Memo Presidium 15 mei 2023 Procesafspraken Armoede en Schuldhulpverlening

Memo Presidium 15 mei 2023 Onderwerp: Van: Datum:

borging besluitvormingsproces rondom Armoede en Schuldhulpverlening Paul Piket 4 mei 2023

Geachte fractievoorzitters, In de afgelopen maanden is er door de fractiewoordvoerders Armoede en de portefeuillehouder op dit terrein in goed overleg een ontwerp van een besluitvormingsproces gemaakt. U treft het procesvoorstel als bijlage aan. Dit proces moet gaan leiden tot de vaststelling van nieuwe beleid op Armoede en Schuldhulpverlening in 2024. Voordelen van deze proces-afspraak zijn dat - De rol van de raad als kadersteller al aan het begin duidelijk en zeker is - Overeenstemming bestaat over de volgorde van stappen en de manier waarop de clienten worden betrokken - Voor alle betrokkenen overzicht ontstaat. Vragen aan presidium: 1. Het is van belang dat de intenties die tussen portefeuillehouder en woordvoerders is uitgesproken, wordt bevestigd door de fractievoorzitters. Dit om te voorkomen dat raadsleden zich beperkt voelen. Voorstel: kennis nemen van de procesafspraken en deze bekrachtigen. 2. Voorts is het van belang dat de agendacommissie als hét aangewezen gremium voor besluitvormingsprocessen, toeziet op het begeleiden van het uitgestippelde proces. Dat betekent bijvoorbeeld dat politieke initiatieven (bv. BSNO’s, agendavoorstellen, verzoeken om informatieve sessies) die afwijken van de afspraken, worden ingepast of afgewezen. Dit is in overeenstemming met de adviezen van de werkgroep Opdracht aan Onszelf om de agendacommissie met meer mandaat te bekleden.

Voorstel: de agendacommissie opdracht geven om gemaakte procesafspraken over Armoede en Schuldhulpverlening als leidraad te nemen voor de agendering van deze onderwerpen in het Bredaas beRaad. Groet, Paul Piket

Raad in positie – proceskaders

Sturen op de vormgeving van besluitvormingsprocessen (een procesontwerp of startnotitie)

Een raad stelt inhoudelijke kaders: geeft richting door doelen te stellen en te bereiken effecten te formuleren. Om goed in positie te zijn is het belangrijk dat een raad ook proceskaders stelt: stuurt op de inrichting van besluitvormingsprocessen. Zodat direct vanaf het begin duidelijk is hoe en wanneer de raad aan zet is. Door proceskaders te stellen zorgt de raad er ook voor dat tijdig duidelijk is welke plaats ‘de samenleving’ heeft in de besluitvorming. Dat is belangrijk omdat steeds meer ‘partijen’ bijdragen aan de realisatie van publieke diensten en inwoners willen meepraten, meedenken en soms ook willen meebepalen.

Let op: natuurlijk is er niet voor elk dossier een procesontwerp of startnotitie nodig. Dat zou te omslachtig zijn. Doe die tijds­investering bij een beperkt aantal (grote, complexe) dossiers.

In februari 2023 is aan de hand van het dossier armoede en schuld­hulpverlening door (een afvaardiging vanuit) raad, college en organisatie gesproken over en ook ‘geoefend’ met het stellen van proceskaders. Deze pdf geeft een aantal handvatten over de totstandkoming ervan en de keuzes daarin, mede op basis van dat gesprek over proceskaders armoede en schuldhulpverlening.

Belangrijke voorwaarde om goed proceskaders te kunnen stellen zijn een actuele termijnplanning (college en organisatie) en een langetermijn­ agenda van de raad (met daarop een aantal onderwerpen die meer dan een regulier vergader- en besluitvormingsproces verdienen).

1. Procesontwerp (startnotitie) 3. Focus of reikwijdte

Wie schrijft het stuk? Het vraagt hoe dan ook om afstemming tussen raad en college (en organisatie). Maar wie neemt de pen ter hand? Dat kan een medewerker zijn, een raadsadviseur of een medewerker samen met een van de raadsadviseurs. Of zoals tijdens de oefensessie armoedebestrijding: samen schrijven tijdens een werksessie. De agendacommissie zal hier een belangrijke (opdrachtgevende en regisserende) rol moeten vervullen.

Start

Worden er ‘slechts’ kaders gesteld met betrekking tot het proces of worden in het procesontwerp ook direct een aantal inhoudelijke kaders meegegeven: ‘goed dat we met de samenleving na gaan denken over armoede en schuldhulpverlening maar deze inhoudelijke kaders zijn er en blijven er en deze nieuwe kaders geven we als raad ook direct mee.’

Opstelle n proc es on twerp (s ta rtnoti ti e)

De verschillende fases van informeren tot en met besluitvorming moeten van een duidelijke planning worden voorzien. Wat is de duur van het proces van begin tot eind? Welke stap op welk moment?

3

1

2

Vasts telle n proce sontwerp (startnoti tie)

Focu s of re ikwijd te

7. Afstemming

5. Planning

7

5

4

Plan ning

Be trekke n va n ’ ‘d e sa m enle ving

Het succes wordt bepaald door het samenspel binnen het stadhuis. Raad en college, bijgestaan door de organisatie, moeten dit samen doen (met een duidelijke rol en taakverdeling). Die afstemming moet goed georganiseerd worden.

A fs te m m in g

6 Orga nisatie

2. Vaststellen procesontwerp (startnotitie)

4. Betrekken van ‘de samenleving’

6. Organisatie

Wordt het ontwerp ter kennisgeving aangeboden of ter vaststelling door de raad? Ofwel: wordt het (nadat het door afvaardiging van raad, college en organisatie) is opgesteld nog geagendeerd zodat het besproken en ook geamendeerd kan worden?

Welke wensen heeft de raad met betrekking tot de betrokkenheid van inwoners en, ketenpartners, externe deskundige, enzovoort? Het is belangrijk daar duidelijke kaders voor mee te geven. Het is ook belangrijk om aan te geven - en daarna heel goed te communiceren - wat er van het ‘veld’ en de inwoners wordt gevraagd: informeren, mee wikken en wegen, keuze maken uit twee of meer scenario’s, enzovoort.

Schrijf duidelijk op wie wat organiseert. Zie het voorbeeld armoede en schuldhulpverlening: wie nodigt de ‘partijen’ en inwoners uit, wie organiseert dat ‘luisteren’ en dat ‘samen wikken en wegen’?

Voorbeeld procesontwerp op hoofdlijnen (op basis van twee gesprekken afvaardiging raad-college-organisatie)

Inrichting besluitvorming armoede en schuldhulpverlening

Inwoners

Raad

College B&W

Informeren

Wikken en wegen

Besluit nemen

Belanghebbenden

Ambtelijke organisatie

Inwoners

Raad

College B&W

Het is belangrijk om in de startnotitie duidelijk aan te geven hoe die informatiefase eruit komt te zien. Bij het gesprek over de proceskaders armoede en schuldhulp­verlening is aangegeven dat de informatiefase idealiter antwoord geeft op deze vragen: 1. Wat doen we op dit moment (wat is de scope, wat valt er wel en niet onder), hoe doen we dat (hoe geven we uitvoering aan ons beleid) en hoeveel geven we daaraan uit? 2. Wat speelt er op dit moment (in Nederland, en in Breda in het bijzonder) als het gaat om armoede? Inzicht dus in relevante cijfers, in trends en verwachtingen. 3. Wat zijn de ervaringen met het huidige beleid? Inzicht verkrijgen dus in wat goed gaat (en beter kan). Met vanzelfsprekend aandacht voor de eigen (gemeentelijke) evaluaties, de ervaringen van de partners (‘het veld’) en niet in de laatste plaats van de inwoners die het betreft. 4. Inzicht in de beleidsruimte: aan welke knoppen kan de raad draaien om het beleid ‘bij te stellen’? 5. Wat zou de raad binnen de beleidsruimte die er is, anders kunnen doen? Om in scenario’s te denken kan het helpen om inzicht te krijgen in wat elders in het land wordt gedaan (good practices). En ook hier geldt: wat kost het om ander beleid te gaan voeren? Deze informatiefase zorgt ervoor dat de raadsleden op ‘gelijke vlieghoogte’ komen.

Deze uitvoerige beeldvormende fase wordt nodig geacht om vervolgens goed onderbouwd tot oordelen en dus tot keuzes te kunnen komen. Periode beeldvorming: mei-september 2023. Zie de volgende pagina voor een eerste uitwerking.

Tijdens de ontwerpsessie is de wens uitgesproken om na de beeldvorming een discussienotitie te ontvangen met daarin een voorstel voor de nieuwe beleidskaders en -keuzes. Niet dichtgetimmerd, maar nadrukkelijk als een ‘discussie-stuk’ dat uitnodigt om met elkaar in gesprek te gaan over hoe het anders en beter kan. Dus met – daar waar mogelijk – inzicht in verschillende keuzes en de bijbehorende kosten en consequenties. Dus: • inzicht in wat gelijk blijft Inwoners Belang• inzicht in Raad was (bestaand) - wordt (voorstel) hebbenden • routes om van was bij wordt te komen (voorzien van voor- en nadelen, kosten, consequenties, College Ambtelijke mogelijk onvoorziene gevolgen/risico’s, B&W organisatie enzovoort). Periode oordeelsvorming: oktober-november 2023. Op de volgende pagina is onder IV aangeven dat bij dat wikken en wegen en het uitspreken van voorkeuren ook ‘de partners’ worden uitgenodigd.

Het gesprek naar aanleiding van de discussienotitie levert de input om een beleidsplan armoede en schuldhulp­verlening op te stellen. Dat plan komt (als een raadsvoorstel) richting de raad. De agendacommissie agendeert de bespreking ervan in het Bredaas Beraad, voor oordeels­­vorming en besluitvorming. Periode oordeelsvorming naar aanleiding van het raads­voorstel uitmondend in besluitvorming: januari-februari 2024.

Amb orga

Belanghebbenden

Inrichting besluitvorming armoede en schuldhulpverlening

Inwoners

Raad

College B&W

Start

Informeren

I

II

Een presentatie (ambtelijk) die antwoord geeft op de vragen ‘wat doen we op dit moment (wat is de scope, wat valt er wel en niet onder), hoe doen we dat (hoe geven we uitvoering aan ons beleid) en hoeveel geven we daaraan uit?’ Met gelegenheid tot het stellen van informatieve (nog geen politieke) vragen.

Belanghebbenden

Ambtelijke organisatie

Een of meerdere bijeenkomsten met bijdragen van deskundigen van binnen en buiten het stadhuis die inzicht kunnen geven in relevante cijfers en trends (CBS, Nibud, gemeentelijke afdeling onderzoek en statistiek). In een vorm die het beste past/meest efficiënt is. Kunnen ronde-tafels zijn, expertmeetings, werkbezoeken, enzovoort. Kan op dezelfde dag, kan in een aantal opeenvolgende weken. Antwoorden op onder meer de vragen ‘wat zouden we kunnen doen, wat is beïnvloedbaar en wat wordt elders succesvol gedaan?’

e e

III

Wikken en wegen Inwoners

Raad

IV Inwoners

College B&W

Belanghebbenden

Raad

Ambtelijke organisatie

College Inwoners B&W

College B&W

Besluit nemen

Het terugkijken en evalueren (‘wat zijn de ervaringen’) gebeurt met de (waarden)partners, met relevante partijen uit ‘het veld’ en met inwoners. Daar horen passende overlegvormen bij, die bijvoorbeeld juist niet in het openbaar en niet op het stadhuis plaatsvinden.

De discussienotitie wordt als een tweetrapsraket geagendeerd. Hoe kijkt het ‘veld’ aan tegen de voorliggende keuzes? Missen zij keuzes? Zien zij mogelijk onvoorziene gevolgen (een ‘waterbed­effect’) als gekozen wordt Belangvoor Ahebbenden of B? Stap 2 is een kritische dialoog binnen de raad om te komen tot richtinggevende uitspraken. Die input is nodig voor stap V. Ambtelijke Raad organisatie

Inwoners

Raad

College B&W

Belanghebbenden

Ambtelijke organisatie

V

Met die richtinggevende uitspraken van de raad wordt een raads­voorstel armoede en schuldhulpverlening opgesteld. Dat gaat de ‘reguliere besluitvorming in’, eindigend met de besluitvorming in de raadsvergadering.

Belanghebbenden

Ambtelijke organisatie

ARMOEDE EN SCHULDHULPVERLENIN G