N 06022025 auditcommissie

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 6 februari 2025

Voorzitter: Griffier/secretaris:

de heer H. Jansen de heer R. Wiersma

(Burger-)raadsleden:

mevrouw M. Wulffraat mevrouw L. van Kelle de heer M. Verschuren mevrouw M. Peereboom de heer P. Jong de heer I. Dienjes mevrouw C. van Kastel de heer H. Broere de heer M. van Woudenberg

Portefeuillehouder:

mevrouw C. Kranenborg-van Eerd

Ambtelijke ondersteuning:

mevrouw S. van den Berg

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 6 februari 2025 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom. Mevrouw Van Kastel vervangt de heer Gesink. De heer Dienjes en de heer Van Woudenberg sluiten later aan. 2. Vaststellen agenda De commissie gaat akkoord met de voorgestelde agenda. 3. Mededelingen 3.a. Update werving huisaccountant De voorzitter geeft aan dat het proces doorlopen is maar dat degenen die ingeschreven hebben volgende week nog op de hoogte gebracht moeten worden, of zij het wel of niet geworden zijn. Dan vindt er nog een verificatie plaats met de accountant waar de keuze op gevallen is. Daarna is het pas definitief en mag het openbaar gemaakt worden. 3.b. Update werving leden ombudscommissie De voorzitter geeft aan dat er een team samengesteld is, waaraan hij ook deelneemt, voor de selectie van de leden van de ombudscommissie. 3.c. Mededelingen portefeuillehouder Wethouder Kranenborg heeft vandaag geen mededelingen. 4. Ingekomen stukken De voorzitter geeft aan dat de provincie heeft laten weten akkoord te gaan met de begroting 2025 en zelfs een compliment daarvoor heeft gegeven. Hij vraagt of bij het college bekend is welke wijziging de provincie aangebracht heeft. Mevrouw Van den Berg antwoordt dat dit te maken heeft met de geldigheidsduur van paspoorten. Die is een aantal jaren geleden verlengd van vijf na tien jaar. Daardoor krijg je na tien jaar een piek in het aantal aanvragen.

De gemeente vond dit incidentele opbrengsten, de provincie vindt deze opbrengsten structureel. 5. Vaststellen notulen van 4 december 2024 en 9 januari 2025 De notulen worden ongewijzigd vastgesteld, met dank aan de notuliste. 6. Aandachts- en actiepuntenlijst De voorzitter wijst erop dat er een aantal dingen instaat die in het jaarplan zijn opgenomen. 7. Welke ontwikkelingen zijn relevant voor 2025/2026 De voorzitter verwijst naar bijlage 5. Dit is het laatste volledige jaar van deze coalitieperiode. Daarom is een overzicht gemaakt van de onderwerpen die nog besproken worden. Dit komt gedeeltelijk terug in het jaarplan. Mevrouw Wulffraat ziet bij de omgevingsanalyse een toenemende vraag naar zorg, met name bij Jeugd. Daar is een aantoonbaar tekort maar ook de vraag naar Wmo zal toenemen. Het zou van toegevoegde waarde zijn om die ontwikkeling ook te melden. De voorzitter zal dat aanpassen en verbreden. Mevrouw Van Kelle merkt op dat er bij de omgevingsanalyse veel concrete zaken staan, waar de auditcommissie ook concreet mee aan de slag moet. Zij vindt het stukje Maatschappelijke opgave heel breed en ook moeilijk om er de vinger op te leggen. Zij ziet graag wat duiding hoe ze dit moet lezen, buiten het feit dat we daarmee bezig zijn met alle commissies en beleidsstukken.

De heer Broere ziet een groei van de stad naar 215.000 en merkt op dat daar heel veel omheen zit, zoals belasting van het milieu. Is dat al wat dieper gedefinieerd? De voorzitter denkt dat het niet dieper gedefinieerd is maar er zijn plannen in ontwikkeling. Het is een wens van de stad om te groeien en dat heeft consequenties op allerlei gebied. Dat moet je wel bij alle besluiten in je achterhoofd houden. De heer Jong vraagt wat de rol van de auditcommissie hierin is. De voorzitter antwoordt dat de auditcommissie daar bij een aantal beleidsuitgangspunten en in de financiële begroting rekening mee moet houden en de raad moet adviseren om rekening te houden met een eventuele bijschaling. De auditcommissie moet ruimer kijken dan de raadsperiode van vier jaar. De heer Jong vraagt of de auditcommissie dan de financiële waakhond is. De voorzitter antwoordt dat dat een van de doelstellingen van de auditcommissie is, financiële waakhond en adviseur van het college om te zorgen dat de middelen er komen. Maar het moet apolitiek zijn. De heer Verschuren ziet in oktober een IB-sessie staan over het SIP.

Komt er een evaluatie of een moment waarop gekeken wordt of de SIP methodiek werkt of bijgesteld moet worden? De voorzitter meent zich te herinneren dat het college dat zelf tegen het licht zou houden en dat de auditcommissie in oktober een toelichting krijgt op het nieuwe SIP wat in de begroting 2026 staat. Wethouder Kranenborg vult aan dat het breder is. Bij de introductie is gezegd dat het college dit met de raad wil evalueren maar dit is een product in ontwikkeling dus dat moeten we wel een aantal jaren gebruiken. Een evaluatie na een of twee jaar heeft niet veel zin. Intern wordt wel geëvalueerd om het proces in het komend jaar weer beter te maken. Notulen auditcommissie d.d. 6 februari 2025 Pagina 2

De wethouder wil wel iets ter overweging geven. Deze auditcommissie zit er nu drie jaar. We gaan richting de verkiezingen. Het heeft haar indertijd best wat tijd gekost om door te hebben wat de rol van de auditcommissie is. Er ligt nu een verordening. Misschien is het goed om te kijken hoe het totaal instrumentarium wat indertijd voor de auditcommissie bedacht is, zich geëvolueerd heeft over de jaren. Moet het nog steeds de rol zijn die indertijd is opgeschreven of moet daar iets in veranderen? Als de auditcommissie dat niet doet met de kennis en ervaring van nu, gaat het wel weer even duren voor er een nieuwe commissie zit die dat kan doen. De voorzitter neemt dit ter harte en wil een evaluatie op de rol zetten voor januari 2026, die vastgelegd kan worden in het overdrachtsdocument voor de volgende raad. Daar was al over nagedacht. 8. Jaarprogramma auditcommissie De voorzitter verwijst naar de bijlage en vraagt of iedereen zich daarin kan vinden. Mevrouw Peereboom merkt op dat de auditcommissie vorige keer over de cyclische producten heeft gesproken. In het begeleidend stukje wordt geschreven dat we eigenlijk niet tot een uitkomst zijn gekomen maar we hebben vorige keer toch gezegd dat we kijken wat er uit de aanpassing van het ene programmapunt komt en daarna verder. De voorzitter wil dit doorschuiven naar het volgende agendapunt.

Mevrouw Van Kelle vindt het prima maar het heeft ook met dit onderwerp te maken. Er gaat nu een concreet voorstel komen wat telkens in de jaarplanning terugkomt. Het moet wel ergens landen. De voorzitter antwoordt dat het voorstel uitgewerkt moet worden en dat moet af en toe in de auditcommissie besproken worden. Dat is dan de evaluatie. Wethouder Kranenborg merkt op dat er staat “afconcluderen/vaststellen van het jaarplan”. Zij dacht nog in een fijn proces met elkaar te zitten, wat we nog moeten finetunen en over een paar dingen moet het gesprek nog gevoerd worden. Als het nu wel vastgesteld wordt, heeft zij nog een paar dingen aan te vullen maar dat hoeft niet nu. De voorzitter wil het op hoofdlijnen vaststellen en dan het gesprek voeren en finetunen en in de volgende vergadering definitief vaststellen. De voorzitter stelt vast dat iedereen zich in het jaarprogramma kan vinden. 9. Vervolg verbetering cyclische producten De voorzitter wil nu een vervolgstap voorstellen. Hij heeft het voorstel in de wandelgangen met de wethouder besproken, die kon zich erin vinden. Hij stelt voor om binnen nu en veertien dagen samen met het college en de griffie een stappenplan te maken, welke verbeteringen we in de cyclische producten willen en hoe we dat aanpakken en dat in de vergadering van maart definitief vast te stellen.

Vorige keer is een hoop dingen opgehaald maar er zijn geen duidelijke afspraken gemaakt hoe we verdergaan. Het stappenplan wordt een week voor de maart vergadering aan de auditcommissie toegestuurd. Het is misschien een stukje over ons graf regeren, het is ook verder kijken naar 2026 en 2027. Dat doen we met het overdrachtsdocument naar de nieuwe raad en het nieuwe college. Mevrouw Van Kelle vindt het een prima plan maar vraagt of we in het stappenplan ook inhoudelijke stappen zetten. In de notulen van vorige keer staat een aantal mensen genoemd die erover mee zouden willen denken. Gaat het over een stappenplan qua tijd of over welke inhoudelijke stappen we zetten? Zij wil daar graag in meedenken. De voorzitter antwoordt dat het om een stappenplan qua tijd gaat, het gaat nog niet echt over de inhoud. Er staat wel wat we willen bereiken maar hoe we dat willen bereiken, komt in het vervolgtraject. Mevrouw Van Kelle vindt het prima als het echt gaat over wat we in de tijd doen. De voorzitter merkt op dat het college beargumenteerd aan moet geven wat de ondersteuning wel en niet kan. Mevrouw Van Kastel merkt op dat als het niet over inhoudelijk gaat, we over een maand misschien weer van alles hier op gaan halen. De voorzitter gaat ervan uit dat vorige keer alles opgehaald is. Daarmee wordt een stappenplan gemaakt.

Wethouder Kranenborg merkt op dat de term “stappenplan” misschien wat verwarrend is. Zij heeft vorige keer een aantal toezeggingen gedaan, er zijn suggesties gedaan door de griffie en door de voorzitter. Dan is het goed om op sommige momenten te sparren in een kleiner comité, waar een aantal mensen zich voor heeft aangemeld. Het college is in de lead richting de begroting en heeft daar een aantal toezeggingen op gedaan. De voorzitter merkt op dat het dan geen stappenplan is maar een tijdlijn. Mevrouw Van Kelle vindt dat verhelderend maar worstelt nog met het feit dat in de agenda staat “helaas leidde dit niet tot een heldere en eenduidige richting”, want die proeft zij wel. De voorzitter antwoordt dat als het college op bepaalde fronten niet helder is, dan wordt dit open in de tijdlijn gezet. Een aantal zaken is wel helder en een aantal niet. Het college kan ook aangeven het wel te kunnen maar bijvoorbeeld pas in 2027. Dat staat dan in de tijdlijn. Het college moet de gedachtegang van de auditcommissie uitvoeren. Als ze daar vragen bij hebben, geven ze dat aan in de tijdlijn. Mevrouw Van Kastel denkt dat er echt wel een objectieve manier moet zijn om een programma uit de begroting smart te maken.

Komt dan in het stappenplan staan hoe het college dat objectief gaat vormgeven? Wethouder Kranenborg wil niet heel veel producten schrijven, waarin we schrijven wat we allemaal gaan doen. Het college gaat er inderdaad voor om een programma meer smart te maken en zal dan met een deel van de auditcommissie om tafel gaan zitten en vragen of dit nu helpt, of dit de goede weg is. Zij heeft ook een Notulen auditcommissie d.d. 6 februari 2025 Pagina 3

toezegging gedaan over de indicatoren, waar zet je die neer. Die staan nu vaak aan het einde. Helpt het als ze gewoon in de blokjes staan? Daar zijn we nog over in gesprek. De voorzitter merkt op dat dit niet over de inhoud gaat maar over de lay-out. Wethouder Kranenborg merkt op dat het wel degelijk inhoud is, als het gaat over concretiseren. Mevrouw Van Kastel vraagt of de auditcommissie dan als een soort klankbordgroep wordt gebruikt. Er zijn prima objectieve manieren om ernaar te kijken. Wethouder Kranenborg denkt dat klankbordgroep een goede term is maar wel een die door het college heel serieus wordt genomen. De heer Verschuren merkt op dat we het nu over de begroting hebben maar we hebben meerdere cyclische producten. Het college moet die schrijven maar het is een controlemiddel van de raad. Heeft de raad zeggenschap over welke vorm en wijze? Is dit een vorm van co-creatie? Wat is de rol van de auditcommissie en wat gebeurt er in de wandelgangen In de notulen van vorige keer stond dat er vandaag een kort prioriteitenlijstje zou zijn. Wat is de reden dat we dit doorschuiven naar maart? De voorzitter antwoordt dat hij dit niet kordaat heeft opgepakt vanwege zijn vakantie. De wens is dat alle cyclische producten straks op elkaar afgestemd worden.

Wethouder Kranenborg vult aan dat het nu een beetje lijkt of er een geheim overleggremium is maar soms spreken we elkaar even bijvoorbeeld om een agenda af te stemmen of stukken voor te bereiden. Daarbij worden geen besluiten genomen. De voorzitter geeft aan dat het aftastende gesprekken zijn. Is het voorstel zo akkoord en kan het in maart definitief vastgesteld worden? De heer Verschuren vond tijdlijn een beter woord en vraagt wanneer de eerste concrete resultaten er zouden moeten zijn. De voorzitter antwoordt dat het college toegezegd heeft dat de eerste concrete resultaten bij de begroting 2026 zijn, welke stappen is nog in overleg. Het liefst loopt de tijdlijn tot 2029 maar dan regeren we over ons graf. De heer Verschuren snapt dat het een enorme taak is en dat daar een langere tijd overheen gaat. Klopt het dat we voor het zomerreces nieuwe voorstellen krijgen? Wethouder Kranenborg antwoordt dat het college eind september de begroting vaststelt en naar de raad stuurt dus voor die tijd is wel praktisch. De voorzitter gaat ervan uit dat voor het zomerreces een groot deel van het proces doorlopen is.

Mevrouw Van Kastel vertrouwt erop dat de expertise voor het smart maken bij het college ligt maar in hoeverre heb je dan de auditcommissie nodig om daar verder vorm aan te geven? Er zijn toch experts die dat voor ons kunnen doen? Wethouder Kranenborg denkt dat hiermee de auditcommissie onderschat wordt. Als je een tekst leest, weet je of die helder, duidelijk en concreet geformuleerd is en of straks bij een programma duidelijk is wat de doelen waren, welke activiteiten eraan bijdragen, wat de impact is en welke middelen eraan gekoppeld zijn. Het hoeft niet voor een expert te begrijpen te zijn, het moet voor de raad navolgbaar zijn. De voorzitter vult aan dat de 180.000 inwoners het ook moeten kunnen lezen. Het gaat om helder en goed schrijven. Mevrouw Van Kelle merkt op dat vorige week wel gesproken is over het taalgebruik maar het gaat vooral om de vorm. Het is belangrijk dat de auditcommissie daar goed bij betrokken wordt anders sluit het volgend jaar weer niet aan. Het is misschien puntiger geformuleerd maar in de vorm helpt het niet bij het lezen van de begroting. Vorige keer hebben we het erover gehad wat het doel was en over het inzichtelijk maken welke keuzes het college maakt of voorstelt, welke indicatoren er specifiek samenhangen met het onderwerp. Het zou zonde zijn als we externe expertise vragen, die we ook weer moeten inwerken. Dan schuiven we het weer op.

Zij is er voorstander van dat de auditcommissie meedenkt bij het verbeteren van de begroting. De voorzitter geeft aan dat dat ook de heldere afspraak van vorige keer was. Iedereen kijkt anders naar de inhoud maar het gaat om het begrijpen wat er staat. De heer Verschuren denkt dat je het succes ook kunt zien aan het aantal technische vragen. Als je de technische vragen over de vorm eruit kunt halen, heb je goede procesafspraken gemaakt. Dat staat los van de inhoudelijke technische vragen. De heer Van Woudenberg vraagt of het met dit voorstel ook inzichtelijker wordt voor inwoners. De voorzitter merkt op dat de begroting een ingewikkelde materie is maar het is wel de bedoeling dat dat ene programma in ieder geval inzichtelijk wordt. Wethouder Kranenborg merkt op dat de begroting niet helemaal op B1-niveau geschreven kan worden. dan valt er ongelooflijk veel weg, wat wel relevant is. De heer Van Woudenberg heeft het niet over B1-niveau maar dat iemand over dit programma de impact kan zien voor hun huishouden. Wethouder Kranenborg antwoordt dat hierover een motie was aangekondigd, die of niet ingediend is of weggestemd is maar dit is politiek besproken bij de begrotingsbehandeling. De voorzitter denkt dat er heldere afspraken zijn gemaakt. Dit komt in maart terug op de agenda. 10.

Inventarisatie onderwerpen raadsacademie De voorzitter vraagt of er nog wensen zijn over de onderwerpen die daar aan bod moeten komen. Notulen auditcommissie d.d. 6 februari 2025 Pagina 4

Mevrouw Van Kelle merkt op dat het interpreteren van de jaarstukken iedere keer terugkomt. Dat is aan het begin van een raadsperiode wel nuttig. Misschien kun je dat de volgende periode beter opbouwen in de tijd. Op een gegeven moment heb je een bepaald kennisniveau en kun je beter inzoomen op specifieke onderwerpen, zoals het SIP of solvabiliteitsquota. De voorzitter merkt op dat daarom deze vraag gesteld wordt. Er wisselen ook weleens raadsleden. De heer Verschuren ondersteunt het punt van mevrouw Van Kelle. Interessante onderwerpen om wat dieper op in te gaan zijn bijvoorbeeld de schuldenquote, het weerstandsvermogen en de solvabiliteit. Aan de hand van een externe expert kun je kijken aan welke knoppen de raad kan draaien en of de uitleg van de wethouder klopt. Dan kun je een politieke afweging maken. Een ander punt is het op 0 krijgen van de begroting. Welke methodes zijn daarvoor en welke ruimte is er? Ook daar kun je weer politieke keuzes in maken. De voorzitter noteert deze goede onderwerpen. Mevrouw Van Kastel merkt op dat je sommige onderwerpen opneemt als een spons maar voor anderen heb je gewoon meer herhaling nodig. Er vallen raadsleden af en er komen nieuwe bij en portefeuilles wijzigen soms.

De heer Jong (50Plus) vraagt of het een goed idee is om een gemeente te zoeken die een duidelijke begroting heeft en die uit te nodigen om te vertellen hoe ze dat voor elkaar hebben gekregen. De voorzitter merkt op dat er al twee voorbeelden naar de auditcommissie gestuurd zijn, Nijmegen en Amsterdam. Die kunnen we wel een keer uitnodigen. De heer Van Woudenberg sluit zich aan bij de vorige sprekers. Het is wel fijn om een herhaling te krijgen van moeilijke onderwerpen als solvabiliteit. Mevrouw Wulffraat denkt dat we echt moeten focussen op wat voor de raad belangrijk is en wat welke keuze tot gevolg heeft, los van dat het politiek is. Wethouder Kranenborg merkt op dat het de auditcommissie vrijstaat om externe expertise in te schakelen maar er zijn in het stadskantoor ook goede mensen die het ook goed uit kunnen leggen. Maak daar gebruik van, voor de raadsacademie maar ook om als raadslid individueel kort bijgepraat te worden. Stuur haar een mail en je wordt aan een ambtelijk ondersteuner gekoppeld. De heer Verschuren heeft dat eerder gedaan bij Ruimtelijke ordening en vond dat erg leerzaam maar een externe expert geeft adviezen en opties. Uiteindelijk blijft de politieke keuze aan de raad. Wethouder Kranenborg merkt op dat er geen ambtelijke adviezen gegeven mogen worden. Het is informatief. Ambtelijke bijstand kan altijd, dat gaat via de gemeentesecretaris.

Voor ambtelijke ondersteuning is een bestuurder verantwoordelijk. De collega’s op Financiën laten met liefde en plezier het brede kader zien en uitleggen. Ze houden echt geen informatie achter, waarvan ze denken dat het beter is dat de raad dat niet weet. De voorzitter denkt dat er genoeg suggesties zijn, waarmee de griffie aan de slag kan. 11. Rondvraag en sluiting De voorzitter constateert dat er geen behoefte is aan een rondvraag. De volgende auditcommissie is op 13 maart 2025. Hij dankt iedereen voor de inbreng en sluit de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 6 februari 2025 Pagina 5