Bijlage 2 Controleplan Breda 2023
Tekst van het document
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Morgen maak je samen_ Controleplan 2023
Onze controleaanpak
Communicatie Bijlagen
Gemeente Breda PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 28 september 2023
0I
1
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Communicatie Bijlagen
Morgen maak je samen_ Gemeente Breda T.a.v. de raad en het college van burgemeester en wethouders Claudius Prinsenlaan 10 4811 DJ BREDA 28 september 2023 Referentie: NLE00023635.1.1
Geachte leden van de raad en het college van burgemeester en wethouders, Met genoegen presenteren wij u het controleplan voor de controle van uw jaarrekening over het boekjaar 2023. Net als in voorgaande jaren is kwaliteit onze basis en delen we graag hoe we werken aan kwaliteit, terwijl we uw audit vormgeven door een aanpak die wordt geleid door onze mensen en wordt gedreven door onze technologie.
Onze controleaanpak is op maat gemaakt. Uw input is belangrijk bij de totstandkoming van onze controleaanpak. De aanpak sluit tevens aan op de bedrijfsvoering van de organisatie.
Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop wij de controle zullen uitvoeren. De controleaanpak is gebaseerd op een brede kennis van uw gemeente en de ontwikkelingen in uw sector.
Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
Het controleplan begint met een samenvatting voor u als raad: welke rol heeft de raad als opdrachtgever voor de controle van de jaarrekening? Daarna komen uw en onze risicoanalyse, onze controleaanpak, belangrijke actuele ontwikkelingen en de wijze waarop we samenwerken aan bod.
Met de gekozen aanpak kunnen wij u feedback geven, vertaald in praktische, uitvoerbare aanbevelingen, afgestemd op uw gemeente.
drs. A.E. Gerritsma RA senior director
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Fascinatio Boulevard 350, 3065 WB Rotterdam, Postbus 8800, 3009 AV Rotterdam T: +31 (0) 88 792 00 10, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
2
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Communicatie Bijlagen
Inhoudsopgave Begeleidende brief
1
Inhoudsopgave
2
Onze boodschappen
3
ISA-vereisten
21
Onze kernboodschappen
4
Verantwoordelijkheden
22
De fundamenten
5
Onze audittools
23
Uw feedback
6
Afhankelijkheid van derden
24
Onze controleaanpak
7
Reikwijdte van de controle
8
Materialiteit
9
Normenkader 2023
10
Controlefilosofie
11
Controlerisico’s
12
Controleaanpak
13
IT-aanpak
14
Cybersecurity
15
Frauderisico
16
Communicatie
17
Ons team
18
Controleplanning Bijlagen
19 20
3
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen
De fundamenten Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Onze boodschappen In dit hoofdstuk staan we stil bij onze belangrijkste boodschappen en de fundamenten van onze controle. Ook staan we stil bij de feedback die we vanuit de gemeente Breda hebben gekregen.
01
4
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave
Onze kernboodschappen
Onze boodschappen
Onze opdracht
Risicobeoordeling
Onze kernboodschappen
Het college zal in de jaarrekening 2023 verantwoording afleggen over de financiële positie. Daarnaast moet het college in 2023 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. De gemeente Breda heeft hiermee in 2022 al een pilot gedraaid.
We hebben onze risicobeoordeling uitgevoerd. Omdat de risicobeoordeling uitgaat van inherente risico’s die gelden voor de gehele sector of voortkomen uit onze beroepsregels, zijn deze gelijk aan voorgaand jaar. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft geen impact op onze risicobeoordeling.
De fundamenten Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de getrouwheid van de jaarrekening 2023, inclusief de toelichting op de financiële rechtmatigheid. Daarnaast geven wij een specifiek oordeel over de financiële rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, alleen vast of wij geen onjuistheden zien.
Onze opdracht
Risicobeoordeling
Materialiteit van onze controle Uw speerpunten
Jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit van de controle
Uw speerpunten
Onze controleaanpak
Bij de uitvoering van de controle kunt u ons specifieke speerpunten meegeven, waarover u aanvullend wilt worden geïnformeerd. Tijdens de vergadering van de auditcommissie op 28 september 2023 bespreken we deze.
Belangrijke ontwikkelingen
Evaluatie 2022
Belangrijke ontwikkelingen •
•
De verwachting is dat de commissie BBV diverse notities zal actualiseren in het najaar van 2023. Wij zullen u nader informeren in onze rapportage interim-bevindingen. U heeft als gemeente een belangrijke maatschappelijke rol in het realiseren van de duurzaamheidsopgave. Wij kijken graag met u mee naar de wijze waarop u de sturing en de verantwoording daarover heeft vormgegeven.
Als raad bepaalt u door het vaststellen van de goedkeuringstolerantie met welke nauwkeurigheid wij de jaarrekeningcontrole uitvoeren. U hebt, net als veel andere gemeenten, ervoor gekozen de goedkeuringstolerantie te stellen op het wettelijke maximum van 1% van de totale lasten. Op basis van de begroting 2023 komt dit neer op een goedkeuringstolerantie van €7,5 miljoen. U hebt ons gevraagd alle bevindingen uit de controle boven de rapporteringstolerantie van €300.000 aan u te rapporteren.
Evaluatie 2022 •
Met de overgang van het verbeterplan naar het transitieplan gaat de organisatie voor een meer integrale verbetering van onderliggende processen en de realisatie van deelproducten. Vanuit onze rol beoordelen wij de voortgang hiervan en de communicatie hierover door de ambtelijke organisatie met de gemeenteraad. Eventuele bevindingen hieromtrent koppelen we aan u terug in onze rapportages.
Aangezien we voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening, hebben we de jaarrekeningcontrole 2022 geëvalueerd met de ambtelijke organisatie. Daarnaast hebben we op bepaalde aspecten concrete afspraken gemaakt om de controle nóg verder te verbeteren en verder te innoveren en digitaliseren.
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
De fundamenten Houvast bieden in veranderende tijden
Onze kernboodschappen
De fundamenten Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Als PwC willen we houvast bieden in veranderende tijden. Met onze kennis en expertise implementeren we een breed scala aan ideeën of perspectieven ter ondersteuning van onze klanten en andere belanghebbenden. Kwaliteit is onze basis en we zijn toegewijd aan het nemen van onze verantwoordelijkheid om kwaliteit te leveren in onze audits en vertrouwen op te bouwen in de samenleving en bij de overheden. In deze onzekere tijden spreken we ook over waarden en wat we belangrijk vinden in het leven. We willen ons meer op ons gemak voelen als we praten over ongemakkelijke onderwerpen zoals bijvoorbeeld de duurzaamheidsverantwoording, diversiteit en inclusie in uw organisatie, toekomst van de financiële organisatie en ook de schaarste. Alleen dan kunnen we die moeilijke maar zeer noodzakelijke gesprekken voeren en elkaar uitdagen om het juiste te doen. Door verbonden te zijn, kunnen we het volledige potentieel van de nieuw ontstane kansen benutten. We luisteren aandachtiger naar onze klanten, en we stellen ons kwetsbaarder op. We zullen onverminderd doorgaan met die transformatie. Omdat we samen een nieuwe balans creëren. Morgen maak je samen.
Wat betekent dit voor u? Wij zetten dit jaar samen met de organisatie stevig in op vernieuwingen in het controleproces, zoeken naar mogelijkheden om vernieuwingen te implementeren en het gesprek met u aan te gaan, over wat u bezig houdt met betrekking tot de veranderende omgeving, bijvoorbeeld de energietransitie, uw financiële positie, de informatiewaarde van uw P&C-stukken, schaarste en de realisatie van de doelstellingen uit het collegeprogramma of verantwoording over duurzaamheid. Dit alles betekent dat we het gesprek aangaan met de organisatie over onze observaties bij de ontwikkelingen en mogelijke impact op de bedrijfsvoering (onder andere digitalisering) en de controleaanpak. De gesprekken over dat laatste onderwerp voeren wij uiteraard in samenwerking met Concern Control.
5
6
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Uw feedback en hoe wij die opvolgen Onze toewijding aan het ondersteunen van kwaliteit
Onze kernboodschappen
De fundamenten Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
De ervaring die u hebt met onze dienstverlening is van cruciaal belang. Aangezien we voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening, hebben we de jaarrekeningcontrole 2022 geëvalueerd met de ambtelijke organisatie en de auditcommissie.
Op bepaalde aspecten hebben we concrete afspraken gemaakt om de controle nóg verder te verbeteren. Daarnaast zijn we samen op zoek gegaan naar mogelijkheden voor het verder digitaliseren en innoveren van de controle. Uit deze evaluaties benoemen we vier observaties en actiepunten.
Aanpak met uitwisselen documenten verder finetunen
Het SiSa-proces verbeteren De controle van de SiSa-regelingen verliep het afgelopen jaar van beide kanten niet vlekkeloos. Voor het komende jaar willen we meer dynamiseren om de druk in het hoogseizoen te verminderen. Hiervoor hebben we gezamenlijke afspraken gemaakt om enerzijds vertragingen te voorkomen, dynamisering van de controle mogelijk te maken en anderzijds de kwaliteit van audits te waarborgen.
Verder digitaliseren en innoveren van de controle
1
2
3
4
Uw afdeling Audit maakt sinds dit jaar gebruik van een auditmanagementsysteem. We zijn voornemens om hier regelmatig gebruik van te maken. Door de krachten te bundelen, kunnen we elkaars werkzaamheden efficiënter en effectiever maken. Daarnaast is in de evaluatie ook besproken om samen op zoek te gaan naar mogelijkheden voor verdere digitalisering en innovatie, door bijvoorbeeld het gebruik van Datasnipper, of de inzet van het Continuous Monitoring Platform.
Voor het uitwisselen van documenten maken we gebruik van ons Client Connect portaal. Ondanks dat deze werkwijze op hoofdlijnen beviel, blijft er ook ruimte voor verbetering. Hiervoor hebben we al concrete afspraken gemaakt. Een voorbeeld is dat wij voortaan deadlines zullen aanpassen als wij de verkregen documenten niet direct zullen verwerken om verwachtingen beter te managen.
We blijven de communicatielijnen kort houden Wij communiceren proactief met zowel de ambtelijke organisatie als de griffie en de auditcommissie. Wij zullen periodieke afstemmomenten houden in alle fasen van de controle om de (uren)voortgang te kunnen monitoren en vaktechnische vraagstukken en eventuele knelpunten te kunnen opvolgen. Dit met het doel om te waarborgen dat de raad tijdig over onze controleverklaring en rapportages beschikt.
7
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2023 Controlefilosofie Controlerisico’s Controleaanpak IT-aanpak Cybersecurity Frauderisico Communicatie Bijlagen
Onze controleaanpak Dit hoofdstuk is bedoeld om u een duidelijk overzicht te geven van de wijze waarop wij met de inbreng van het voorgaande de controle van de jaarrekening van de gemeente Breda gaan uitvoeren. Dit omvat inzichten in materialiteit, reikwijdte, normenkader, controlefilosofie, controlerisico’s, IT-aanpak en risico’s rondom fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving.
02
8
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Reikwijdte van de controle
Reikwijdte van de controle U hebt ons verzocht de jaarrekening 2023 van de gemeente Breda te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, die wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken.
Materialiteit
Het college geeft een toelichting over rechtmatigheid in de jaarrekening
Normenkader 2023
Met de wijziging van het BBV per 1 januari 2023 wordt de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van de jaarrekening. Het college legt daarin verantwoording af over de financiële rechtmatigheid van de transacties in de jaarrekening.
Controlefilosofie Controlerisico’s
Wij geven een getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening en daarmee ook bij de toelichting op de financiële rechtmatigheid. De manier van rapporteren is dus anders, maar rechtmatigheid valt nog steeds binnen de reikwijdte van onze controle. Daarnaast geven we in de verklaring een oordeel ten behoeve van het Rijk over de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen (zoals verantwoord in de SiSa-bijlage). Speerpunten van de raad geïncorporeerd in onze controleaanpak Als raad kunt u ons speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle. Dit zullen we bespreken tijdens de vergadering van de auditcommissie op 28 september 2023.
Controleaanpak IT-aanpak Jaarstukken
Cybersecurity Frauderisico Communicatie
Jaarverslag
Jaarrekening
Bijlagen
Programmaverantwoording
Paragrafen
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis van de jaarrekening, vast dat deze aansluiten met de jaarrekening
Balans + toelichting
Overzicht van baten en lasten + toelichting
Rechtmatigheidsverantwoording
WNTbijlage
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen
SiSa-bijlage
Bijlage taakvelden
9
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Materialiteit De reikwijdte van de controle en de materialiteit nader toegelicht
Onze controleaanpak
Reikwijdte van de controle Materialiteit
Diepgang van de controle
Samenloop tussen materialiteit en verantwoordingsgrens rechtmatigheid
Wij hebben de diepgang van onze controle zo ontworpen dat een controle van hoge kwaliteit kan worden uitgevoerd met als doel voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen ter ondersteuning van ons oordeel.
Het college legt verantwoording af over de financiële rechtmatigheid van de transacties in de jaarrekening in de rechtmatigheidsverantwoording. De gemeenteraad bepaalt de verantwoordingsgrens waarboven (individueel of cumulatief) het college afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) toelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.
Normenkader 2023
Materialiteit is bepaald op €7,5 miljoen
Controlefilosofie
De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de toepassing van de materialiteit. Wij stellen bepaalde kwantitatieve drempels voor materialiteit vast. Op basis van deze drempels, en vanuit kwalitatieve overwegingen, hebben wij de aard, het tijdschema en de reikwijdte van onze controlewerkzaamheden voor de individuele jaarrekeningposten en toelichtingen in de jaarrekening kunnen vaststellen en het effect van geïdentificeerde onjuistheden op ons oordeel kunnen beoordelen.
Controlerisico’s Controleaanpak IT-aanpak Cybersecurity Frauderisico Communicatie Bijlagen
U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden. Als raad kunt u besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit hebt u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in de tabel hiernaast weergegeven.
Onze rol als externe accountant is het toetsen van de getrouwheid van de jaarrekening als geheel, inclusief de toelichting in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij stellen wij vast dat de jaarrekening geen afwijkingen bevat die groter zijn dan de goedkeuringstolerantie (de materialiteit die wij als accountant hanteren). De goedkeuringstolerantie bepaalt met welke diepgang wij de verstrekte informatie controleren en de strekking van ons oordeel. Goedkeurend
Beperking
Oordeelonthouding
Afkeurend
Fouten
≤ 1%
> 1% < 3%
-
≥ 3%
Onzekerheden
≤ 3%
> 3% < 10%
≥ 10%
-
Soort tolerantie Goedkeuringstolerantie
€7.500.000 (2022: €7.900.000)
Herziening van de materialiteit naarmate de controle vordert
Uitvoeringstolerantie
€5.600.000 (2022: €5.900.000)
We evalueren onze beoordeling van de materialiteit het gehele jaar door om veranderingen in uw gemeente en haar financiële prestaties weer te geven.
Rapporteringstolerantie
€300.000 (2022: €300.000)
Wet normering topinkomens (WNT) Single information, Single audit (SiSa)
10
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Het normenkader als meetlat voor de rechtmatigheidsverantwoording
Onze controleaanpak
Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2023 Controlefilosofie Controlerisico’s Controleaanpak
Het college legt verantwoording af over financiële rechtmatigheid in de jaarrekening. Volgens de kadernota Rechtmatigheid moeten de onderstaande aspecten van de rechtmatigheid worden meegenomen in die toelichting: • Begrotingsrechtmatigheid: heeft het college gehandeld binnen de door de raad beschikbaar gestelde budgetten en kredieten? • Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?
Specifiek ten aanzien van het voorwaardencriterium geldt dat de raad voor een deel zelf kan bepalen welke regelgeving betrokken wordt in de verantwoording. De wet- en regelgeving die in uw gemeente ten grondslag ligt aan het voorwaardencriterium wordt vastgelegd in het normenkader. Het normenkader voor 2023 wordt in het najaar vastgesteld. We adviseren om het normenkader in het vervolg voorafgaand aan het jaar vast te stellen. Onderstaand hebben wij weergegeven welke keuzes u als gemeente hebt ten aanzien van wat wel en wat niet in het normenkader wordt opgenomen. Wij adviseren om alleen de verplichte onderdelen op te nemen, zoals u ook heeft gedaan.
IT-aanpak Cybersecurity Frauderisico Communicatie Bijlagen
Verplicht onderdeel van het normenkader • Europese aanbestedingsrichtlijnen • Staatssteunregels
Optioneel onderdeel van het normenkader
• Aanbestedingswet
• Financiële verordening
• Inkoopbeleid
• Wet maatschappelijke
• Controleverordening
• Overige besluiten
ondersteuning (Wmo)
• Subsidieverordening
N.B.: het inkoopbeleid van de gemeente Breda maakt geen deel uit van het normenkader
EU-regelgeving
Landelijke/ provinciale wet- en regelgeving
Verordeningen/ nota’s vastgesteld door de raad
Collegebesluiten
11
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Reikwijdte van de controle
Onze controlefilosofie Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het drielijnenmodel. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen.
Materialiteit
De verschillende lijnen staan voor de volgende plaats in de interne beheersing: • de eerste lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar; • de tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren; • de derde lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf.
Normenkader 2023
1e
Controlefilosofie
lijn
2e
lijn
3e
lijn
Controlerisico’s
Lijnmanagement
Ondersteuning
Verbijzonderde Interne controlefunctie
Controleaanpak
Afdelingen (inclusief Financiën)
Financiën en Administratie
Concern Control
Cybersecurity
Gemeente
IT-aanpak
• Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen.
• Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen.
• Team Audit voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen.
• Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten.
• De bedrijfsvoeringsclusters voeren bij de administratieve verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.
• Adviseert (met de VIC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces.
• Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT.
• Adviseur/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak.
• Geeft feedback om leesbaarheid/ informatiewaarde P&C-documenten te verhogen.
• Geeft adviezen om effectiviteit controlwerkzaamheden te vergroten.
• Maakt zo veel mogelijk gebruik van de werkzaamheden van Team Audit.
• Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn.
Frauderisico
Bijlagen
PwC
Communicatie
Wij rapporteren via het push-leftprincipe Het push-leftprincipe is erop gericht de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de eerste en tweede lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de derde lijn met interne controles ondervangen wordt.
12
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Controlerisico’s Overzicht van de significante en overige verhoogde controlerisico’s
Onze controleaanpak
Reikwijdte van de controle Materialiteit
Op basis van onze kennis van uw organisatie hebben wij de controlerisico's in kaart gebracht, met als doel controleprocedures te ontwerpen waarmee de mogelijke onjuistheden in de jaarrekening kunnen worden opgespoord.
De frauderisico’s zijn inherente landelijke risico’s. Wij hebben geen indicatie dat dit daadwerkelijk bij Breda speelt. Onderstaande tabel bevat een samenvatting van alle verhoogde risico's.
Normenkader 2023 Controlefilosofie Controlerisico’s Controleaanpak IT-aanpak Cybersecurity Frauderisico Communicatie Bijlagen
Inherent risico
Type risico
Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management
Fraude, vanuit beroepsregels verplicht
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Frauderisico in de inkomende subsidies (juiste afgrenzing en voldoen aan voorwaarden) en transacties van grond en gebouwen zijn niet gebaseerd op zakelijke transacties
Fraude, vanuit beroepsregels verplicht
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Gunning van (Europese) aanbestedingen aan bevriende partijen
Fraude, sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Aanbestedingen voldoen niet aan EU-aanbestedingsrichtlijnen
Sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Waardering van de grondexploitaties is onjuist
Sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Waardering materiële vaste activa portefeuille
Risiconiveau dit jaar
Risiconiveau vorig jaar
Controleplan 2023 gemeente Breda
Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management Achtergrond Hoewel het risico van het doorbreken van de interne beheersingsmaatregelen door het management van entiteit tot entiteit zal verschillen, is het risico bij alle organisaties aanwezig en ook significant, in overeenstemming met ISA 240.
Belangrijkste observaties voor dit risico Het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen wordt beïnvloed door: • schattingen zoals (debiteuren) voorzieningen, bijzondere waardevermindering; • ongebruikelijke journaalposten; • verschuivingen tussen budgetten of projecten. Onze controleaanpak Wij zullen voor zover relevant voor onze controle, de opzet en het bestaan vaststellen van de beheersingsmaatregelen op organisatieniveau zoals het integriteitsbeleid en de klokkenluidersregeling, alsmede de maatregelen van interne beheersing in de processen voor het genereren en verwerken van journaalposten, aanvragen en declareren van subsidies, het maken van schattingen, het bewaken van projecten en het doen van aanbestedingen.
Ook beoordelen wij de effectieve werking van de interne beheersingsmaatregel met betrekking tot de autorisatie van betalingen. Wij voeren gegevensgerichte werkzaamheden uit op journaalposten en boekingen die voldoen aan de risicocriteria die wij identificeren vanuit onze frauderisicoanalyse. Wij identificeren en toetsen deze ongebruikelijke transacties. Wij controleren de juistheid van de journaalposten in het grootboek en andere gemaakte correcties bij het opstellen van de jaarrekening. Dit doen wij onder andere door de toepassing van data-analyse. Daarnaast verrichten wij specifieke controlewerkzaamheden ten aanzien van belangrijke schattingen van het college zoals de waardering van de grondexploitaties, vaste activa en debiteuren en het toereikend zijn van voorzieningen. Ook voegen wij een element van onvoorspelbaarheid toe aan de controle en controleren wij schattingen op afwijkingen.
Controleplan 2023 gemeente Breda
Frauderisico in de inkomende subsidies (juiste afgrenzing en voldoen aan voorwaarden) en transacties van grond en gebouwen zijn niet gebaseerd op zakelijke transacties Achtergrond
Onze controleaanpak
Bij het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden als gevolg van fraude is het risico van fraude in de grond- en vastgoedtransacties en inkomende subsidies een verondersteld significant risico (in overeenstemming met controlestandaard ISA 240).
Wij toetsen door middel van een deelwaarneming of de gedeclareerde subsidies worden onderbouwd door subsidieaanvragen en aanvragen tot vaststelling van subsidies die voldoen aan de subsidievoorwaarden.
Belangrijkste observaties voor dit risico Het inherente risico van frauduleuze financiële verslaggeving als gevolg van niet-zakelijke transacties van grond en gebouwen geven aanleiding tot dergelijke risico’s. Het frauderisico in de inkomende subsidies wordt beïnvloed door: • grote variëteit aan voorwaarden per ontvangen subsidie; • handmatige journaalposten.
Het risico op omkoping of schijn van afhankelijkheid bij aankopen van grond, grondposities of vastgoed adresseren wij in onze controle door bij aankooptransacties de waarde van grond, grondposities en vastgoed te toetsen aan de waarde volgens taxatierapporten van onafhankelijke taxateurs. Ook gaan wij na of de gemeente transacties is aangegaan met organisaties waarbij de verantwoordelijke wethouders of andere leden van het management een nevenfunctie hebben.
Controleplan 2023 gemeente Breda
Gunning van (Europese) aanbestedingen aan bevriende partijen Achtergrond
Onze controleaanpak
De gemeentesector is aangemerkt als een sector met een verhoogde kans op corruptie/omkoping (al dan niet in combinatie met aanbestedingen). De reden hiervoor is dat er bij gemeenten transacties van relatief grote omvang zijn die veelal tot stand komen door tussenkomst van derden.
Tijdens de controle van de aanbestedingen beoordelen we naast de rechtmatigheid ook het proces waarin de aanbesteding tot stand is gekomen. Hierbij nemen wij onder andere functiescheidingen en totstandkoming in overeenstemming met het inkoopbeleid in overweging. Wij toetsen hierbij in hoeverre er op marktconforme gronden gehandeld is tijdens het gunningsproces.
Belangrijkste observaties voor dit risico Kans op fouten door corruptie/omkoping is inherent aanwezig. Met name de transacties ten aanzien van aanbestedingen zien wij als transacties met een verhoogde kans. Deze transacties zijn veelal omvangrijk, daardoor is een mogelijke fout als gevolg van corruptie/omkoping groot. Daarnaast is het publiciteitsrisico en de gevoeligheid bij afwijkingen groot.
Controleplan 2023 gemeente Breda
Aanbestedingen voldoen niet aan EU-aanbestedingsrichtlijnen Achtergrond
Onze controleaanpak
(Europese) aanbestedingen gaan gepaard met complexe regelgeving. De juiste naleving van de EU-aanbestedingsrichtlijnen wordt achteraf op basis van gegevensgerichte controlewerkzaamheden vastgesteld. Dit heeft zicht geuit in het aangepaste oordeel bij de jaarrekeningcontroles 2020 en 2021. Ondanks de herstel- en verbeteracties, merken wij het naleven van de EU-aanbestedingsrichtlijnen, gezien de intrinsieke omstandigheden, wederom aan als een significant risico.
We voeren een gegevensgerichte controle uit op de aanbestedingen waarbij we vaststellen dat de juiste aanbestedingsvorm is gekozen. In het bijzonder voeren we aanvullende analyses en controles uit op de volledigheid van het naleven van de EU-aanbestedingsrichtlijnen. Uw organisatie beoordeelt dit ook op basis van een spendanalyse van bestedingen per crediteur over de afgelopen vier jaar.
Belangrijkste observaties voor dit risico De kans op een fout is hoog aangezien de regelgeving specifiek en complex is. Specifiek hebben wij het risico op de naleving van EU-aanbestedingen als significant risico aangemerkt. Dit vanwege de complexiteit, aanzienlijke foutgevoeligheid, de bevindingen in het verleden die doorlopen in het huidige begrotingsjaar en de omvang van aanbestedingen bij Breda. Ook hebben wij aandacht voor de geïmplementeerde beheersingsmaatregelen en analyses die bijdragen aan de verbetering van het proces.
Daarbij toetsen we ook de naleving van het inkoopbeleid van de gemeente Breda. Eventuele afwijkingen zullen niet in het oordeel voor financiële rechtmatigheid worden meegenomen omdat het inkoop- en aanbestedingsbeleid niet in het normenkader is opgenomen. We vragen uw organisatie om in kaart te brengen welke inkopen al Europees zijn aanbesteed. Dit helpt ons om de controle efficiënter uit te voeren.
Controleplan 2023 gemeente Breda
Waardering grondexploitaties is onjuist Achtergrond
Onze controleaanpak
De grondexploitaties zijn een significant onderdeel van de jaarrekening van de gemeente Breda. Daarbij wordt de waardering van de grondexploitaties beïnvloed door een groot aantal schattingselementen, inclusief (mogelijk onzekere) toekomstverwachtingen.
Wij controleren in detail de toelaatbaarheid van de belangrijkste schattingselementen en uitgangspunten gebruikt bij de totstandkoming van de grondexploitatie, bestaande uit: • ingerekende parameters; • gehanteerde programmering/fasering; • overige schattingselementen, gebruikt bij berekening van de grondexploitaties.
Belangrijkste observaties voor dit risico Het risico op de waardering van grondexploitaties wordt beïnvloed door: • een hoge mate van schattingen ten aanzien van de toekomstige programmering en fasering; • een hoge afhankelijkheid van (toekomstige) externe ontwikkelingen; • een typerend hoge balanspositie die gepaard gaat met grondexploitaties.
Controleplan 2023 gemeente Breda
Waardering materiële vaste activa is onjuist Achtergrond en belangrijkste observaties voor dit risico De gemeentesector is aangemerkt als een sector met een verhoogde kans op corruptie/omkoping (al dan niet in combinatie met aanbestedingen). De reden hiervoor is dat er bij gemeenten transacties van relatief grote omvang zijn die veelal tot stand komen door tussenkomst van derden. Onze controleaanpak Tijdens de controle van de materiële activaportefeuille beoordelen wij gegevensgericht de totstandkoming van de transacties en of deze transacties in overeenstemming zijn met de interne richtlijnen en besluitvorming. Wij toetsen hierbij in hoeverre er op marktconforme gronden gehandeld is tijdens het gunningsproces.
13
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2023 Controlefilosofie Controlerisico’s Controleaanpak IT-aanpak Cybersecurity Frauderisico Communicatie Bijlagen
Controleaanpak In het hoofdstuk controleaanpak werken we op hoofdlijnen de aanpak uit en geven een overzicht van de financieel kritische processen. Daarnaast geven we inzicht in de samenwerking met de afdeling Concern Control. Afhankelijk van de inschatting van de kwaliteit van de interne beheersing of efficiëntie in het controleproces wordt per proces een controleaanpak gekozen. Het heeft de voorkeur om systeemgericht te controleren tenzij de interne beheersing in de processen niet alle risico’s afdekt of de omvang van een proces dermate beperkt is en/of alleen uit een paar grote transacties bestaat waardoor een gegevensgerichte aanpak efficiënter is. De keuze voor een systeemgerichte dan wel gegevensgerichte controle hangt niet alleen af van de mate van ‘in control’ zijn, maar is ook afhankelijk van andere factoren, zoals efficiency en mogelijkheden tot data-analyse. Systeemgerichte controle: bij een systeemgerichte controle steunt de auditor voornamelijk op de interne beheersingsmaatregelen. Om tot zijn oordeel te komen toetst de auditor de opzet, het bestaan en de werking van de belangrijke interne beheersingsmaatregelen en vult dit aan met enkele gegevensgerichte werkzaamheden.
Gegevensgerichte controle: bij een gegevensgerichte controle verzamelt de auditor controle-informatie op basis van een combinatie van statistische steekproeven, cijferanalyses en/of deelwaarnemingen. De specifieke controleaanpak wordt per proces in een werkprogramma uitgewerkt, waarin de geplande werkzaamheden zijn opgenomen inclusief een planning wanneer de organisatie diverse onderbouwingen oplevert aan ons controleteam.
In de controleaanpak voor de gemeente Breda staan de financieel kritische processen centraal; het gaat hierbij om de volgende processen: • Inkopen en aanbestedingen • Grondexploitaties • Sociale uitkeringen • WMO • Jeugdhulp • Verstrekte subsidies • Inkomende subsidies • Belastingopbrengsten • Personeelslasten • Parkeeropbrengsten • Verhuur panden/vastgoed • Opbrengsten (omgevingsvergunningen, burgerzaken en overige opbrengsten) • Treasury • ITGC
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2023 Controlefilosofie
Controleaanpak Evaluatie interne controlefunctie Wij hebben de opzet van de interne controlefunctie geëvalueerd door middel van het doornemen van de controleplannen. Op basis hiervan komen we tot de conclusie dat in opzet de kwaliteit, deskundigheid en onafhankelijkheid van afdeling Concern Control van een dermate niveau is, dat PwC ‘gebruik kan maken’ van de werkzaamheden als beheersingsmaatregel binnen de organisatie. Dat betekent dat PwC naast gebruik te maken van de door Concern Control uitgevoerde werkzaamheden, ook aanvullende eigen waarnemingen zal uitvoeren. De selecties van transacties in het kader van de uit te voeren interne controles zullen altijd vooraf in overleg worden gemaakt. De aanvullende werkzaamheden zullen wij met name voor processen met een hoog inherent risico uitvoeren.
Controlerisico’s Controleaanpak IT-aanpak Cybersecurity Frauderisico Communicatie
Keuze controleaanpak De keuze voor de controleaanpak (gegevensgericht of systeemgericht) is gebaseerd op de belangrijkste onderdelen van elk proces. Voor de controle kan naast de werkzaamheden van Concern Control ook gebruik worden gemaakt van de voorbereidingen van controledossiers door de primaire afdelingen bij de gemeente. Concern Control zal de balansdossiers dit jaar weer reviewen voordat deze worden aangeleverd aan PwC. Wij denken bovendien graag samen na hoe we de controle kunnen innoveren om deze meer datagedreven te laten plaatsvinden, bijvoorbeeld middels ons Continuous Monitoring Platform. Wij zijn hierover in gesprek met Concern Control om de mogelijkheden te verkennen.
Bijlagen Van verbeterplan rechtmatigheid naar transitieplan Met de overgang van het verbeterplan naar het transitieplan gaat de organisatie voor een meer integrale verbetering van onderliggende processen en de realisatie van deelproducten. Vanuit onze rol beoordelen wij de voortgang hiervan en de communicatie hierover door de ambtelijke organisatie met de gemeenteraad. Eventuele bevindingen hieromtrent koppelen we aan u terug in onze rapportages.
13I
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2023 Controlefilosofie Controlerisico’s Controleaanpak IT-aanpak Cybersecurity Frauderisico Communicatie Bijlagen
IT-aanpak De impact van IT-risico’s en IT general controls op onze controleaanpak De IT general controls (‘ITGC’) zijn het beleid en de procedures die worden gebruikt om de IT-omgeving en de IT-activiteiten te beheren, en het proces van geautomatiseerde applicatiecontroles en geautomatiseerde accountingprocedures die afhankelijk zijn van computerprocessen te garanderen. We hebben ook ITGC’s geëvalueerd, omdat bepaalde handmatige beheersingsmaatregelen en rapporten afhankelijk zijn van systeemgegenereerde informatie. In onze controle noemen we dit IT-afhankelijkheden.
De ‘scoping’ rondom de IT-audit nader toegelicht We beoordelen applicatiesystemen, datawarehouses, rapporten en ondersteunende IT-infrastructuur (database, besturingssysteem en netwerk) die betrokken zijn bij de relevante bedrijfsprocessen, vanaf het begin van een transactie tot de registratie ervan in het grootboek. Dergelijke transacties leiden uiteindelijk tot rapportage in de financiële overzichten, en daarom kunnen een of meer van deze systemen en IT-infrastructuur relevant zijn voor de controle.
Nadat we ons begrip van IT hebben geactualiseerd, bepalen we welke van de applicaties die door Breda worden gebruikt, in aanmerking komen voor onze controle van de jaarrekening. Op basis van de uitkomsten van de controle van 2022, zien wij mogelijkheden om binnen Proactis gebruik te gaan maken van ‘application controls’. Als laatste zullen we in het najaar 2023 stil staan bij de conversie van het personeelssysteem naar AFAS per 1 januari 2024.
14
15
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Cyberbeveiliging
Onze controleaanpak
Nieuwe digitale kwetsbaarheden, veroorzaakt door toenemende digitalisering. Hoe gaat de gemeente Breda om met het risico van cybercriminaliteit?
Reikwijdte van de controle
Het effect van cyberbeveiliging op onze controle
Materialiteit Normenkader 2023 Controlefilosofie Controlerisico’s Controleaanpak IT-aanpak
Als onderdeel van onze controle, beoordelen we uw aanpak op veelvoorkomende blootstellingsgebieden op het gebied van cyberbeveiliging, zoals hieronder weergegeven. We beoordelen het niveau van activiteiten en beheersingsmaatregelen dat we zouden verwachten bij een met de gemeente Breda vergelijkbare organisatie. Daarnaast gaan we in gesprek met de security- en privacyorganisatie, die actief bezig is om de digitale weerbaarheid van de gemeente te vergroten en periodiek rapporteert over de voortgang. Op basis hiervan bepalen we of er risicofactoren zijn die leiden tot een cyberbeveiligingsrisico dat een materiële impact zou kunnen hebben op de financiële overzichten en (indien nodig) plannen wij passende controleprocedures om dit risico af te dekken.
Daarnaast bieden we u onze inzichten en feedback in een vergelijking met markt-/sectorstandaarden om uw cyberbeveiligingsrisico-aanpak verder te kunnen versterken. Deze aanpak ziet toe op het proces van het identificeren van bedreigingen en risico’s door het implementeren van beheersingsmaatregelen, het detecteren van mogelijke aanvallen en uw vermogen om hierop te reageren en herstelwerkzaamheden uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn aanbevelingen omtrent afhankelijkheid van (software)leveranciers en het agenderen van security en privacy op tactisch en strategisch niveau om zo voldoende aandacht voor de risico's te verkrijgen.
Cybersecurity Veelvoorkomende blootstellingsgebieden inzake cyberbeveiliging
Frauderisico Communicatie Bijlagen
Bankoverschrijvingen en wijziging van de leveranciersgegevens Overboekingen en/of wijzigingen in bankrekeningen (gekraakte communicatie/phishing) door personen die zich voordoen als geautoriseerd leverancierspersoneel, bedrijfsleiders en/of financiële instellingen. Inbraakpreventie/detectie en monitoring Inbraakaanvallen (zoals ransomware), waardoor uw organisatie geen toegang krijgt tot haar kritieke infrastructuur, systemen en/of gegevens.
Patchbeheer Exploitaties van bekende (niet-gepatchte) beveiligingskwetsbaarheden resulterend in de manipulatie/vernietiging van gegevens, waardoor de systeembeschikbaarheid wordt aangetast of de hierboven vermelde blootstellingsgebieden worden geactiveerd. Back-up en herstel Gebrek aan effectieve back-up- en herstelprocedures die leiden tot cyberbeveiligingsincidenten die systemen onbruikbaar en/of niet herstelbaar maken.
Controleplan 2023 gemeente Breda
16
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Fraude en frauderisico's Het risico van fraude nader uiteengezet
Onze controleaanpak
Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2023 Controlefilosofie Controlerisico’s Controleaanpak IT-aanpak Cybersecurity
Opvolging van aanbevelingen frauderisicoanalyse In onze controleverklaring 2022 hebben wij gerapporteerd over de frauderisicoanalyse van de gemeente Breda. De evaluatie van de frauderisicoanalyse en de geïdentificeerde frauderisico’s uit 2022 vormen de basis voor de evaluatie voor het nieuwe boekjaar. We vragen daarnaast wel uw aandacht voor de aanbevelingen in ons accountantsverslag over 2022. Zoals het advies om minimaal een keer per jaar deze frauderisicoanalyse te actualiseren en daarin ook aandacht te besteden aan risico’s op het niet naleven van wet- en regelegeving en maatregelen op te zetten en te implementeren om risico’s te beheersen en af te dekken. Als laatste aanbeveling adviseren wij om de analyse zowel vanuit een bottom-up als top-down benadering op te stellen, waarbij ook het college en de auditcommissie betrokken worden. Frauderisico managementprogramma
Frauderisico Communicatie Bijlagen
In deze video wordt uitgelegd wat wij verwachten van een organisatie waarin goede governance belangrijk is voor het voorkomen en opsporen van fraude. Daarnaast geven we in de blog ‘De rol van de raad bij het voorkomen van fraude en corruptie’ een toelichting op het begrip fraude én de rol van gemeenteraadsleden bij het voorkomen van fraude en corruptie.
We delen graag de volgende observaties van uw risicobeoordelings- en -beheersingsproces met u op het gebied van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving: • De gemeente Breda beschikt over een gedragscode en klokkenluidersregeling. Meldingen die via de klokkenluidersmeldpunten binnenkomen worden onderzocht. • De gemeente Breda beschikt over een informeel proces voor het vaststellen en beoordelen van het risico van fraude, omkoping en corruptie, voor het beheersen van deze risico's en voor tijdige opvolging van (aanwijzingen voor) fraudegevallen. Uw organisatie is zich bewust van risico’s ten aanzien van fraude en heeft dit bij een aantal processen ook geïntegreerd in de (interne) controles. • De gemeente Breda heeft in 2022 een frauderisicoanalyse opgesteld. De betreffende paragraaf was in het jaarverslag 2022 echter erg beknopt. Wij vragen u voor 2023 deze tekst uit te breiden. • In onze controleverklaring 2023 rapporteren wij onze geactualiseerde risicoinschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude.
17
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Communicatie Ons team Controleplanning Bijlagen
Communicatie In dit hoofdstuk belichten we onze samenwerking, de planning van de werkzaamheden en de basis van het overeengekomen aantal uren.
03
18
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Ons team Een betrokken en ervaren controleteam
Onze controleaanpak
Communicatie Ons team Controleplanning Bijlagen
Ons team is vastbesloten om altijd voor u beschikbaar te zijn Ons team is vastbesloten om altijd voor u beschikbaar te zijn. In de figuur hiernaast vermelden we de belangrijkste leden van ons ervaren controleteam met hun rollen en contactgegevens, zodat u ze op elk moment kunt bereiken. Uw feedback vertaald naar verbeteracties Een open en eerlijke evaluatie is belangrijk voor de optimalisatie van de dienstverlening die wij bieden, en dat is ook belangrijk voor u. Via een evaluatiegesprek met uw ambtelijke organisatie hebben wij u gevraagd naar uw ervaringen en uw suggesties voor verbetering. We hechten veel waarde aan het continueren van onze open communicatie met u en vertalen uw feedback in verbeterpunten en relevante acties. We verwijzen ook naar de slide waarin we de feedback vanuit de voorgaande controle hebben verwerkt in het controleplan dat nu voor ons ligt. Wij maken gebruik van experts Bepaalde gebieden vragen mogelijk om aanvullende expertise die verdergaat dan de traditionele controlemiddelen. Gedurende de controle maken we, waar nodig, gebruik van onze experts om de belangrijkste gebieden van uw bedrijfsrisico's te evalueren, zoals pensioenen, financiële instrumenten, WNT, SiSa en Sociale Zaken. Deze specialisten zorgen ervoor dat we over de juiste middelen beschikken om onze controledoelstellingen te realiseren.
Op basis van hun best practice-kennis zal ons team standpunten geven met betrekking tot de organisatie, de industrie en de naleving van de regelgeving.
Anton Eelco Gerritsma Senior director 06 533 889 20 anton.eelco.gerritsma @pwc.com
Elke Vinken Manager 06 204 972 47 elke.vinken@ pwc.com
Een toegewijd team
Frank Versleijen Director IT-audit 06 203 212 04 frank.versleijen@ pwc.com
Jeroen Pouw Manager 06 225 967 45 jeroen.pouw@ pwc.com
19
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Controleplanning Een overzichtelijk controleproces
Onze controleaanpak
Communicatie Ons team Controleplanning
We faseren onze controle zo gelijkmatig mogelijk gedurende het jaar en besteden veel tijd aan het begrijpen van wijzigingen in de controleomgeving, het testen van tussentijdse saldi en het bespreken van mogelijke transacties en verslaggevingskwesties. Ons doel is om tijdig (complexe) onderwerpen te
bespreken, te testen en op te lossen wanneer deze zich voordoen en ruim voor het einde van het jaar. In onderstaande tabel is de planning voor de jaarrekeningcontrole 2023 gevisualiseerd.
Bijlagen
Juni - september
September - oktober
Oktober - december
Februari - mei
Planningsfase
Controle opzet processen
Controle werking processen
Eindejaarscontrole
• Bespreken controleplan • Kennisnemen ontwikkelingen gemeente • Opzetten en bespreken risicoanalyse • Controleplanning opstellen • Afspraken met organisatie maken over planning en oplevering inclusief ‘dynamiseren van de audit’ • Opzet algemene IT-beheersing beoordelen Opdrachtbevestiging raad
• Bespreken opzet financiële processen • Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn
• Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn • Gegevensgerichte controles op de (kritieke) processen tot en met periode 30/9 • Bespreken risicovolle dossiers met organisatie/directie ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole • Met de organisatie op te leveren specificaties jaarrekeningcontrole bespreken
• Uitvoeren jaarrekeningcontrole • Controle van derden ontvangen verantwoordingen • Gegevensgerichte controle op de processen tot en met 31 december • Bespreken uitkomsten controle • Controleaanpassingen in definitieve jaarrekening • Bespreken accountantsverslag met organisatie, college en raad (auditcommissie) • Evaluatie
Controleplan raad
Managementletter college Raadsbrief raad
Accountantsverslag raad Controleverklaring raad
20
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
Bijlagen In dit hoofdstuk hebben we de bijlagen opgenomen, waaronder de vereiste communicatie en de verantwoordelijkheden van het college, de raad en ons als externe accountant. Tot slot staan we stil bij de ‘audittools’ die we inzetten gedurende de controle van de gemeente Breda.
04
21
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Communicatie Bijlagen
Door controlestandaarden vereiste communicatie Als PwC vinden wij het van belang om u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle aan u rapporteren. Deze hebben we opgenomen in onderstaande tabel. Vereiste communicatie op grond van controlestandaarden
Controleplan
Rapportage interimbevindingen
Accountantsverslag
Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant
ISA-vereisten
Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC
Verantwoordelijkheden
De zaken die zijn aangemerkt als kernpunten van de controle
Onze audittools
Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle
Afhankelijkheid van derden
Eventuele ontdekte of vermoede fraude
Niet naleven van wet- en regelgeving
Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management
Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring
Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college
Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces
Niet-gecorrigeerde afwijkingen
Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de gemeente
Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s
22
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening
Onze controleaanpak
Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
Verantwoordelijkheden van het college en de raad voor de jaarrekening
Verantwoordelijkheid van de accountant
Het college is verantwoordelijk voor: • het opstellen en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (‘BBV’) en het bepaalde bij en krachtens de Wet normering topinkomens (‘WNT’); • de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de in relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen; en voor • interne beheersingsmaatregelen die het college noodzakelijk acht om een jaarrekening te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.
Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen die een basis voor onze verklaring biedt.
Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeente in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van de financiële verslaggeving door de gemeente.
Onze doelstellingen zijn het krijgen van redelijke zekerheid of de jaarrekening als geheel geen onjuistheden van materieel belang bevat of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, en het afgeven van een controleverklaring waarin onze verklaring is opgenomen. Redelijke zekerheid betekent een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor wij mogelijk niet alle materiële onjuistheden ontdekken. Onjuistheden kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten. Zij worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen.
Materialiteit heeft gevolgen voor de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van vastgestelde onjuistheden op onze verklaring. Voor een gedetailleerde beschrijving van onze verantwoordelijkheden verwijzen wij u naar de bijlage bij onze controleverklaring.
22I
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving
Onze controleaanpak
Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
De verantwoordelijkheden van het college Deze bestaan uit: • het identificeren en bewaken van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de entiteit en zorgen voor volledigheid ervan; • het uitvoeren van een risicobeoordeling waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan het risico van fraude door het bespreken van prikkels en pressiepunten, kansen, en instellingen en rationaliseringen, evenals het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het ontwerpen en implementeren van programma’s en beheersingsmaatregelen om fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving te voorkomen, te bestrijden en op te sporen; • ervoor zorgen dat de cultuur en de omgeving van de entiteit eerlijkheid en ethisch gedrag bevorderen; • ervoor zorgen dat de activiteiten van de entiteit worden uitgevoerd conform de bepalingen van wet- en regelgeving, en dat deze voldoen aan de wet- en regelgeving waarin de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening wordt geregeld; • het inrichten van een zodanig systeem van interne beheersing dat noodzakelijk is om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van de relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten; • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van het college zijn gebracht.
De verantwoordelijkheden van degenen die zijn belast met governance, dat wil zeggen de raad Deze bestaan uit: • het versterken van een cultuur van eerlijkheid en ethisch gedrag door middel van actief toezicht; • het evalueren van de beoordeling door het management van de risico's in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving, implementatie van passende maatregelen en zorgen voor een juiste tone at the top; • ervoor zorgen dat het college passende maatregelen neemt om fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving te bestrijden en te voorkomen en om werknemers en andere stakeholders beter te beschermen; • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van de raad zijn gebracht; • het stellen van vragen aan het college over beheersingsmaatregelen ter bewaking van doelstellingen, zodat deze in redelijkheid haalbaar zijn.
22II
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving
Onze controleaanpak
Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
De verantwoordelijkheid van de accountant De accountant is verantwoordelijk voor: • het inplannen en uitvoeren van de controle om redelijke zekerheid te bieden dat de jaarrekening geen materiële onjuistheden bevat, ongeacht of deze worden veroorzaakt door fraude of door fouten; • het evalueren of de programma's en beheersingsmaatregelen van de entiteit waarmee geïdentificeerde risico's van materiële fouten als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving worden aangepakt op de juiste wijze zijn opgezet en in werking gesteld; • het evalueren van het proces van het management voor het beoordelen van de effectiviteit van programma’s en beheersingsmaatregelen in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving; • het evalueren van noemenswaardige fraude aan de zijde van het seniormanagement en de gevolgen voor de controleomgeving; • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
In de context van onze controle van de jaarrekening zijn onze doelstellingen met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving als volgt: • het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden in de jaarrekening als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot de beoordeelde risico's van materiële onjuistheden als gevolg van fraude, door een gepaste controleaanpak te ontwerpen en te implementeren; • het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot naleving van de bepalingen van die wet- en regelgeving waarvan algemeen wordt erkend dat ze directe gevolgen hebben voor de bepaling van materiële bedragen en toelichtingen in de jaarrekening; en • het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
23
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Onze ‘controletools’ Onze belangrijkste technologieën
Onze controleaanpak
Communicatie Bijlagen ISA-vereisten Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
We hebben geïnvesteerd in digitale controletools die voldoen aan onze verwachtingen. Onze investeringen in technologie zorgen voor een controle zonder verrassingen, transparante communicatie en gedetailleerd inzicht in uw bedrijfsprocessen. Aura Ons ERP-systeem dat de drijfveer is achter wereldwijde kwaliteit en consistentie.
Halo Bekroonde data-analysetool waarmee de betrouwbaarheid van informatie kan worden getoetst.
Connect Een tool voor gezamenlijk werken waarmee informatie snel en veilig kan worden gedeeld.
HR Insights HR Insights is een applicatie die zich richt op de geautomatiseerde controle van de salariskosten.
Datasnipper Een tool waarmee documenten snel gecontroleerd en geanalyseerd kunnen worden.
24
Controleplan 2023 gemeente Breda
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Afhankelijkheid van derden Een opsomming van de serviceorganisaties waaraan taken zijn uitbesteed die relevant zijn voor de jaarrekening
Onze controleaanpak
Communicatie Bijlagen ISA-vereisten
Een deel van uw gemeentelijke taken hebt u uitbesteed aan derden. Dit betekent dat voor de verantwoording van de bijbehorende baten en lasten u afhankelijk bent van verantwoordingen (vaak inclusief controleverklaringen) van derden voor het opstellen van uw jaarrekening.
Onderstaand hebben wij de met de organisatie uitgevoerde inventarisatie van deze afhankelijkheden weergegeven, inclusief de impact hiervan op onze werkzaamheden.
Verantwoordelijkheden
Onderwerp
Partij waaraan is uitbesteed
Onze audittools Afhankelijkheid van derden
Heeft het college al afspraken gemaakt over tijdige aanlevering Ja
Nee
1. Pgb Jeugd en Wmo
SVB
2. Eigen bijdrage Wmo
CAK
3. Prestatielevering Sociaal Domein
Productieverantwoordingen zorgaanbieders
4. Belastingen
Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB)
5. Salarissen
ADP en AFAS