Memo presidium 2021 procesafspraken voorbereiding verkiezingen en (in)formatieproces 2022 V2

Memo t.b.v. presidium 17 mei 2021 Onderwerp: Activiteiten en procesafspraken ter voorbereiding op raadsverkiezingen 2022 en erop volgend (in)formatieproces Inleiding: De ervaringen van vorige verkiezingen leert dat het verstandig is een aantal zaken rondom de raadsverkiezingen en de vorming van een nieuw college die daarop volgt, vroegtijdig af te spreken. Vandaar deze memo namens burgemeester, secretaris en griffier aan het presidium. Sommige van de genoemde acties zullen trouwens besproken worden met de afdelingsbesturen van de aan de verkiezingen deelnemende partijen. Maar het is wel goed dat ook huidige fracties van die onderwerpen kennis nemen. De onderwerpen vallen uiteen in vier categorieën: a. Aanloop naar verkiezingen b. proces benoeming kandidaat-wethouders c. (in-)formatieproces: ambtelijke ondersteuning en andere afspraken d. informatiepositie burgemeester a. Aanloop verkiezingen

•

• •

•

Overdrachtsdocument: net als in 2018 zal een overdrachtsdocument voor de nieuwe raad gemaakt worden. De ambtelijke organisatie zal een overzicht en beschrijving maken van de grote uitdagingen die er voor de stad liggen alsmede van de middelen die daarmee samenhangen. De griffie zal de werkwijze van de raad beschrijven, de informatieafspraken tussen raad en college etc. Afscheid oude raad i. Presentatie en afscheidspresentje ii. Behandelen verzoeken voor onderscheidingen/ lintjes raadsleden Inwerkprogramma: i. als in 2018 zal na de installatie de nieuwe raad een inwerkprogramma aangeboden krijgen over instrumenten, praktische werkwijzen, ICTmiddelen, hoofdlijnen bestuursrecht etc. Cfm de wens van de raad (evaluatie verkiezingen 2018) zal dit programma over een iets langere periode worden gespreid. Daarnaast wordt een kennismakingstour aangeboden langs organisaties in de stad obv de 5 programmaonderdelen. ii. Kennismaking met management van de ambtelijke organisatie iii. Na 100 dagen een korte herhaling èn een compacte set kennismakingsstages op inschrijving bij verschillende organisatieonderdelen Stadskantoor. iv. rondom zomerreces met raad + college op meerdaags werkbezoek gaan naar stad met vergelijkbare stedelijke opgaven als Breda. Inwerkprogramma college van B&W: i. Inhoudelijke introductie / toelichting op ontwikkelingen in Breda (Verbeter Breda, Verhaal v.

Breda, Verbeter Breda + stedelijke ontwikkeling, Breda na corona, energietransitie)

•

ii. Kennismaking met ambtelijke organisatie (management en medewerkers) en inhoudelijke portefeuille iii. Toewijzing bestuursadviseurs aan wethouder Algemene voorbereidende aangelegenheden: Net zoals bij eerdere verkiezingen zal worden gefocust op.: i. Bewustwordingscampagne gemeenteraadverkiezingen; ii. Stemwijzer Breda ; iii. Verkiezingskrant; iv. Deelsessievoorzitterstraining; v. Uitslagenavond.

b. Integriteitsbevordering: •

VOG kandidaatsraadsleden In Breda staat integriteit van het openbaar bestuur hoog in het vaandel. Hiertoe worden politieke partijen die deelnemen aan de verkiezingen gestimuleerd om bij de samenstelling van hun kandidatenlijsten een Verklaring Omtrent Gedrag aan te vragen. In 2022 zullen de VOG-verklaringen van alle leden die na de gemeenteraadsverkiezing zitting nemen in de gemeenteraad achteraf worden vergoed. Afdelingen schieten deze kosten dus slechts voor.

•

Giftenregister afdelingen Net als in 2018 zal namens de burgemeester worden bevorderd dat een convenant tussen deelnemers aan de verkiezingen wordt gesloten. Daarmee verklaren ze openheid te bieden over ontvangen campagnebijdragen. In 2021 zal de Wet op de Politieke Partijen die melding van giften groter dan 4.500 euro per donateur per jaar afdwingen.

c. Proces benoeming kandidaat-wethouders (relevant voor presidium èn afdelingen) 1. Breda werkt met integriteitsscans voorafgaande aan de benoeming van wethouders. Het oordeel over integriteit van wethouders is een politiek oordeel, dus wordt niet aan de commissie Geloofsbrieven overgelaten. Dit oordeel wordt door de raad geveld. De raad zal op basis van door externen opgestelde rapporten (incl. evt. adviezen over beheermaatregelen) debat voeren vòòr de officiële voordracht in een openbare raad. Raadslid Van Pul kondigde onlangs een initiatief aan om net als in andere grote steden als raad met kandidaat-wethouders in het openbaar gesprekken te houden. Vanuit de driehoek wordt hierop positief geadviseerd, zij het dat het standaard jaarlijks herhalen van die gesprekken wordt ontraden: wethouders genieten het vertrouwen van de raad tot het tegendeel blijkt. Als het presidium zich positief uitspreekt kan een aanpassing van de Spelregels Bredaas beRaad worden voorbereid. proces rondom integriteitsrapport Integriteitsrapporten worden onder verantwoordelijkheid van burgemeester door een extern bureau opgesteld. Hij krijgt de rapporten pas nadat daar in een gesprek tussen bureau en de kandidaat is besloten het rapport aan hem door te sturen. Daarna spreekt de burgemeester met elke kandidaat. Het

integriteitsrapport, niet de gespreksverslagen, worden onder geheimhouding ter inzage gelegd voor de raadsleden die immers over benoeming moeten besluiten. Alleen die delen van de rapporten worden geheim gemaakt als die gegevens bevatten die niet via openbare bronnen te vinden zijn. De burgemeester gunt de opdracht aan het bureau dat de integriteitsscans opstelt, op advies van de griffier. Hiervoor is raadsbudget beschikbaar. Evt. beheermaatregelen rondom portefeuilles worden pas na de benoeming van kandidaat-wethouders genomen in de eerste collegevergadering. Om de raad voorafgaande aan benoemingsbesluiten te informeren kan hij de raad in de besloten vergadering een doorkijkje geven op mogelijke (beheer-)maatregelen. Na de eerste constuerende vergadering informeert het college de gemeenteraad.

d. (in)formatie-proces: ambtelijke ondersteuning en andere praktische zaken Partijen maken veelal voor de verkiezingen procesafspraken over de periode van informeren en formeren. Die zullen ter kennis worden gebracht aan de partij-/ en afdelingsbesturen van deelnemende partijen. Het karakter van deze afspraken is een gentlemen’s agreement. -

-

-

-

Ambtelijke ondersteuning formatieproces De informatiefase kan worden ondersteund door de griffie, zolang er nog over een bestuursakkoord wordt gesproken met alle politieke partijen. Vanaf het moment dat niet alle partijen meer aan tafel zitten, ligt dat niet meer voor de hand. Dan wordt het proces ondersteund door de (staf van de) gemeentesecretaris. Formateur en kosten Partijen kunnen bij informatie/ formatie een externe inschakelen. Sommigen vragen daar een vergoeding voor, andere niet. Partijen kunnen vooraf afspreken de kosten samen te dragen en als raad een formateur te benoemen vanuit raadsbudget. Duidingsdebat Partijen kunnen het formatieproces starten met een duidingsdebat. Daarin geven ze commentaar op de uitslag en het formatieproces volgens hen kan verlopen. Debat en besluitvorming in de raad over bestuurs-/ raadsakkoord Een bestuurs- en/of raadsakkoord wordt vastgesteld door de raad. Dat geeft uitdrukking aan het hoofdschap van de raad. Fracties kunnen d.m.v. amendementen trachten het voorliggende stuk aan te passen. Zo kunnen alle raadsleden bijdragen aan de hoofdlijnen van beleid voor de raadsperiode.

e. Betrokkenheid burgemeester bij (in)formatie Volgens de Gemeentewet wordt “de burgemeester geïnformeerd over de uitkomsten van de college-onderhandelingen. Hij wordt alsdan in de gelegenheid gesteld zijn opvattingen over voorstellen ten behoeve van het collegeprogramma kenbaar te maken.” De stappen om dit concreet te maken zijn: • direct na de verkiezingsuitslag een eerste gesprek met de burgemeester. Daarin kan hij algemeen bestuurlijke trends benoemen en zaken voorleggen over het onderhandelingsproces;

• • •

gesprekken over de afstemming van de bevoegdheden waarover de burgemeester als bestuursorgaan beschikt met overige portefeuilles; meerdere tussentijdse bijpraatsessies waarin de (in)formateur de burgemeester op de hoogte stelt van de algemene voortgang; voorafgaande aan de benoeming van wethouders neemt de burgemeester kennis van de voor te dragen kandidaten zodat hij als verantwoordelijke voor bevordering van bestuurlijke integriteit met hen kan spreken.

Kosten De kosten voor de verkiezingen, inschatting op basis van ervaringscijfers 2018 na indexatie, zijn onder te verdelen in drie categorieën. - Voorbereidende kosten - Afscheid-, inwerk en benoemingskosten (raad en college van b. en w.) - Opleidingskosten Ad 1. Voorbereidende kosten (tot aan de verkiezingen) De voorbereidende kosten voor de verkiezingen bestaan uit communicatie (website en social media), Stemhulp Breda, Verkiezingskrant en de Uitslagenavond. Inschatting van de kosten (inclusief indexatie) zijn ongeveer 45.000 euro. Ad 2. Afscheid, inwerk- en benoemingskosten (raad en college van b. en w.) De kosten in deze categorie bestaan deels uit de kosten die worden gemaakt voor het afscheid en inwerkprogramma, daarnaast kunt u denken aan de kosten voor de VOGverklaringen (39 raadsleden), integriteitsgesprekken (optioneel) en integriteitstoets voor de wethouderskandidaten en (eventuele kosten voor de) formateur. Inschatting van de kosten (inclusief indexatie) zijn ongeveer 27.000 euro. De beschikbaar gestelde ambtelijke capaciteit zijn niet in dit overzicht meegenomen. Ad 3. Opleidingskosten De opleidingskosten bestaan uit debattrainingen en training deelsessievoorzitters en bedragen ongeveer 20.000 euro.