memo fysiek vergaderen mei 2021

fysiek vergaderen

Memo voor presidium 18 mei 2021 Op verzoek hebben de raadsvoorzitters en griffier nagedacht over mogelijkheden om, nu de tweede stap naar het weer opengooien van de samenleving nadert, ook het fysieke vergaderen weer te herinvoeren. Onderstaand de gedachten en mogelijkheden op een rij. Randvoorwaarden: -

Openbaarheid: kan worden geregeld door publiek toe te laten of door live te streamen Publiek moet steeds eerst aanmelden bij griffie, om 1,5 m eis te kunnen monitoren Verslaglegging: het is wettelijk verplicht om van raadsvergaderingen verslagen te maken Donderdagavonden: raad heeft eerder uitgesproken dat alles op de donderdagavond moet 1,5 meter: al is de raad uitgezonderd van het verbod op samenkomst, de 1,5-eis geldt wel In alle gevallen hamerraad (mits noodzakelijk dat ie doorgaat) digitaal doen via Teams

Opties in aflopende impact/ kosten: 1. Breepark of een andere locatie in de stad met drie grote vergaderzalen afhuren voor sessieavonden. Grote ruimtes, dus ruimte voor 15 deelnemers op 1,5 meter, mèt publiek. Geen opnames voor in het beeldarchief, wel notulen om later te kunnen teruglezen. Per ruimte 10 microfoons om het voor de toeschouwers hoorbaar te maken. Kosten: ca. € 6000 per vergaderavond (mic’s, extra notuliste) , tot aan zomerreces ca € 50.000 2. Gemeentelijke locaties gebruiken, d.w.z. A.030 en bedrijfsrestaurant in Stadskantoor, raadszaal in Stadhuis. Nadeel t.o.v. optie 1: oversteektijd , dus avond moet iets langer duren, bv. tot 23.15 uur ipv 22.45. Voordeel tov optie 1: kosten lager , ca € 1000,- /avond (alleen mic’s) en er is mogelijkheid om in elke ronde de meest belangrijke sessie vanuit de raadzaal te streamen. 3. Mix-model van digitaal en fysiek handhaven, waarbij iets nadrukkelijker voor elke ronde wordt uitgevraagd welke sessies fysiek moeten. Die dan in raadzaal plannen. Voordeel: geen extra kosten, alles achteraf terug te kijken

Paul, Dirk, Paul