N 06072023 auditcommissie

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 6 juli 2023

Voorzitter: Griffier:

de heer I. Dienjes de heer R. Wiersma

(Burger-)raadsleden:

de heer H. Jansen de heer H. Broere de heer R. van Oirschot de heer K. Braspenning de heer P. Smans de heer D. Uijl de heer P. Smans de heer P. Goethart mevrouw J. van Lierop de heer P. Jong

Portefeuillehouders:

de heer P. Bakker mevrouw C. Kranenborg-van Eerd

Ambtelijke ondersteuning:

de heer V. van den Berg

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 6 juli 2023 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom en deelt mede dat de heer Van Vliet deze week verhinderd is. Mevrouw Van Son wordt vervangen door de heer Goethart. Wethouder Kranenborg komt wat later en wethouder Bakker is vanwege de klimaatbegroting aangesloten. De voorzitter wil ook even stilstaan bij het vertrek van de heer Uijl en hem bedanken voor de fijne samenwerking en vraagt of hij deze commissie nog iets mee wil geven. De heer Uijl vindt de auditcommissie bij uitstek een commissie die kijkt hoe het controlerend karakter van de raad versterkt kan worden. Zijn opvolger luistert vanavond al mee. De voorzitter: dankjewel, Dirk. 2. Vaststellen agenda De voorzitter geeft aan dat de toelichting van de studenten van de agenda is gehaald en vraagt de griffier dit toe te lichten. De heer Wiersma licht toe dat de contacten met de studenten moeizaam waren. Zij hebben verzaakt om af te stemmen met het college en de ambtelijke ondersteuning. Daarom is dit nu van de agenda gehaald en wordt het in september opnieuw geagendeerd, met een deugdelijke afstemming. De voorzitter constateert dat de agenda, met deze wijziging, wordt vastgesteld. 3. P&c-cyclus klimaatbegroting De voorzitter geeft aan dat dit punt op verzoek van mevrouw Van Lierop geagendeerd is. Mevrouw Van Lierop geeft aan dat een van de kernboodschappen van PwC was dat we meer op CO2-reductie moeten gaan sturen.

Tegelijkertijd zien we dat de doelen in de begroting niet gehaald worden. De auditcommissie is de plek om te kijken naar de p&c-cyclus, te zorgen dat er beter gemonitord wordt en de doelen behaald worden. De heer Jansen vraagt wat mevrouw Van Lierop wil veranderen, wat kan er beter, wat doen we als raad niet goed. Mevrouw Van Lierop denkt dat er strakker gestuurd kan worden op de klimaatbegroting en stelt voor dat er in een breder comité gekeken wordt hoe we dat vorm kunnen geven. De heer Jansen vraagt of het de bedoeling is dat er uit de auditcommissie een commissie samengesteld wordt of dat er in de auditcommissie een open discussie plaatsvindt. Mevrouw Van Lierop stelt voor dat een commissie uit de auditcommissie leidraden opstelt. De heer Uijl denkt dat het probleem ook is hoe je ervoor zorgt dat, als de doelen niet gehaald worden, daar ook iets tegenover staat. Het is niet vrijblijvend, zeker gelet het belang wat PvdD hecht aan de CO2-doelen, waar we allemaal aan zouden moeten hechten. De heer Goethart merkt op dat er in de afgelopen debatraad een motie aangenomen is met dezelfde strekking. Mevrouw Van Lierop denkt dat die elkaar kunnen versterken. De motie is aangenomen dus de behoefte eraan wordt gedragen. De auditcommissie is een van de instrumenten die we ervoor in kunnen zetten, natuurlijk in overleg met het college.

De heer Jansen vraagt of het college bereid is om een ambtenaar die commissie of werkgroep te laten ondersteunen zodat de commissie kan zien wat de mogelijkheden zijn. Het moet geen mankracht en geld kosten, wat we beter kunnen besteden aan CO2-reductie. Wethouder Bakker merkt op dat de oproep van de accountant een oproep is die hij overal doet, in de veronderstelling dat de gemeenten dit nog niet goed op het netvlies hebben. Laat voor het vaststellen van de jaarstukken van Breda wist hij nog niet dat wij in Breda een klimaatbegroting hebben. We zijn dus in Breda al verder dan de accountant denkt, ook omdat we de klimaatbegroting bij de begroting hebben en niet bij de jaarstukken. Het college werkt nu aan een klimaatplan en wil in opvolging daarvan met de raad het gesprek voeren over de klimaatbegroting. Bij de jaarstukken is er veel discussie geweest over de duurzaamheidsmonitor. Dat zijn echt twee verschillende dingen. Het klimaatvraagstuk is uniek en redelijk goed meetbaar en dat rechtvaardigt een klimaatbegroting. Maar hoe meer indicatoren, hoe wijder je de scope trekt en hoe dichter je bij de afweging komt of dit wel een apart deel moet zijn. Alleen het CO2-vraagstuk rechtvaardigt al dat je het regelmatig meeneemt in de klimaatbegroting. Als je dat apart meeneemt in de p&c-cyclus, zet dat de deur open voor andere domeinen die ook een aparte positie willen.

Het CO2-vraagstuk is heel bijzonder en is ook makkelijker te meten dan bijvoorbeeld biodiversiteit. Het college stelt voor om de klimaatbegroting echt een klimaatbegroting te houden en daar wel een doorkijk te geven naar de diverse domeinen die dat raken. Het college wil de duurzaamheidsmonitor onderdeel houden van de reguliere programma’s. Het is aan de raad wanneer die geïnformeerd wil worden, bij de jaarstukken, die vooral terugkijken, of bij de klimaatbegroting. Beide momenten zijn relevant want eigenlijk wil je bij de terugblik al een lichte inschatting van het doelbereik. Dan ga je dat bij de begroting terugzien. Mevrouw Van Lierop vraagt of het niet beter is om in de oploop naar het klimaatplan samen op te trekken en af te stemmen waarop we willen monitoren en hoe. Wethouder Bakker wil eerst kijken wat de organisatie kan leveren en of het meedraaien in zo’n commissie wel goed bestede tijd is. De heer Smans vraagt waarom er niet twee keer per jaar naar de klimaatbegroting en de duurzaamheidsmonitor gekeken kan worden. Waarom denkt de wethouder dat andere domeinen eenzelfde status op willen eisen? Het Notulen auditcommissie d.d. 6 juli 2023 Pagina 2

college wil het aan de hand van het klimaatplan over de klimaatbegroting hebben maar we hebben al een klimaatbegroting, waarom kunnen we het daar dan nu niet over hebben? Wethouder Bakker denkt dat het efficiënter is om aan de hand van een voorstel te spreken en komt met een voorstel hoe het college denkt de komende jaren beter op klimaat te gaan sturen. Daar zal een scope wijziging in zitten. Er is een brede wens om de klimaatbegroting toegankelijker te krijgen. Het college denkt erover na hoe dat in te vullen. De heer Smans vraagt zich af waarom we op het klimaatplan moeten wachten voordat we over de opzet en van de nieuwe klimaatbegroting kunnen spreken. Waarom kunnen we het niet twee keer per jaar over beide producten hebben? Wethouder Bakker denkt dat het relatief goed meetbaar en super urgent is. Dat rechtvaardigt dat je een aparte klimaatbegroting hebt. Als de indicatoren diffuser worden, is minder zeker dat een maatregel precies dat effect gaat bewerkstellingen. Waarom zou je dan nog afwijken van de reguliere gang van zaken met een aparte begroting op een domein. De heer Smans vindt duurzaamheid ook heel urgent en stelt voor om de klimaatbegroting ook in de jaarrekening mee te nemen. Wethouder Bakker antwoordt dat de klimaatbegroting onderdeel is van de begroting en zich nu met name richt op het doelbereik van CO2.

Hij kan zich voorstellen dat de raad het bij de jaarrekening ook over de klimaatbegroting wil hebben maar heeft twijfels bij het maken van zoiets als een duurzaamheidsbegroting. De heer Smans vraagt waarom we een klimaatmonitor hebben als we niet van tevoren doelen stellen. Wethouder Bakker antwoordt dat die daarin zitten. De heer Jansen kan zich voorstellen dat het college in de berap rapporteert wat er niet verwezenlijkt wordt van de klimaatbegroting en aangeeft wat er de komende maanden gedaan kan worden om alsnog de doelen te halen. Wethouder Bakker geeft het woord aan de ambtelijke ondersteuning. De heer Van den Berg geeft aan dat de doelen in de klimaatbegroting allemaal op CO2 zijn en het nadeel is dat de resultaten pas veel later beschikbaar komen. In de jaarrekening zie je de resultaten van 2020 en soms van 2021, dat zegt niets over de acties die je in 2022 hebt gedaan en het effect wat je daarmee hebt bereikt. Daarmee heb je ook niet direct sturing. Enerzijds is het zoeken hoe je je acties beter concreet kunt maken zodat je goed kunt monitoren en anderzijds zou je extra onderzoek moeten doen om een goede prognose vertaling te maken van de acties. De provincie was dat van plan maar heeft het nooit gedaan omdat het een hels karwei is.

De heer Jansen denkt dat het geen probleem is om de cijfers van 2021 die bekend zijn af te zetten tegen de klimaatbegroting of tegen de beschikbaar gestelde gelden. Dan kunnen we ook kijken of de gelden voldoende zijn om de doelen te behalen en of we al of niet moeten bijsturen. De voorzitter merkt dat er uiteenlopende beelden en meningen zijn en stelt voor om hier het gesprek over aan te gaan want uiteindelijk bepaalt de raad waarover gerapporteerd wordt. De heer Jansen denkt dat nog niet voldaan is aan de vraag van de PvdD. Er moet een commissie komen of het moet volgende keer terugkomen. De voorzitter denkt dat het goed is om in te plannen of we akkoord gaan dat hier een commissie voor komt. De heer Braspenning vraagt zich af of we weer een commissie moeten optuigen. Dit gremium moet in staat zijn om een antwoord te formuleren of er een commissie moet komen of om, met de wethouder en zijn ondersteuning, te bepalen of wat nu gebeurt voldoende is. Het is bekend dat we altijd een of twee jaar achterlopen. Een commissie is erg zwaar, dat moeten we ook zelf kunnen. De heer Broere vraagt of de indicatoren meer op aannames zijn gericht dan op realiteit. Wethouder Bakker antwoordt dat we in de huidige klimaatbegroting nadrukkelijk volgen wat het doelbereik is richting CO2-neutraal in 2044. Dat kunnen we meten met een achterstand van twee jaar.

Wat we minder doen is het gesprek voeren wat dat betekent. Als je wil bijsturen, wat zijn dan de maatregelen. De heer Broere denkt dat we dan wellicht gezamenlijk kunnen kijken naar de indicatoren die ermee te maken hebben. Wethouder Bakker stelt voor om het college tijd te gunnen om wat globaal huiswerk te doen en aan de hand daarvan het gesprek te voeren wat voor aanvullende wensen de raad heeft. Hij kan niet zeggen wat het goede moment is voor dat huiswerk want veel mensen willen op vakantie. De heer Smans hoort dat er best wat licht zit tussen de wensen en de blik van de auditcommissie en die van het college/stadskantoor. Bij de motie bij de jaarstukken is er met de wethouder gewisseld over het feit dat de auditcommissie daar een rol in zou kunnen spelen. Hij steunt daarom van harte het instellen van een commissie en is bereid om daarin deel te nemen. De heer Jong is niet voor een commissie in een commissie en wil eerst het college de kans geven om meer duidelijkheid te geven. De heer Uijl merkt nu hoe moeizaam het gesprek gaat omdat er verschillende beelden bestaan. Het helpt juist als we aan de voorkant meedenken. Noem het een commissie of een werkgroep, dat maakt niet uit, maar er ligt een compromis in het idee wat de heer Smans oppert.

De heer Goethart denkt dat de auditcommissie hier geen rol in heeft omdat we het hier over de algemene begroting en verantwoording moeten hebben en dit is een gesprek rondom het beleid. Mevrouw Van Lierop zou het op prijs stellen om in de oploop naar het plan het gesprek aan te gaan zodat de neuzen dezelfde kant op staan. Ze vindt het compromis voorstel van de heer Smans heel goed. Notulen auditcommissie d.d. 6 juli 2023 Pagina 3

De heer Van Oirschot kan zich vinden in het standpunt dat het belangrijk is dat we goed kijken naar wat de klimaatdoelstellingen zijn en hoe we die kunnen behalen maar deelt ook de visie van het college dat we al veel hebben opgetuigd en dat we daar eerst de resultaten van af moeten wachten. Het staat mevrouw Van Lierop in de tussentijd vrij om een voorstel te doen welke kwantitatief goed definieerbare indicatoren zij ziet. De voorzitter hoort te veel verschillende signalen en denkt dat hierover gestemd moet worden. Wethouder Bakker stelt voor dat de auditcommissie vanuit haar midden ophaalt wat hoog over de wensen zijn en wat de doelstelling van zo’n subcommissie is of dat de auditcommissie exclusief over dit onderwerp praat. Het college kan dan verder werken en als we dan op enig moment bij elkaar komen, kunnen we destilleren wat het verschil van inzicht is en wat de commissie zou willen toevoegen. De vraag is nu vooral heel hoog over wat de raad het belangrijkst vindt en op welk moment en hoe breed of smal de scope moet zijn. Hij biedt graag ondersteuning vanuit het stadskantoor aan. De voorzitter vraagt wat mevrouw Van Lierop van dit idee vindt. Mevrouw Van Lierop vindt dit een idee waar we verder mee aan de slag kunnen.

De heer Smans vindt het merkwaardig dat er bijna gestemd zou worden over de vraag of we een gesprek aan mogen gaan terwijl er een motie is aangenomen waarin er een rol is weggelegd voor de auditcommissie. Hij vraagt of het gesprek over de verdere vormgeving nog voor het reces gepland kan worden zodat het college in de zomer aan de slag kan. Wethouder Bakker ziet dat niet gebeuren, dat zijn vijf werkdagen. De voorzitter vraagt of de commissie akkoord gaat met het voorstel van wethouder Bakker over input ophalen bij de partijen voor de p&c-cyclus en dat we het daar twee of drie keer per jaar over hebben. De heer Smans vraagt of we dat dan per mail doen of dat er over gesproken kan worden. De voorzitter denkt dat het goed is om het niet alleen maar via de mail te doen zodat het zo breed mogelijk gedragen wordt. De heer Braspenning vraagt of het haalbaar is om de mening van de leden van de commissie op te halen en die in de auditcommissie van september te bespreken met het college en de ondersteuning. De heer Smans merkt op dat het dan niet meer meegenomen kan worden voor de komende begroting. De heer Braspenning vindt dat niet geëist kan worden dat we in het reces een meeting in september voorbereiden, die toch te laat is.

De heer Smans denkt dat het niet zo ingewikkeld is om op heel korte termijn input op te halen en te wisselen waar er nog licht zit tussen de visies en opvattingen en dat door te geleiden naar het college. Dan hoeven we het niet in september nog een keer te bespreken. De heer Braspenning vraagt hoe de heer Smans dat praktisch voor zich ziet, de meeste mensen gaan op vakantie. Hij kan zich voorstellen dat je volgende week een snel rondje maakt en dat op het eind van de week een korte rapportage aangeboden wordt aan de commissieleden en aan het college. Kan het dan tijdens het reces verwerkt en teruggekoppeld worden? De heer Jansen daagt de heer Smans uit om voor het eind van het reces de mening van elf partijen te krijgen, dat document te maken en aan de wethouder te sturen. De heer Smans gaat dat gewoon regelen. Als iemand geen input levert, wordt die niet meegenomen. De heer Van Oirschot is het daar niet mee eens, hij wil reflecteren binnen de fractie. De heer Smans merkt op dat het eigenlijk nu besproken is. Als we dit over de zomer heen tillen, kan het in de begroting van 2025 gerealiseerd zijn. Als dit voorstel te ingewikkeld is, is dat jammer. De heer Jong denkt dat we het college de kans moeten geven om duidelijkheid te geven. De voorzitter denkt dat we hier niet uitkomen. De heer Smans doet een voorstel wat kennelijk niet haalbaar is.

De voorzitter stelt voor om de handreiking van het college aan te nemen in samenspraak met het ophalen van input bij de partijen. De auditcommissie gaat hiermee akkoord. De voorzitter schorst de vergadering voor de maaltijd. 4. Mededelingen Wethouder Kranenborg heeft vandaag geen mededelingen. 5. Ingekomen stukken Er zijn vandaag geen ingekomen stukken. 6. Notulen auditcommissie van 11 mei en van 1 juni 2023 De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. 7. Aandachts- en actiepuntenlijst De heer Smans merkt op dat de werkgroep voor het beste raadsvoorstel tot op heden geen enkel voorstel heeft ontvangen. Mocht iemand daar eens mee naar willen kijken, dan graag. De voorzitter is daartoe bereid en neemt aan dat de griffie kan ondersteunen.

Notulen auditcommissie d.d. 6 juli 2023 Pagina 4

8. Preadvies resultaatbestemming en exploitatiereserve De heer Uijl geeft aan dat dit vorige keer al aan bod is gekomen. Het college zat nog met de verduidelijking waar de gelden nu precies naar toe gaan. Uiteraard wil je niets overhouden maar geld wat in december komt, is moeilijk uit te zetten in de laatste twee weken. Daar vindt bijna automatisch een overheveling plaats. De wethouder ageerde ook op het punt winstneming. Daarop doet de werkgroep een advies aan de auditcommissie. De heer Van Oirschot vult aan dat de wethouder aangaf dat als we het resultaat niet zo strak willen bestemmen, we moeten kijken naar een hoger abstractieniveau van de budgetten. De werkgroep is benieuwd hoe de andere leden daarnaar kijken. De heer Broere houdt het er voorlopig nog op dat we uit een bijzondere tijd komen, corona, en dat we nu diverse crises hebben. Hij vindt dat budgetten uitgegeven moeten worden aan waar ze voor bestemd zijn maar heeft begrip voor bepaalde situaties. De heer Uijl vraagt of de heer Broere de verbetervoorstellen ondersteunt. De heer Broere gaat mee met de flow. De heer Braspenning wil de punten kort doornemen: 1. prima, geen probleem. 2. Het college verzoeken om de auditcommissie opdracht te geven om regels op te stellen is prima als het college zegt dat te kunnen en willen doen en dat het nut heeft. 3.

Hij wil best nadenken over tussentijdse winstnemingen maar dat kan van casus tot casus verschillend zijn, regel dat Romeo Delta, we zijn geen spaarinstituut. 4. gaat hij in mee. 5. Het college vragen om een informatieve beeldvormende sessie te organiseren waarin wordt uitgelegd hoe de regio-budgetten besteed worden mag maar de vraag is of het veel helpt. Het is wel een post die bij elkaar veel geld omvat. 6. Voor het volgend preadvies-thema tijdig een keuze maken maar dan met je wel in de praktijk zien hoe dat toegepast moet worden. De heer Smans: 1. Is prima maar bij nadere uitvraag bleek dat onder vrijwel alle overgehevelde budgetten een raadsbesluit lag of dat het regiogelden waren. De antwoorden op de technische vragen hebben meer duidelijkheid gegeven en dat zou het college standaard moeten doen, ook voor de exploitatiereserves. 2. prima, dat is ook afgelopen keer via technische vragen duidelijk geworden. 3. Met afgelopen meicirculaire zijn klimaatmiddelen overgeheveld naar 2023, dat was vroeg en voorbarig terwijl er bij de begroting 2021 een motie ingediend is om zodra de middelen vanuit het Rijk beschikbaar kwamen alvast extra personeel aan te nemen om variant 3 uit te kunnen voeren. Het uitgangspunt moet zijn uitgeven om de achterliggende doelen te halen. Soms kan het niet anders, onderbouw dat dan. 4. meer dan eens. 5.

is in de afgelopen werkgroep Regio aan bod gekomen dus daar is al aan voldaan. 6. helemaal eens. De heer Jansen heeft meegewerkt aan de basis maar is de laatste vier weken met vakantie geweest en dankt de heer Uijl en de heer Van Oirschot voor hun inzet. Hij maakt de kanttekening dat we nog met het college moeten wisselen over de vormgeving. De heer Goethart: 1. Het college heeft een duidelijke drijfveer om het geld goed uit te geven en verplichtingen opleggen kan tot verkeerde prikkels leiden. 2. De vraag aan het college is hoe vaak dit voorkomt en hoe wenselijk het is om een algemene regel in te stellen. 3, 4, 5 en 6 zijn prima. Mevrouw Van Lierop wil de adviezen overnemen. De heer Jong vindt het een goed voorstel, het lijkt erop dat de raad meer grip krijgt op de bestedingen. Wethouder Kranenborg denkt dat het niet zoveel uit elkaar ligt. Zij heeft vorige keer in de reflectie aangegeven dat het niet zozeer te maken heeft met wat het college wel of niet wil maar meer met de uitvoerbaarheid. Er staat nu “het college of de auditcommissie opdracht geven” en dan is het eigenlijk van niemand. Het college begrijpt dat de raad vanuit de kaderstellende rol nadere regels wil maar het initiatief moet vanuit de raad komen. Het college wil wel meedenken om het uitvoerbaar en praktisch te maken.

Voor de overhevelingen is het inderdaad fijn dat we weten wat voor categorie het is en het college wil dat inzicht graag bieden. De heer Uijl concludeert dat de adviezen breed onderschreven worden. Hij is het ermee eens dat de raad in eerste instantie aan bod is als er vaagheden zitten in de beschrijving van de exploitatiereserve. Het is goed als de auditcommissie dat gaat doen. De auditcommissie kan met de aanbevelingen aan de slag. De voorzitter denkt dat daar, samen met de griffie, een planning voor gemaakt moet worden. De adviezen worden breed gedragen en op een aantal punten wordt er kritisch naar gekeken maar we kunnen er prima mee aan de slag. 9. Rondvraag Er zijn geen vragen of opmerkingen voor de rondvraag. De voorzitter dankt iedereen voor de inbreng en sluit de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 6 juli 2023 Pagina 5