N 02112023 Auditcommissie

NOTULEN VAN DE OPENBARE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 2 november 2023

Voorzitter: Griffier:

de heer A. van Vliet de heer R. Wiersma

(Burger-)raadsleden:

de heer K. Braspenning de heer H. Broere de heer R. van Oirschot mevrouw L. van Son de heer P. Smans mevrouw I. Verdaasdonk mevrouw J. van Lierop (gedeeltelijk) de heer P. Jong de heer M. van Woudenberg de heer H. Jansen

Portefeuillehouder:

mevrouw C. Kranenborg-van Eerd

Ambtelijke ondersteuning:

de heer J. Veuger de heer C. Kuijpers

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 2 november 2023 Pagina 1

1. Opening De voorzitter opent de vergadering en geeft aan dat het eerste gedeelte van de vergadering in beslotenheid plaatsvindt. SCHORSING De voorzitter heropent de vergadering en heet de wethouder en de ambtelijke ondersteuning welkom. Wethouder Adank is verhinderd. Een aantal leden van de auditcommissie zal om 18.45 uur de vergadering van het presidium bij gaan wonen. 2. Vaststellen agenda De voorzitter constateert dat de agenda ongewijzigd wordt vastgesteld. 3. Mededelingen 3.a. Mededelingen van de wethouder Wethouder Kranenborg heeft vandaag geen mededelingen. 3.b. Mededelingen van de Rekenkamer Deze zijn tijdens het besloten deel van de vergadering besproken. 4. Ingekomen stukken Er zijn vandaag geen ingekomen stukken. 5. Notulen van de auditcommissie van 6 juli en van 28 september 2023 De voorzitter constateert dat deze notulen ongewijzigd vastgesteld worden, met dank aan de notuliste. 6. Aandachts- en actiepuntenlijst De heer Jansen heeft vanmorgen een gesprek gehad met de wethouder en de ambtelijke ondersteuning over de motie Grip op beleidseffecten. Daarbij is de afspraak gemaakt om met een notitie naar de raad te komen, die van tevoren met de wethouder is afgestemd. De heer Van Woudenberg vraagt wanneer de beeldvormende sessie over de regiogelden plaatsvindt. De voorzitter zal dat nagaan.

Hij wil volgende keer uitgebreider stilstaan bij de actielijst en een voorstel voor actualisatie maken. 7. Technische toelichting aanpassingen financiële verordening, controleverordening en normenkader De heer Veuger licht toe dat de financiële spelregels zijn vastgelegd in de Gemeentewet en in het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten). Deze moeten nader uitgewerkt worden in de financiële verordening. Deze verordening is in 2022 vastgesteld. Er ligt nu een voorstel voor met drie aanpassingen: - de afschrijvingstermijn van de riolering, - de verwerking van de uitgangspunten van het SIP (Strategisch InvesteringsPlan), - de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Deze aanpassingen gaan met terugwerkende kracht per 1 januari 2023 in. De raad is middels raadsbrieven hiervan op de hoogte gebracht. Het voorstel ligt nu voor vanwege de landelijke besluitvorming over de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast is er gekeken of dingen beter verwoord kunnen worden. Bij de stukken zit ook een was/wordt-lijst. Bij het bestuursakkoord is besloten om de rioolheffing voor 2023 met 17,5% te verlagen. Om dat mogelijk te maken is de afschrijvingstermijn van de riolering van 30 naar 60 jaar gebracht, in overeenstemming met de levensduur. De spelregels van het SIP, wat in meerdere sessies besproken is, worden in de financiële verordening vastgelegd.

Dat betekent concreet dat de investeringen in drie categorieën worden ondergebracht: 1. categorie stedelijke gebiedsontwikkelingen en unieke grootschalige investeringen 2. categorie instandhoudings- (plus) vervangingsinvesteringen 3. categorie bedrijfsmiddelen en enkelvoudige investeringen Voor de drie categorieën geldt een andere manier van verwerking, kredietvotering en fasering. Er is ook een definitie van de categorieën opgenomen. Categorie 1: zelfstandige investeringen boven de € 5 miljoen of samenhangende investeringsprogramma’s. Het gaat ook om grootschalige investeringen zoals de MFA Bavel en waar de MIRT-fasering wordt gehanteerd. De voorzitter vraagt waarom dat vastgelegd moet worden. Zitten daar andere afschrijvingstermijnen op of andere criteria voor votering? De heer Veuger antwoordt dat de afschrijvingen zijn vastgelegd in de afschrijvingentabel maar het gaat om de fasering: ambitie -> plan -> project -> realisatie. Deze fases worden voor categorie 1 gehanteerd en voor 2 en 3 niet. De heer Smans vraagt waarom de grens op € 5 miljoen is gesteld. De heer Veuger antwoordt dat je ergens de grens moet leggen en € 5 miljoen wordt als echt grote investering gezien. De heer Jong vraagt of de gemeenteraad daar iets over te zeggen heeft. De heer Veuger antwoordt dat dit een voorstel is wat het college aan de raad voorlegt. Notulen auditcommissie d.d.

2 november 2023 Pagina 2

De heer Van Woudenberg gaat ervan uit dat die € 5 miljoen is genomen op basis van wat vorige projecten gekost hebben. De heer Veuger antwoordt dat er enigszins gekeken is naar investeringen in het verleden waar je de MIRTsystematiek op los zou willen laten. De heer Smans vraagt of investeringen onder de € 5 miljoen niet in het SIP terechtkomen. De heer Veuger antwoordt dat alle drie de categorieën onderdeel van het SIP zijn. De heer Smans vraagt of investeringen van bijvoorbeeld € 750.000 per jaar in vier jaar, dus € 3 miljoen totaal, apart voor kredietvotering naar de raad komen. De heer Veuger antwoordt dat in zo’n geval een votering van € 3 miljoen naar de raad zou komen voor de uitvoering van dit project. Bij de begroting worden alleen voteringen onder € 1 miljoen meegenomen. De heer Jansen vraagt of de raad dat ook kan veranderen naar bijvoorbeeld € 500.000. De heer Veuger antwoordt dat dit uiteraard kan. Dit is wat het college voorstelt. Categorie 2 zijn instandhoudings- en vervangingsinvesteringen, bijvoorbeeld het meerjarenplan Mobiliteit en het Stedelijk Waterplan. Categorie 3 zijn bedrijfsmiddelen en enkelvoudige investeringen. Bedrijfsmiddelen zijn bijvoorbeeld het wagenpark en ICT-middelen. Enkelvoudige investeringen zijn investeringen die niet voldoen aan categorie 1 en 2. De investering zoals de heer Smans zojuist noemde, zou in categorie 3 vallen.

De MIRT-systematiek wordt gehanteerd voor categorie 1. Het afsluiten van een fase en het overgaan naar een volgende fase is een raadsbesluit. In de verordening is opgenomen wat er minimaal beschikbaar moet zijn om over te gaan naar de volgende fase. Van ambitie naar plan zal er een verkenning of een visie moeten worden voorgelegd ter vaststelling, na de planfase een haalbaarheidsplan en na de projectfase een realisatieplan met daarbij de benodigde kredietvotering. De heer Jong vraagt waar MIRT voor staat. De heer Veuger antwoordt dat MIRT (Meerjarenprogramma Infrastructuur Ruimte en Transport) een systematiek is die het Rijk hanteert. Deze fasering wordt in het SIP gebruikt voor categorie 1. De heer Smans vraagt wanneer het instandhouding van een bestaand werk is. Bijvoorbeeld de nieuwe brug voor fietsers over de singel, die in de begroting staat, zou je eerder als nieuw kunnen beschouwen. De heer Veuger antwoordt dat een nieuwe brug onder deze spelregels niet onder instandhouding zou moeten vallen. De voorzitter lijkt het een terechte vraag om in beeld te brengen wat echt instandhouding is en wat een nieuwe investering is. In welke mate wil je dat aan de raad houden of in categorie 2 onder het mandaat van het college laten vallen? Vervanging veronderstelt dat er al een brug lag. De heer Veuger antwoordt dat dit niet wil zeggen dat de raad er niets over te zeggen heeft.

Ook die categorie wordt met een vierjarenplan aan de raad voorgelegd. Dat is in het verleden niet altijd gebeurd maar gaat in de toekomst wel gebeuren. We hebben kredietvoteringen bij de begroting en bij losse raadsvoorstellen. Als het in categorie 1 valt en voldoet aan de eisen om naar de volgende fase te gaan, kan het worden gevoteerd bij de begroting. Als het gaat over categorie 2 en 3 is het krediet kleiner dan € 1 miljoen en kan het ook bij de begroting, net als alle bedrijfsmiddelen en vervangingsinvesteringen, ongeacht het bedrag. Alle overige kredietvoteringen boven € 1 miljoen worden later in het jaar met een raadsvoorstel voorgelegd aan de raad. De eerste jaarschijf in het SIP wordt bij de begroting vastgesteld, de overige jaren worden in beeld gebracht. De afspraak van maximaal 25% overprogrammering per jaar wordt nu vastgelegd in de financiële verordening en de afspraak dat gevoteerde kredieten die twee jaar lang niet gebruikt zijn vrijvallen. Op het moment dat het inhoudelijk wel wenselijk is om die te doen, zal er een nieuw voorstel aan de raad voorgelegd worden. Mevrouw Verdaasdonk vraagt of 25% overprogrammering reëel is en of je dat bij andere gemeenten ook ziet. De heer Veuger durft niet te zeggen hoe andere gemeenten dat doen. In de afgelopen jaren hebben we gezien dat we in de praktijk vaak veel minder uitgeven dan we programmeren.

Met overprogrammeren proberen we de realisatiegrens van de investeringen omhoog te brengen. We gaan de komende jaren zien of dat werkt. Stel, dat we jaarlijks ook 125% realiseren dan moeten we afscheid nemen van dit artikel of het investeringsvolume verhogen anders gaan we dingen begroten waar we geen geld voor hebben. Mevrouw Verdaasdonk vraagt of we ook kunnen kijken wat het doet zonder het gelijk in deze verordening vast te leggen. De heer Veuger antwoordt dat dat niet hoeft maar het is wel fijn om een uitgangspunt te hebben. Wethouder Kranenborg vult aan dat dit het kader is wat de raad aan het college heeft gegeven. Als er niets staat, komen we in een discussie wat de raad acceptabel zou vinden. Het helpt als hier een maximaal percentage wordt genoemd. Het hoeft niet altijd 125% te zijn, dat is een bovengrens. De heer Jong vraagt of de rechtmatigheidsverantwoording vroeger niet gebeurd is. De heer Veuger antwoordt dat de heer Kuijpers in zal gaan op de rechtmatigheidsverantwoording. De heer Jong vraagt of onderzocht is of het afschrijven van de riolering van 30 naar 60 jaar verantwoord is. De heer Veuger antwoordt dat er gekeken is naar de levensduur van het riool en hoe andere gemeenten ermee omgaan. De conclusie is dat 60 jaar reëel geacht wordt. De heer Jansen vraagt of de grens van € 1 miljoen niet te laag is gezien de inflatie.

Is dat niet te zwaar belastend voor de organisatie? Notulen auditcommissie d.d. 2 november 2023 Pagina 3

Wethouder Kranenborg vindt dat een terechte opmerking. Zij zou er geen enkel bezwaar tegen hebben om dat bedrag te verhogen maar dat is een gesprek wat de raad met elkaar moet voeren. De voorzitter oppert dat het dan misschien goed is om feitelijk in kaart te brengen waar we het over hebben, gaan we bijvoorbeeld van 100 naar 10 aanvragen of van 200 naar 100. Wat zou het effect zijn van de grens verleggen? De heer Van Woudenberg vraagt of het mogelijk is om jaarlijks een update te krijgen van het SIP, voorafgaand aan de begroting. De voorzitter antwoordt dat dit al in de systematiek zit. Het SIP komt jaarlijks naar de raad en de technische briefing vindt plaats in de auditcommissie. Wethouder Kranenborg heeft vanmorgen in het kader van de motie Grip op beleidseffecten gesproken over een aantal instrumenten van de raad en de samenwerking met de ambtelijke organisatie. Daar werd door iedereen aangegeven dat de informatiemarkt zeer gewaardeerd werd. Dat is ook de plek om hier verdiepend op in te gaan. De heer Jansen vraagt wat er met betrekking tot de afschrijvingstermijn van het riool gebeurt als dat tussentijds vervangen wordt, wat door omstandigheden weleens kan gebeuren. De heer Veuger antwoordt dat de afschrijvingstermijn gekoppeld is aan de initiële investering.

Als een riool er eerder uitgehaald wordt moet het in één keer afgeschreven worden en de nieuwe investering in 60 jaar. Het kan niet uitgesloten worden maar er is gekeken naar de levensduur van het riool. De heer Smans merkt op dat we met 25% overprogrammeren eigenlijk anticiperen op uitstel van projecten. Waarom zou je nog steeds na twee jaar een gevoteerd krediet laten vrijvallen? Als je meer programmeert, is de kans dat meer gevoteerde kredieten vrijvallen groter. De heer Veuger antwoordt dat dat klopt maar na twee jaar kan de wereld er anders uitzien dus het voorstel is om dan te heroverwegen. Wethouder Kranenborg is enthousiast over deze systematiek omdat het de raad helpt positie in te nemen en een nieuwe afweging te maken. Dit sturingsmiddel werkt juist in het voordeel van de raad. De heer Smans merkt op dat je ook een betrouwbaar bestuur wil zijn en dat kan bijten met de waan van de dag van de politiek. Wethouder Kranenborg antwoordt dat je het liefst, zeker bij grote projecten, lange lijnen wil maar de politiek is democratisch gekozen en het is aan de politiek om na twee jaar een andere afweging te maken. Het college moet dan met een nieuw voorstel komen. De raad kan het ook nog steeds een goed idee vinden.

De heer Smans merkt op dat vaak ook het probleem is dat we te weinig mensen hebben om dingen weggezet te krijgen, dat kan in de markt zijn of in de ambtelijke organisatie. Wordt aan overprogrammering ook de exploitatielast in de zin van mensen gekoppeld? De heer Veuger antwoordt dat in het investeringskrediet een budget is opgenomen voor de uitvoeringskosten. Die mogen volgens de regelgeving niet in de exploitatie geboekt worden omdat ze samenhangen met het project. In de bedragen die we opnemen zitten middelen voor personeel. De heer Smans concludeert dat overprogrammeren leidt tot het aannemen van meer mensen. De heer Veuger antwoordt dat dat een uitkomst zou kunnen zijn, het ligt er aan wat voor krediet het is, wat we gaan doen en of we het zelf doen of dat de markt het gaat doen etc. De voorzitter merkt op dat deze methodiek niet anders is dan de afgelopen 50 jaar. De heer Smans vindt het wel anders omdat we meer gaan programmeren dan we binnen onze reguliere begroting aankunnen en dus ook binnen de reguliere fte. De voorzitter merkt op dat de systematiek niet anders is, of het 100% is of 110% of 125%. De heer Smans vindt dat er dan wel op geacteerd moet worden door meer mensen aan te nemen om het uit te kunnen voeren. Wethouder Kranenborg geeft aan dat het zo niet gezien mag worden.

De heer Jansen (CDA) is het met het overprogrammeren eens omdat er voor 125% projecten aangezet worden en niet alle projecten komen in een jaar klaar. Als we alle projecten aanzetten, hopen we de 100% te halen. De heer Smans ziet dat anders. Je programmeert namelijk elk jaar over en niet één jaar en een jaar bestaat ook niet uit één project. Hij zou het op prijs stellen als in de toelichting werd gezegd of je daar extra mensen voor nodig hebt. De voorzitter denkt dat de financiële verordening hier niet de plek voor is. De heer Smans denkt dat de begroting daar wel de plek voor is want het SIP staat in de begroting. De voorzitter vindt dat ook niet. De heer Smans vindt dat overprogrammeren geen zin heeft als je geen extra mensen hebt om het uit te voeren. De voorzitter merkt op dat dat niet op de financiële verordening ziet. De heer Van Oirschot vraagt om zich af welke projecten en bedragen het betreft en waardoor we de vertragingen oplopen? Wethouder Kranenborg antwoordt dat die in de jaarrekening staan. Een andere motivatie voor de overprogrammering is dat je niet altijd van tevoren weet welke projecten het gaan redden binnen de tijd. Er zijn altijd omgevingsfactoren waardoor je het niet redt, zoals procedures bij de Raad van State. De heer Van Oirschot vraagt zich af om welke bedragen het gaat. Wethouder Kranenborg antwoordt dat die cijfers in de jaarrekening staan.

De heer Smans is niet tegen overprogrammering. Er kan een aantal redenen zijn waarom het niet lukt om een project snel genoeg uit te voeren, een deel daarvan is ook het eigen personeel. Daar moet je op acteren. Notulen auditcommissie d.d. 2 november 2023 Pagina 4

Wordt de overprogrammering op de hele begroting gedaan of per programma? Wethouder Kranenborg antwoordt dat het in het SIP zit dus in de programma’s in het exploitatie gedeelte. De heer Smans merkt op dat het SIP ook ingedeeld is in een aantal programma’s. Wethouder Kranenborg antwoordt dat we op het totaal niveau voor overprogrammering gaan. De heer Smans merkt op dat je alles op één thema kunt overprogrammeren als je het niet per thema doet. De heer Veuger antwoordt dat het gaat over 25% boven op het totale beschikbare investeringsvolume voor dat jaar. Dat zou kunnen betekenen dat je het aan één onderwerp toewijst maar we programmeren realistisch. De voorzitter merkt op dat de raad daar uiteindelijk zelf over gaat. De heer Smans vraagt dit omdat je bijvoorbeeld soms Raad van State procedures hebt waardoor het personeel eventjes niet toekomt aan het uitvoeren van de projecten. Ga je dan de capaciteit die vrijvalt inzetten om overprogrammering bij een ander thema te realiseren? De heer Veuger antwoordt dat op het moment dat er iets stilligt, de organisatie er uiteraard voor zal zorgen dat die mensen aan een ander project werken. De voorzitter rondt dit punt af en schorst de vergadering voor de maaltijd. SCHORSING De voorzitter heropent de vergadering.

De heer Kuijpers licht toe dat de rechtmatigheidsverantwoording ook een aanpassing is die in de financiële verordening verwerkt is. Die is niet nieuw, er wordt maar liefst acht jaar over gesproken. Hiermee wordt recht gedaan aan waar de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid ligt, bij het college. Daarom wordt het als element van specifieke controle uit de controleverklaring van de accountant gehaald. Vorig jaar is in de auditcommissie gesproken over de uitgebreide set van wet- en regelgeving. Die is er nog steeds en dient als basis voor de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording stond al twee jaar in de jaarrekening als een proeve. Het is de verantwoording van het college die aangeeft dat alle lasten en baten en alle balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen en in overeenstemming met de begroting, met relevante wet- en regelgeving en dat er ook is voldaan aan de bepalingen en het beleid ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelgeving. Hiervoor zijn in de verordening een paar belangrijke uitgangspunten opgenomen. We hebben ons zoveel mogelijk geconformeerd aan de modelverordening van de VNG waarbij de ruimte die er vanuit de regelgeving wordt gegeven, wordt ingevuld door het hanteren van een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente en € 500.000 voor individueel geconstateerde afwijkingen.

Die € 500.000 is bepalend of een individuele afwijking toegelicht moet worden in de paragraaf Bedrijfsvoering. De heer Jansen merkt op dat dit bedrag geïndexeerd is, er staat nu € 300.000. De heer Kuijpers antwoordt dat dit bedrag inderdaad geïndexeerd is en het is afgestemd met de rapportagegrens van de externe accountant. Die geeft al jaren aan dat de grens van € 300.000 wel erg laag is. Een rapportagegrens van € 300.000 betekent veel extra werk voor de accountant. De grens van € 500.000 ligt ook in de lijn van wat bij andere gemeenten gehanteerd wordt. Afwijkingen zijn enerzijds onduidelijkheden en anderzijds onrechtmatigheden. De onrechtmatigheden kunnen betrekking hebben op begrotingsonrechtmatigheden, het niet naleven van wet- en regelgeving en misbruik of oneigenlijk gebruik. Soms kunnen we niet met 100% zekerheid vaststellen dat er sprake is van een afwijking. Dan benoemen we dat als een onduidelijkheid, waarbij we tevens aangeven wat we er aan doen om die onduidelijkheid in de toekomst te voorkomen. De heer Jong vraagt of de controle alleen plaatsvindt op de afwijkingen of verdergaat. De heer Kuijpers antwoordt dat de controle op alle financiële stromen plaatsvindt dus de gehele lasten en baten en de mutaties op de balans.

De voorzitter denkt dat de vraag is of er alleen maar naar verschillen in de cijfers gekeken wordt of ook naar de rechtmatigheid van aanbestedingen. Dat laatste is het geval. De heer Kuijpers geeft aan dat als er meer geld wordt uitgegeven dan mocht volgens de begroting en wijzigingen, dan wordt dat gesignaleerd en gerapporteerd in de rechtmatigheidsverantwoording en toegelicht in de jaarrekening. Dat is de werkwijze die we al twee jaar hanteren, die wordt nu geformaliseerd in de financiële verordening. Daarbij wordt ook de controleverordening en het controleprotocol aangepast. De controleverklaring van de accountant richt zich nog enkel op de getrouwheid van de jaarrekening, niet meer op de rechtmatigheid. Een uitzondering daarop is de SISA. De wetgever heeft bepaald dat er accountantscontrole nodig is op de specifieke uitkeringen. Daar zie je eigenlijk een dubbele verantwoordingsplicht. PwC heeft al aangegeven waar hun controle betrekking op heeft. Dat is in oranje aangegeven op sheet 13 van de presentatie. De accountant doet in de controleverklaring wel een uitspraak of het college op de juiste wijze verantwoording heeft afgelegd over de rechtmatigheid. Dat is samengevat op sheet 14 van de presentatie. Tot en met 2022 gaf de accountant een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid.

Nu zorgt het college voor een getrouwe weergave van de baten en lasten en geeft in de verantwoording een toelichting over de rechtmatigheid van de jaarstukken. Vervolgens is het aan de accountant om daar een controleverklaring bij te voegen, die zekerheid geeft over de juistheid van de werkzaamheden en de verantwoording die het college geeft. De heer Jong vraagt of dat niet is ‘de slager keurt zijn eigen vlees’. De heer Kuijpers zal straks aangeven hoe dat ingericht is maar de accountant geeft een oordeel over de totale jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverantwoording en toetst of wat het college heeft gedaan voldoende is om tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen en of dat met voldoende diepgang is gegaan en of er wel Notulen auditcommissie d.d. 2 november 2023 Pagina 5

voldoende controles zijn uitgevoerd. De accountant is en blijft het slot op de deur maar het college legt zelf verantwoording af. De toleranties blijven zoals ze door de accountant zijn toegelicht maar de rapporteringstolerantie schuift op van € 300.000 naar € 500.000. De begroting van Breda is ook vele malen groter geworden. Het normenkader is ook niet nieuw, dat is een jaarlijks overzicht van alle actuele regelgeving waaraan getoetst wordt. Voorheen deed de accountant die toetsing, nu is dat voorbehouden aan het college. Die toetsing wordt gedurende het jaar uitgevoerd en daar wordt in de rechtmatigheidsverantwoording verslag van gedaan. Het normenkader wordt door de raad vastgesteld. Dat is nu een vereiste maar dat gebeurde in Breda altijd al. Het is dus een expliciete verantwoordelijkheid van de raad geworden. Bij het normenkader zit ook een was/wordt-lijst met vervallen en vervangen wetgeving. In het accountantsverslag van 2022 gaf de accountant aan hoever de organisatie was met de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording en wat er nog voor gedaan moest worden. Met het vaststellen van de financiële verordening, de controleverordening en het normenkader is daar volledig aan voldaan. In Breda zijn we klaar voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. In de kadernota Rechtmatigheid 2023 zit een format hoe die opgesteld moet worden.

Die is bijna gelijk aan wat wij de afgelopen twee jaar als proeve hebben opgenomen. Het college moet verantwoording afleggen over het geheel van lasten en baten en we moeten ons conformeren aan de verantwoordingsgrens van 1% zoals die wordt vastgesteld in de financiële verordening. De toelichting op de afwijkingen zit niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf maar komt in de paragraaf Bedrijfsvoering. Die toelichting vormt geen object van controle door de accountant. Daar wordt eveneens een toetsing gedaan of wat er staat overeenkomt met wat in de (wel gecontroleerde) jaarstukken staat. De heer Broere maakt zich zorgen om de afwijkingen van minder dan € 500.000. Waar blijft dat geld, wordt dat weg geboekt? De heer Kuijpers antwoordt dat die zorgen onterecht zijn. Dat geld blijft 100% verantwoord in de jaarrekening. In aanvulling op de financiële verantwoording geven we ook aan wat de kwaliteit van de gepresenteerde cijfers is maar de rapportagegrens in de rechtmatigheidsverantwoording is € 500.000. De heer Van Woudenberg vraagt waarom we dit doen. Wat zijn de voordelen? De heer Kuijpers antwoordt dat het nu verplicht is maar het college heeft al vele jaren voor het verplicht werd een paragraaf rechtmatigheid opgevoerd. Het college vindt het belangrijk om zich te verantwoorden.

De heer Smans vraagt of er gecontroleerd wordt op bedragen onder de € 500.000 en zo ja, wordt daarop gerapporteerd en geëxtrapoleerd in de foutmarge. De heer Kuijpers toont dit op de volgende slide. We doen een volkomen controle, dat wil zeggen we controleren de totale verantwoording. Alle bedragen kunnen in de controle vallen. Daar zijn verschillende controletechnieken voor, steekproeftechnieken, totaalcontroles etc. Mocht het zo zijn, dat er een fout wordt gevonden van bijvoorbeeld € 10.000, dan zit die individueel onder de grens maar als we die afzetten tegen de massa zou het geen individuele fout maar een structurele fout kunnen zijn. Dan kan het zijn dat we moeten extrapoleren en dat het gezien de totale massa op € 600.000 komt en dan gaan we rapporteren. De heer Jong heeft meegemaakt dat iemand op een sociale dienst zelf een cliënt aanmaakte en daar tonnen geld mee wegsleepte. Komt zoiets door dit onderzoek naar voren en wordt daarover gerapporteerd? De heer Kuijpers antwoordt dat het zeker naar voren komt als het geconstateerd wordt vanuit de controles. De heer Jong vraagt of dat ook gecontroleerd wordt. De heer Kuijpers antwoordt dat het zeker gecontroleerd wordt, maar steekproefsgewijs. Niet alle fouten worden naar boven gehaald. De voorzitter merkt op dat dat met een begroting van meer dan € 800.00 miljoen niet te doen is.

De heer Jansen (CDA) merkt op dat die grens van € 500.000 is voor de rapportage aan de raad maar hij neemt aan dat iedere euro die verkeerd gaat intern gerapporteerd wordt. De heer Smans geeft aan als je 20 fouten vindt, die allemaal extrapoleren naar € 400.000, dan is dat € 8 miljoen aan verschillende types maar ze blijven afzonderlijk onder de € 500.000 en de 1%. Wordt dat aan de raad gerapporteerd? De heer Kuijpers antwoordt dat vanuit de interne audit de kleinst fouten worden geconstateerd. In het theoretische geval, dat er op verschillende plaatsen fouten worden geconstateerd wat leidt tot € 8 miljoen aan rechtmatigheidsfouten zal het college daar waarschijnlijk melding van maken in de paragraaf Bedrijfsvoering en daar ook aangeven wat eraan gedaan kan worden. Wethouder Kranenborg vult aan dat de heer Kuijpers terecht zegt dat het college een patroon zal melden maar er is niet voor niets een rapportagegrens. Als de raad vindt dat dat een ander percentage moet zijn, dan moeten we het daarover hebben. De heer Smans vraagt stel dat je die € 8 miljoen hebt en daarnaast nog een fout van € 1 miljoen, wordt er dan niet gerapporteerd op de € 8 van de € 9 miljoen. De heer Kuijpers antwoordt dat het wel toegelicht wordt als daar een structureel patroon inzit.

De heer Van Oirschot merkt op dat het inherent aan het trekken van een grens is, dat je een discussie moet hebben wat die grens is maar dat ligt buiten de scoop van deze vergadering. De heer Kuijpers geeft aan dat al jarenlang een interne auditcyclus wordt gehanteerd om tot de interne rapportages te komen, waarbij ook kleinere afwijkingen richting de directie en het college worden gerapporteerd. Dat vormt de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast zijn er interne managementrapportages in Notulen auditcommissie d.d. 2 november 2023 Pagina 6

ontwikkeling en zijn er de interne rapportages op basis van het transitieplan. Er zijn allerlei ontwikkelingen die het management helpen om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen. De interne auditcyclus is ook een controleobject voor de accountant. De accountant voerde afgelopen jaar ook de controle op getrouwheid en rechtmatigheid uit middels de werkzaamheden zoals wij die uitvoeren. In die systematiek verandert niets. Wethouder Kranenborg vult aan dat het college de rechtmatigheidsverantwoording wil doen op basis van goede informatie. De interne auditclub heeft zich de afgelopen jaren echt ontwikkeld en de kwaliteit die geleverd wordt is heel erg goed. Dat erkent de accountant gelukkig ook. Dat maakt dat het college er echt vertrouwen in kan hebben. Afgelopen jaar zagen we op basis van de interne auditrapportage al dat we goed stonden qua rechtmatigheid en een goedkeurende accountantsverklaring. Het is uiteindelijk aan de raad om een oordeel te hebben bij de jaarrekening maar het college heeft een goed gevoel bij wat uit de auditclub komt. De heer Jansen vraagt zich af hoe de regeling bijzondere projecten zich hiertoe verhoudt? Wethouder Kranenborg antwoordt dat dit vooralsnog een losse regeling is die is vastgesteld door de raad. De voorzitter dankt voor de geanimeerde discussie en de toelichting van de heer Veuger en de heer Kuijpers.

De presentatie wordt op Notubiz geplaatst. De agenda kan niet helemaal afgerond worden maar gezien de tijd sluit de voorzitter de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 2 november 2023 Pagina 7