N 01062023 auditcommissie

NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE AUDITCOMMISSIE VAN HET BREDAAS BERAAD van 1 juni 2023

Voorzitter: Griffier:

de heer A. van Vliet de heer R. Wiersma

(Burger-)raadsleden:

de heer R. Beekers de heer I. Dienjes de heer H. Broere de heer R. van Oirschot de heer K. Braspenning de heer P. Smans de heer M. Verschuren mevrouw L. van Kelle mevrouw L. van Son mevrouw J. van Lierop

Portefeuillehouder:

mevrouw C. Kranenborg-van Eerd

Rekenkamer:

mevrouw S. van Breugel

PwC:

de heer A.E. Gerritsma mevrouw A. Kros

Vastgesteld in de vergadering van

, voorzitter

, griffier

Notulen auditcommissie d.d. 1 juni 2023 Pagina 1

1. Opening De voorzitter heet iedereen welkom bij deze auditcommissie, ook de (burger-)raadsleden die geen lid zijn van de auditcommissie en ook de accountant, de Rekenkamer en de ambtelijke ondersteuning. Afmeldingen zijn ontvangen van de heer Nahnahi en de heer Van Woudenberg, de heer Dienjes komt wat later. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Bespreking accountantsverslag PwC De voorzitter licht toe dat de accountant door de raad is ingehuurd en aangesteld om de jaarstukken streng doch rechtvaardig te controleren. Dat heeft hij gedaan en daaruit is een verslag naar voren gekomen. De heer Gerritsma geeft aan dat het vorige vergadering nog spannend was maar het is goed gekomen: inmiddels is er een goedkeurende verklaring afgegeven. De cijfers in de jaarstukken geven een getrouw beeld, met de materialiteit zoals we die kennen. Nieuw, en voor Breda de tweede keer, is dat wij specifiek hebben gerapporteerd over fraude. U vindt terug welke frauderisico’s wij hebben gesignaleerd en wat wij daaraan gedaan hebben. We hebben geen bijzonderheden aangetroffen, dat met dezelfde materialiteit.

We hebben in de controleverklaring ook afzonderlijk gerapporteerd over de veronderstellingen die het college heeft gehanteerd bij het inschatten van risico’s en of er een risico inzit dat de gemeente Breda niet zou kunnen voldoen aan zijn verplichtingen, binnen een horizon van 12 tot 18 maanden. Wij denken dat dat risico verwaarloosbaar is. Daarnaast is onderdeel van onze opdracht om te kijken naar het jaarverslag, naar de verhalen. Wij vinden de kwaliteit van het jaarverslag goed maar er valt wel iets te verbeteren. Door de uitgebreidheid van de informatie raken de hoofdlijnen soms wat kwijt dus we hebben het advies gegeven om te kijken naar een middenweg. Op pagina 2.1 van het accountantsverslag hebben we de kernboodschappen benoemd. We zien dat de financiële positie van Breda de afgelopen jaren stap voor stap verbeterd is maar tegelijkertijd zijn er ook nog wat onzekerheden en is de opgebouwde buffer hard nodig. Het voorspellend vermogen is belangrijk als je kijkt naar de kadernota en de begroting 2024 en waar je in de realisatie op uit bent gekomen. Wij vinden dat dat nog wel wat verbeterd kan worden. Daar is wel onderscheid te maken in waar je echt op kunt sturen en waar niet. Een aantal verschillen ontstaat omdat er met de decembercirculaire nog een verrassing vanuit het Rijk komt. De schattingen hebben we uitgebalanceerd genoemd.

Het aantal SISA-uitkeringen is gestegen van 38 naar 51. Je ziet dat veel reguliere taken met specifieke uitkeringen bekostigd moeten worden. Dat is een landelijke trend. Wij en de VNG kaarten bij het Rijk aan om dat weer terug te brengen omdat je als gemeente in een lastige positie komt als je wel die taak moet uitvoeren maar niet zeker bent van het geld wat je ervoor krijgt. Een van de belangrijkste bevindingen is dat de fouten op aanbestedingen belangrijk lager zijn dan vorig jaar. Het verbeterprogramma heeft in ieder geval een goedkeurende verklaring opgeleverd. Vanaf 2023 rapporteren we getrapt over de rechtmatigheid, het college geeft eerst zelf in de stukken een toelichting op de rechtmatigheid en vervolgens zegt de accountant of dit een getrouw beeld is. De gemeente Breda heeft daar voorbereidingen voor getroffen en wij zijn ervan overtuigd dat ze die verantwoording goed op kunnen stellen. Voor de toekomst zien we ontwikkelingen in de duurzaamheidsverslaggeving. Vanuit Europa is dat een onderwerp wat voor bedrijven al erg begint te leven maar in de publieke sector wat minder. Als je ziet wat een gemeente al doet op het gebied van klimaat, is het eigenlijk zonde dat je dat niet laat zien. Steeds meer gemeenten werken met een klimaatbegroting en rapporteren daar ook specifiek over. We hebben wat tips gegeven hoe dat verder ontwikkeld kan worden.

We hebben weer op een prettige manier met de organisatie kunnen samenwerken zodat we efficiënt de controle uit konden voeren. Mevrouw Van Lierop merkt op dat de accountant aangeeft dat de klimaatbegroting op andere thema’s dan CO2reductie uitgewerkt kan worden en dat het belangrijk is om transitiepaden uit te tekenen voor het behalen van de klimaatdoelen. Ziet u dat voldoende terug in Breda en op welke punten wel of niet? Welke stappen kan Breda nog zetten om de klimaatbegroting onderdeel te laten zijn van de p&c-cyclus? Mevrouw Van Son is benieuwd hoe groot het onderdeel van de decentralisatie-uitkeringen is in de onvoorspelbaarheid bij het opstellen van een begroting. De heer Beekers is benieuwd of de accountant de parameters rondom grondexploitaties realistisch vindt. Bij de Europese aanbestedingen zegt de accountant dat er al een hele slag geslagen is maar ziet nog wel wat impact vanuit vorig jaar. Als we vooruitkijken, kunnen we dan nog oud zeer verwachten? De heer Smans vraagt of hij goed begrijpt dat de accountant aangeeft dat de geschatte risico’s realistisch zijn. D66 maakt zich zorgen over het klimaatrisico van € 0,8 miljoen en is daarnaast benieuwd hoe de accountant kijkt naar de fluctuaties van het gemeentefonds.

We hebben de afgelopen jaren € 130 miljoen extra gekregen in de circulaires over vier jaarschijven maar het risico fluctuaties gemeentefonds is € 1,4 miljoen gebleven, net als vorige jaren. De accountant geeft aan het klimaat in relatie tot brede welvaart te zien, wat wordt daar precies mee bedoeld? Notulen auditcommissie d.d. 1 juni 2023 Pagina 2

Mevrouw Kros antwoordt dat in de introductie op de paragraaf klimaat en duurzaamheid is aangegeven dat het Parijs-akkoord en de nationale klimaatdoelstellingen zich met name richten op CO2-uitstoot. We adviseren om daarnaast ook duurzaamheid als een breder thema te zien. Denk bijvoorbeeld aan doelstellingen op biodiversiteit of een meetpunt in de leefomgeving. Dat is dan een koppeling met brede welvaart, om te kijken welke doelstellingen je hebt, dat in de beleidsindicatoren in te richten en daarover integraal te verantwoorden in de p&ccyclus. De klimaatbegroting is een apart document op een thema, wel ingericht in de p&c-cyclus. We adviseren om te kijken wat er nog meer is want eigenlijk bevat het hele jaarverslag elementen vanuit duurzaamheid. Die haal je niet zomaar uit het jaarverslag en daarom adviseren we om die een aparte plaats te geven, vooruitlopend op een meer integrale rapportage. De heer Gerritsma vult aan dat de transitiepaden een nieuw onderwerp is waar we met z’n allen nog aan het zoeken zijn, hoe je daar een goede verantwoording voor af kunt leggen. Daarom hebben we het stappenplan aangegeven en hebben we gezegd dat je eerst moet bepalen welke opgaven je hebt.

Dat zijn opgaven die niet in 2023 of in 2024 opgelost zijn dus zul je in de verantwoording, net als bijvoorbeeld bij de grondexploitaties, tussenliggende mijlpalen willen hebben en kijken hoe je die gaat bereiken. Vervolgens ga je ook bepalen met welke maatregelen je dat gaat doen. Sommige maatregelen zullen meer effectief zijn dan andere maatregelen, daar moet je een keuze in maken. Het is belangrijk dat je meetpunten hebt die vrij dichtbij liggen zodat je er niet een jaar over doet om tot een conclusie te komen. Daarom ook de link met de CBS-monitor als het om brede welvaart gaat. Vervolgens moet je tussendoor ophalen of je nog op koers ligt en je moet het ook een keer durven zeggen als een maatregel die goed leek, niet effectief blijkt te zijn. Dan moet je de koers verleggen. Daarom is het belangrijk dat je bewust kiest welke transitiepaden je gaat doen anders blijf je doen wat je altijd deed. Mevrouw Van Lierop merkt op dat we nu inderdaad een keer per jaar een rapportage krijgen. Zegt de accountant nu dat vaker een terugkoppeling op deze thema’s zou kunnen helpen in bijsturen en in de p&c-cyclus? De heer Gerritsma antwoordt dat je dat in de gaten moet houden, net als je met de financiële gegevens doet met een Voorjaarsnota en een Najaarsnota. Dan kun je ook over de ambities rapporteren en de discussie aangaan of je met het beleid doorgaat of niet.

Hoe vaker je er met elkaar over spreekt, hoe effectiever je kunt zijn. Ik denk dat dit in de toekomst veel belang gaat krijgen. Het aandeel van de decentralisatie-uitkeringen is groot maar ik heb niet paraat hoe groot. We zien een trend dat het steeds meer toeneemt. Mevrouw Van Son heeft het idee dat we steeds meer op het eind van het jaar een bak geld krijgen van het Rijk, waardoor we steeds hogere jaarrekeningresultaten hebben. Mevrouw Kros herkent dat beeld, aan de ene kant vanuit de controle van de SISA-bijlagen, waar je met die 51 regelingen ziet dat er veel gelden aan het eind van het jaar ontvangen worden waardoor je de kans niet hebt om dat beleid in te zetten. Dat hebben we verwoord in de paragraaf rondom de financiële positie. Wat we gedaan hebben op de parameters rondom de grondexploitaties, hebben we in het accountantsverslag weergegeven. We hebben gekeken hoe de parameters tot stand zijn gekomen en hoe die onderbouwd zijn. Daarbij hebben we gezien dat die onderbouwd zijn met relevante marktinformatie en door partijen die gespecialiseerd zijn in het doorrekenen van die exploitaties. Bij de Europese aanbestedingen zie je voor € 1,3 miljoen aan doorloop van fouten van 2021 naar 2022 en nog € 1 miljoen aan nieuwe fouten.

Dat hoeven geen contracten te zijn die in 2022 zijn afgesloten, die hebben in 2022 de eerste keer een besteding gehad die boven de drempel is gevallen. De toekomst moet uitwijzen of er geen nieuwe fouten meer komen. Het grootste deel van de oude fouten is nu opgelost. We hebben gekeken naar het proces van risico-inschatting, specifiek de risico’s die toegelicht zijn in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. De gemeente Breda hanteert de Monte Carlo-analyse als model, dat is een beproefd model om in te schatten wat een impact kan zijn als het risico zich voordoet. In dat proces hebben we meegekeken. De heer Smans ziet bijvoorbeeld bij de fluctuaties gemeentefonds € 1,4 miljoen en bij het klimaatrisico € 0,8 miljoen terwijl we jaarlijks al ongeveer € 0,8 miljoen structureel tekort komen op het vervangen van bomen. Zijn die schattingen goed? De heer Gerritsma antwoordt dat je wil bepalen welke buffer je nodig hebt en daar heb je een bepaalde methodiek voor. Daarmee zeggen we niet dat elk risico exact dit bedrag zou zijn. We kijken wat het verleden ons laat zien maar het lastige zit in het naar voren kijken. In de meerjarenbegroting zie je steeds hetzelfde bedrag als buffer terugkomen, € 56,4 miljoen. In die orde van grootte denken we dat het ligt maar of de individuele risico’s zo zijn als genoemd is maar de vraag.

Door de systematiek die wordt gebruikt, zullen de plussen en de minnen elkaar wel opheffen, tenzij je bijvoorbeeld weer een grote grondexploitatie gaat starten. Mevrouw Van Lierop blijft de transitiepaden een ingewikkelde materie vinden en is benieuwd of de accountant bereid is de raad verder te adviseren hoe wij een proces op kunnen bouwen om dit regelmatig terug te laten keren en helder neer te zetten. De heer Gerritsma is daar graag toe bereid. De heer Smans merkt op dat de accountant aangeeft dat de structurele exploitatieruimte positief is en dat we daarmee in staat zijn de structurele lasten te dekken. Hoe moet dit gerelateerd worden aan de cao-stijgingen? De heer Gerritsma antwoordt dat begroten keuzes maken is. Er zijn dingen waar je met nieuw beleid aan de slag wil. De structurele exploitatieruimte is € 1,8 miljoen in 2022 en landelijk is dat € 0,2 miljoen. In 2022 zijn de structurele lasten meer dan gedekt door de structurele baten maar in de begroting moet dit goed gevolgd worden. Op het moment dat er een cao-stijging aankomt, moet er een keuze gemaakt worden, wat kunnen we nog Notulen auditcommissie d.d. 1 juni 2023 Pagina 3

dekken uit de structurele baten en wat niet en dat betekent keuzes maken en de vraag of je wat nu incidenteel wordt verstrekt door het Rijk mee moet gaan wegen. 4. Preadvies auditcommissie over resultaatbestemming De heer Van Oirschot dankt de ambtelijke ondersteuning en de heer Uijl en de heer Jansen, die er vandaag niet bij kunnen zijn. We hebben gevonden dat de bestemming is gedaan conform de financiële verordening dus daar is niets op aan te merken. In het doorgronden lag soms een uitdaging en voor leken kan dat nog lastiger zijn. Daaruit volgt dat je eigenlijk het liefst wil dat geldstromen en financiële potten omgeven zijn door heldere en concrete regels en doelen en dat stromen en potten zo beperkt mogelijk zijn. Dan komt de transparantie en begrijpelijkheid ten goede. Daarnaast is flexibiliteit wenselijk met de huidige ontwikkelingen, geld vastzetten lijkt niet wenselijk. Je zag afgelopen jaar bij allerlei ontwikkelingen dat het fijn was om daar flexibel geld op in te kunnen zetten. Terughoudend bestemmen of labelen van gelden lijkt ons vandaag de dag raadzaam. Op één moment beslissen over de resultaatbestemming lijkt transparanter en duidelijker te volgen dan het tussentijds nog een keer doen, bijvoorbeeld bij de septembercirculaire.

Een integrale afweging om middelen in te zetten heeft de voorkeur boven het door het jaar verspreid inzetten van budgetten zonder beleidsinhoudelijke wijzigingen. Het advies van de werkgroep is om de auditcommissie opdracht te geven, in aanvulling op paragraaf 8.6 van de financiële verordening, nadere regels te formuleren hoe om te gaan met de over te hevelen bedragen uit de resultaatbestemming. In de bijlage zijn voorbeelden gegeven van gemeenten die het net iets concreter hebben opgeschreven. We stellen voor in beginsel budgetten slechts een jaar over te hevelen. Nu lopen er een aantal dingen door, zelfs uit 2019. De vraag is of dat wel wenselijk is. Verder wil de werkgroep de auditcommissie de opdracht geven om na te denken of tussentijdse winstnemingen wenselijk zijn en in de jaarstukken een tabel op te nemen die iets makkelijker te interpreteren is, zodat we zien wat er initieel begroot is, wat er uitgegeven is en wat er nog in de pot zit. De werkgroep vraagt het college een informatieve beeldvormende sessie te organiseren waarin uitgelegd wordt hoe de regiobudgetten besteed gaan worden en welke rol de raad hierin kan spelen. Voor het volgend preadviesthema adviseert de werkgroep tijdig een keuze te maken welke onderwerpen we willen onderzoeken, zodat het werk minder ophoopt in een tijdsbestek van een of twee weken.

Wethouder Kranenborg heeft weinig voorbereidingstijd gehad maar wil wel een reactie geven. Ze is blij dat de werkgroep geconstateerd heeft dat het op een nette en ordentelijke manier gedaan is. Het eerste advies is nadere regels te formuleren voor over te hevelen bedragen. In zijn algemeenheid willen we zo min mogelijk overhevelen, je wilt de doelen waarvoor de gelden bestemd zijn zo snel mogelijk realiseren. Er zijn redenen waarom dat soms niet lukt en daar is een aantal categorieën in, zoals de regiomiddelen. Het is goed dat de raad vanuit haar kaderstellende rol kijkt of er aanvullende regels moeten komen. Het college denkt daar graag in mee, ook om eventuele onwerkbaarheden eruit te halen. Met de gedachte om alles naar de algemene reserve te doen, stuurt u het college met een onmogelijke boodschap naar de regio. Voor het tweede advies, slechts een jaar door te schuiven en de exploitatiereserve alleen te gebruiken als er concrete bestedingsplannen zijn geldt hetzelfde. Het initiatief moet bij de raad liggen en het college denkt graag mee. Ik heb meer moeite met het derde advies vanwege het woord “winstnemingen”. Dat doen we in het grondbedrijf en daar zegt de BBV van wat we wanneer moeten doen. Verder maken we geen winst. Het klopt dat we bij de berap vaak al meegeven dat we middelen over gaan hebben.

Als we dat niet meer doen, hebben we aan het eind van het jaar veel geld over en als we dat eerder hadden geweten hadden we naar een bestemming kunnen kijken. Het is prima om daar het gesprek over te voeren maar dit heeft te maken met realistisch begroten. Het vierde advies gaat over het duidelijker maken van de specificatie. Dat gaan we doen. Ik denk dat het informatie geven over de besteding van de regiobudgetten en de rol van de raad daarin eerder aan de werkgroep Regio is. In de jaarrekening staat wel de onderbouwing van die budgetten. Het is inderdaad goed om in de toekomst tijdig die keuze te maken. De vraag is wel of je het beleid ten aanzien van de reserves aan de hand van de jaarrekening wil doen. Dat geldt ook een beetje voor de resultaten. Ik deel volledig dat het in deze tijd belangrijk is om flexibiliteit te hebben maar het budgetrecht ligt bij de raad. Dan moet de begroting op een hoger abstractieniveau vastgesteld worden of je gaat naar een grotere post onvoorzien. Ook hiervoor geldt dat de nuance soms belangrijk is. De voorzitter stelt voor om dit onderwerp volgende keer te laten terugkeren. Het college heeft een punt al overgenomen, dan kunnen de andere punten wat meer tijd en aandacht krijgen. 5. Rondvraag en sluiting De heer Smans heeft de reactie van het college op het accountantsverslag gelezen en vraagt of hij daar het college op mag bevragen.

De voorzitter geeft aan dat daarvoor de tijd ontbreekt maar in de volgende sessie is er gelegenheid om bestuurlijk-politieke vragen aan het college te stellen. De voorzitter dankt iedereen voor de inbreng en sluit de vergadering.

Notulen auditcommissie d.d. 1 juni 2023 Pagina 4