Bijlage 5 vaststelling jaarlijkse herijking set indicatoren begroting jaarrekening

MEMO Aan : de auditcommissie, ter besluitvorming Van : team Onderzoek & Inzicht, Mariken Dörr; via staf financiën Datum : 21 april 2022 Betreft : vaststelling jaarlijkse herijking set (beleids-) indicatoren begroting/jaarrekening _______________________________________________________________________________ Inleiding Ieder jaar vindt een herijking plaats van de set (beleids)indicatoren die is opgenomen in de begroting en jaarrekening. Deze jaarlijkse herijking is nodig om de gebruikte indicatoren blijvend te laten aansluiten bij veranderingen in het (voorgenomen) beleid en veranderingen in de beschikbare databronnen. De auditcommissie heeft in de afgelopen periode meermaals gesproken over de (beleids)indicatoren en over de rol van deze set indicatoren in de informatievoorziening. Meest recent in februari 2022. Voor een volledig beeld is de destijds besproken memo toegevoegd als bijlage 2. Herijking (beleids)indicatoren Eerder is geconstateerd dat het meest natuurlijke moment voor een herijking van de set (beleids)indicatoren valt in april: net ná de ambtelijke afronding van de jaarrekening van het voorgaande jaar (t-1) en net vóór de start van de begrotingsvoorbereiding van het volgende jaar (t+1). Figuur 1 geeft dit schematisch weer.

Figuur 1:(beleids)indicatoren in Planning en Control producten; Bron: eerdere presentaties auditcommissie 2021/ 2022

De huidige indicatoren set bestaat uit een Bredase set (115 indicatoren, waaronder 30 landelijk verplichte) en een landelijk verplichte set (in totaal 34 indicatoren). De Bredase indicatoren zijn bedoeld om op te sturen. Daarom kennen deze indicatoren ook een streefwaarde. De landelijk verplichte indicatoren zijn vooral bedoeld om te kunnen benchmarken met andere gemeenten. Daarom zijn de absolute aantallen steeds relatief gemaakt, bijvoorbeeld als aantal per 10.000 inwoners. Deze indicatoren zijn te vinden op www.waarstaatjegemeente.nl (BBV).

1

De herijking van de Bredase set (beleids)indicatoren vindt plaats in nauw overleg met de verantwoordelijke lijnafdelingen. In deze ronde zijn 19 indicatoren voorgedragen voor herijking. Het gaat om 1 voorstel voor toevoeging van een indicator; 15 wijzigingen (inhoudelijk, tekstueel of databron); en 3 voorstellen tot het laten vervallen van een indicator. In alle gevallen gaat de verantwoordelijk portefeuillehouder akkoord met de voorgestelde mutatie.

Figuur 2:totaalbeeld herijkingsvoorstel voor begroting 2023

Bijlage 1 geeft een overzicht van de volledige set (beleids)indicatoren, plus een nadere omschrijving en toelichting op de voorgestelde mutaties. In de jaarrekening 2021 wordt verantwoord over de set indicatoren uit de begroting 2021. De huidige set omvat 115 indicatoren.

Besluitvorming: Met dit memo wordt de auditcommissie gevraagd om in te stemmen met de voorgestelde aanpassing in de set (beleids)indicatoren en dit formeel vast te leggen bij de bestuursrapportage voor begrotingsjaar 2022 en voor 2023 en verder te verwerken in de nog op te stellen begroting 2023.

2

Bijlage 1: totaaloverzicht indicatoren plus herijkingsvoorstel voor Begroting 2023 (separaat exceloverzicht)

3

Bijlage 2 : memo over herijkingsproces tbv auditcommissie februari 2022

MEMO | Bespreeknotitie Aan : de auditcommissie, ter bespreking in de vergadering van 10 februari 2022 Van : team Onderzoek & Inzicht, Mariken Dörr Datum : 3 februari 2022 Betreft : jaarlijkse herijking set (beleids-) indicatoren begroting/jaarrekening NB: Niet de streef- en realisatiewaarden; maar (de definitie van) de indicatoren zelf _______________________________________________________________________________ Aanleiding en voorgeschiedenis 2020 In april 2020 heeft de raad (op advies van de auditcommissie; raadsbesluit 737113) het besluit genomen om in toekomstige begrotingen en jaarverslagen een vaste set (beleids-)indicatoren op te nemen en deze set jaarlijks te actualiseren. Dit heeft geleid tot een set van 105 indicatoren in de begroting 2021. 2021: In de auditcommissie is meerdere malen gesproken over de set (beleids-)indicatoren in de begroting en jaarrekening (de planning- en control producten (P&C)). Daarbij is onder meer vastgesteld: - in januari dat deze set indicatoren één van de manieren is om de informatievoorziening vorm te geven over beleid en de voortgang daarvan aan de raad. Daarnaast vinden – afhankelijk van het inhoudelijke beleidsveld - natuurlijk ook andere vormen van monitoring richting de raad plaats. - in maart o dat de herijking (in verband met nieuw beleid of andere beschikbare databronnen) leidt tot 115 indicatoren voor de begroting 2022.

o dat de herijking in het vervolg plaats zal vinden in april (net na ambtelijke afronding jaarrekening t-1 en net voor start begroting t+1) - in juni dat er in aanvulling op de huidige presentatievorm via www.hetgeldvanbreda.nl ook een interactief dashboard wordt gebouwd om de informatie over de (beleids-)indicatoren flexibeler te kunnen raadplegen. Dit dashboard komt beschikbaar bij de publicatie van de jaarrekening 2022 (juni 2022) en wordt 2 maal per jaar geactualiseerd: bij de begroting en bij de jaarrekening. - in september dat de set indicatoren voor 2022 via een (inhoudelijke) begrotingswijziging samen met de Bestuursrapportage in september ook van toepassing is in de begroting 2021. De verantwoording in de jaarrekening 2021 vindt plaats aan de hand van vastgestelde set van 115 indicatoren. 2022: In deze huidige memo wordt het proces geschetst voor de herijking van de set (beleids-) indicatoren. Daarmee wordt de set verder toekomstproof voor het begrotingsjaar 2023. In de auditcommissie van januari 2021 is geconstateerd dat “…het meest natuurlijke moment voor de jaarlijkse herijking ligt tussen de afronding van de jaarrekening van het voorgaande jaar (t-1) en de start van het begrotingstraject voor het volgende jaar (t+1).

Meer concreet vindt de herijking optimaal plaats in april.” In maart 2021 is ook daadwerkelijk besloten om de herijking in volgende jaren in april te laten plaatsvinden. In figuur 1 wordt deze tijdlijn aangegeven.

4

Figuur 1: tijdlijn diverse Planning en Control producten ; bron presentatie auditcommissie januari 2021; geactualiseerd januari 2022

In verband met de gemeenteraadsverkiezingen op 16 maart 2022 is door de griffie dit jaar verzocht om de herijkingsnotitie, nog te behandelen in de auditcommissie in de huidige samenstelling en daarmee te agenderen voor februari 2022. De herijking is weliswaar gestart, maar inhoudelijk nog niet volledig afgerond. Voorgesteld wordt dan ook om het volledige herijkingsvoorstel voor de set (beleids)indicatoren conform eerdere besluitvorming hierover – te bespreken en vast te stellen in de auditcommissie van april 2022. Met daarbij voor dit verkiezingsjaar de nadrukkelijke kanttekening dat er mogelijk een aanvullende herijking nodig zal zijn voor indicatoren (en uitsluitend dié indicatoren) waarin het nieuwe coalitieakkoord inhoudelijk vraagt om een vertaling naar de set indicatoren in de begroting 2023. Zodra dit nodig blijkt zal een passende en haalbare route worden gezocht. Op dat moment kan ook worden getoetst in hoeverre de herijkingsvoorstellen voor de (beleids-) indicatoren 2023 ook al van toepassing moet worden verklaard voor het huidige jaar begrotingsjaar 2022. In lijn met afgelopen jaar zal daarvoor dan een inhoudelijke begrotingswijziging 2022 worden opgesteld. (Beleids-)indicatoren in de begroting/jaarrekening De huidige set bestaat uit een Bredaas deel (115 indicatoren, waaronder 30 landelijk verplichte) en een landelijk verplicht deel (in totaal 34 indicatoren).

De Bredase indicatoren zijn bedoeld om op te sturen. Daarom kennen deze indicatoren ook een streefwaarde. De landelijk verplichte indicatoren zijn vooral bedoeld om te kunnen benchmarken met andere gemeenten. Daarom zijn de absolute aantallen steeds relatief gemaakt, bijvoorbeeld als aantal per 10.000 inwoners. De gemeente Breda stuurt in de regel niet op deze landelijk verplichte indicatoren, maar volgt natuurlijk wel de ontwikkelingen. Daarom hebben veel landelijk verplichte indicatoren ook geen Bredase streefwaarde. Immers, als voorbeeld, de gemeente stuurt niet op het aantal banen per 1.000 inwoners (landelijk verplichte indicator) maar op het aantal banen zelf (Bredase indicator).

5

Bijlage 3: presentatie auditcommissie februari 2022 over dashboard (beleids)indicatoren

6

7