memo agendacommissie Vergaderen op Locatie

MEMO AGENDACOMMISSIE BREDA Betreft: Van: Datum:

Vergaderen op locatie Paul Piket juli 2024

Beste agendacommissieleden, In diverse documenten heeft de raad uitgesproken om meer de stad en de dorpen in te gaan. Het is een onderdeel van herwinnen ven vertrouwen, het staat in het griffieplan en het wordt genoemd in ‘opdracht aan onszelf’. Maar tot nu toe is het gebleven bij mooie voornemens. Waarom (tot nu toe) niet? Waarschijnlijk leggen we de lat te hoog voor onszelf. We wachten met vergaderen op locatie totdat zich de “ideale” gelegenheid voordoet: een dorpsvisie, een verkeerscirculatieplan misschien. Iets aansprekends, wat specifiek betrekking heeft op een bepaald deelgebied van Breda. Ik denk dat we zo kunnen wachten op Sint Juttemis. Want er spelen altijd wel meerdere dossiers tegelijk, de focus kan nooit op slechts één gebiedje liggen. De raad werkt nu eenmaal het hele jaar door aan de HELE stad. Hoe dan wel? Daarom denk ik dat we (jullie) de koe bij de hoorns kunnen pakken door periodiek letterlijk de politiek bij de mensen te brengen. Concreet stel ik me dat als volgt voor: -

We maken zoals gebruikelijk direct na de zomer van ’24 een vergaderkalender voor het komende jaar. In die kalender kiezen we op 4 momenten in het jaar, in elk kwartaal , een donderdag waarop we in een wijk of dorp gaan vergaderen; We maken ruim van te voren de locaties bekend; we houden daarbij de kwadrantindeling noord/zuid/west/oost aan; Het gaat elke keer om een sessieraad met uitsluitend (of iig zoveel mogelijk) beeldvormende sessies erin. Want die zijn voor inwoners het meest interessant, daar kunnen ze als ze willen hun geluid laten horen; De puzzel voor de agendacommissie wordt iets daarmee ingewikkelder. Het kan soms zelfs enig effect hebben op de doorloopsnelheid van besluiten, in termen van hooguit weken. Dit nemen we op de koop toe; Voorafgaande aan de sessies-op-locatie zit geen hamerraad met hamerstukken (die plannen we een week door) maar een gesprek met de wijk/ dorp (zie hieronder). We doen niet aan streaming, we garanderen de openbaarheid door ruime publicatie in krant, op de website en in de sociale media van de raad; De verslaglegging vindt plaats in de vorm van notulen, geen beeld-opnames. Drie notulisten zijn ter plekke aanwezig; We evalueren na elke vergadering-op-locatie in de agendacommissie. We meten het succes af aan: tevredenheid wijk/ dorpsplatforms, tevredenheid insprekers, logistiek, hoeveelheid publiek.

Gesprek met de wijk/ stad: “Welkom Schorsmolen!” Het vaste en belangrijkste onderdeel van zo’n vergadering in de wijk is het gesprek met de inwoners van het stadsdeel. Ik stel voor om het “Welkom Schorsmolen” , “Welkom Ulvenhout” etc. te noemen. Voor de organisatie kunnen we de wijk- en dorpsplatforms inzetten. Zij kunnen dan voorafgaand aan de vergadering signalen inzamelen en kanaliseren, evt. per thema. Dat heeft twee voordelen: 1. De wijkraden/ -platforms genieten (nog) meer vertrouwen dan de raad. Dit is nu eenmaal zo, alle wetenschappelijke onderzoeken adviseren overheden dan ook om meer gebruik te maken van dat maatschappelijk middenveld 2. Het scheelt ons tijd en het gebeurt waarschijnlijk beter omdat de afstand korter is en de dorps- en wijkraden beter overzicht hebben van wat er speelt. Natuurlijk is het waar dat wijk- en dorpsraden geen representatieve organen zijn. Dat is dan ook niet waarvoor we ze inzetten. We gebruiken ze als hulpmiddel om de raad beter in contact te brengen met de inwoners. Communicatie en verwachtingsmanagement Vanuit de griffie worden alle communicatiekanalen gebruikt om ruim bekendheid te geven aan de avonden- op-locatie. Een wel eerder gehoorde aarzeling bij raadsleden is: wekken we daarmee niet allerlei verwachtingen die we niet kunnen waarmaken? Nee. We beloven niet “U vraagt en wij draaien”.

Net als bij het recent doorlopen Kadernotaproces zijn we eerlijk en open in de communicatie. Niet alleen iemand direct tevreden kunnen stellen telt als succes. Contact met de raad is óók zinvol als er geluisterd wordt, als het gesprek in het openbaar en met respect gebeurt, als het resulteert in het beter leren kennen van mogelijkheden om het stadsbestuur te beïnvloeden. Het Kadernota-proces leert dat inwoners, mits er goede communicatie en terugkoppeling is, prima begrip kunnen opbrengen voor een ‘nee’ of een ‘nog niet’ . Kosten: Die zijn beperkt. We schaffen geen dure beeld of audio apparatuur aan. Notulisten betaalden we toch al, die krijgen wel extra reisvergoeding. Enige andere kosten zijn zaalhuur en consumpties. Inventarisatie van de huurprijzen in Breda levert op dat dit zo’n €2000 op jaarbasis kost. Uit het budget “Vertrouwen in de Overheid” van portefeuillehouder Paul Depla zou dit goed bekostigd kunnen worden. Juli 2024 Paul Piket