Definitieve memo aan FVO vervolg review Rekenkamer 22 feb 2021 (002)

REKENKAMER BREDA Aan: Van: Betreft: Datum:

Het fractievoorzittersoverleg gemeenteraad Breda Hans Verdellen, voorzitter Rekenkamer Breda Vervolg op bespreking review Rekenkamer februari 2021

Beste fractievoorzitters, Op 6 juli 2020 hebben wij met elkaar gesproken over een aantal thema’s met betrekking tot het werk van de Rekenkamer Breda. Zo hebben we stilgestaan bij hoe u ons werk en functioneren ervaart, bij de discussie over het al dan niet opstellen van een raadsvoorstel bij onze onderzoeksrapporten en bij de samenwerking tussen rekenkamer en gemeenteraad. Dit laatste via informele bijeenkomsten met fractiespecialisten en onze rol binnen de auditcommissie. Bij dat gesprek was ook Dr. Igno Pröpper aanwezig, die ons heeft begeleid in dit proces. Van zijn hand komt ook de samenvatting van de belangrijkste uitkomsten van het gevoerde gesprek, wat u volledigheidshalve als bijlage bij deze notitie aantreft. Mede aan de hand hiervan hebben wij in een aantal sessies lijnen voor de toekomst uitgezet. Soms praktisch en operationeel, soms ook meer strategisch en gericht op het functioneren van de rekenkamer op (middel)lange termijn. Het resultaat hiervan is samengebracht in een advies van de heer Pröpper aan de Rekenkamer Breda. Hij adviseert als volgt (start citaat): “Het is topsport om in een politiek-bestuurlijke context betekenisvol (rekenkamer)onderzoek te doen. Goed onderzoek en doorwerking vragen twee essentiële voorwaarden. Ten eerste een professionele rekenkamer. Ten tweede een receptief politiek-bestuurlijk klimaat.

Dit betekent brede interesse in kennis over de effectiviteit en efficiënte van het beleid; bereidheid om deze kennis transparant te delen; en ten slotte waardering voor objectieve kennis/ feiten om beleid en handelen te verbeteren in dienst van de samenleving. De gemeenteraad van Breda waardeert de rekenkamer. Desondanks bestaat bij de rekenkamer de ambitie om de toegevoegde waarde van de rekenkamer in de toekomst verder te versterken. Dit geldt ook voor de doorwerking van rekenkameronderzoek. In aanvulling en deels ter versterking van hoe de rekenkamer dit zelf ziet, is het advies is om dit te doen langs de volgende lijnen: 1

Versterk de politiek bestuurlijke sensitiviteit van de rekenkamer. Dit is een ontwikkelpunt zoals benoemd door de raadsleden. De rekenkamer erkent dit en wil dit oppakken. In aanvulling hierop getuigt het van politiek bestuurlijke sensitiviteit om de discussie over het opstellen van een raadsvoorstel door de rekenkamer te stoppen. Zoek naar andere wegen om goede behandeling en doorwerking van rekenkameronderzoek te stimuleren. Focus op de bedoeling – en zoek manieren om ervoor te zorgen dat de raad op een goede en zorgvuldige manier rekenkamer onderzoek tot zich neemt en dat dit doorwerkt in zorgvuldige besluitvorming. Zie ook de punten hierna.

2

Versterk de toegevoegde waarde van de rekenkamer doordat deze zich meer toelegt op het bieden van inzicht, duiding, verbanden en verklaringen en minder op het verzamelen van ‘basale data’. Zet gemeentebreed in op het versterken van de informatiepositie en transparant delen van cruciale informatie– met monitoring op alle beleidsdoelen. Het is dan niet nodig dat de rekenkamer zelf ‘basisdata’ verzamelt. Dit betekent dat de doelbereiking dan al in beeld is op basis van reguliere monitoring. De rekenkamer kan zich dan toeleggen op andere vragen: > Wat is de effectiviteit? Met andere woorden, dragen de gekozen middelen bij aan de doelbereiking? > Hoe efficiënt worden deze doelen bereikt? 1

REKENKAMER BREDA >

Wat zijn andere verklaringen of factoren die ertoe bijdragen dat de doelen juist wel of niet worden behaald?

Stimuleer langs deze weg ook dat voorkomen wordt dat de rekenkamer ongevraagd partij wordt in de politieke arena: > als ‘boodschapper van slecht nieuws dat de doelen niet zijn behaald’; > of juist als ‘boodschapper van gewenst slecht nieuws – omdat dit politiek goed uitkomt’. 3

Zet als rekenkamer in op compacte rapporten en op een kortere doorlooptijd van onderzoek. Doe dit mede, maak dit mogelijk op basis van punt 2: stel inhoudelijk minder gedetailleerder rapporten op. Kijk selectief naar interessante leerpunten – op basis van inzicht hoe zaken lopen en verklaringen voor (in)effectief en (in)efficiënt beleid of handelen.

4

Formeer als rekenkamer een eigen onderzoeksteam en maak selectief gebruik van experts – waarbij deze een bijdrage leveren onder regie van het eigen onderzoeksteam. Dit betekent minder uitbesteden en meer zelf doen. Dit maakt het mogelijk om goed in te spelen op de Bredase context en politiek-bestuurlijke voelsprieten te ontwikkelen. Dit maakt het tevens mogelijk de continuïteit van de rekenkamer te stimuleren (in relatie tot de toekomstige opvolging van de onderzoeker/secretaris).

5

Advies voor de raad: Neem voldoende tijd voor een goede behandeling van rekenkameronderzoek. Integreer rekenkameronderzoek goed in het primaire proces van de raad in plaats van dit apart te behandelen (zie ook de afbeelding hierboven). Dit betekent het volgende: > >

>

>

Koppel de onderzoeksagenda van de Rekenkamer consequent aan de meerjaren- of jaaragenda van de raad. Bouw de meerjaren- of jaaragenda uit met een onderzoeks- of evaluatieagenda die de controle- en evaluatiefunctie van de raad versterkt. De agenda van de raad is daarmee méér dan het agenderen van kaderstellende onderwerpen. Stem hierover jaarlijks af met de Rekenkamer en het college. Geef actief aan welke onderwerpen op welk moment aandacht van de Rekenkamer verdienen en welke onderwerpen op andere momenten door andere spelers geëvalueerd worden, zoals het college of externe partijen zoals de accountant. Koppel aan deze onderwerpen de woordvoerders in de raad bij het verder richten van de focus en vraagstelling.

6a

Werk als rekenkamer goed samen met de raad (auditcommissie, agendacommissie, fracties,…) en de griffie om rekenkameronderzoek goed in te bedden in het politiek-bestuurlijke proces (zie punt 5), inclusief goede behandeling langs de lijn van Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. 6b Werk als rekenkamer goed samen met de controller, het college, beleid, frontlijn en ‘Onderzoek & Inzicht’ (en de partijen genoemd onder punt 6a) om als gemeente gezamenlijk tot een goede en transparante informatiepositie op alle gemeentelijke doelen te komen (zie punt 2). “ (einde citaat)

2

REKENKAMER BREDA Onze lijn Wij geven als Rekenkamer Breda hier als volgt uitwerking aan: Met betrekking tot punt 1 zullen wij bij de behandeling van ons aanstaande rekenkamerrapporten met betrekking tot Corona en Segregatie geen raadsvoorstel opstellen. Wij zullen onze eindrapporten presenteren aan de gemeenteraad en bieden ze vervolgens voor behandeling aan de agendacommissie aan. Tijdens de behandeling in het Bredaas beRaad kan dan via de reguliere raadsinstrumenten als moties of amendementen (of anderszins, dat is aan de agendacommissie) tot politieke oordeelsvorming gekomen worden. Wij hopen, in lijn met het gegeven advies, dat daarmee een volledig op de inhoud van de rapporten gerichte behandeling kan plaatsvinden, die niet wordt afgeleid door een discussie over de vorm waarin ze worden aangeboden. De ervaring hiermee zullen wij uiteraard betrekken bij onze latere rapporten. Ook zullen wij alert zijn op het punt om in onze rapporten beleidsopties en daarmee handelingsperspectieven voor de raad te schetsen, zonder daarbij een inhoudelijke voorkeur uit te spreken. We schetsen de opties ‘en laten het dan aan de raad’ Punt 2 zien wij deels als een advies aan het college voor wat betreft de zorg voor het hebben van ‘basale’ informatie over gemeentelijke prestaties. Als deze informatie voorhanden is, kunnen wij ons richten op de duiding ervan.

Wij zullen dit betrekken in onze periodieke contacten met het college en haar adviseurs (de concerncontroller in het bijzonder). Ook zullen wij dit betrekken in onze afstemming met de auditcommissie. Punt 3 nemen wij ons graag ter harte: wij zullen in het vervolg inzetten op onderzoeken met compacte rapporten en een kortere doorlooptijd. Inhoudelijk zit er een relatie met punt 2 – als wij zelf geen basale data hoeven samen te stellen dan scheelt dat een hoop werk – en de doorlooptijd wordt ook deels bepaald door afspraken op het gebied van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor. Maar dat laat onverlet dat wij in de nabije toekomst sturen op een gezonde mix tussen diepgaande onderzoeken en onderzoekswerk met een meer quick scan karakter. Dit laatste kan ook via deelname aan onderzoeken die via de NVRR worden uitgevoerd onder meerdere rekenkamers (zoals het binnenkort te starten onderzoek naar de Wob) of via het doorsturen van bevindingen van andere onderzoeksinstituten aan de gemeenteraad over thematiek die ook voor Breda relevant is. Met betrekking tot punt 4 kiezen wij voor een mix tussen het hebben van een eigen secretarisonderzoeker en een budget voor inhuur van externe deskundigheid. Daarbij betrekken we ook de pensionering van onze huidige secretaris-onderzoeker en de daarbij behorende zorgvuldige overgang naar en inwerking van een nieuwe secretaris-onderzoeker.

Het gesprek over de wijze van vervanging hebben wij inmiddels gestart, waarbij het omwille van de continuïteit van de eigen onderzoeks- en secretarisfunctie onvermijdelijk is dat er gedurende een zekere periode sprake is van een dubbele bezetting van ons bureau. Het lijkt reëel dat dit gedurende een deel van het jaar 2022 zal zijn en wij zullen dit dan ook betrekken bij het begrotingsproces voor dat jaar. Uw steun is daarbij essentieel en wij zullen dan ook ons voorstel tijdig met u bespreken. Punt 5 betreft een rechtstreeks advies aan de gemeenteraad. Dit bevat overigens ingrediënten die momenteel ook in de auditcommissie aan de orde komen, bij het samenstellen van de jaarplanning van deze commissie. Wij verzoeken u om dit advies dan ook door te geleiden naar de auditcommissie. De adviezen bij punt 6 zijn ons uit het hart gegrepen en zijn volledig in lijn met onze eigen wensen en werkwijzen. Een ‘goed’ samenspel kan altijd ‘beter’ en daar zullen wij scherp op zijn en blijven.

3

REKENKAMER BREDA Wij gaan graag met u in gesprek over deze notitie. Met vriendelijke groet, De Rekenkamer Breda

Hans Verdellen Voorzitter

Angelique van Erp Bestuurslid

Han Wieringa Bestuurslid

Juliet Wiggers Secretaris-onderzoeker

4

REKENKAMER BREDA

Bijlage: Gesprek raad – rekenkamer Breda 6 juli 2020 Belangrijkste uitkomsten van dit gesprek

Beoordeling rekenkamer Er is brede waardering voor de rekenkamer en voor het rekenkameronderzoek. Er is geen behoefte aan uitgebreide terugblik. Er is steun dat de rekenkamer tijd en ruimte neemt om een toekomstblik op te stellen en om de toekomstige werkwijze door te ontwikkelen. Op onderdelen noemen raadsleden ontwikkelpunten genoemd, onder meer: • Politiek bestuurlijke sensitiviteit. • Formuleren van concrete aanbevelingen/ raadsvoorstellen.

Rond raadsvoorstellen Gemeenschappelijke noemer is: • Inzetten op: Het versterken van het inhoudelijke debat en de kwaliteit van behandeling in de raad. • Inzetten op: Stimuleren doorwerking van onderzoek vanuit een onafhankelijke partij. • Biedt de raad keuzemogelijkheden – daar waar politieke afweging in het geding kan zijn. • Aansluiten bij de actualiteit is goed – maar voorkom politieke bemoeienis, voorkom dat de rekenkamer een ‘zelfstandige bestuurlijke speler’ wordt. Voorwaarde hierbij is ‘politiekbestuurlijke sensitiviteit’. Uitdaging voor rekenkamer én raad: • Kijk ook naar andere middelen/ vormen of werkwijzen dan het raadsvoorstel om doorwerking en inhoudelijk debat in de raad te stimuleren. • Activeer raadsleden/ de raad om tot goed inhoudelijk debat te komen (‘maak raadsleden niet lui’). • Voorkom dat inhoudelijk debat en ‘het kunnen waarderen van kritische noten’ gesmoord worden door ‘oppositie-coalitie-verhoudingen’.

Rond samenwerking rekenkamer en auditcommissie/ raad(sleden ) Gemeenschappelijke noemer: • Goed contact tussen rekenkamer en raad is essentieel. • Belangrijk is dat er contact is met alle raadsleden. • Als er aparte groep binnen raad is om contact te onderhouden met de rekenkamer (auditcommissie / klankbordgroep), dan is belangrijk: > dit mag goed contact met andere raadsleden niet belemmeren; > de rekenkamer mag zich niet laten inkapselen door deze groep – maar moet onafhankelijk blijven. • Werkwijze om rond inhoudelijke onderwerpen woordvoerders vanuit de raad te betrekken krijgt steun. • Extra rondje fracties wordt breed gewaardeerd

5

REKENKAMER BREDA Uitdaging • Versterken/ borgen verbinding rekenkamer en raadsleden (raad – 39 leden) – met behoud van onafhankelijkheid, zonder politiek betrokken te raken. • Goed samenspel met auditcommissie in combinatie met verbinding hele raad – 39 leden. • Op een gedoseerde manier inzetten van vooronderzoek en toetsing onderzoeksvragen/ doelen bij de raad.

Rond mogelijkheden voor de raad om rekenkamer te verzoeken onderzoek te doen Gemeenschappelijke noemer • Dit was geen belangrijk punt. • Huidige werkwijze geeft voldoende mogelijkheden voor de raad om invloed te hebben op/ betrokkenheid te hebben bij onderwerp en vraagstelling van het onderzoek . Uitdaging • Deel van de raadsleden wil dat raadsminderheid ‘opdracht’ kan geven. Hoe ga je hiermee om?

6