N 08042021 auditcommissie

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 8 april 2021

Voorzitter: Griffier: Leden:

Portefeuillehouder: Rekenkamer: Stagiairs:

Afmeldingen:

de heer H. Jansen de heer R. Wiersma mevrouw C. Kranenborg de heer J. Bruijns de heer P. Smans mevrouw H. Nauta de heer A. van Drunen de heer B. Maes de heer H. van der Ven de heer J. van Etten mevrouw B. Huong mevrouw G. Bos de heer H. Verdellen Nick Smans Floris van Dongen de heer P. Smans de heer B. Maes

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 8 april 2021 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom bij deze vergadering en feliciteert wethouder Bos met haar verjaardag. 2. Vaststellen agenda De voorzitter constateert dat de commissie akkoord gaat met de voorgestelde agenda. 3. Mededelingen 3.a. Mededelingen van de Rekenkamer De heer Verdellen geeft aan dat het rapport met betrekking tot het coronaonderzoek gepubliceerd is en wil onderstrepen dat hij daarover een buitengewoon prettig gesprek heeft gehad met wethouder Adank. Ook dit onderzoek wordt zonder raadsvoorstel aangeboden aan de agendacommissie, die zal bepalen hoe de behandeling in de raad gaat plaatsvinden. De Rekenkamer heeft op 24 maart het jaarprogramma 2021 aan het college en de raad gestuurd. De opzet voor het eerste onderzoek van 2021, naar het ombouwen van kantoren naar woningen, wordt volgende week besproken in de bestuursvergadering en komt vrij spoedig daarna naar de raad. 3.b. Mededelingen van de wethouder Financiën Wethouder Bos heeft vandaag geen mededelingen. 3.c. Voortgangsrapportage dashboard indicatoren Nick en Floris lichten dit toe met een korte presentatie. Ze hebben de oberstrategie afgesloten omdat er voldoende draagvlak is, mochten zij aanvullende informatie nodig hebben dan zullen zij nieuwe gesprekken plannen. Ze hebben de afgelopen tijd gesprekken gehad met de gemeenten Apeldoorn, Haarlem en Tilburg en morgen met ’s-Hertogenbosch.

De gesprekken met Apeldoorn en Haarlem hebben niet zoveel informatie opgeleverd maar ze hebben wel kunnen sparren. Tilburg is in een ver gevorderd stadium met een dynamisch dashboard. Ook Eindhoven blijkt dat te zijn en daar is een verzoek voor een gesprek naar uitgedaan. De indicatoren van de begroting van Breda zijn in een Excel sheet verwerkt en worden geïmporteerd in een Power BI om zo te komen tot een dynamische opzet. Tilburg is begonnen met online vergelijken met andere gemeenten maar is uitgekomen bij het Planbureau voor de Leefomgeving, dat een welvaartsmonitor in een taartdiagram heeft gemaakt. Het dashboard van Tilburg is in een oogopslag duidelijk (wordt getoond). Binnen het programma zijn er doelen opgesteld, hoe verder je naar de buitenkant van de cirkel gaat, hoe meer je naar indicatoren op productniveau gaat. Sommige indicatoren zijn nu lastig in te vullen omdat ze pas over 25 jaar gerealiseerd hoeven zijn. Er kan straks een link gemaakt worden naar de site met cijfers van Breda. Eindhoven is bezig met een dashboard over welvaartsmeting. Dat is zeker een goede partner om mee te sparren. De heer Bruijns vraagt of Nick en Floris ook gekeken hebben bij de common ground trajecten van de VNG. Dat zou na hun stage de auditcommissie kunnen helpen met de verdere ontwikkeling. Nick en Floris antwoorden dat ze dit nog gaan uitzoeken.

Eigenlijk wil iedere gemeente hetzelfde maar op een andere manier. Het zou goed zijn als de vijf grote steden in Brabant zouden samenwerken. Mevrouw Nauta vraagt of er ook gekeken wordt naar de donut economie en in hoeverre dat een gedachtegang kan zijn om de indicatoren op af te stemmen. Nick en Floris zullen dat met ’s-Hertogenbosch en Eindhoven bespreken. 3.e. Sessies bedrijfsvoering De voorzitter geeft aan dat afgesproken is twee keer per jaar een sessie te doen over bedrijfsvoering, inclusief inhuur tijdelijk personeel. De volgende sessie zal in september zijn. De griffie zal vragen van de auditcommissie verzamelen en doorzetten naar de wethouder. 3.f. Komende sessies auditcommissie De volgende sessie is op 15 april en gaat over klachtenbehandeling en het jaarverslag van de ombudscommissie. We zijn de afgelopen tijd erg frequent bijeengekomen omdat er een aantal themasessies afgesproken waren en er een vergadering gewijd was aan twee collegevoorstellen. De volgende reguliere vergadering is op 20 mei. De heer Van Etten vraagt of het dan weer om 18.15 uur is of in de gewone blokken. De voorzitter antwoordt dat het niet altijd tussen de normale sessies past en dan wordt uitgeweken naar 18.15 uur. Mevrouw Kranenborg merkt op dat eerder afgesproken was om om 18.15 uur te starten en door te gaan in het eerste blok sessies.

Het heeft haar voorkeur om de frequenties wat lager te houden; de agenda kan dan wat langer zijn. De voorzitter geeft aan dat het van de planning van de agendacommissie afhangt. 4. Ingekomen stukken Er zijn vandaag geen ingekomen stukken. 5. Notulen van 11, 18 en 25 maart Mevrouw Huong vraagt om bij de notulen van 18 maart toe te voegen dat zij gevraagd heeft of de mensen van andere afdelingen die ingezet werden bij de Tozo ook gerekend worden tot inhuur, waarop mevrouw Boers zei dat dit niet het geval was. Met deze aanpassing worden de notulen vastgesteld. Notulen auditcommissie d.d. 8 april 2021 Pagina 2

6. Aandachts- en actiepuntenlijstje De voorzitter geeft aan dat hij, samen met de griffier, op 1 april een constructief gesprek heeft gehad met wethouder Bos, waarna aan een aantal zaken een datum voor oplevering is gehangen. 7. Evaluatie presentatie PwC accountants financiële positie De voorzitter geeft aan dat er contact is met de financiële hoofdonderzoeker van de Rekenkamer van Amsterdam en Zaanstad die ons een inkijkje wil geven in de financiële positie van gemeenten in het algemeen en zal inzoomen op hoe het in Amsterdam en Zaanstad gaat. Als deze twee sessies gepasseerd zijn willen we met enkele leden uit de commissie kijken hoe deze presentaties kunnen landen in het financiële dashboard, los van de opdracht van Nick en Floris. Mevrouw Nauta wil daar wel bij meedenken. Mevrouw Kranenborg wil dat ook maar vraagt zich af waarom het geen onderdeel van de opdracht van Nick en Floris is. De voorzitter antwoordt dat Nick en Floris zouden kijken hoe we de overige indicatoren beter in beeld kunnen brengen. De bedoeling is om de verbindingen tussen bepaalde indicatoren op financiën inzichtelijker te maken. Mevrouw Kranenborg stelt voor om dan eerst de vraag te beantwoorden of er wel behoefte aan is.

De heer Verdellen roept in herinnering dat de Rekenkamer Breda hier in 2018 al onderzoek naar heeft gedaan en via de auditcommissie een breed gedragen voorstel in de raad heeft gebracht. Hij geeft in overweging om dit advies te betrekken bij de beraadslagingen. 8. Punten mee te geven aan wethouder voor preview jaarrekening De voorzitter geeft aan dat men op het stadskantoor op dit moment hard bezig is met het opstellen van de jaarrekening. Meestal ziet die het licht op een woensdag en geeft de wethouder op de donderdag erna in de auditcommissie een korte indruk van de jaarrekening. De wethouder vraagt of de commissieleden punten hebben waar de wethouder (extra) aandacht aan zou kunnen besteden. De heer Van Drunen geeft aan dat er de afgelopen jaren best vaak investeringen ingepland waren die niet of niet geheel gerealiseerd werden. Hij zou graag een overzicht ontvangen in hoeverre de investeringen die vorig jaar gepland zijn gerealiseerd zijn. De heer Van Etten vraagt of de efficiency van de verbonden partijen wordt gecontroleerd. Zo ja, dat zou hij graag inzicht in de bevindingen hebben. Zo niet, dat doen we er dan aan? Mevrouw Nauta zou graag een apart overzicht ontvangen van de coronagelden.

Mevrouw Huong zou graag een toelichting ontvangen welke plannen er waren voor de besteding van de Klijnsmagelden, wat daarvan is uitgevoerd en welke organisaties daaruit geld hebben ontvangen. Wethouder Bos zal zo goed mogelijk proberen in de eerste sessie deze vragen van een antwoord te voorzien. In de jaarrekening zal een apart onderdeel over corona worden opgenomen maar in de voorlichtende sessie zal daar ook aandacht aan worden besteed. 8. Preadvies auditcommissie op de jaarrekening 2021 De voorzitter geeft aan dat het in het verleden gebruikelijk was dat de auditcommissie een onafhankelijk preadvies bij de jaarrekening gaf. Dat is wat naar de achtergrond gedrongen maar hij zou het weer willen oppakken en vraagt welke leden mee willen helpen aan de voorbereiding. De heer Braspenning zou daar graag aan meewerken. De heer Van Drunen vraagt wat precies de bedoeling is. De voorzitter antwoordt dat voorheen de toenmalige secretaris van de commissie een lijstje van aandachtspunten maakte, punten waar je op zou moeten letten of extra aandacht aan besteden en verwijzingen om dingen aan elkaar te verbinden die op meerdere pagina’s vermeld staan. Hij stelt voor een paar voorbeelden op te zoeken. De heer Van Drunen vindt dat helder moet zijn wat de status van zo’n document is.

Als het een soort leeswijzer is, is het prima maar het moet niet een document zijn wat officieel door de auditcommissie is vastgesteld en de mening van alle leden representeert. Mevrouw Kranenborg vindt deze opmerking terecht. We hebben dit een aantal jaren gedaan en een aantal jaren niet. De eerste vraag die je je moet stellen is: hebben we dit gemist? Zo’n document krijgt al gauw een bepaalde status waar je je mee op glad ijs begeeft. De heer Braspenning merkt op dat het een soort handleiding voor woordvoerders was om sneller dingen in de jaarrekening te kunnen vinden. Het was duidelijk geen advies en werd opgesteld door de griffie als een soort leeswijzer. De heer Verdellen geeft aan dat de Rekenkamer ook dit jaar, net als andere jaren, een onafhankelijke blik bij de jaarrekening geeft, dat is geen leeswijzer. Mevrouw Nauta is altijd blij met het onafhankelijk beeld van de Rekenkamer, dat zou voldoende moeten zijn. De heer Bruijns merkt op dat er best wel gedoe is geweest over de adviezen van de vorige raadsadviseur. Een soort advies op de Duijsenberg-methode zou wel van meerwaarde kunnen zijn. Een onafhankelijk advies vanuit de auditcommissie zorgt er alleen maar voor dat we met zijn allen goed de verantwoordelijkheid voor de jaarrekening kunnen nemen. Niet iedereen in de raad heeft de basiskennis en kunde die sommige leden van de auditcommissie wel hebben.

De heer Taks vindt dat de auditcommissie de laatste tijd goede producten heeft laten zien maar weet niet of dit project wel verstandig is. Het is voor de auditcommissie moeilijk om politieke invalshoeken te vermijden. De heer Van Etten deelt deze mening niet. In de leeswijzer van de vorige raadsadviseur stonden heel zinnige opmerkingen, waar de controlerende taak van de raad alleen beter op wordt.

Notulen auditcommissie d.d. 8 april 2021 Pagina 3

De voorzitter zal een tweetal voorbeelden opsturen met een voorstel hoe zo’n document eruit zou moeten zien en hoe het tot stand zou moeten komen. Hij zal proberen het per mail af te doen en als dat niet mogelijk is met een digitale vergadering. 9. Rondvraag - Mevrouw Nauta geeft aan dat GroenLinks naar aanleiding van de brief van de provincie over het IBT zou maken maar er zou geen sessie aan gewijd hoeven worden als de wethouder een toezegging kan doen dat ze de raad op de hoogte houdt van de punten die genoemd zijn in deze brief. Dat zou bijvoorbeeld in mei kunnen, in juli bij de berap en in december zodat de raad kan zien hoe het staat met de claims bij het Rijk, wat we doen als het Rijk echt niet over de brug komt en hoe het staat met de voortgang van de bezuinigingen op de bedrijfsvoering. Hetzelfde geldt voor de leges evenementen, het KCV en eventueel de effectiviteit van de bezuinigingen bij Jeugd en de Wmo. Wethouder Bos begrijpt dat er behoefte is aan extra informatie in mei, bij de berap en in december. De bedrijfsvoering is eerder in de auditcommissie aan de orde gekomen waarbij door de wethouder Bedrijfsvoering is toegezegd de commissie over een half jaar weer bij te praten en gezien de aard van deze maatregelen lijkt dat een frequentie waarop ook wat te melden is, eens per kwartaal zou te veel zijn.

Mevrouw Nauta geeft aan dat het in maart specifiek ging over de inhuur van personeel en ziekteverzuim. Bij deze vraag gaat het met name om de bezuinigingen van € 5,5 miljoen waarbij iedere afdeling een taakstelling opgelegd heeft gekregen. Hoe komt dat op gang, gaan we de doelstellingen halen? Dat is een wezenlijk ander onderwerp. Wethouder Bos geeft aan dat het voor Jeugd zover heeft moeten komen dat er arbitrage is ingeschakeld. Daarover is waarschijnlijk in juni iets te vertellen, als de arbitrage is afgerond. De wethouder wil de auditcommissie per kwartaal bijpraten maar wel met enige flexibiliteit met het oog op actuele ontwikkelingen. Ze zal de vragen over inkoop en inhuur meenemen naar wethouder Adank. Mevrouw Nauta is bereid tot ruggenspraak met wethouder Adank, indien nodig. Samenvattend, zegt de wethouder toe: - In mei (of begin juni), bij de berap in juli en in december de auditcommissie te informeren over: - Realisatie van claims op het Rijk (Jeugd en Wmo) en de maatregelen die genomen worden als dit niet lukt; - Wijze van invulling bezuinigingen leges evenementen en KCV; - Effectiviteit van de bezuiniging bij Jeugd en Wmo (voornemen versus realisatie).

- Te overleggen met wethouder Adank over het informeren over de bezuinigingen op bedrijfsvoering en de effectiviteit van de maatregelen en hierop terug te komen; - De voorzitter wijst op het in de agenda aanbevolen leesartikel. - De voorzitter wijst nogmaals op de themasessie op 15 april en de volgende reguliere vergadering op 20 mei. De voorzitter dankt iedereen voor de aandacht en inbreng en sluit de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 8 april 2021 Pagina 4