N 07032024 Auditcommissie

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD (openbaar gedeelte) van 7 maart 2024

Voorzitter: Vicevoorzitter: Griffier:

de heer H. Jansen de heer I. Dienjes de heer R. Wiersma

(Burger-)raadsleden:

de heer H. Broere de heer P. Jong mevrouw M. Wulffraat de heer P. Smans mevrouw L. van Son mevrouw I. Verdaasdonk de heer M. van Woudenberg mevrouw M. Peereboom

Portefeuillehouder:

mevrouw C. Kranenborg-van Eerd

Ambtelijke ondersteuning:

mevrouw J. van der Wardt de heer G. van Mieghem de heer C. Kuijpers

PwC:

de heer A.E. Gerritsma mevrouw E. Vink

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 7 maart 2024 Pagina 1

1. Opening De vicevoorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom, in het bijzonder mevrouw Vink van PwC. De heer Gerritsma komt iets later. Mevrouw Wulffraat vervangt de heer Nahnahi en mevrouw Peereboom vervangt de heer Braspenning. De vicevoorzitter dankt de heer Van Vliet voor de prettige samenwerking met hem als voorzitter en wenst hem veel succes in zijn nieuwe rol als wethouder. De heer Van Vliet dankt de heer Dienjes voor de prettige samenwerking in deze nieuwe constructie en de leden van de auditcommissie voor het in hem gestelde vertrouwen. De vicevoorzitter geeft aan dat de heer Jansen de rol van voorzitter (weer) op zich wil nemen. De commissie stemt hiermee in. De heer Jansen dankt voor het vertrouwen in hem. Hij is bereid deze functie te bekleden tot de nieuwe gemeenteraadsverkiezingen. Hij zal, net als in de vorige periode, erop letten dat de commissie apolitieke adviezen geeft en zal met de heer Dienjes afspraken maken over het duovoorzitterschap. 2. Vaststellen agenda De voorzitter stelt vast dat de commissie akkoord gaat met de voorgestelde agenda. 3. Mededelingen De voorzitter geeft aan dat er vandaag geen mededelingen zijn. 4. Ingekomen stukken De voorzitter geeft aan dat er vandaag geen ingekomen stukken zijn. 5. Notulen van 8 februari 2024 De notulen worden ongewijzigd vastgesteld, met dank aan de notuliste. 6.

Aandachts- en actiepuntenlijst De heer Wiersma geeft naar aanleiding van punt 5 (Preadvies jaarstukken) aan dat in overleg met het college besloten is dat de griffie de regels voor het gebruik van de exploitatiereserve gaat voorbereiden. 7. Ambtelijke presentatie door Concerncontrol: interne beheersing en rechtmatigheid Mevrouw Van der Wardt licht toe dat de presentatie gemaakt is naar aanleiding van het rapport van de accountant van 2020 en 2021. De afdeling Concerncontrol bestaat uit de onderdelen Control, Audit en Gegevensbescherming, waarbij er nauwe samenwerking is tussen de onderdelen. Audit bestaat uit een team van zes mensen, dat met name is gericht op de financiële controle. Naar aanleiding van deze accountantsverklaringen is er serieus geïnvesteerd in versterking bij Control maar ook bij andere onderdelen, enerzijds in functionarissen en anderzijds in verbeteringen. Uit benchmarks bleek dat de bezetting aan de krappe kant was. Er zijn nu drie business controllers met elk een van de domeinen als aandachtspunt. De business controllers doen een combinatie van business control en concerncontrol werk. Daarnaast is er een functionaris op risicomanagement verbonden partijen en de FG (Functionaris Gegevensbescherming). De accountant kan zich volledig baseren op de onderzoeken die door Audit zijn gedaan.

De auditfunctie op het financiële gedeelte is dus heel sterk en dat willen we uitbreiden naar de andere vakgebieden. Door het verbeterplan van de afgelopen jaren kan Audit zich steeds meer staven op werkzaamheden in de eerste en tweede lijn, onder andere door kwaliteitsmedewerkers. Er is een goede samenwerking tussen de onderdelen. De heer Jong vraagt of de FG door de overheid voorgeschreven is en onafhankelijk rapporteert. Mevrouw Van der Wardt antwoordt dat dit klopt. De heer Van Mieghem licht eerst het risicomanagement toe. In de paragraaf Weerstandsvermogen van de begroting wordt de nadruk gelegd op de top-risico's. Daar zit een heel proces achter om vanuit de primaire processen zicht te krijgen op alle risico’s met een financiële impact. Daar wordt de impact van de beheersmaatregelen tegenaan gezet, dan hou je een netto effect over. Bij bijzondere projecten en grondexploitaties wordt met risicokaarten gewerkt, een groot Excel sheet waarin een inventarisatie gemaakt wordt van alle soorten risico's, die zich bij dat project of die grondexploitatie voor kunnen doen. Daarbij wordt goed nagedacht over mogelijke beheersmaatregelen om de risico’s te vermijden of te dempen. Dan vindt een financiële vertaling plaats van de mogelijke impact daarvan. Bij de rapportages over de grote projecten wordt ook iets gezegd over de risico’s maar weet, dat er een grote spreadsheet achter zit.

In de reguliere p&c-cyclus wordt op hoofdlijnen gerapporteerd aan de raad en de stad. Om de afdelingen op een goede manier te beheersen wordt daarnaast twee keer per jaar een in control rapportage van de afdelingen gevraagd. Dat is een soort self assessment van de integraal verantwoordelijke manager, waarin hij of zij rapporteert over financiële rechtmatigheid, urenregistratie, risicomanagement, procesmanagement, de wijze van informatievoorziening maar ook over personeel, cultuur, ziekteverzuim en andere relevante ontwikkelingen zoals informatiebeveiliging en privacy. Dit is primair om in het goede gesprek tussen de directeur als eindverantwoordelijke en de afdelingsmanager verbeterpunten in beeld te kunnen brengen en daar concrete afspraken over te maken, waar de volgende keer op teruggekomen wordt. De ambitie is om een verbinding te Notulen auditcommissie d.d. 7 maart 2024 Pagina 2

leggen tussen deze in control rapportages en de audits van team Audit, wat eenzelfde beeld zou moeten geven. Die verbinding wordt in de praktijk nu nog onvoldoende gemaakt. De raad heeft een paar jaar geleden de Regeling bijzondere projecten vastgesteld. Twee keer per jaar wordt, los van de reguliere p&c-cyclus, over de bijzondere projecten gerapporteerd. Dat kan op verzoek van de raad of op voorstel van het college vanuit de ambtelijke organisatie. De raad heeft aangegeven door te willen gaan met de informatiesessies daarover. Als een bijzonder project is afgerond, krijgt de raad een eindrapportage met een evaluatie en geleerde lessen. Dat is onlangs voor De Kragt voor het eerst gebeurd. Binnen de ambtelijke organisatie wordt op een uniforme wijze gewerkt met een leidraad projectmatig werken. Dit willen we onderdeel maken van de basis werkwijze gemeentebreed. In het fysieke domein vindt al veel projectmatig plaats maar ook bij Bedrijfsvoering en in het sociaal domein kunnen onderdelen goed projectmatig opgepakt worden. Daarin heeft de organisatie nog een slag te maken. De informatie in de voortgangsrapportage van de bijzondere projecten wordt periodiek onder de motorkap gecheckt.

Daarvoor is een project in control model ontwikkeld met een tiental beheersaspecten, waaronder per aspect 10-15 deelvragen hangen die primair vanuit het projectdossier beantwoord moeten kunnen worden. De praktijk is iets weerbarstiger, de project controller maakt dan met de projectmanager en de financieel adviseur een in control rapportage, die met de projectmanager en de directeur besproken wordt. Het in control onderzoek van De Kragt is nu klaar, de Nieuwe Mark loopt en we starten bij De Strip en het Havenkwartier. De heer Broere vraagt of er hierbij met indicatoren wordt gewerkt. De heer Van Mieghem antwoordt dat er bij de in control onderzoeken wordt gewerkt met een dashboard, waarbij de tien beheersaspecten beoordeeld worden met een score. Er wordt nu een slag gemaakt om die scores parallel te laten lopen met de scores vanuit de audit rapportages. De heer Dienjes merkt op dat er bij de in control rapportage en de bij de audit rapportage niet altijd hetzelfde beeld ontstaat. De heer Van Mieghem antwoordt dat de audit toegespitst is op financiële rechtmatigheid, bij de in control rapportage wordt ook gekeken naar de proceskwaliteit. In de praktijk kan het zijn dat de afdelingsmanager de punten uit de auditrapportage nog niet scherp op het netvlies heeft. Eigenlijk moet dat niet kunnen, daar hebben we nog een slag te maken.

De heer Dienjes vraagt wat er met de geleerde lessen wordt gedaan. De heer Van Mieghem antwoordt dat de geleerde lessen met alle andere projectmanagers en met de directie gedeeld worden om die mee te nemen in de lopende of nieuwe projecten. Mevrouw Verdaasdonk vraagt wanneer het goed genoeg is en of de balans er nog is. De heer Van Mieghem denkt dat er nog een professionaliseringsslag gemaakt moet worden om de gewenste kwaliteit te krijgen. Anderhalf jaar geleden kwam Breda er echt mager uit in een benchmark van Berenschot. Dat trekt nu iets bij maar gaat zeker niet over de top. De heer Gerritsma vraagt naar de reikwijdte van de in control statement. Ligt Breda op koers met monitoring van de doelstellingen die als afdeling of organisatie gekozen zijn? De heer Van Mieghem antwoordt dat er bewust gekozen is om in de in control rapportages te starten met de beheersaspecten en niet met de doelrealisaties. De focus ligt op het primaire proces en de afspraken die het college met de raad maakt. We hebben de ambitie om aan de voorkant goede afdelingsplannen te maken, die een basis vormen voor de begroting. De heer Gerritsma vraagt of je de in control statements op kunt tellen naar een in control statement voor de hele organisatie. De heer Van Mieghem antwoordt dat dit heel praktisch gedaan wordt.

De business controllers voegen de statements samen en maken daar een memo over voor de directie met een advies welke sturingsvraagstukken aan te pakken. De heer Jong vraagt of er bij het projectmatig werken gebruik wordt gemaakt van een startnotitie, evaluatie momenten, termijnen en een eindresultaat. De heer Van Mieghem antwoordt dat elk project start met een projectplan waar die elementen, en meer, inzitten. De heer Jong vraagt of dat ook voor de gemeenteraad inzichtelijk is. De heer Van Mieghem antwoordt dat dat kan, als de gemeenteraad daar behoefte aan heeft. De raad heeft op alle projecten een kaderstellende rol en neemt besluiten over de financiële en inhoudelijke kaders. Dat is het uitgangspunt voor de projectmanager. 8. Vervolg presentatie en dialoog met Concerncontrol De heer Kuijpers licht toe dat de auditfunctie sinds 2019 stevig weggezet is binnen de afdeling Concerncontrol, in het verlengde van de ontwikkeling van de volwassenheid van de organisatie op het gebied van interne beheersing en rechtmatigheid. Na de verklaring met beperkingen in 2020 is de auditfunctie beter haar rol gaan vervullen vanuit de derde lijn om de eerste en tweede lijn daarin mee te laten groeien om zelf tot een interne beheersing te komen en daar verantwoording over af te leggen. Uiteindelijk moet daar, in de toekomst, een in control statement voor de hele organisatie uitkomen.

De auditfunctie ontwikkelt zich in fases van een smalle IT-functie naar een bredere auditfunctie. Samen met PwC is gekeken wat we kunnen verbeteren aan de kwaliteit van de financiële audit. Er zijn de afgelopen jaren flinke stappen gezet om de interne audit te laten voldoen aan de beroepsstandaarden en professioneel werk te leveren wat bijdraagt aan de interne beheersing van de organisatie. Notulen auditcommissie d.d. 7 maart 2024 Pagina 3

De heer Smans vraagt om dit nader toe te lichten. De heer Kuijpers antwoordt dat er binnen het auditteam nu twee registeraccountants zijn. Hij is zelf registeraccountant en operational accountant. We willen verbreden naar een brede auditfunctie, die ook naar de kwaliteit van de IT kijkt. Daarbij moeten we aantoonbaar voldoen aan de beroepsstandaarden voor accountants en ook van het IIA (Instituut van Internal Auditors). Volgend jaar vindt daarvoor een externe toets plaats. Voor de IT moet voldaan worden aan de standaarden van de NOREA beroepsgroep. De voorzitter vraagt of die toets gebeurt door de beroepsorganisatie of door onze externe accountant. De heer Kuijpers antwoordt dat die toetsing extern gebeurt door de beroepsorganisatie. Mevrouw Wulffraat vraagt wat de meerwaarde is van de versterking van de auditfunctie. De heer Kuijpers antwoordt dat de meerwaarde vooral zit in het tot volwassenheid laten komen van de interne beheersing. We willen effectief en efficiënt onze processen inrichten en de resultaten behalen. Daar draagt de auditfunctie aan bij. We zijn nu nog vooral bezig met gegevensgerichte controles maar we willen veel meer gaan kijken naar de kwaliteit van de IT-systemen, processen en procesbeheersing.

Binnen de organisatie komt steeds meer aandacht voor datagedreven werken waardoor Audit steeds meer gebruik kan maken van de data die beschikbaar zijn binnen de organisatie. We blijven dat doen op de financiële processen maar gaan dat ook doen op de kernactiviteiten van de organisatie en de ondersteunende processen daarin. We kijken naar de financiële rechtmatigheid en naar de effectiviteit en efficiency van de inrichting van de organisatie. Dat lukt nu niet met de capaciteit die we hebben maar we gaan een groeipad in. Ook in het kader van de aanbesteding van de accountantscontrole, die eerdaags gaat plaatsvinden, willen we de auditfunctie goed positioneren. De heer Dienjes (LPF) vraagt of de genoemde standaarden specifiek voor gemeenten zijn. De heer Kuijpers antwoordt dat het algemene beroepsstandaarden zijn, die aangepast worden voor lokale overheden. De heer Gerritsma vult aan dat de standaarden met name ingaan op de kwaliteit van de audit, welke stappen heb je minimaal gezet om tot een uitspraak te komen. Het is goed dat deze ontwikkeling plaatsvindt omdat de gemeente nu zelf verantwoording af moet leggen over de rechtmatigheid en de accountant oordeelt achteraf of het college haar statement voldoende onderbouwd heeft.

Hoe ziet de raad de resultaten van de professionaliseringsslag? De heer Kuijpers denkt dat de raad een verbetering van de kwaliteit van de jaarstukken gaat zien en de kwaliteit van de rechtmatigheidsverantwoording. Door het verbeteren van de bedrijfsvoering worden ook betere, snellere en effectievere resultaten behaald. De raad zal dat gefaseerd zien. De heer Jong vraagt of de audit er ook in voorziet dat ongewenst gedrag boven tafel komt. De heer Kuipers antwoordt dat er onderzoek kan worden gedaan of er maatregelen zijn getroffen om dat te voorkomen. Audit kan ook onderzoeken hoe het zit met de cultuur in de organisatie. De heer Smans vraagt om meer duiding hoe de kwaliteit van de jaarstukken verbeterd wordt. Wat kan de raad verwachten en in hoeverre gaan de verbeteringen bijdragen aan het inzichtelijk maken van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van onze middelen? De heer Kuijpers denkt dat de toegevoegde waarde voor de jaarstukken met name zit op het leveren van zekerheid, dat het allemaal klopt. Nu geven we geen zekerheid op de niet-financiële informatie, ook de externe accountant niet. De raad wil toch wel weten of het klopt wat er staat over bijvoorbeeld de CO2-uitstoot of de aantallen gerealiseerde woningen. De doeltreffendheid en doelmatigheid komt aan de orde bij de 213a onderzoeken.

Ook daar gaat Audit een rol in spelen zodat die ook moeten voldoen aan de standaarden. Er zijn tal van mogelijkheden in de begroting van Breda om bij te dragen aan effectiviteit en efficiency. De heer Smans merkt op dat dit waarschijnlijk een proces is wat geleidelijk gaat. De heer Kuijpers antwoordt dat dat klopt. Audit richt zich nu met name op de financiële handelingen die gerelateerd zijn aan de beleidsdoelstellingen. We kijken nog niet naar de financiële beheersing of kostenbeheersing. De heer Broere vraagt of over de toetsen per afdeling gerapporteerd wordt aan het MT van het domein. De heer Kuijpers antwoordt dat Audit op verschillende niveaus rapporteert, dat kan een teamleider zijn, een afdelingshoofd of een directeur. Over de audit van de hele organisatie wordt gerapporteerd aan de directie en aan het college. We zien dat er binnen de organisatie de laatste jaren veel meer aandacht is voor interne beheersing en ook in het kader van de organisatieontwikkeling worden processen opgepakt, in navolging van de drie kernprocessen (inkoop/aanbesteding, inhuur en subsidies). De organisatie werkt aan een basis werkwijze projectmatig en procesmatig werken. Er wordt hard gewerkt aan de ontwikkeling van de informatievoorziening. Dat geeft een schat aan inzichten en mogelijkheden om zaken te verbeteren en meer grip te krijgen.

Concerncontrol probeert zich steeds meer te positioneren als derdelijns functie. De afdelingen en teams zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteitsborging op het gebied van rechtmatigheid. Dat is nog een ontwikkelpunt op een aantal processen. Met het verbeterplan rechtmatigheid en het transitieplan is stevig geïnvesteerd in het systeem. Je ziet dat processen beklijven in de organisatie en er wordt hard gewerkt aan managementinformatie. Het was een wens van de auditcommissie om in te gaan op de bevindingen van de accountant uit de boardletter. De accountant mist nog een stukje monitoring van kritische handelingen binnen Proactis. Daar wordt aan gewerkt door de organisatie en er wordt steeds meer aandacht besteed aan de kwaliteit van de IT-systemen. Notulen auditcommissie d.d. 7 maart 2024 Pagina 4

Ook bij de centrale inkoopfunctie zien we een veel betere inrichting van allerlei werkwijzen. Het proces van afwijkingsbesluiten werkt goed. Vanuit Audit worden nog nauwelijks fouten vastgesteld en de fouten die vastgesteld worden komen eigenlijk uit de afwijkingsbesluiten en uit het proces wat de organisatie zelf heeft ingericht. Ook voor inhuur kennen we het proces van afwijkingsbesluiten en zien we daarnaast weinig afwijkingen. Daar is geïnvesteerd in het systeem, het proces, de managementinformatie en de versterking van de inhuurdesk. Ook bij de subsidies is stevig ingezet op verbetering van de procesbeheersing. Er is een subsidiebureau ingericht en er wordt beter getoetst dan ooit. De accountant geeft aan dat er nog iets meer aandacht besteed kan worden aan het vastleggen van de toetsingen. Dat is nog onvoldoende gedocumenteerd, waardoor de controleerbaarheid achteraf lastig is. Met de door de raad vastgestelde subsidieverordeningen zijn we klaar om een verdere kwaliteitsslag te maken bij het beheersen van de uitgaande subsidies. Naast de drie kernprocessen kijkt Audit nog naar andere processen, zoals de inkomende subsidies en de SISAregelingen. Het aantal SISA-regelingen is sterk gegroeid de afgelopen jaren. Dit jaar gaan we over de 60 heen. Dat betekent veel voor de financiële administratie, de financieel adviseurs en de mensen die de verantwoording op moeten stellen.

SISA kost veel tijd en energie, dat hebben we als organisatie nog niet helemaal in de grip. Er zijn goede afspraken gemaakt om daar beter op te sturen. Onder het sociaal domein vallen Jeugd, Wmo en Participatie. Daar is veel geïnvesteerd in kwaliteitsborging, onder andere door aanstelling van kwaliteitsmedewerkers. Audit maakt daar dankbaar gebruik van. De heer Van Woudenberg vraagt of het over de financiële kwaliteitsborging gaat of ook inhoudelijk. De heer Kuijpers antwoordt dat het al breder gaat. We zijn daar niet alleen in gesprek over de financiële rechtmatigheid maar ook over procesbeheersing en doeltreffende en doelmatige inzet van middelen. De leveringen zijn nog wel een problematiek in het sociaal domein. De accountant had een bevinding rondom de beheersing van PGB-lasten en zorg in natura. Er wordt geprobeerd deze onzekerheden komend jaar verder terug te brengen, juist ook bij de kleine zorgaanbieders. Het proces rondom grondexploitaties is redelijk goed ingesleten binnen Breda. De herzieningen van de grondexploitaties moeten goed onderbouwd en vastgelegd worden. Dat blijft een enorme klus. De organisatie is aan het kijken of er een nieuw projectmanagementsysteem geïmplementeerd kan worden waarmee ook de bevindingen van de accountant rondom interne documentatie en interne dossiervorming worden weggenomen.

Er wordt veel geïnvesteerd in IT-systemen om een stap naar voren te zetten in interne beheersing. Bij de belastingopbrengsten gaf de accountant een bevinding rondom de tussentijdse informatievoorziening. Er wordt nu met BWB gekeken naar een managementportaal om beter zicht te hebben op waar BWB mee bezig is. Bij de verhuuropbrengsten zat een probleem rondom de vastlegging van de controle van de tarieven. Rondom de bouwleges had de accountant een bevinding op het feit dat de autorisaties in het systeem te breed openstonden . Dat wordt door de aanschaf van een nieuw managementsysteem dichtgezet. Het landelijk wetgevingstraject rondom de rechtmatigheidsverantwoording gaat door zoals het bedoeld was. Er gaat in de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording van het college opgenomen worden, waarover de accountant een getrouwheidsoordeel gaat geven. Een uitzondering is gemaakt voor de SISA, daar komt moet wel een rechtmatigheidsoordeel voor komen. De heer Gerritsma geeft aan dat er gisteren een IBI nieuwsbrief van het ministerie van BZK is gepubliceerd. Die is te vinden via https://www.rijksoverheid.nl/actueel/nieuwsbrieven/ibi-nieuwsbrief/2024/ibi-nieuwsbrief-121. De heer Kuijpers voegt eraan toe dat duidelijker is geworden dat de kadernota Rechtmatigheid op het punt van begrotingsrechtmatigheid leidt tot een andere uitkomst dan voorheen.

De accountant probeert dat zo goed mogelijk uit te leggen in de controleverklaring. De accountant keek welke afwijkingen er in de jaarstukken waren ten opzichte van de begroting en of de afwijkingen acceptabel waren. Als de afwijking acceptabel is, is dat geen begrotingsrechtmatigheidsfout. De verantwoordingsgrens is in Breda op 1% van de begroting gesteld. De heer Gerritsma kent ook gemeenten die die grens op 3% hebben gezet. Een praatplaat over de kadernota rechtmatigheid wordt bij de stukken gevoegd. De heer Broere vraagt of de personele kosten en de kosten van de accountant uit de SISA pot betaald worden. De heer Kuijpers antwoordt dat dat in principe niet de bedoeling is met uitzondering van de zgn. CDOKE-gelden, die bedoeld zijn om deskundigen in te huren. De heer Smans vraagt of de raad ook kan zien op welke manier er invulling is gegeven aan de CDOKE-gelden. De heer Kuijpers heeft dat niet paraat. Mevrouw Verdaasdonk vraagt wanneer de verbeteringen voldoende zijn. Het kan altijd beter maar op een gegeven moment moet het voldoende zijn. De heer Kuijpers antwoordt dat er voorheen een aantal onduidelijkheden, onzekerheden en fouten waren. Die zijn we nu aan het wegnemen. Daarbij is gestart met drie kernprocessen, inkoop/aanbesteding, inhuur en subsidies.

Er zijn nog processen waar verbetering nodig is maar we moeten de energie, tijd en middelen besteden waar nog verbetering nodig is of waar het toegevoegde waarde heeft. Dat is niet aan de auditfunctie om te bepalen. Dat is aan de organisatie. De heer Gerritsma merkt op dat nu vastgesteld wordt of er voldoende fundament voor financiële rechtmatigheid en een getrouw beeld van de jaarrekening is. Het volgend niveau is ook kijken of er voldoende waarborgen zijn voor de niet-financiële informatie. Dat is ook de ambitie waar de raad over geïnformeerd wil worden. Dat betekent dat de organisatie daar processen voor moet inrichten. De raad moet afwegen of het voldoende informatie is en als de raad meer informatie wil, hoort daar ook capaciteit, geld en middelen bij. Notulen auditcommissie d.d. 7 maart 2024 Pagina 5

De voorzitter dankt Concerncontrol voor de presentatie en de informatie. De presentatie wordt bij de stukken gevoegd. 9. Voortgang onderzoeken artikel 213a en plannen voor de komende jaren – doelmatigheid De heer Van Mieghem licht toe dat de verordening 213a in 2021 door de raad is vastgesteld. De verordening gaat vooral over onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid en organisatie. Het is een instrument voor het college, waarbij de raad kaderstellend is. De essentie is onderzoek doen om ervan te leren, te verbeteren en te vernieuwen. De raad stelt in de begroting jaarlijks een onderzoeksprogrammering vast, waarbij het de bedoeling is dat heel de organisatie en het beleid om de acht jaar onderzocht wordt. We proberen de programmering af te stemmen met de onderzoeken van de Rekenkamer en de afdeling O&I. Om de vier jaar wordt het functioneren van het instrument geëvalueerd onder regie van de auditcommissie, voor het eerst in 2025. Bij de begroting 2022 zijn vijf onderwerpen genoemd: gesubsidieerde instellingen, verbonden partijen, evaluatie opgave gestuurd werken, evaluatie/actualisatie beleidskader kapitaalgoederen en evaluatie digitale strategie. Daar zijn twee nieuwe aan toegevoegd: evaluatie overheveling WOZ-taken naar BWB en doorcentralisatie onderwijshuisvesting. Er wordt op hoofdlijnen gerapporteerd in de reguliere p&c-cyclus.

Over de onderwerpen die nog niet helemaal zijn afgerond wordt bij de jaarrekening 2023 verslag gedaan. De heer Smans merkt op dat in de jaarstukken van 2022 stond dat het onderzoek naar de gesubsidieerde instellingen al in concept gereed was en dat de uitwerking in de nieuwe ASV zou worden opgenomen. In de tekst van dit agendapunt stond dat in de jaarstukken 2023 staat welke onderzoeken zijn afgerond. Dat is verwarrend. De heer Kuijpers antwoordt dat in de jaarrekening 2023 gerapporteerd wordt over de afronding van de onderzoeken voor zover die nog niet heeft plaatsgevonden. De voorzitter merkt op dat de raadsleden dan wel alert moeten zijn dat ze het ook lezen. De heer Van Mieghem vult aan dat de raad altijd een verzoek kan doen om separaat meer informatie te verstrekken. Wethouder Kranenborg merkt op dat dat wel mogelijk is maar er is in principe met elkaar afgesproken om de p&c-cyclus voor dit soort dingen te gebruiken. Zij hecht eraan om het daar in te laten. De voorzitter vraagt de accountant hoe het staat met de controle van 2023. Mevrouw Vink antwoordt dat aankomende maandag gestart wordt met de controle, waarbij de accountant een aantal weken in huis zal zijn. Team Audit is al druk bezig met de aanlevering van de stukken. De voorzitter schorst de vergadering voor een fotomoment voor de vrouwen in de raad ter ere van Internationale Vrouwendag.

Na de schorsing zal het laatste agendapunt in beslotenheid worden besproken. SCHORSING

Notulen auditcommissie d.d. 7 maart 2024 Pagina 6