N 02032023 Auditcommissie

NOTULEN VAN DE BESLOTEN VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 2 maart 2023

Voorzitter: Griffier:

de heer A. van Vliet de heer R. Wiersma

(Burger-)raadsleden:

mevrouw L. van Son de heer Y. Nahnahi de heer H. Jansen de heer H. Broere de heer D. Uijl de heer T. Schonis de heer I. Dienjes de heer H. van der Ven de heer M. Van Woudenberg

Rekenkamer:

mevrouw S. van Breugel

Portefeuillehouder:

mevrouw C. Kranenborg-van Eerd

Ambtelijke ondersteuning:

de heer J. Veuger de heer D. de Groot de heer C. Kuijpers

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 2 maart 2023 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen van harte welkom, in het bijzonder de nieuwe voorzitter van de Rekenkamer en twee stagiaires. 2. Vaststellen agenda De voorzitter constateert dat de agenda conform voorstel wordt vastgesteld. 3. Mededelingen 3.a. Mededelingen van de Rekenkamer Mevrouw Van Breugel wil vandaag de vacatures bij de Rekenkamer bespreken. Door het andere lid van de Rekenkamer is uitgesproken dat zij tot het einde van de termijn graag wil deelnemen aan de Rekenkamer maar niet voor een herbenoeming opteert. Er zijn dus twee vacatures. De Rekenkamer verzoekt om, conform de verordening, op korte termijn een selectiecommissie te benoemen en om de secretaris-onderzoeker en de voorzitter van de Rekenkamer een rol te geven bij de selectie. De voorzitter vindt dat mevrouw Van Breugel terecht om een heldere positie in het selectieproces vraagt. Het is slecht voorstelbaar dat er een kandidaat uitrolt waar zij de samenwerking niet mee ziet zitten. De heer Dienjes wil zich graag kandidaat stellen voor de selectiecommissie. De heer Jansen wil ook weer zitting nemen in deze commissie. De heer Smans wil ook graag in deze commissie. De voorzitter constateert dat de andere leden daarmee instemmen en geeft aan dat de voorzitter en secretaris van de Rekenkamer daar ook een rol in krijgen. Met de griffie wordt afgestemd hoe het wervingsproces zo snel mogelijk opgestart kan worden.

3.b. Mededelingen vanuit het college Wethouder Kranenborg geeft aan dat er op dit moment geen mededelingen vanuit het college zijn. De heer Smans vraagt wanneer de raad of de auditcommissie geïnformeerd worden over de effecten van de nieuwe cao Gemeenten. Wethouder Kranenborg is blij dat er voor de ambtenaren een mooie cao is afgesloten maar de financiële impact is niet zo makkelijk te berekenen omdat de loonsverhoging gekoppeld is aan schalen en percentages. Er wordt hard aan gewerkt om het terug te laten komen bij de Voorjaarsnota. De heer Smans merkt op dat de Voorjaarsnota heel erg over 2024 gaat. De loonstijging in 2023 moet in de berap terechtkomen. Komt de wethouder ook met een raadsbrief? Wethouder Kranenborg heeft al eerder aangegeven dat er op basis van afspraken met de raad een sensitiviteitsanalyse op de begroting wordt gedaan. De nieuwe cao was daar een onderdeel van. De wethouder zal op enig moment de raad informeren maar wil nu niet vooruitlopen op wat het juiste moment of de juiste manier is maar de Voorjaarsnota zal niet het enige moment zijn. De cao is overigens in concept en ligt voor aan de leden van de vakbonden. De voorzitter concludeert dat het college de raad c.q. de auditcommissie informeert zodra de cao definitief is en alle consequenties doorgerekend zijn. 3.c.

Mededelingen Grip op beleidseffecten - voorstellen studenten De heer Smans is blij dat er twee studenten gevonden zijn, van twee verschillende opleidingen, die voor hun afstudeeropdracht de motie Grip op beleidseffecten gaan uitwerken. Yoes van Gelder is student bestuurskunde en gaat zich met Sergio Brouwers, student bedrijfseconomie, ontfermen over het grip krijgen op beleidseffecten. Ze zijn nu bezig met het probleem definiëren en een plan van aanpak maken. De komende weken zullen ze alle fracties benaderen voor een interview. De voorzitter wenst beiden veel succes en vraagt om de gesprekken met de fracties op tijd aan te kondigen zodat deze zich voor kunnen bereiden. De heer Smans vult aan dat beide studenten ook bij de auditcommissie aan zullen schuiven. 4. Ingekomen stukken De voorzitter geeft aan dat er vandaag geen ingekomen stukken zijn. 5. Notulen van de auditcommissie van 12 januari 2023 De voorzitter constateert dat deze ongewijzigd vastgesteld worden, met dank aan de notuliste. 6. Aandachts- en actiepuntenlijst 1. De motie Grip op beleidseffecten is zojuist besproken. 2. De rekenkamerbrief over de jaarrekening kan van de lijst afgevoerd worden. 3. Benoemen voorzitter Rekenkamer kan vervangen worden door twee leden van de Rekenkamer. 4. Budgetbrief PwC loopt nog. 5.

Reminder verbetering kwaliteit bestuurlijke besluitvorming: De heer Smans geeft aan dat dit punt er al een hele tijd op staat. De heer Jansen vraagt of de heer Smans een idee heeft hoe dit opgepakt kan worden. Er is in het verleden een idee gelanceerd maar daar is niets van terechtgekomen. De raadsleden en de griffie zouden stukken aanleveren om te beoordelen maar we hebben nooit stukken gezien. Notulen auditcommissie d.d. 2 maart 2023 Pagina 2

De heer Smans denkt dat eerst bepaald moet worden waar je stukken op gaat beoordelen. Hij wil daar wel energie in steken als het draagvlak in de commissie heeft en een of twee mensen bereid zijn dit mee te doen. Marnix van Woudenberg wil het mee oppakken. De voorzitter stelt voor dat zij volgende keer met een voorstel komen. Wethouder Kranenborg zag in eerste instantie de evaluatie van de begroting in de actielijst staan maar ziet die nu niet terug. Komt die volgende keer terug? De voorzitter antwoordt dat dit in de jaarplanning staat. De heer Veuger vult aan dat de agendacommissie ermee bezig is. 7. Toelichting IBT-brief begroting 2023 De voorzitter geeft aan dat het gebruikelijk is dat de provincie ambtelijk naar de begroting van gemeenten kijkt, hoe de begroting is opgebouwd en of die structureel in evenwicht is. Bij de begroting 2023 is een aantal opmerkingen geplaatst, onder andere over de strategische investeringsagenda. Hij vraagt het college te reageren op deze brief van de provincie. Wethouder Kranenborg vindt het op zich een mooie brief. Onze begroting is weer structureel in evenwicht en we vallen weer onder repressief toezicht maar de provincie heeft wel enkele aandachtpunten meegegeven. De provincie geeft aan dat het overzicht van incidentele baten en lasten is verbeterd maar dat er nog steeds verbetering mogelijk en nodig is.

Het college wil met dit punt aan de slag. De heer Veuger geeft aan dat er dit jaar een actualisatie wordt gemaakt van het beleidskader kapitaalgoederen en volgend jaar wordt een nieuw beleidskader vastgesteld. De heer Smans geeft aan dat er vorig jaar op een gegeven moment een behoorlijke achterstand en achterstalligheid was. Naast een impuls om de achterstand weg te werken zou eigenlijk vorig jaar het beleidskader opnieuw vastgesteld worden om geen nieuwe achterstalligheid te laten ontstaan. Nu wordt het volgend jaar. Heeft dat gevolgen voor potentiële achterstand en achterstalligheid en dus risico's? Wethouder Kranenborg zal deze vraag aan wethouder Bruijns doorgeleiden, die er schriftelijk op terug zal komen. De provincie heeft moeite met de overprogrammering en constateert dat we voor het gedeelte boven de 100% geen kapitaallasten hebben opgenomen. Dat is juist de gedachte achter overprogrammeren. Als we de ervaring hadden dat we altijd 100% zouden realiseren, hoefden we niet over te programmeren. Doordat we met het SIP werken kunnen we eventueel in de toekomst afschalen, als we echt boven de 100% uitkomen. We hebben de kapitaallasten niet opgenomen omdat het onderdeel is van de overprogrammering. Het college herkent de moeite die de provincie ermee heeft niet. De heer Jansen merkt op dat we een jaar weleens 119% zouden kunnen uitvoeren, ook al doen we dat al jaren niet.

Is de wethouder met de provincie in gesprek geweest over deze opmerking? Wethouder Kranenborg heeft op die manier het gesprek met de provincie niet gevoerd. In het zeer hypothetische geval dat we in een jaar 119% realiseren kun je ervoor kiezen om het jaar daarop het investeringsvolume omlaag te brengen. Die mogelijkheid biedt de systematiek van het SIP. De heer Jansen merkt op dat je een begrotingstekort hebt als je in een jaar 119% kunt uitvoeren, dat moet je dan wel duidelijk omschrijven. Wethouder Kranenborg antwoordt dat het in de rekening loopt als je eroverheen gaat en dan heb je iets op te lossen en dat kun je oplossen door richting de toekomst te temporiseren. Dat is fundamenteel onderdeel van de gekozen systematiek. De heer Uijl had de indruk dat we wel overprogrammeren maar er in principe op sturen om nooit boven de 100% uit te komen. Gaat dit een blijvend aandachtspunt van de provincie worden? Wethouder Kranenborg ging mee in de hypothese van de heer Jansen maar we gaan overprogrammeren omdat we de afgelopen jaren rond 70% van de programmering realiseerden. Er zijn altijd factoren die je niet kunt inschatten. We gaan sturen op 119%, wetende dat we dat nooit realiseren. Dit is een vraag die de provincie beter kan beantwoorden want wij hebben gekozen voor deze systematiek.

De heer Smans vraagt of het niet goed is om hierover proactief het gesprek met de provincie te voeren. Wethouder Kranenborg vraagt zich af of we er last van hebben dat het erin staat. We hebben met z’n allen voor het SIP gekozen en dit is daar inherent aan. De voorzitter concludeert dat het een bemerking is, geen tekortkoming, en dat de brief niet richting het B-O-Bmodel hoeft. 8. Raadsvoorstel Decembercirculaire Wethouder Kranenborg geeft aan dat er in de Decembercirculaire over het algemeen niet de grootste wijzigingen zitten maar soms wel dingen die met terugwerkende kracht verwerkt moeten worden. Het college kijkt reikhalzend uit naar de meicirculaire en de manier waarop bepaalde effecten en ontwikkelingen hopelijk worden doorgerekend. De voorzitter constateert dat dit stuk naar de hamerraad kan en schorst de vergadering voor de maaltijd. SCHORSING De voorzitter heropent de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 2 maart 2023 Pagina 3

9. Dialoog met Concerncontrol De heer De Groot: dit is een open gesprek en open staat voor eerlijk. Omdat er veel nieuwe gezichten zijn zal ik eerst vertellen wie hier zit te praten. De overheid is een bijzonder bedrijf en bedrijf is niet het goede woord. De belangrijke verschillen kleuren het werk van de controller. Een gemeente is gericht op het creëren van publieke waarden en niet op het realiseren van winst of het blijven bestaan. De begroting, jaarrekening en de bestuursrapportage zijn openbaar. De begroting heeft niet alleen een financiële functie maar ook een belangrijke signaalfunctie, een communicatiefunctie en een planningsfunctie, waardoor de stakeholders goed kunnen kijken wat er allemaal gebeurt en daar op in kunnen haken. De gemeente is niet gericht op het maken van winst maar op geld uitgeven, hoe meer hoe liever. Dat betekent dat het beheersen van lasten erg belangrijk is. De gemeente doet het voor de stad en voor de mensen. We hebben heel veel producten en heel veel soorten processen. De controller is daarmee meer een organisatiedeskundige dan een financial. Hij begrijpt cijfers maar ook letters. De belangrijkste opgave voor de controller is erop toezien dat alle beslissingen en alle acties in de organisatie worden genomen in overeenstemming met de doelen van het bestuur, de organisatie en de wetgever.

Een controller denkt altijd in termen van sturing, beheersing en besluitvorming, plan, do, check, act. Hij richt zich altijd op de betrouwbaarheid van de informatievoorziening, kunnen we op de systemen vertrouwen. Die zekerheid geven we aan de managers en directeuren van de organisatie, aan het college en aan de raad. Een andere belangrijke partner is de accountant. Om dat goed te kunnen doen, moet je heel goed begrijpen hoe de business van de gemeente in elkaar zit. Bijvoorbeeld wat gebeurt er in het domein van jeugd, maatschappelijke ondersteuning, hoe zit het met de grondexploitatie en de stedelijke ontwikkeling. Welke mechanismes spelen een belangrijke rol. De controller valt direct onder de gemeentesecretaris, net als de directeuren maar de controller is geen directeur of afdelingshoofd. Er is één concerncontroller, net als er één gemeentesecretaris is en één raadsgriffier. Het is een plek van waaruit je heel de organisatie kunt overzien en helpt voorkomen dat er bij de directie blinde vlekken ontstaan als het gaat om het gedrag in de organisatie.

Gebeuren wel de goede dingen op de manier zoals je ze wil? Gaat het goed op de werkvloer? Je probeert ook je voelhorens uit te steken in de buitenwereld, zitten er bijzondere veranderingen aan te komen in de omgeving of de wet- en regelgeving? Waar zitten de financiële bleeders, de grote politieke gevoeligheden en de grootste complexe projecten? Om goed te kunnen oordelen hebben we toegang tot alle informatie die beschikbaar is en proberen nog meer te verzamelen. Mijn baas is de gemeentesecretaris maar het is mij toegestaan om direct de weg naar het college te vinden, als dat nodig is. Dat is de onafhankelijkheid. Een concerncontroller ziet erop toe dat de beslissingen en acties van de organisatie in overeenstemming zijn met alle doelen en de wet- en regelgeving. Het gaat om het vaststellen van de betrouwbaarheid van de financiële informatie. We kijken naar de bijzondere risico's, de spelregels die afgesproken zijn, de wet- en regelgeving en of alle randvoorwaarden goed ingevuld zijn. In 2017 startte een nieuwe accountant, PwC en voor zij aan het werk gingen deden ze een control scan bij de belangrijkste financiële processen. Zij vonden dat het slechter was dan tegen ze gezegd was voordat ze de opdracht accepteerden. Hun oordeel laat zich samenvatten als Breda is een informele organisatie met een detectief controle bouwwerk.

Met informeel bedoelen ze dat er weinig vastligt en dat is moeilijk te controleren. Als er fouten zijn, worden ze wel gevonden maar pas als het jaar voorbij is en dan kun je niet meer sturen. Die boodschap was aanleiding om te starten met het MVP, waarin 18 processen in beeld zijn gebracht. Er is gekeken of het proces helder was, of er een procesbeschrijving was, of de governance ingeregeld is, of mensen hun mandaten goed toepassen, zijn de doelen helder en zijn ze meetbaar of meetbaar te maken, welk wet- en regelgeving is relevant, worden er systematische risicoanalyses gedaan, worden er beheersmaatregelen getroffen en meer. Dat leidde medio 2018 tot een behoorlijk dik rapport. Als Breda op dat moment een cijfer had gehad voor de kwaliteit van de beheersing zou dat een 5- zijn geweest. We hebben gezegd dat we wilden repareren tot minstens een 6. De raad heeft dat rapport gehad en we zijn ieder half jaar blijven rapporteren over de voortgang van de verbetering. Een half jaar later was het een 5 en repareerden we weer tot een 6. Weer een half jaar later begon er wat te gebeuren in de organisatie, er kwam bewustwording en verandering en een 6-. Het werken aan verbetering ging langzaam en na nog een half jaar kwam het tot stilstand. De raad constateerde de stilstand ook en riep op om een slinger aan het MVP te geven.

In 2020 zakten we bij het opmaken van de jaarrekening door het ijs en kregen we een verklaring met beperking. Daarop is er een verbeterplan rechtmatigheid gekomen met volledige focus op inhuur, inkoop en subsidies. In de eerste twee zaten veel fouten, in de laatste veel risico's, zeker in de coronaperiode. De aanpak om te focussen op drie processen is veel beter. Een van de zaken die in de motie Vreemde ogen dwingen aan de orde kwam was dat de raad de rapportages wil zien die de controller maakt als het gaat om de interne controle. Dat is bestuurlijk niet hoe het werkt maar het is wel goed om af een toe een goed gesprek te voeren met de concerncontroller. Dat is waarom we nu hier zitten. De heer Dienjes (LPF) dankt hiervoor, het helpt om in perspectief te plaatsen hoe lang we hiermee bezig zijn en waar we naar toe gaan. De heer Smans vraagt hoe hij naar de onafhankelijkheid moet kijken als een rechtstreeks gesprek met de auditcommissie een probeersel is. De heer De Groot is intern onafhankelijk en heeft in de organisatie zijn handen vrij om een eigen oordeel te vormen en daarover te rapporteren of te doen wat hij goed vindt. De interne onafhankelijkheid en de toegang die daarbij hoort maakt dat de rapportages echt bijdragen aan hoe zeker het een of het ander is.

De controller valt als ambtenaar wel onder het college en kan vertellen wat hij kan vertellen vanuit zijn rol als concerncontroller, zolang Notulen auditcommissie d.d. 2 maart 2023 Pagina 4

dat inhoudelijk, technisch, eerlijk en transparant is. Als het politiek lastig is vraagt het veel bestuurlijke sensitiviteit. De onafhankelijkheid is dus een andere dan die van de externe accountant. De heer Smans vraagt of anderen dan niet naar het college kunnen stappen. De heer De Groot antwoordt dat andere dat ook kunnen maar in zijn geval is het vastgelegd. Je vraagt van iedereen in de organisatie dat die elke dag zijn beste been voorzet om het beste resultaat voor de stad te bereiken met een onafhankelijke kritische geest. De controller wordt daar precies voor betaald. Mevrouw Van Lierop vraagt hoe de controller ervoor zorgt dat hij de organisatie doorleeft en voelt waar de risico’s liggen, als hij zo hoog in de organisatie zit. De heer De Groot wordt wel vaak aangesproken in zijn eentje maar is dat niet. De afdeling bestaat uit drie bloedgroepen, de financial audit, de business controllers en het toezicht op de gegevensbescherming. Dat zijn heel wat mensen die op alle niveaus in de organisatie de voelhorens uitsteken. De heer Broere vraagt of de controller ook naar de inkoopprocessen kijkt en daarop ingrijpt of aanbevelingen geeft. De heer De Groot doet dat zeker, controllers zijn structuurdenkers en doen dat op het niveau van processen. Het is niet alleen kijken hoe je een proces het beste inricht.

Een voorbeeld is Jeugd, waar je een stelsel hebt met 300 externe aanbieders, indicatiestellers, huisartsen, verwijzers, hoe je daar je informatiepositie het beste inricht, nadenkt over de kwaliteit van de zorg en daarop stuurt. Ook daar komt uiteindelijk een factuur die betaald moet worden. Als de wereld erachter risicovol en complex is, is dat ook iets waar we ons mee moeten bemoeien om te kijken of we meer structuur en zekerheid aan kunnen brengen. De heer Kuijpers heeft de auditcommissie vorige keer al meegenomen in het verhaal van audit. Ik ben internal auditor en mijn hart gaat open als ik hoor praten over structuren en processen en het realiseren van beleidseffecten en al hetgeen je moet doen om dat te realiseren. Een internal auditor geeft daar zekerheid bij en kijkt waar het nog beter kan. Daarnaast ben ik ook financial auditor en registeraccountant. Toen ik in 2018 in Breda begon was de heer De Groot net begonnen met het opzetten van Concerncontrol en met het MVP aan de slag gegaan. Breda beschikte toen over een verbijzonderde interne controlefunctie. Die deden achteraf controles en hetgeen PwC ze opgaf wat ze moesten doen. We hebben toen gezegd dat we het anders wilden doen. Inmiddels zijn er meerdere accountants.

We willen een stevige auditfunctie wegzetten om eerder dan achteraf te constateren of er bevindingen zijn in de kwaliteit van de financiële beheersing of om vast te stellen of het rechtmatige issues zijn. In de afgelopen presentatie geeft PwC volmondig aan dat ze gebruikmaken van de werkzaamheden van audit, wat ze een prima basis vinden om te rapporteren aan de gemeenteraad en aan het college. Wat dat betreft hebben we een enorme stap voorwaarts gezet naar een auditfunctie die meer tijdig signaleert. De organisatie weet ons ook steeds beter te vinden bijvoorbeeld als ze met een aanbesteding zitten, hoe ze moeten voorkomen dat ze over een jaar of twee een rechtmatigheidsissue hebben. Wat dat betreft hebben we een grote sprong voorwaarts gemaakt. Ik ben registeraccountant en operationeel auditeur en heb me aan de beroepsstandaarden te houden. Daar kan de externe accountant mij op aanspreken en er wordt extern beoordeeld of ik wel conform de professionele standaarden werk. Een van de standaarden gaat over onafhankelijkheid. Die kun je wel op papier zetten maar dat zit ook in woord en gedrag in de organisatie. We hebben in de organisatie een groei gemaakt van het late rapporteren over rechtmatigheid in het accountantsverslag naar een rechtmatigheidsverantwoording door het college.

Het afgelopen jaar is daarvoor een proeve van rechtmatigheid afgegeven, waarvan PwC heeft aangegeven dat dat volstaat en dat het proces waarmee het tot stand gekomen is ook voldoende waarborgen in zich heeft. Dat doen we dit jaar weer en daarmee zijn we klaar voor de formele invoering van de rechtmatigheidsverantwoording voor 2023. Als audit willen we meegroeien in de ontwikkeling naar het realiseren van beleidseffecten en het zo optimaal mogelijk inrichten van de organisatie. Mevrouw van Lierop dacht dat er in het drielijnenmodel waar we mee werken juist heel duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen de derde lijn die sec controleert en de tweede lijn die juist het beleidsstuk is dus ook inzake onafhankelijkheid. De heer Kuijpers antwoordt dat we inderdaad zoveel mogelijk conform het drielijnenmodel werken maar dat betekent wel dat de eerste en tweede lijn voldoende op niveau moeten functioneren. De tweede lijn is echt nog wel een ontwikkelpunt voor de organisatie dus de kwaliteitsborging is nog onvoldoende waardoor wij als derde lijn vaak een stap naar voren moeten zetten om de gaten te dichten. De expertise om die kwaliteitsborging op orde te krijgen zit bij ons en andere onderdelen van Concerncontrol. De heer Broere vraagt of er bij aanbestedingen naar de laagste aanbieder wordt gekeken of gaat men echt voor kwaliteit.

De heer Kuijpers is niet volledig op de hoogte van het inkoopproces maar denkt dat er bij relatief eenvoudige aankopen vooral gekeken wordt naar de laagste prijs maar bij andere aankopen wordt de kwaliteit zwaar gewogen. Bijvoorbeeld bij de aanbesteding van de accountantsdiensten worden er wegingsfactoren op losgelaten. De heer Jansen vraagt hoe de organisatie er op dit moment voor staat, worden er nog stappen gemaakt. Er wordt gerapporteerd over drie systemen, hoe staat het met de andere systemen? Notulen auditcommissie d.d. 2 maart 2023 Pagina 5

De heer De Groot antwoordt dat het werken aan beheersing een weg van lange adem is, niet alleen in Breda. Het is niet de voorliefde van iedereen om op een gestructureerde manier continu met je eigen proces bezig te zijn. Daarvoor moet je een vocabulaire ontwikkelen en vaardigheden en de bewustwording moet veranderen. De weg is eigenlijk begonnen in 2017-2018 en er is inmiddels een groot verschil in bewustwording. Zes jaar geleden waren “beheersing” en “rechtmatigheid” woorden waar de meeste mensen nooit van gehoord hadden. Aan de vragen die we binnenkrijgen, zien we dat de organisatie er echt mee bezig is. Dat is een prestatie want het gaat over zo’n 2.000 mensen die dat tussen de oren moeten krijgen. Bewustwording is ook cultuur. De drie onderwerpen, inkoop, inhuur en subsidies, die we beetgepakt hebben zijn er drie van de achttien. Dat klinkt weinig maar in materiële zin zijn dat drie grote processen. Die zijn de afgelopen 2 ½ jaar ontrafeld en binnenkort ontvangt de raad een transitieplan als follow-up voor het verbeterplan Rechtmatigheid zodat we straks kunnen zeggen dat deze drie onderwerpen in control zijn. Er komen nog 15 processen aan. Werken aan alles tegelijkertijd is moeilijk, de focus op drie heeft gewerkt. Als we iets verder in het transitieplan zitten, is het tijd om te kijken welke drie next zonder dat de aandacht verslapt voor de drie die we net gehad hebben.

Daar heb ik alle vertrouwen in, niet in de laatste plaats omdat we onder leiding van de gemeentesecretaris bezig zijn om de organisatie te stimuleren om tot een hoger niveau van zakelijkheid te komen. Alle elementen die voor een controller en auditor belangrijk zijn staan op dit moment op de agenda van de directie. Maar dat wil nog niet zeggen dat het straks allemaal perfect gaat. De heer Jansen vraagt of we nog op een 6- zitten of daar inmiddels boven zitten. De voorzitter vindt dat hiermee een ambtenaar gevraagd wordt om een bestuurlijk oordeel te geven. In deze positie mag de concerncontroller niet gebracht worden. De vraag mag wel aan het college gesteld worden. De heer Jansen is het daar niet mee eens omdat het een open gesprek met de concerncontroller is onder verantwoordelijkheid van het college. De concerncontroller had niet moeten beginnen met cijfers geven. De voorzitter vindt dit de reden waarom de vraag niet gesteld kan worden. Wethouder Kranenborg is blij met deze interventie van de voorzitter, het is inderdaad een vraag die aan het college gesteld moet worden. Je kunt niet een algemeen oordeel geven op een schaal van 1 tot 10. Daar horen alle mitsen en maren en nuances bij die in de voortgangsrapportage gegeven worden. De heer Smans vraagt of we een goedkeurend oordeel gaan krijgen op het gebied van rechtmatigheid.

De voorzitter vindt dat een vraag die de raad aan de accountant moet stellen. De wethouder heeft er een tussenmelding over gedaan. Wethouder Kranenborg vult aan dat dat niet veranderd is. Het lijkt erop dat we er op koersen om dit jaar een goedkeurende verklaring op het gebied van rechtmatigheid krijgen. De heer Smans denkt dat het juist niet een vraag voor de accountant is omdat we zelf de rechtmatigheid gaan beoordelen en daar is het controleproces op ingericht. Wethouder Kranenborg antwoordt dat er dit jaar wel een traditionele verklaring van de accountant komt. We hebben wel een paar jaar, terwijl het niet hoefde, een eigen verklaring afgegeven die voortkwam uit de controles van Concerncontrol en Audit en die van zodanige kwaliteit waren dat de accountant daar gebruik van kon maken. Het college kan daarom met een gerust hart steunen op de bevindingen en die verklaring. De heer Uijl merkt op dat er nog veel meer te verbeteren was dan de drie processen waarmee de meeste winst te behalen was. Komen de andere processen nog aan de orde? Van een 6 naar een 6,5 werken is makkelijker dan van een 8 naar een 8,5. Hoe ziet het er dan uit voor de andere processen? Gaat er op een gegeven moment stilstand komen omdat verbetering steeds moeilijker wordt? De heer De Groot antwoordt dat er inderdaad een soort doelmatigheidsvraag zit, hoe ver wil je gaan om de laatste fouten te voorkomen.

Die afweging kun je bijna per proces maken. De processen die we hebben gekozen hebben een substantiële financiële omvang en het aantal fouten of risico’s op fouten was behoorlijk groot. Als je naar de volgende processen kijkt kom je snel uit bij het sociaal domein omdat daar de onzekerheden vrij groot zijn, dat is voor elke gemeente zo. In control zijn is dan niet alleen de kwaliteit van de verantwoording, je kijkt ook of de doelen scherp genoeg zijn, of de informatievoorziening op tijd beschikbaar is om beter te kunnen sturen, of de mensen die de beslissingen nemen dat in overeenstemming doen met hun mandaat. Er is nog geen keuze gemaakt om de volgende processen te selecteren. Op dit moment heeft het hoogste management van de organisatie aangegeven dat ze de stuurbaarheid van de organisatie willen verbeteren. Dat zou de manier van kijken voor de volgende processen kunnen zijn. 10. Rondvraag en sluiting De voorzitter dankt de heer De Groot en de heer Kuijpers hartelijk voor hun bijdrage en de geanimeerde discussie die dit opriep en alle anderen voor hun deelname en bijdrage en sluit de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 2 maart 2023 Pagina 6