Bijlage 7 BSNO commissie ombudsman (def)

Bespreeknotitie AC Benoeming Ombudsman 1.- Aanleiding De commissie Ombudsman valt onder de Klachtenverordening 2013 Breda. Deze verordening gaat over klachten en bezwaren. Als een burger vindt dat hij niet juist is behandeld kan hij een klacht indienen bij het college. Het college behandelt deze klacht. Mocht de burger hier ontevreden over zijn, dan kan hij hiertegen bezwaar indienen. Vervolgens komt de klacht terecht bij ombudsman en daar gaat deze notitie over. De Ombudsman is dus een zogenaamde tweedelijnsvoorziening, de tweede (en laatste) fase in het klachtenproces. Hoe beter de eerste lijn functioneert, hoe minder klachten in de tweede lijn terecht komen. Het is dus zaaks dat de eerste lijn, optimaal leert van de Ombudsman. De Klachtenverordening 2013 Breda is een lokale uitwerking van de gemeentewet (Hoofdstuk IVc De Ombudsman). Grofweg zijn er twee vormen waarin de Ombudsfunctie ondergebracht kan worden. Lokaal of nationaal. Bij lokaal zijn twee modellen te onderscheiden: of de ombudsman is bij de gemeente in dienst, of is een onafhankelijk van de gemeente georganiseerde commissie ombudsman. Deze laatste vorm kent de gemeente Breda. Een eigen ombudsman (in dienst) komt vrijwel uitsluitend voor bij de grote steden. Dit heeft alles te maken met de daaraan verbonden vaste kostenpost.

De verordening en wet (artikel 81q van de Gemeentewet) geven aan dat de benoeming door de raad- is voor zes jaar. Deze termijn is in de wet opgenomen ter bescherming van leden (onafhankelijk kunnen opereren). Hoe ziet de huidige commissie Ombudsman eruit? De commissie bestaat uit een voorzitter en twee leden. De benoemingsperiode eindigt voor zowel de voorzitter als één van de leden op 31 december 2024. Het vertrekkende lid (dhr. Simons) is niet beschikbaar voor herbenoeming. De voorzitter (mevr. Smiers) is herbenoembaar, maar de raad kan vanzelfsprekend ook besluiten een andere voorzitter te kiezen. Het tweede lid van de commissie heeft een nog lopende aanstelling. Alle leden werken op declaratiebasis voor werkelijke ingezette uren en zijn derhalve niet in dienst van de gemeente. De vraag die zich nu aandient is: Gaan we door met een lokale ombudsman of over naar de Nationale Ombudsman?

2.- Commissie ombudsman, lokale ombudsfunctie, Nationale Ombudsman 2.1 Waarom hebben we destijds ook alweer gekozen voor een lokale ombudsfunctie? De persoonlijke aanpak waaronder het (thuisbezoek en ), voortvarende werkwijze (binnen een week is er contact), persoonlijk contact met burger en ambtenaar, lagere kosten, het optimaliseren van het lerend vermogen waren destijds de belangrijkste argumenten. De lokale ombudscommissie beoordeelt de klacht als eerste op ontvankelijkheid. Als de klacht niet ontvankelijk is, geeft de commissie mogelijke alternatieve paden aan en helpt de klager zoveel mogelijk op weg hierbij. Op verzoek van de Auditcommissie organiseert de commissie sinds 2023 inloopspreekuren voor burgers in de Stadskamer, om zo de zichtbaarheid te vergroten. Ook bezoekt de commissie op verzoek ondersteuners voor kwetsbare groepen, zoals dak en thuislozen, buurthuizen e.d., om hen voor te lichten over de mogelijkheden die hun doelgroepen hebben in het geval van problemen. De Commissie heeft regelmatig overleg met de diverse ambtenaren die betrokken zijn bij de klachtbehandeling en ook met de klachtencoördinatoren. Hiermee voert de commissie op structurele basis gesprekken over onder andere de leerpunten. Ook gaat de commissie

met klachtbehandelaren over het klachtrecht en hoe dit toe te passen. Dit is op uitnodiging van de ambtenaren. Tot slot stelt de commissie jaarlijks - ter lering - een jaarverslag op voor de raad. De totale kosten bedroegen over 2023 ongeveer € 30.000.

2.2 Nationale Ombudsman (NO) Zo’n 83% van de gemeenten maakt gebruik van de NO. Bij wet valt een gemeente terug op de Nationale Ombudsman, als hij geen ombudsfunctie zelf heeft georganiseerd. Ook hier komen de klachten via web, mail en per telefoon binnen (25.000 per jaar). De NO streeft ernaar om steeds binnen 5 dagen te reageren op een verzoek (dit lukt niet altijd). Het eerste contact (intake) verloopt altijd telefonisch. Ook de NO wijst op alternatieve wegen, als de klacht niet ontvankelijk is. Vanzelfsprekend is de NO grootschaliger georganiseerd. Naast de frontoffice, kent de NO twee afdelingen die de klachten oppakken: klachtenafhandeling en uitgebreide klachtenafhandeling. Vanwege zijn omvang heeft de NO meer specialisten op bepaalde beleidsterreinen in dienst. Het grootste deel van de contacten verloopt telefonisch (75-80%). Daarnaast doet de NO onderzoeken uit eigen beweging (waaraan onze ombudscommissie in 2022 overigens ook heeft bijgedragen). Deze onderzoeken zijn voor iedere Nederlander beschikbaar. Tot slot geeft de NO jaarlijks een overzicht van alle zaken die zij voor de gemeenten hebben afgewerkt. Dit is minder uitgebreid dan van de huidige lokale ombudsfunctie, waardoor het lerend effect beperkter is. De kosten komen uit op € 48.500 (vaste vergoeding per inwoner) en liggen daarmee zo’n 60% hoger dan van de lokale ombudscommissie.

Recapitulerend (pleitend voor lokale voorziening, pleitend tegen lokale voorziening): • Prijs: Lokale ombudsman is momenteel behoorlijk wat goedkoper dan de nationale ombudsman (60%). Tevens leidt een goed functionerende eerste lijn tot lagere kosten, terwijl dat bij de NO niets uitmaakt; • Contact: Het contact van de huidige lokale voorziening is per definitie persoonlijk (zowel richting verzoeker als ambtelijk apparaat) ; • Plustaken: De lokale voorziening levert een aantal extra voorzieningen op (spreekuur, bezoek instellingen, direct contact met ambtelijk apparaat, op Breda gericht jaarverslag), die de NO niet kent; • Expertise: Veldkennis is waarschijnlijk groter bij de NO groter dan de lokale voorziening omdat er simpelweg meer personeel is (400 vs. 4). Waarbij wel aangetekend dat als de lokale voorziening meent onvoldoende kennis te hebben, zij contact opneemt met de NO.

3.- Vervolgproces Het vervolgproces is vanzelfsprekend afhankelijk van de gemaakte keuze. Mocht gekozen worden voor voorzetting met lokale ombudsman dan ziet het proces er als volgt uit: • •

Herbenoeming (of werving) en beëdiging van de huidige (nieuwe) voorzitter commissie ombudsman (via raadsbesluit); Werving, sollicitatie, gesprekken met twee nieuwe leden. De huidige commissie wil graag uitbreiden naar 4-hoofdig, waardoor er geen capaciteitsproblemen ontstaan, of als iemand zijn lidmaatschap opgeeft en er meer kennis aanwezig is. Dit heeft geen gevolgen voor de kosten, omdat de commissie op declaratiebasis werkt. Het proces sluiten we af met een benoeming en beëdiging van 2 leden (via raadbesluit.

Overgang naar Nationale Ombudsman verloopt in beginsel van rechtswege. Maar de NO verzoekt om voor 1 juli aan te geven of gebruik wordt gemaakt van hun diensten. Een melding is in beginsel

voldoende. Wel zullen de teksten op de website(s) aangepast moeten worden, 14076 zal opnieuw geïnstrueerd moeten worden en doorverwijzing door de klachtenafhandeling zal anders moeten worden.

4.- Vragen aan de Auditcommissie/ Raad? • • •

Hoe ziet de raad de Ombudsfunctie idealiter bijdragen aan het lerend vermogen van de Bredase organisatie? Hoe ziet u het liefst dat de functie van commissie ombudsman in Breda wordt ingevuld? o Welke argumentatie nemen we hiervoor op in het raadsvoorstel? Kiezen voor doorgaan met lokale ombudscommissie: Wie stelt zich beschikbaar voor het wervingsproces?

GRIFFIE GEMEENTERAAD BREDA 22 MAART 2024