Bijlage 4 Bespreeknotie jaarplan

BESPREEKNOTITIE MeerJarenplan Auditcommissie Inleiding Een jaarplan is nu (11.2022) nog geen direct doel, maar het is goed om de richting te bepalen die de auditcommissie op wil. Daarna kunnen de voorzitters en de griffie daar invulling aan geven. Onderstaand zijn een aantal suggesties gegeven, niet meer dan dat.

Structuur Onderstaand plaatje biedt houvast (geleend van Henk Boshove).

Hierboven is een praktisch verdeling gemaakt in jaarlijkse taken (te denken aan contacten met accountant, rekenkamer, bespreken boardletter, eventueel pre-adviezen) en deze jaarlijks te verbeteren. Daarnaast zijn er aantal onderwerpen van belang voor de auditcommissie die niet jaarlijks terugkeren, maar wel impact hebben op sturing of controleren. Te denken valt hierbij aan het Strategisch investeringsplan (SIP), het verdeelmodel. Het is goed om deze meerjarig te plannen, zodat we deze kunnen concretiseren en vervolgens inplannen). Tot slot kunnen we specials zijn/ opdrachten vanuit de raad, zoals de motie Grip op beleidseffecten.

Inhoudelijke opties Mogelijke opties (veelal gebaseerd op de taken uit de verordening, zie hieronder): •

• •

Wil de auditcommissie (hierna: AC) meer de kant op van louter informatie-delen en vervolgens terugleggen in de fracties (meeweten) of zelfs beeldvormende sessies initiëren voor de raad? Wil de AC meer adviezen geven aan de gemeenteraad (bijvoorbeeld via preadviezen) (meeweten-meedenken)? Wil de AC vooral de jaarcyclus verbeteren (zoals nu met de motie ‘Grip op beleidseffecten’)? (meeweten, meedenken, meebeslissen, mee-uitvoeren)

•

•

•

Wil de AC de rol van het financieel geweten gaan spelen (Zoals de auditcommissie in de gemeente Utrecht doet; waar alle alle voorstellen met een financiële lading, langs de auditcommissie) (meeweten-meedenken)? Wil de AC vooral de richting op van de controlerende positie (zie bijvoorbeeld lid 5 van artikel 3: het volgen van verbetervoorstellen, of een auditcommissie worden zoals in het bedrijfsleven en wellicht mede in relatie tot de in-control statement een positie krijgen of het volgen bijvoorbeeld “een mid-term review”)? …

De verordening bevat veel van deze richtingen of biedt daar in elk geval ruimte voor. In elk geval veel concrete punten, die we soms nauwelijks invullen zoals bijvoorbeeld lid 5 van artikel 3 (een aantal zijn geel gemaakt).

Tot slot Het zal waarschijnlijk een combinatie zijn, maar accenten kunnen en moeten we mijns inziens wel aanbrengen. Vooral om de AC een positie met meer toegevoegde waarde te geven voor de raad. De huidige aanpak kan werken als je allemaal goed ingevoerde leden zijn, maar nu werkt het versnipperend en daardoor minder doelmatig. Buiten de inhoud bepaalt deze inhoud dat ook de opleidingsagenda voor de AC. Het is ook belangrijk om te bepalen hoe de raad wordt meegenomen in de activiteiten. Bijvoorbeeld: Op welke wijze neem je de Raad mee in de auditcommissiewerkzaamheden en de uitkomsten daarvan. Wat merken ze daarvan, hoe krijgen ze advies/support van de auditcie. Op welke momenten? En tot slot is het ook van belang: hoeveel tijd wil je / kun je als AC aan de reguliere AC werkzaamheden besteden en hoe ga je om met tijd die benodigd is voor specials.

BIJLAGE: Taken volgens de verordening •

•

•

•

•

1. Relatie met de accountant. o 1. Selectie en voordracht voor benoeming van de externe accountant; o 2. Tussentijdse bespreking van het functioneren van de externe accountant; o 3. Coördineren en doorgeleiden van aangedragen onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim controle door de externe accountant; o 4. Bespreken controleplanning en bespreken voortgang controleplanning; o 5. Zich laten informeren over controlebevindingen, managementletters en controleverklaringen van de externe Accountant; o 6. In overleg met delegatie (namens) college bespreking meerwerk externe accountant. 2. Relatie met de rekenkamer o 1. Voordracht potentiële kandidaten rekenkamer; o 2. Coördineren en doorgeleiden van aangedragen suggesties voor onderzoeksonderwerpen Rekenkamer; o 3. Bespreking planning en voortgang (voorgenomen) onderzoeken; o 4. Zich laten informeren over de inhoud van de onderzoeksrapporten. 3. Cyclische producten (voorjaarsnota, begroting, bestuursrapportages, jaarrekening) o 1. Continu verbeteren inhoud en werkwijze cyclische producten; o 2. Doen van voorstellen voor planning en behandelwijze van de cyclische producten; o 3. Opstellen pré-advies bij jaarrekening; o 4.

Op verzoek (van één of meerdere leden van de commissie) het in een beeldvormende sessie uitnodigen van (een vertegenwoordiging van) het college voor inhoudelijke nadere toelichting over specifieke onderwerpen op het gebied van de cyclische producten. 4. (Financiële) bedrijfsvoering gemeentelijk apparaat. o 1. Zich laten informeren over het beleid aangaande reserves en voorzieningen; o 2. Zich laten informeren over de stand van zaken en ontwikkelingen risicomanagement; o 3. Zich laten informeren over de resultaten van uitgevoerde interne controles; o 4. Bespreken kwaliteit van bestuurlijke voorstellen; o 5. Zich laten informeren over de kwaliteit van informatiebeveiliging en IT-beleid: o 6. Bespreken geplande en/of uitgevoerde 213a onderzoeken. 5. Monitoring. o 1. Zich laten informeren over verbeteracties die voortkomen uit accountantscontrole en managementletter; o 2. Zich laten informeren over verbeteracties die voortkomen uit rekenkamerrapporten; o 3. Zich laten informeren over de rapportage ombudsman; o 4. Zich laten informeren over ontvangen en afgehandelde klachten.