)

Vastgesteld in de vergadering van

,voorzitter

,griffier

Notulen auditcommissie d.d. 8 juli 2021 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen welkom bij de laatste auditcommissie voor het reces. 2. Vaststellen agenda De voorzitter geeft aan dat de heer De heer Kooij van de Rekenkamer Amsterdam in het eerste deel van de vergadering een presentatie zal geven over het zicht op de financiële positie van de gemeente Amsterdam en Zaanstad. De commissie gaat akkoord met de agenda. 3. Presentatie Rekenkamer Amsterdam en Zaanstad a. Presentatie De heer Kooij: ik ben onderzoeker bij de Rekenkamer van Amsterdam en Zaanstad en wil wat vertellen over onze onderzoeken naar de financiële positie. Ik werk sinds 2010 bij de Rekenkamer en in 2013 vroeg mijn directeur hoe het eigenlijk ging met de financiële positie van Amsterdam en Zaanstad in vergelijking met andere Nederlandse gemeenten. De kredietcrisis liet toen steeds meer gevolgen merken in het openbaar bestuur. Ik kwam niet echt een goed instrumentarium tegen. Toen hebben we zelf maar iets bedacht, we hebben eerst een ruwe analyse gemaakt van de financiële positie van Nederlandse gemeenten. In 2014 heb ik me onder andere beziggehouden met het bestuderen van internationale literatuur over het meten en beoordelen van de financiële positie van lokale overheden en gekeken naar dossiers van artikel 12-gemeenten in Nederland, de gemeenten met financiële problemen.

De opgedane inzichten heb ik betrokken in het onderzoek wat ik in 2016 en 2017 heb gedaan in Amsterdam en Zaanstad, waar we zelf een raamwerk en instrumentenpaneel hebben ontwikkeld. Dat is in 2020 geactualiseerd en ondertussen is de gemeente Weesp, die volgend jaar opgaat in Amsterdam, ook aangesloten. Waarom is inzicht in de financiële positie zo belangrijk? In de Voorjaarsnota 2021 signaleerde het college van Amsterdam een financieel knelpunt, een dilemma tussen de vurige noodzaak om te investeren in de groeiende stad en de dringende noodzaak om te investeren in achterstallig onderhoud. Het college zei dat deze investeringen niet te verenigen zijn met een houdbare financiële positie. De financiële positie wordt vervolgens door het college helemaal gedefinieerd met de netto schuldquote, een van de verplichte kengetallen. Het college wil dat dat onder 130% blijft. Wij vragen ons af, waarom die grens van 130% zo belangrijk is en waarom zou het daarna niet meer houdbaar zijn? Die 130% wordt als signaalwaarde door de provincie gehanteerd maar het gaat om de onderbouwing. Een ander punt is dat investeren in een groeiende stad mogelijk inkomsten oplevert. Achterstallig onderhoud kun je ook beschouwen als niet financiële schuld, die op enig moment wel moet worden ingelost.

Om op dit soort vragen een antwoord te kunnen geven moet je goed zicht hebben op alle aspecten van de financiële positie. Op grond van de Gemeentewet moet de raad erop toezien dat de begroting structureel en reëel in evenwicht is. De raad moet zich daar zelfstandig een oordeel over kunnen vormen. Daarvoor is een compact, samenhangend en compleet verhaal op hoofdlijnen over de financiële positie nodig. Hoe krijg je een goed zicht op de financiële positie? In het voorbeeld staan de verplichte indicatoren zoals ze in de BBV opgenomen zijn en de indicatoren uit de test houdbare gemeentefinanciën van PwC. Welke indicatoren zijn de goede? Onze boodschap is: begin niet direct met kiezen van kengetallen maar bepaal eerst welke informatie nodig is voor een goed beeld en wat versta je eigenlijk onder de financiële positie. Ga daarna zoeken welke kengetallen het beste passen bij die elementen. Ook als je passende kengetallen hebt gekozen, beschouw dat als het is een begin van een verhaal, het gaat zowel om de cijfers als om de duiding ervan. Wij zijn begonnen met systematisch de financiële positie te definiëren. Daarvoor is geput uit inzichten uit de literatuur. We hebben onderscheid gemaakt tussen prestaties en risico’s en gekeken welke mogelijkheden de gemeente heeft om de financiële positie te verbeteren of tegenvallers op te vangen.

In de literatuur wordt vaak onderscheid gemaakt tussen financiële prestaties op korte termijn en op lange termijn. We hebben er ook voor gekozen om de verbonden partijen eruit te lichten omdat er veel organisaties zijn waar, als daar financiële problemen ontstaan, die voor rekening van de gemeente kunnen komen. De verbonden partijen worden niet standaard meegenomen in de jaarrekening. Tot slot hebben we het voorzieningenniveau erbij genomen. Het idee is dat de voorzieningen moeten voldoen aan de wensen en behoeften van de lokale samenleving. Als de gemeente die taken niet naar tevredenheid uitvoert, zal er druk op komen te staan, die zich gaat vertalen naar financiële effecten. Wij beschouwen de liquiditeit niet als relevant omdat in Nederland, door de artikel12-steun, gemeenten niet failliet kunnen gaan. Dat betekent dat kredietverstrekkers geen risico’s lopen en altijd bereid zijn geld te lenen. Vanuit een zekere doelmatigheid is de liquiditeit wel belangrijk. Als je die twee uitsplitsingen neemt ontstaat een raamwerk en dat is de basis voor onze analyses geweest. Aan de bovenkant zie je prestaties, risico’s en mogelijkheden staan en aan de linkerkant financiële prestaties op korte termijn, op lange termijn, verbonden partijen en het voorzieningenniveau. Als je dat kruist krijg je een raamwerk.

Het is niet bedoeld als een blauwdruk, dit zijn de kengetallen die wij in onze context haalbaar en passend vonden. In Breda zou het heel anders kunnen zijn. Het saldo van baten en lasten vind ik een ondergewaardeerd gegeven, het geeft een mooi inzicht in het bedrijfseconomisch resultaat en dat komt overeen met de mate van stijging of daling van het eigen vermogen van de gemeente. Op de lange termijn wil je informatie hebben over het structureel financiële resultaat en de ontwikkelingen. Het eerste voorbeeld is het structureel saldo, dat laat zien hoe het structureel evenwicht is tussen baten en lasten. We vonden het aardig om het aan te vullen met de Notulen auditcommissie d.d. 8 juli 2021 Pagina 2

analyse van schuld ten opzichte van de vaste activa omdat dat laat zien in hoeverre schuld samenhangt met investeringen of juist niet. Tot slot is gekeken hoe het achterstallig onderhoud zich ontwikkelt. Bij de risico’s gaat het vooral om het uit elkaar trekken in incidentele en structurele risico's. We hebben voor de korte termijn iets geanalyseerd voor risicovolle investeringen, dat is de omvang van de leningen, grond en deelnemingen omdat daar het risico is van eenmalige afwaarderingen. In Breda is er een kengetal voor doorgeleend geld, dat zou je hier toe kunnen rekenen. Structureel hebben we gekeken naar de afhankelijkheid van het Rijk. Het meest aangewezen om een incidentele tegenvaller op te vangen is het eigen vermogen en bij structurele tegenvallers de belastingcapaciteit. Je kunt ook kijken naar de flexibiliteit in de begroting. Bij de verbonden partijen is er noodzaak voor een pragmatische benadering en wij kozen ervoor om het financiële resultaat, de blootstelling aan risico’s en de omvang van alle verbonden partijen te aggregeren en wegen naar het belang voor de gemeente om inzicht te geven in wat er gebeurt. Het voorzieningenniveau is een theoretisch concept.

Wij hebben hier geen goed kengetal voor kunnen definiëren maar je zou wel kunnen kijken naar het aggregeren van de beleidsindicatoren, als die goed ingeregeld zijn Wat levert onze aanpak op? Je kunt het in een compacte monitor opnemen, zoals op de sheet, maar je kunt ook zeggen, het is het begin van een verhaal. Bij Amsterdam zagen we een verslechtering van het saldo van baten en lasten, een dalende algemene reserve, een daling van het structureel saldo, een stijging van de schuld ten opzichte van de vaste activa en een toename in de afhankelijkheid van derden. Er waren ook positieve dingen, de kans op eenmalige tegenvallers was afgenomen en de belastingdruk was gedaald. We zagen ook dat de Amsterdamse financiële prestaties weliswaar waren verslechterd maar nog steeds veel beter zijn dan bij de meeste andere gemeenten. Zo ontstaat het begin van een verhaal. We zien daarnaast dat je deze systematiek zou kunnen gebruiken om de verwachte gevolgen van grote beslissingen in beeld te brengen. Voor Amsterdam, Zaanstad en Weesp hebben we gekeken hoe hypothetische incidentele en structurele financiële tegenvallers, zoals de coronacrisis, zouden kunnen doorwerken op de financiële positie en als het college bepaalde oplossingen zou gaan voorstellen, hoe die dan weer zouden doorwerken.

Hoe werken bezuinigingen op taken door, wat betekent het als wordt voorgesteld om leningen en garanties te gaan verstrekken in plaats van subsidies? In de presentatie staat een sheet met links naar projectpagina’s en rapporten. b. Vragen van de auditcommissie Mevrouw Nauta dankt voor de presentatie en het vooraf doorsturen, dan is het beter te volgen. U gaf aan dat je het aggregeren van beleidsindicatoren pragmatisch moet gaan invullen en dat dat in Amsterdam niet zo goed lukt. Zijn jullie daar inmiddels al verder in het onderzoek? De heer Kooij antwoordt dat het technisch wel kan maar heel bewerkelijk was omdat in de verslaglegging van Amsterdam en Zaanstad geen aggregaat is. We hebben gekeken naar de effecten en prestatiedoelen, zoals die door de gemeente zelf zijn geformuleerd en we hebben gekeken in hoeverre de realisatie van die doelen bereikt was. Dat hebben we gevat in een percentage. De kwaliteit van de indicatoren is ondermaats. Daar hebben we vorig jaar nog een rapport over uitgebracht. De heer Smans vindt het hartstikke interessant, bijvoorbeeld om de geboden voorzieningen in kaart te brengen als zijnde een financieel risico. Hij vraagt hoe het met de interpretatie van het dashboard gaat want dat lijkt op een heleboel verschillende manieren te kunnen.

De heer Kooij benadrukt dat dit dashboard ontwikkeld is als illustratie voor de raden van Amsterdam en Zaanstad en erg gedreven is door wat er beschikbaar was. Als een gemeente zelf het dashboard in beheer zou houden, zijn er allerlei mogelijkheden voor om te zorgen dat bepaalde essentiële informatie ook beschikbaar is. Het tweede is dat een dashboard het begin is van een verhaal. De interpretatie is bijna nooit eenduidig maar het begint met een signaal. Het vergt een gesprek met elkaar. De Amsterdamse en Zaanse raad hebben veel moeite om de informatievoorziening te verbeteren en daar structureel aandacht aan te geven. Zaanse raadsleden hebben manmoedig geprobeerd om een financieel vraagstuk te doorgronden maar de ambtelijke organisatie hield bij drie sessies steeds dezelfde presentatie. Het is heel taaie materie voor de raadsleden en daarom wordt het niet gebruikt. De voorzitter merkt op dat het dus een politieke wil is of je wel of niet het instrument gebruikt. De heer Kooij antwoordt dat de raad in de positie is om dat te bepalen. Amsterdam deed vijf jaar geleden een raadsenquête naar financieel beheer, waar ook allerlei problemen werden gesignaleerd die we onder andere met dit rapport proberen te adresseren. Mevrouw Huong vindt het soms al lastig om bijvoorbeeld de kosten en baten helder te krijgen.

Het college noemt een getal maar de registeraccountant Leo Verhoef gaf aan dat dat vaak niet klopt. In Breda werd dit jaar € 11 miljoen uit de reserves gehaald en dat werd meegerekend bij de kosten en baten. Moet de raad proberen te doorgronden of de kosten en baten kloppen? De heer Kooij kan geen oordeel geven over de jaarrekening van Breda. Feit is, dat gemeenten op grond van de wet twee verschillende soorten resultaat rapporteren en dat is ingewikkeld. Het ene resultaat is het rekeningresultaat inclusief mutaties en reserves, dat is belangrijk voor het budgetrecht want dat geeft aan of het college meer of minder geld heeft uitgegeven dan de raad heeft gealloceerd maar het saldo van baten en lasten is een bedrijfseconomisch resultaat. Het is een verplicht onderdeel in de jaarrekening maar het wordt nooit besproken. Notulen auditcommissie d.d. 8 juli 2021 Pagina 3

Mevrouw Huong vraagt of de heer Kooij ervoor pleit dat het resultaat exclusief de mutaties en reserves wordt aangegeven. De heer Kooij antwoordt dat dat ook in de jaarrekening staat, dat is verplicht. Hij pleit ervoor dat er meer aandacht aan wordt gegeven. De heer Uijl denkt dat de duiding van de indicatoren voor raadsleden handig kan zijn, ook ter vergelijking. De heer Kooij vindt dat een goed punt. De verplichte indicatoren zijn niet genormeerd. Er is geen empirisch bewijs bij welke grens van de netto schuldquote de gemeente onherroepelijk in de problemen komt. Het college van Amsterdam legt de nadruk op 130% maar ik heb geen bewijs kunnen vinden waarom boven de 130% problematisch is. De vergelijking met andere gemeenten is wel eindig, je kunt er bijvoorbeeld een comfortabel gevoel aan overhouden terwijl je de beste van de slechten bent. De voorzitter vraagt of de eenmalige tegenvallers elk jaar door Amsterdam en Zaanstad in kaart worden gebracht. De heer Kooij antwoordt dat het onderscheid tussen incidenteel en structureel een verplicht onderdeel is voor de financiële verantwoording van gemeenten. Daarnaast is het aan de colleges om dat te duiden bij de verantwoording. In Amsterdam lieten wij in 2019 zien dat het saldo van baten en lasten negatief was door de afwaardering van het Afvalenergiebedrijf, wat € 200 miljoen heeft gekost.

De voorzitter vraagt wat het advies van de heer Kooij zou zijn, hoe we hiermee om zouden kunnen gaan. De heer Kooij hoopt dat het raamwerk niet als een blauwdruk wordt beschouwd maar als een manier om te gaan praten over de financiële positie. Voorkom dat het gaat over één aspect en dat andere buiten beeld blijven. Het raamwerk kan een startpunt zijn maar bepaalde elementen passen misschien niet goed bij Breda. Misschien zijn verbonden partijen voor Breda niet zo interessant. Denk elke keer wat een goed kengetal is, dat past bij de informatie die je wil. De heer Smans merkt op dat jullie liquiditeit en solvabiliteit niet opnamen omdat gemeenten niet failliet kunnen gaan maar je kan toch niet zomaar extra schulden aangaan en geld uitgeven? De heer Kooij vindt dat een vraag voor de treasurer. Het is wel belangrijk om op te letten hoeveel geld je leent en of het doelmatig is maar door de garantieregeling is er nog nooit een gemeente geweest die rekeningen niet kon betalen, ook artikel-12 gemeenten niet, en er is ook nog nooit een geval geweest dat een schuldeiser van de gemeente niet al het geld heeft gekregen. Vanuit dat perspectief is er geen noodzaak om het verder te nuanceren. De heer van Esch voelde zich aangesproken omdat ging over de treasurer.

Hij is het in grote lijnen eens met de heer Kooij dat een gemeente niet failliet kan gaan maar aan de andere kant moet je je als raad wel achter de oren krabben als de solvabiliteit ineens negatief wordt. De discussie dat we in Breda een ramp hebben met de solvabiliteit terwijl die rond de 20% is, is in mijn ogen een irreële non-discussie. Ik ben het voor 80% met de heer Kooij eens en voor 20% met de heer Smans. Mevrouw Huong geeft aan de heer Van Esch aan dat het solvabiliteitsratio rond de 15% schommelt en niet 20%. De heer Van Esch denkt dat mevrouw Huong de percentages bedoelt die worden genoemd in de meerjarenbegroting. In de jaarrekening zit die iets onder de 20 maar Breda heeft een enorme hoeveelheid geld uitgeleend aan partners die echt heel solide zijn. Als we die doorgeleende leningen eraf trekken, dan wordt stijgt de solvabiliteit naar 23%. Dit onderstreept dat je dit soort kengetallen in het goede perspectief moet zien en dat je vooral moet kijken naar de set van indicatoren. De heer Van Esch durft te wedden dat de solvabiliteit bij de jaarrekening 2021 omhoog gaat. c. Reactie van het college Wethouder Bos dankt voor het duidelijk verhaal. Ze constateert dat we het in Breda misschien nog niet zo slecht doen, maar er valt altijd iets te verbeteren.

Het is fijn dat u het in Amsterdam ook belangrijk vindt om de kengetallen in onderlinge verhouding te zien en te wegen de bijzondere positie van de overheden in herinnering roept. We hopen de leerpunten uit uw presentatie te kunnen gebruiken in de producten voor de raad. De voorzitter sluit dit onderdeel af met de heer Kooij heel hartelijk te danken voor zijn heldere en duidelijke presentatie. Als de leden van de auditcommissie ermee akkoord gaan zal hij met de griffier brainstormen om te kijken of we een aantal elementen uit deze presentatie in onze cyclische producten kunnen verwerken. De heer Smans vindt dat een mooie uitdaging en zou daar graag bij aansluiten. De voorzitter neemt dit aanbod graag aan. Er wordt in ieder geval een verslag van gemaakt en hopelijk wil het college hier ook over in gesprek. De voorzitter dankt de heer Kooij nogmaals voor zijn aanwezigheid en de presentatie. De voorzitter stelt voor om enkele agendapunten in het eerste gedeelte te behandelen. 4. Verordening art 213 a. Wethouder Adank geeft aan dat de gevraagde aanpassing verwerkt is en stelt voor het raadvoorstel zo spoedig mogelijk in het besluitvormingsproces op te nemen. De heer Smans kan zich er grotendeels in vinden maar in het hele stuk worden niet een keer de indicatoren aangehaald en die zijn een belangrijk deel van de doelmatigheid en doeltreffendheid.

Hij vraagt zich af waarom dat niet is gedaan en waarom die niet terug zouden moeten komen. Wethouder Adank vindt dit een terecht punt en zal dit met de controller bespreken. Notulen auditcommissie d.d. 8 juli 2021 Pagina 4

Mevrouw Nauta heeft een technische vraag naar aanleiding van artikel 2, daar staat onder sub 1 dat dit in beginsel eens in de acht jaar gaat gelden om de programma’s te onderzoeken op doelmatigheid en doeltreffendheid en bij sub 2 staat dat dit voor de concernbrede processen en taken jaarlijks gedaan wordt. De heer De Groot is inmiddels aanwezig en antwoordt dat de 8 jaarprogrammering erop toeziet dat elk deel van de begroting tenminste een keer in de acht jaar onderzocht wordt in beleidsmatige zin. Dat gaat om effectiviteit en meetbaarheid van beleid. In het proces gaat het meer om, doen we de dingen intern goed en op de meest efficiënte manier. De scheidslijn is niet echt scherp maar zit tussen het effect in de stad en de manier waarop we het doen. Mevrouw Nauta vraagt waarom er gekozen wordt voor een periode van acht jaar, vier jaar, samenlopend met de raadsperiode, zou veel logischer zijn. De heer De Groot antwoordt dat de wet oproept om dit soort onderzoek te doen maar de vrijheid bij de gemeente laat om dat verder in te richten. De acht jaarstermijn is een overblijfsel van de vorige verordening. Eens per vier jaar de hele begroting doorlichten in beleidsmatige zin kan, maar is heel veel werk. Er zit in de verordening ook een element van afstemming met de Rekenkamer. Eigenlijk zit er een doelmatigheidsafweging in de doelmatigheidsverordening.

Wethouder Adank herhaalt de vraag van de heer Smans waarom er in de verordening niets staat over indicatoren. De heer De Groot antwoordt dat dit per definitie over meetbaarheid gaat. Bij elk onderzoek wat je doet naar de kwaliteit van processen, specifieke thema’s of beleidseffecten is de meetbaarheid van essentieel belang want zonder de meetbaarheid kun je de doelmatigheidsafweging niet maken dus in elk onderzoek komen indicatoren naar voren. Wethouder Adank vraagt waarom er dan niets over gezegd wordt. De heer De Groot antwoordt dat het voor hem als econoom zo logisch is als wat is dat doelmatigheidsonderzoek niet zonder kan. De heer Smans vraagt om het dan ook op te schrijven. Wethouder Adank zal kijken of het goed verwoord kan worden in het voorstel. De heer De Groot merkt aanvullend op dat de discussie over indicatoren vrij snel over dat ene getal gaat en dat kan leiden tot een versmalling. Doelmatigheidsonderzoek gaat over meten in algemene zin dus als uitleg kan het een mooie aanvulling zijn maar ik zou het niet versmallen tot dé indicator want het gaat om het geheel van meten. De heer Smans merkt op dat we daarom dit onderzoek een keer in de acht jaar doen en als de indicator niet goed is of het meten niet goed gaat, hebben we een ander vraagstuk.

Mevrouw Huong merkt op dat de heer De Groot zei dat het doorlichten op doelmatigheid en doeltreffendheid een enorm karwei is, ook voor eens in de acht jaar, maar is dit dan heel anders dan dat we in de jaarrekening zouden moeten terug zien, de effecten van het beleid. Dat waar de Rekenkamer al sinds jaar en dag om vraagt en zegt dat het ontbreekt in de jaarstukken, verschilt dat van artikel 213a?. De heer De Groot antwoordt ja en nee. De aanvliegroute is hetzelfde, het is beiden doelmatigheidsonderzoek. De Rekenkamer doet dat vanuit een onafhankelijke positie. Dat is het belangrijkste verschil. De Gemeentewet roept het college op om die vraag ook bij zichzelf neer te leggen. Doen we de dingen goed, doen we ze nog op de beste manier, bereiken we de effecten op een efficiënte manier? Mevrouw Huong bedoelde te zeggen dat de Rekenkamer zegt dat de jaarrekening elk jaar moet laten zien wat de resultaten zijn van het beleid en dat dat jaar in jaar uit ontbreekt.

Dat is de jaarlijkse effectiviteit die het college zou moeten geven, waar verschilt die in van deze achtjaarlijkse? De heer De Groot antwoordt dat de 213a-verordening een extra instrument is waarin je de analyse diepgaander maakt dan normaal, wat speelt er in de omgeving, hoe zit het proces in elkaar en daarom zit daar een capaciteit vraagstuk aan verbonden want je kan niet van alles wat je doet een diepgaand doelmatigheidsonderzoek doen. Je zet het vooral in op die dossiers waarvan je denkt, dit doen we al zo lang op deze manier en niemand stelt daar een vraag over, laten we daar eens goed naar kijken. Misschien is er een dossier waar een doorbraak in wordt verwacht, laten we eens dieper kijken wat daar nu de meest doelmatige opties zijn, daar zet je dat instrument extra voor in. De jaarrekening is de verantwoording van alles, in combinatie met een vaste set van indicatoren en je mag verwachten in de beleidsverantwoording dat er netjes is opgetekend wat de uitkomsten van het beleid zijn. De voorzitter vraagt wethouder Adank om het stuk aan te passen. Dan zal hij het namens de auditcommissie door geleiden naar de agendacommissie voor de hamerraad. 5. Update ITB provincie Noord-Brabant Wethouder Bos wil inzoomen op Jeugd en de Wmo, waarvoor een claim opgenomen was in de begroting. Als het over Jeugd en Wmo gaat, leven we in een voortdurend veranderend landschap.

We kunnen nu vaststellen, dat door de activiteiten van onder andere wethouder Haagh in Den Haag, een omvangrijk bedrag voor Jeugd richting de gemeente Breda komt. Deze informatie is buitengewoon recent. Na het zomerreces komt de wethouder met een doordacht voorstel hoe we die middelen op de best mogelijke manier kunnen inzetten. Er spelen daarbij enkele aspecten een rol, een van de belangrijkste daarvan is dat het gaat om incidenteel geld. Daarnaast is uit rapportages naar voren gekomen dat er ook voor de gemeenten nog het nodige te doen valt om een en ander in een goed evenwicht te brengen. Notulen auditcommissie d.d. 8 juli 2021 Pagina 5

Mevrouw Nauta is blij dat het goed gekomen is met die claim en stelt voor om in september of oktober de raad, zowel de leden van de auditcommissie als de woordvoerders van Jeugd en Wmo, eens bij te praten over de stand van zaken zodat we dit vóór de begrotingsbehandeling al goed doorgesproken hebben en het bij de begroting inhoudelijk kunnen houden. De voorzitter merkt op dat er ook een claim voor de Wmo in de begroting opgenomen was. Wethouder Bos antwoordt dat de inhoudelijke woordvoerders van de Wmo enkele informatiesessies hebben gehad over hoe wethouder Haagh met dit onderwerp bezig is. Na het zomerreces is er een derde informatiesessie beloofd. De grootste boosdoener van het tekort op het Wmo-dossier is het abonnementstarief. Wethouder Haagh laat weten dat er in de formatie een aantal scenario’s wordt ingebracht, met input vanuit de VNG, die er allemaal van uitgaan dat er op enigerlei wijze zal worden gesleuteld aan het abonnementstarief. Het meest vergaande is dat het daadwerkelijk wordt afgeschaft. Het college heeft in de kaderbrief aangegeven voor de Wmo nog een aantal mogelijkheden zien om te sleutelen aan de uitgaven, die liggen in de 18-/8+aanpak en de doorstroming vanuit Beschermd Wonen naar de Wmo-voorzieningen. Daarnaast wordt het komende jaar beschouwd als een transitiejaar en worden eventuele tekorten uit de algemene reserve gehaald.

Er zal dus geen claim meer op het Rijk gelegd worden in de toekomende begroting. Het zou goed zijn als de financieel woordvoerders aansluiten bij de informatiesessie die al gepland staat. Wethouder Adank heeft al toegezegd om na de zomer een uitgebreide sessie te geven over de voortgang van de bezuinigingen van de organisatie. Die gaat verrijkt worden met de discussie over inkoop en aanbesteding. De heer Smans vindt het krap om dit in een uur te bespreken als je ook inhuur en ziekteverzuim wil behandelen. De voorzitter zal ervoor zorgen dat we voldoende tijd hebben. Mevrouw Huong vraagt wethouder Adank of we de aanbestedingen apart kunnen behandelen vóór de vakantie. Er zijn oppositiepartijen die antwoorden willen op vragen over de aanbestedingen. De voorzitter merkt op dat deze discussie in de raad heeft plaatsgevonden, waarbij een motie is aangenomen. Het college heeft tot de vierde week van het zomerreces de tijd om een plan van aanpak te maken en om te duiden hoe ze daar verder een goed gevolg aan geven. Dat wordt beoordeeld door de externe accountant. Deze vraag is ook politiek en die kunnen we hier niet behandelen. De voorzitter sluit dit deel van de sessie af en schorst de vergadering tot na de hamerraad. SCHORSING De voorzitter heropent de vergadering 6. Mededelingen a.

De voorzitter vraagt de leden van de auditcommissie die dat nog niet gedaan hebben, alsnog projecten aan te dragen voor de bijzondere projectenregeling. b. Er is een oplegnotitie van het jaarverslag van de commissie Ombudsman aangeboden aan de raad via de dagmail. c. Het contract met PwC is met twee jaar verlengd. In de begeleidende brief is aangegeven dat enkele leden van de auditcommissie een afspraak met de accountant zullen beleggen, hoe een en ander de komende twee jaar verder in te vullen en tevens te evalueren wat er de afgelopen jaren is gedaan. d. De voorzitter en de griffier hebben overleg gehad met Concerncontrol en de accountant hoe invulling te geven aan de motie Vreemde ogen dwingen. De accountant heeft opdracht gekregen om te kijken hoe hij die motie wil uitwerken namens de raad. Wethouder Bos zal het plan van aanpak in week 5 van het zomerreces aan de raad sturen. Zodra dat bij de griffie binnen is wordt het doorgezonden naar de auditcommissie en worden de overige raadsleden in kennis gesteld. De accountant heeft dan twee weken de tijd om aan te geven of het plan van aanpak voldoende is om aan de wens van de raad te voldoen. De voorzitter stelt voor om de eerste auditcommissie na het reces te verzetten van 9 naar 16 september.

De commissie kan dan vragen stellen aan het college en de accountant en het doorgeleiden naar de raad om er een politiek debat over te hebben. De commissie kan zich in dit voorstel vinden. e. De Rekenkamer heeft zich voor het tweede deel afgemeld met de mededeling dat ze voortvarend met twee onderzoeken aan de gang zijn, dat is de WOB en de ombouw van kantoren naar woningen. Ze zullen die in het vierde kwartaal naar de raad toezenden. 7. Ingekomen stukken Er zijn vandaag geen ingekomen stukken. 8. Notulen van 10, 17 en 21 juni Deze notulen worden ongewijzigd vastgesteld. 9. Aandachts- en actiepuntenlijst Er zijn geen vragen of opmerkingen. 10. Eindpresentatie indicatoren De voorzitter geeft aan dat de auditcommissie twee Avans-studenten, Nick Smans en Floris van Dongen, de opdracht heeft gegeven om te kijken naar een goede weergave van onze indicatoren, waarmee raadsleden op Notulen auditcommissie d.d. 8 juli 2021 Pagina 6

een slimme en snelle manier deze indicatoren kunnen raadplegen. Ze hebben inmiddels voor hun eindpresentatie op school een van 8,2 gehad. Proficiat, heren. Nu nemen ze ons mee in hun resultaat. Nick wil eerst iedereen bedanken voor de leerzame periode bij de gemeente Breda. Afgelopen dinsdag hebben wij een uitgebreide presentatie gegeven aan mensen in het stadskantoor. Vanwege de geringe tijd is de presentatie voor vanavond wat ingekort. We zijn begonnen met gesprekken met leden van de auditcommissie om een goed beeld te krijgen van de wensen en eisen. Een dynamisch karakter werd veel genoemd, de indicatoren moeten makkelijk weergegeven kunnen worden en de data moeten meer geüpdatet worden. De raadsleden moeten kunnen filteren. Als het gefilterd is, moet het mooi weergegeven worden. Er moet ook worden toegelicht waarom een indicator daalt of stijgt. Het dashboard moet makkelijk te hanteren zijn. Indicatoren verdienen een prominente plek in de begroting of jaarrekening. Nick laat op een sheet zien hoe deze punten terugkomen in het prototype, dat is gerealiseerd in Power BI. De kleuren zullen nog aangepast worden aan de standaardkleuren van Breda. We zijn begonnen met de informatie uit de begroting en jaarrekening in een Excel bestand te zetten, dat is omgezet in Power BI.

Daarin staan de namen van de indicatoren, het programma waartoe ze behoren, of ze wel of niet landelijk verplicht zijn, de meeteenheid en de verschillende realisaties. Een van de eisen was dat een raadslid een eigen dashboard kan creëren. Nick toont de mogelijkheden om te filteren op de sheet. Er kan gefilterd worden op programma’s en thema’s. Als je er met de cursor overheen gaat krijg je een visuele weergave te zien met daaronder een tekstuele toelichting. Het is belangrijk dat de streefwaarden en de realisaties gevuld worden, dan zie je het verloop van 2017 tot en met 2021. In ons verslag staat een handleiding voor dit Power BIbestand. Mochten er nog vragen zijn dat kunt u die ook na deze vergadering mailen. Floris geeft aan dat dit nog een prototype is, om het in werking te kunnen brengen hebben we een paar aanbevelingen opgesteld. De belangrijkste is constante data input, het dashboard valt of staat met de data. De streefwaarde van de indicatoren moet consistent aangevuld worden om inzicht te krijgen wat een indicator doet over de jaren heen. Het is handig om de frequentie van de data updates aan te geven aan de gebruikers, zodat ze er niet om hoeven vragen. Datavoorziening van het dashboard bij een persoon neerleggen wordt aanbevolen, dan is er ook een contractpersoon voor O&I.

Bij andere gemeenten staan de indicatoren vaak tussen de programma’s en in de vorm van grafieken, dat spreekt veel meer aan. Het verdient zeker aanbeveling om met de gemeente Tilburg in contact te blijven omdat zij al een stapje verder zijn. Het trekken van verbanden zal in het begin nog lastig zijn maar is makkelijker als indicatoren 3-4 jaar worden gemonitord. De voorzitter dankt Nick en Floris voor de heldere uiteenzetting. De heer Smans wil Nick en Floris enorm complimenteren dat ze in een paar maanden van inventarisatie tot eindproduct zijn gekomen. Hij heeft de ervaring dat dashboards vaak stokken bij de gebruiker, niet iedereen gebruikt het evenveel. Kun je een selectie die je gemaakt hebt ook opslaan? Floris antwoordt dat zij hebben gewerkt met een gratis versie van Power BI, met een betaalde versie is veel meer mogelijk, ook opslaan. De heer Smans vraagt of ze ook adviseren om een persoon verantwoordelijk te maken voor het beheer en onderhoud van het dashboard maar dan ook in een betaalde versie. Floris antwoordt dat er bij O&I mensen aangesteld zijn voor het onderhoud van een dashboard en voor data input. Als de raad een persoon aanstelt, kan die in dialoog met O&I.

Mevrouw Nauta wordt erg blij van dit product en dat je daar zelf keuzes in kunt maken, zeker voor de inhoudelijke mensen die in hun eigen programma makkelijker heel snel kunnen zien waarop ze kunnen focussen. De voorzitter vraagt of wethouder Bos op de presentatie wil reageren. Wethouder Bos wil eerst beide heren heel erg bedanken voor hun enthousiasme en toewijding. Omdat mensen van Financiën en O&I de presentatie eerder gezien hebben, is er gelegenheid geweest om serieus naar de aanbevelingen te kijken. Wij adviseren om de indicatoren 2x per jaar bij de reguliere p&c-producten te actualiseren. De meeste databronnen leveren maar een keer per jaar een cijfer op en soms 1x per twee jaar. Niet alle indicatoren vragen om een streefwaarde. Er zijn indicatoren waarbij je alleen de ontwikkeling volgt, bijvoorbeeld de landelijk verplichte indicatoren en soms moet de streefwaarde gelijk blijven aan het voorgaande jaar. Dat staat in de toelichting bij de betreffende indicator. We willen wel onderzoeken of het mogelijk is om dit later nog visueel te maken, als het haalbaar is al bij de begroting 2022. De frequentie weergeven aan de gebruikers komt goed overeen met de reguliere p&c-producten. Wij adviseren vragen van raadsleden via de griffie te laten lopen, dat is de gebruikelijke gang van zaken.

De wethouder is voornemens om voor het reces nog te komen met een brief over het verbeteren van de informatiewaarde van de jaarrekening door in de cyclische producten de indicatoren per thema op te nemen en wil onderzoeken wat haalbaar is bij de begroting 2022. We delen veel kennis en informatie met Tilburg maar kijken breder naar benchmark gemeenten. We houden contact over de wijze waarop Tilburg omgaat met het dashboard en de indicatoren. Door de manier waarop we de indicatoren willen gaan plaatsen worden de verbanden ook duidelijker. Nogmaals dank voor het goede werk waardoor wij verder kunnen om onze p&c-producten leesbaarder te maken en de informatiewaarde groter zodat de raad zich een beter beeld kan vormen over wat er in de beleidsvelden gebeurt. De voorzitter vraagt of het college bereid is de demoversie om te zetten naar een goed functionerend dashboard. Notulen auditcommissie d.d. 8 juli 2021 Pagina 7

Wethouder Bos dacht dat dat al impliciet in haar reactie besloten lag. Het is ook de bedoeling om de kleuren aan te passen. De voorzitter dankt Nick en Floris nogmaals voor hun inzet. De heer Smans vraagt de wethouder nu door te pakken en de auditcommissie te betrekken bij de doorontwikkeling. Wethouder Bos heeft dat goed gehoord. 11. Rondvraag Mevrouw Huong heeft een prangende vraag naar aanleiding van eerdere sessies. Dat is, waarom we het staand beleid over aanbestedingen, wat in 2017 is vastgesteld onder verantwoordelijkheid van wethouder De Beer, niet besproken en getoetst hebben. Er is een heel uitgebreid en gedetailleerd beleid. Waarom is dat niet in de auditcommissie besproken? De voorzitter antwoordt dat de accountant in de rapportage heeft geacht dat het resultaat van het vastgestelde beleid op dit punt onvoldoende is. De accountant toetst of er conform het vastgestelde beleid juist is gehandeld door het college hetzij de organisatie en heeft geconstateerd dat dat niet zo is. Daar heeft de accountant een onvoldoende voor gegeven. Naar aanleiding daarvan stelt het college een plan van aanpak op. Dat wordt in week 5 van het zomerreces naar de raad gestuurd. Daarin worden de verbeterpunten aangegeven, zowel op de aanbestedingen als op een aantal andere processen om te komen tot een goede uitvoering van het beleid van aanbesteding, zoals in 2017 is vastgesteld.

Het hoeft als dusdanig niet behandeld te worden in de auditcommissie omdat dat dat al in de raad gedaan is met de motie. Op 16 september kan de auditcommissie het college bevragen over het plan van aanpak en de reactie van de accountant, Mevrouw Huong vraagt of zij goed begrepen heeft dat de voorzitter zegt dat het controleren van en het toetsen aan bestaand beleid in deze een verantwoordelijkheid van de accountant is. Dat hoeven we als raad niet te doen? De voorzitter antwoordt dat de raad voor het toetsen van het juist uitvoeren van beleid een externe accountant in de arm heeft genomen, die dit uitvoert voor de raad en aan de raad rapporteert. In deze heeft de externe accountant gerapporteerd dat de aanbestedingen, en vooral de Europese aanbestedingen, niet conform het vastgesteld beleid zijn gebeurd. Dat is grotendeels gestoeld op de Europese regelgeving. Mevrouw Huong zal bij de accountant nagaan of die inderdaad opdracht heeft gekregen om het bestaand beleid te controleren. De voorzitter geeft aan dat mevrouw Huong de vraag via de griffier moet geleiden. De opdracht voor de accountant met alle beleidsuitgangspunten die de raad of het college heeft vastgesteld waarop de accountant moet controleren zijn vastgelegd in een lijvig document.

Daar staan alle beleidsnotities en uitgangspunten in die vastgesteld zijn door de raad en, als het een collegebevoegdheid is, door het college en op al die beleidsuitgangspunten controleert de accountant of het college naar juistheid heeft gehandeld. Dat document is het controleprotocol en dat hebben we in april vastgesteld. De accountant zal hetzelfde antwoord geven. Mevrouw Huong vindt het bijzonder dat we een controlerende taak op het beleid volledig aan de accountant overlaten, over de regels van inkoop en aanbesteding en dan hoeven we het er anderhalf jaar niet over te hebben in de auditcommissie? Mevrouw Kranenborg vindt dit echt te ver gaan. Zij zou de suggestie aan mevrouw Huong willen doen om eens te googelen wat de taak van een accountant is want om hier nu, na een raadsperiode van drie jaar, nog uit te moeten leggen wat de taak is van een accountant, dat is zonde van de tijd van ons allemaal. Mevrouw Huong hoopt dat mevrouw Kranenborg gaat googelen wat de taak van een raadslid is, het controleren van bestaand beleid. Mevrouw Kranenborg antwoordt dat het verschil tussen mevrouw Huong en haar is, dat zij dingen niet hoeft te googelen om het te weten. Het is inmiddels duidelijk dat dat voor mevrouw Huong anders is en dat ze dat eens wat vaker zou moeten doen en aanwezig zou moeten zijn bij sessies.

Mevrouw Huong merkt op dat mevrouw Kranenborg denkt dat de raad niet hoeft te controleren of bestaand beleid wordt uitgevoerd. De voorzitter denkt dat we niet verschillen van mening, dat de raad moet controleren, alleen over hoe de raad controleert. Mevrouw Nauta hoort mevrouw Huong stoeien met een aantal vragen die terugkeren en heeft het idee dat ze daar het antwoord niet op krijgt. Zij geeft haar het advies om dit met de griffie goed door te spreken, dan hoeven we dat hier niet te doen. Dan krijgt ze misschien antwoord op haar vragen want ze komt steeds terug met hetzelfde en dat betekent dat ze niet genoeg antwoord op de vragen heeft gekregen. Mevrouw Huong bedankt mevrouw Nauta en zal het in artikel 9-vragen stellen. Dat lijkt me de juiste wijze. De voorzitter geeft aan dat mevrouw Huong het recht heeft om die vragen te stellen maar als voorzitter adviseert hij om contact op te nemen met de griffier, de heer Wiersma, eventueel samen met Concerncontrol, die een hoop controlerende taken doen, om uit te leggen wat de controlerende taak is. We onttrekken ons niet aan de controlerende taak maar de raad heeft dit gemandateerd en weggelegd bij de accountant en Concerncontrol.

- De heer Smans wil iedereen bedanken aangezien dit de laatste auditcommissie is van dit bijzonder politiek jaar, in eerste instantie de ambtenaren die in de loop van het jaar aanwezig zijn geweest en hebben bijgedragen en natuurlijk de accountant en de Rekenkamer maar vooral ook de griffier en de voorzitter om alles weer in goede banen te hebben geleid. Notulen auditcommissie d.d. 8 juli 2021 Pagina 8

De voorzitter heeft dat met plezier gedaan en gaat na het reces weer voortvarend aan het werk tot 1 april 2022. Dank voor de prettige samenwerking het afgelopen jaar, ondanks gemopper dat we vaak bij elkaar kwamen maar daardoor hebben we wel door kunnen pakken. De volgende vergadering is op donderdag 16 september.

Notulen auditcommissie d.d. 8 juli 2021 Pagina 9