Bijlage 2 Rapport fractievergoedingen Breda 2019 en 2020
Tekst van het document
Onderzoek verantwoording fractievergoedingen 2019 en 2020 Gemeente Breda
2 15 april 2022 2204DAFB6A/LR
Inhoud 1.
Inleiding
3
2.
Opdracht
3
3.
Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden
3
4.
Uitgevoerde specifieke werkzaamheden
4
5.
Bevindingen specifieke werkzaamheden
5
6.
Overige aspecten beperking in verspreidingskring en het gebruik
6
Bijlage 1 – Totaaloverzicht fractievergoedingen en -kosten 2019 Bijlage 2 – Recapitulatie bevindingen
3 15 april 2022 2204DAFB6A/LR
1. Inleiding De gemeente Breda verleent ondersteuning aan de fracties van de gemeenteraad. De fractieondersteuning komt onder andere tot uiting in een jaarlijkse financiële bijdrage. Deze bijdrage mogen de fracties op grond van de spelregels van het Bredaas beraad (vanaf 14 juli 2017) en de wijzing daarvan (vanaf 31 oktober 2018) besteden aan het uitvoeren en versterken van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken. De hoogte van de financiële bijdrage is afhankelijk van het aantal leden van de fractie en bedraagt voor 2019 en 2020 een vast jaarlijks bedrag van € 1.250 per fractie en € 3.750 per raadslid per fractie, rekening houdend met een jaarlijkse indexatie (voor 2019 en 2020 is de bijdrage per raadslid afgerond € 3.913 respectievelijk € 3.992). De griffie van de gemeente Breda heeft – op verzoek van de fractievoorzitters – Deloitte verzocht onderzoek te doen (zie uitwerking bij ‘2. Opdracht’ hierna) naar de verantwoordingen over 2019 en 2020. Hiertoe heeft de griffie de fracties verzocht een verantwoording op te stellen over de voornoemde periode. Ons is gevraagd om naar aanleiding van ons onderzoek een rapport uit te brengen. Dit rapport is primair bedoeld om te komen tot verbeteringen in de beheersing van en de verantwoording over de besteding van de fractievergoedingen.
2. Opdracht Wij hebben een aantal specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de verantwoording van de fractievergoedingen over 2019 en 2020, zoals beschreven in de opdrachtbevestiging d.d. 3 december 2020, kenmerk 2012A6101E/TMO. De voorliggende rapportage bevat de uitkomsten van onze werkzaamheden. Het is de bedoeling dat u zichzelf een oordeel vormt over de werkzaamheden en over de in dit rapport weergegeven bevindingen en op basis daarvan uw eigen conclusie trekt. Wij wijzen u erop dat indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen zouden zijn geconstateerd die voor rapportering in aanmerking zouden zijn gekomen.
3. Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden De in de opdrachtbevestiging beschreven dienstverlening valt niet binnen de reikwijdte van de controle en overige standaarden die gelden voor de Nederlandse accountantspraktijk. De aard van de dienstverlening is daarom te kenmerken als overige dienstverlening met als doelstelling het verstrekken van een schriftelijke rapportage naar aanleiding van de in de opdrachtbevestiging opgenomen uit te voeren werkzaamheden. Aangezien wij slechts verslag doen van feitelijke bevindingen uit hoofde van de overeengekomen werkzaamheden betekent dit dat op het in de verantwoordingen van de fractievergoedingen opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Dit houdt in dat u aan onze rapportage geen zekerheid kunt ontlenen over de getrouwheid van het in de verantwoordingen van de fractievergoedingen opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop.
4 15 april 2022 2204DAFB6A/LR Voorts merken wij het volgende op:
Ons onderzoek is niet gericht op de fiscale aanvaardbaarheid van de bestedingen.
De werkzaamheden hebben wij uitsluitend verricht op basis van de ons overlegde verantwoordingen, financiële specificaties en administraties van de fracties.
Wij hebben geen onderzoek gedaan naar de financiële administraties van de fracties over de periode na 31 december 2020, zijnde de einddatum van de verantwoordingen.
4. Uitgevoerde specifieke werkzaamheden Wij zijn met de griffie overeengekomen om alle verantwoordingen van de fracties en de bestedingen volgens de ingediende verantwoordingen op grond van het (gewijzigde) Bredaas beRaad (zoals hiervoor beschreven en hierna: het normenkader) op de volgende aspecten te beoordelen:
Vaststellen dat alle fracties de op grond van het normenkader vereiste verantwoording volgens het voorgeschreven format hebben overlegd.
Vaststellen dat de verantwoordingen ondertekend zijn door de voorzitter en penningmeester van de fractie.
Vaststellen dat de fractievergoeding is berekend en verantwoord volgens de in het normenkader vastgelegde berekeningssystematiek: vast bedrag per fractie van € 1.250 + (aantal raadsleden x € 3.750), rekening houdend met jaarlijkse indexatie.
Vaststellen dat het saldo voorgaand jaar overeenkomt met het saldo 31 december 2018 en 2019 volgens de verantwoording 2018 en 2019.
Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de verantwoordingen.
Vaststellen van de aansluiting tussen de verantwoordingen en de onderliggende financiële specificaties.
Vaststellen van de aansluiting tussen het beginsaldo van het vermogen met de kasstaten resp. de bankafschriften zoals deze door de fractie zijn overlegd.
Vaststellen van de aansluiting tussen het eindsaldo van het vermogen met de kasstaten resp. de bankafschriften zoals deze door de fractie zijn overlegd.
Onderzoeken of de verantwoorde fractiekosten voldoen aan de eisen zoals gesteld in het normenkader.
In paragraaf 5 en bijlage 2 geven wij een totaaloverzicht van en een toelichting op onze bevindingen.
5 15 april 2022 2204DAFB6A/LR
5. Bevindingen specifieke werkzaamheden De concept bevindingen naar aanleiding van ons onderzoek van de verantwoordingen zijn voor hoor en wederhoor aan de betreffende fracties voorgelegd. De uitkomsten van ons onderzoek hebben wij schematisch weergegeven in bijlage 2. Wij hebben van alle fracties een door de voorzitter en penningmeester van de fracties ondertekende verantwoording volgens het voorgeschreven format inclusief onderliggende documentatie verkregen. Uit het schema in bijlage 2 blijkt dat wij bij de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden een aantal afwijkingen hebben geconstateerd:
In drie van de negen gevallen sluit het saldo voorgaand jaar volgens de huidige verantwoording niet aan met het saldo per einde raadsperiode volgens de verantwoording 2018.
Twee van de negen verantwoordingen zijn rekenkundig onjuist.
Bij vier van de negen fracties voldoen de verantwoorde fractiekosten niet (altijd) aan de eisen zoals gesteld in het normenkader. Hiermee bedoelen wij dat: onderliggende bewijsstukken (zoals facturen c.q. bonnen) ontbreken; de bewijsstukken niet door de fractievoorzitter (of diens plaatsvervanger) zijn ondertekend voor akkoord ten laste van de fractievergoeding; dat op de bewijsstukken het fractiebelang niet expliciet is aangegeven; en/of dat wij een uitgaaf hebben geconstateerd die verband lijkt te houden met de laatste gemeenteraadsverkiezingen. De bevindingen lichten wij hierna per fractie op hoofdlijnen toe: Fractie VVD
SP
CDA Breda ’97/ Breda Beslist
Bevinding(en) In één geval zijn uitgaven gedaan waarbij de relatie met het fractiebelang niet is aangetoond/vastgelegd. In één geval is sprake van het verlengen van domeinnamen van de fractie. Hierbij is mogelijk een deel van de domeinnamen gerelateerd aan de verkiezingen. In één geval lijkt sprake te zijn van kopieerkosten voor de verkiezingen. In twee gevallen is meer vakantiegeld uitbetaald dan waarmee rekening is gehouden bij de transitievergoeding. In drie gevallen ontbreken de onderliggende bewijsstukken van uitgaven. In één geval ontbreken de onderliggende bewijsstukken van een uitgaaf.
In aanvulling hierop merken wij over de fractie D66 op dat in zeven gevallen de onderliggende bewijsstukken niet waren ondertekend door de fractievoorzitter (of diens plaatsvervanger) voor akkoord ten laste van de fractievergoedingen; de bewijsstukken zijn achteraf alsnog ondertekend. Ten slotte merken wij op dat door diverse fracties onkostenvergoedingen zijn betaald voor werkzaamheden in het kader van de fractieondersteuning. Deze vergoedingen betalen de fracties op basis van schriftelijke of mondelinge afspraken.
6 15 april 2022 2204DAFB6A/LR De fracties gaan verschillend om met de fiscale regelingen (via inhoudingen en afdracht dan wel opgave van uitbetaalde bedragen aan de fiscus). Wij hebben geen onderzoek gedaan naar de juist- en volledigheid van de inhoudingen, afdrachten en opgaven aan de fiscus noch naar de mogelijke samenloop van uitgaven ten laste van de fractievergoedingen en reguliere maandelijkse onkostenvergoeding voor raadsleden.
6.
Overige aspecten beperking in verspreidingskring en het gebruik
Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor de griffie en de fracties van de gemeenteraad van de gemeente Breda aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Het is daarom niet toegestaan de rapportage aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
drs. R.M.J. van Vugt RA
Bijlagen: • Totaaloverzicht fractievergoedingen en - kosten 2019 en 2020 • Recapitulatie bevindingen
15 april 2022 2204DAFB6A/LR
Bijlage 1 – Totaaloverzicht fractievergoedingen en - kosten 2019 en 2020
15 april 2022 2204DAFB6A/LR
Bijlage 2 – Recapitulatie bevindingen