memo 3e AV set presidium 31012022

MEMO 3e AV set collegekamer Stadhuis

Presidium 31 januari 2022

Ruud Schoenaker 12012022

Inleiding De wens tot aanschaf van een 3e AV set in de collegekamer wordt al langere tijd genoteerd. Tijdens het Presidium 18 05 21 is deze geconcretiseerd en verruimd met een mobiel karakter. Hiertoe is in overleg een PVE opgesteld. Vanwege het gemeentelijk raamcontract levering AV installaties en de integratie met het bestaande AV systeem is offerte bij Heuvelman uitgevraagd. Op 27 september 2021 is in het presidium deze offerte gepresenteerd en besproken. Besloten is af te zien van een mobiele set, de wens tot vergaderen op locatie weegt niet op tegen kosten en consequenties. Als afgeleide daarvan is gevraagd naar de mogelijkheden van een vaste set in de collegekamer. De behoefte hieraan is vaker geopperd, maar nooit op voor en nadelen besproken of tegen het licht gehouden. Het PVE is hierop aangepast en opnieuw aan de leverancier voorgelegd. Op 27 november 2021 is de offerte van Heuvelman ontvangen. Dit was te kort dag voor behandeling tijdens Presidium van 29 november. De offerte is bijgevoegd.

Achtergrond wens AV systeem in collegekamer. Bij de verbouw van het Stadhuis en introductie van het BOB systeem is bewust de collegekamer zonder techniek uitgevoerd. Hiervoor is destijds gekozen om te beschikken over ruimtes met verschillende kenmerken en sferen zodat aansluiting gezocht kan wordt bij de gewenste aard van het te voeren gesprek. Vanwege de statige uitstraling, beperkte omvang en het meubilair lag het voor de hand de collegekamer een minimale technische uitstraling te geven. Daarmee is aan de ronde tafel het meest ongedwongen en gelijkwaardige gesprek mogelijk. Diverse insprekers hebben ook aangegeven prettig verrast te zijn geweest door het gevoerde gesprek. De ruimte maakt het mogelijk een weinig formeel gesprek te voeren waarbij de deelnemers allen op gelijkwaardige voet deelnemen en elkaar recht in de ogen kunnen kijken. Hiermee voldoet het aan de gestelde doelen. De ruimte is binnen het BOB model vooral geschikt voor informatieve en beeldvormende bijeenkomsten, hier houdt de agendacommissie bij de toedeling ook terdege rekening. Door de omvang is geen audio versterking nodig. Door het gebrek aan techniek is het niet mogelijk automatisch een videoverslag van sessies of gesprekken te maken. Waar nodig/gewenst wordt daarbij inmiddels een verslag gemaakt door een notulist.

Door de vlucht van het digitaal vergaderen is er een bijkomend nadeel boven komen drijven: we beschikken slechts over 2 stream mogelijkheden (commissiekamer en raadszaal). Hoewel het niet juridisch noodzakelijk is blijft het jammer dat er tijdens een donderdagavond niet direct een derde live stream geboden kan worden. Op dit moment wordt dat ondervangen door sessies op vrijdag na te plaatsen. Een volwaardig systeem in de commissiekamer zou een derde kanaal openen.

Kenmerken AV systeem Bijgevoegd is de offerte van Heuvelman voor een AV-systeem in de collegekamer. Indien tot opdrachtverstrekking wordt overgegaan zal deze nader uitgewerkt en/of geoptimaliseerd worden. De offerte geeft een goed beeld van de mogelijkheden en consequenties (financieel, ruimtelijk en gebouwelijk). De investeringskosten zijn grofweg 100k, daarnaast zal de exploitatie circa 10k per jaar bedragen. Er is ook sprake van enige PM kosten voor implementatie waarbij ook het bijzondere karakter van de ruimte aandacht behoeft. Het is niet mogelijk in alle wanden zomaar zaken te monteren vanwege de monumentale status van dit deel van het Stadhuis. Het geoffreerde systeem gaat uit van 1 overzichtscamera (geen volgcamera’s zoals in raadszaal of commissiekamer), 2 bedieningsschermen en 15 postjes op de ronde tafel. De bediening zal zoveel als mogelijk gelijk worden geschakeld met de systemen in de andere ruimtes. De audio kwaliteit van het videoverslag mag als uitstekend worden verondersteld. Doordat er slechts 1 camerapositie wordt gehanteerd zonder volg functionaliteit zal het beeld niet optimaal zijn. Door de ronde tafel is het onvermijdelijk dat substantiële delen bij deelnemers op de rug gekeken worden, inzoomen is er niet bij. De beeld kant van het videoverslag zal zeker niet top zijn.

Het systeem is met extra camera’s uit te breiden (zoals ook in de commissiekamer is gebeurd).

Consequenties De ronde tafel in de Collegekamer oogt op dit moment groot en overzichtelijk en bij gesprekken tot 1012 deelnemers is er ruimte voldoende. Ook wordt de ruimte veelvuldig gebruikt voor gesprekken met minder deelnemers en voor gesprekken met een representatief karakter. Uitgaande van de offerte worden er 15 spreekposten met zwanehalsmicrofoons (naast deelnemers ook voorzitter/poho etc en mogelijk een toename van aantal fracties) en 2 bedieningsschermen toegevoegd. Er blijft daarmee van het blad van de tafel en de open uitstraling weinig over. De hele tafel zal worden vol gezet met apparaten. Dit zal een fikse impact hebben op het gesprek, waarbij de kenmerken van de ruimte het gebruik van een audio versterking helemaal niet nodig maakt. Toevoeging van deze hoeveelheid techniek zal de aard van het gevoerde gesprek veranderen, het zal het representatieve karakter geweld aandoen en de bruikbaarheid voor andere overleggen verminderen. Techniek maakt automatisch het gesprek formeler en schept afstand tussen de deelnemers, het kan voor incidentele deelnemers zelfs imponerend werken.

Het is de vraag of het nut van een AV installatie voor verslaglegging van beeldvormende sessies en de derde live stream het wint van de negatieve consequenties & kosten. Er is bij de begroting geen krediet opgenomen voor deze investering of de toename van de exploitatiekosten.

Vraag aan het presidium: Is het wenselijk opdracht te verstrekken aan Heuvelman voor levering?