memo invullingraadsrapporteurschap breda BA

Memo raadsrapporteurs Eind 2015 is de Kadernota Verbonden Partijen vastgesteld. De kadernota is een set van afspraken voor gemeenten, hoe om te gaan met verbonden partijen. Inmiddels is er navolging op de Kadernota in meerdere gemeenten het raadsrapporteurschap Verbonden partijen ingevoerd. Dit is een (interne) manier van werken om de complexe en grote hoeveelheid informatie die “gepaard” gaat met de verbonden partijen op een eenvoudigere manier eigen te maken. Tijdens de werkgroepvergadering van woensdag 1 juli heeft de werkgroep aangegeven deze systematiek in Breda te willen implementeren en zijn de volgende rapporteurs benoemd: GGD: Joek van Pul en Marike de Nobel BWB: Huib Jansen en Kees Braspenning Veiligheidsregio: Faissal Boulakjar en Joris Hoogbergen RWB: Caspar Rutten en Raymond Kouwenberg Deze memo is vastgesteld door de werkgroep regio en heeft betrekking op de werkwijze rondom het “Raadsrapporteurschap” in Breda. Wat wordt verwacht van de raadsrapporteurs? Dat zij zich, voor de raad, verdiepen in een verbonden partij. Dat betekent er moet een situatie ontstaan waarin de raadsrapporteurs voldoende informatie krijgen van de gemeentelijke organisatie en het samenwerkingsverband (driehoek). In desbetreffende driehoek wordt er op verzoek van de rapporteurs informatie en kennis uitgewisseld.

Welk kennisniveau hangt helemaal af van de verbonden partij en de risico’s die de gemeente als mede-eigenaar of in de (beleids)uitvoering heeft. Delen van deze kennis / informatie met de werkgroep geschiedt via het sjabloon “raadsrapporteurs Breda”. Het idee is dat: -

-

De raadsrapporteurs (per verbonden partij) twee keer per jaar (of meer indien noodzakelijk/gewenst geacht) intensiever bijgepraat worden door de portefeuillehouder en/of een beleidsambtenaar over de gang van zaken, mogelijke zienswijzen/reacties op de begroting, de kaderbrief, de te formuleren richtlijnen voor de kadernota van de verbonden partij en de jaarrekening van de verbonden partijen. Een (digitaal) werkbezoek van de rapporteurs aan een verbonden partij plaats zal vinden (in afstemming met portefeuillehouder); Raadsrapporteurs wonen (sub)regionale bijeenkomsten van de verbonden partij bij om geïnformeerd te blijven; Raadsrapporteurs stellen een A4tje met algemene bevindingen op die tijdens een beeldvormende sessie (bv. met de leden van de werkgroep regio) worden besproken.

Fase 2 - Raadsrapporteurs de raad vertegenwoordigen bij (sub)regionale bijeenkomsten maar uitdrukkelijk zonder mandaat, dat wat je bespreekt met je collega’s in de regio leidt nooit tot besluitvorming of binding van jezelf, jouw fractie of jouw raad aan het besprokene. Besluitvorming blijft uitdrukkelijk voorbehouden aan de individuele gemeenteraden in reguliere vergader- en besluitprocessen; - De raadsrapporteurs praten (samen) de raad bij over de ontwikkelingen tijdens een beeldvormende vergadering in het Bredaas beRaad (setting werkgroep regio is dan een logische mogelijkheid);

-

De raadsrapporteurs praten (samen) de raad bij over wat je opvalt of mist, wat je van andere raden/raadsleden in de regio opvangt.

Fase 1 De raadsrapporteurs creëren een omgeving waarin er een informatieve driehoek ontstaat tussen raadsrapporteurs, college en verbonden partij (werkbezoek). Daarnaast wonen de raadsrapporteurs de (sub)regionale bijeenkomsten bij. Op basis van de verkregen kennis en informatie verstrekken de raadsrapporteurs de leden van de werkgroep regio en raad een informatief overzicht via het sjabloon raadsrapporteurs. Frequentie van de informatieverstrekking is naast de financiële en beleidsmatige richtlijnen en zienswijze procedure ontwerpbegrotingen twee keer per jaar of vaker als de raadsrapporteurs dat nodig achten. Het eerste A4tje met bevindingen zal gelijktijdig met de beleidsmatige en financiële richtlijnen begroting verbonden partijen 2022 worden besproken.

Fase 2 Deze fase kenmerkt zich door een kleine uitbreiding namelijk dat de raadsrapporteurs de (sub)regionale bijeenkomsten van de verbonden partijen namens de Bredase gemeenteraad bijwonen. De raadsrapporteurs geven tijdens de eerstvolgende werkgroep regio (raad tkn) een (schriftelijke) terugkoppeling over de (sub)regionale bijeenkomst. Hierdoor neemt naast de werkdruk ook de agendadruk voor de raad af.

Concrete vervolgafspraken naar aanleiding van het overleg van 24 september jl.: - Raadsgriffie plant afspraak in tussen raadsrapporteurs, raadsadviseur, beleidsmedewerker en bestuursadviseur;* - Raadsgriffie plant afspraak in tussen raadsrapporteurs, raadsadviseur en medewerker van de verbonden partij;* - Raadsrapporteurs stellen op basis van de gesprekken het sjabloon Verbonden partijen op en delen deze met de raad;** - Bespreking van de ingevulde sjablonen in het Bredaas beRaad. *kent geen vaste volgorde. Verzoek van portefeuillehouder regionale samenwerking is om voorafgaand aan het overleg tussen medewerker van de verbonden partij en de raadsrapporteurs een signaaltje te ontvangen. **waken voor doublures, bijvoorbeeld rondom de periode van de begroting van de gemeente Breda, aangezien financiële en beleidsmatige richtlijnen in de begroting zijn opgenomen.

SJABLOON informatievoorziening raadsrapporteurs BIJLAGE I

Verbonden partij Datum Raadsrapporteurs Raadsgriffier Naam cyclische product rapportage

Algemene gegevens Doel Aantal deelnemers Bestuurlijke betrokkenheid gemeente Breda

Financiële bijdrage gemeente Breda in jaar 2022

Richtlijnenbrief (begroting Breda) Ontwerpbegroting Jaarrekening Regulier los van cyclische product

Financieel (met / zonder bestuurder) Bestuurlijk (geen financiële bijdrage) Apparaatskosten Programmakosten

Totale begroting verbonden partij in 2020 Periodieke contact(momenten) Procedure begroting (in lijn met nota Verbonden partijen) Uittredingsbepaling Bevindingen Standaard risico’s (risicoprofiel) Incidentele risico’s Onduidelijkheden Aandachtspunten Vervolgproces Er zijn instrumenten en momenten in het Bredaas beRaad beschikbaar waardoor een raadslid bovenstaande desgewenst aan de orde kan stellen

Zie hieronder per verbonden partij

Moment eerstvolgende Bredaas beRaad of passende aangelegenheid bespreken regionale samenwerking