Bijlage 1 Aanbiedingsbrief rapport fractievergoedingen Breda 2019 en 2020

Deloitte Accountants B.V. Stadionstraat 4 4815 NG Breda Postbus 1195 4801 BD Breda Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9794 www.deloitte.nl

Aan de griffie van de gemeente Breda T.a.v. de heer R.F. Wiersma Postbus 90156 4800 RH BREDA

Datum

Behandeld door

Ons kenmerk

15 april 2022

D. Leus RA 088 288 0214

2204DAFB6A/LR

Onderwerp

Rapport onderzoek verantwoording fractievergoedingen 2019 en 2020

Geachte heer Wiersma, In verband met de financiële verantwoordingen van de fractievergoedingen over 2019 en 2020 van de gemeente Breda heeft u ons verzocht een aantal specifieke werkzaamheden met betrekking tot deze verantwoordingen uit te voeren. De feitelijke bevindingen uit deze werkzaamheden hebben wij opgenomen in het ‘Rapport onderzoek verantwoording besteding fractievergoedingen 2019 en 2020’. Kortheidshalve verwijzen wij hiernaar. Aanbevelingen Naar aanleiding van ons onderzoek doen wij u in de bijlage ‘Aanbevelingen verantwoording besteding fractievergoedingen’ een aantal aanbevelingen om het beheer en de verantwoording van de besteding van de fractievergoedingen verder te verbeteren. De belangrijkste aanbevelingen vanuit ons onderzoek vatten wij als volgt samen: 

Van alle raadsfracties hebben wij een verantwoording en de financiële administratie over 2019 en 2020 ontvangen.



Besteed blijvend aandacht aan het expliciet zichtbaar maken van de relatie tussen de verantwoorde uitgaven en het fractiebelang door het duidelijk omschrijven van het fractiebelang op alle onderliggende bewijsstukken, zoals facturen/bonnen. Dit geldt specifiek voor kosten waarbij mogelijk sprake is van samenloop met de maandelijkse onkostenvergoeding voor raadsleden of (rondom) de verkiezingen. Voorbeelden van kosten waarbij mogelijk sprake is van samenloop met de onkostenvergoeding zijn reiskosten, representatiekosten en telefoonkosten. In diverse gevallen is het fractiebelang pas aangetoond bij hoor en wederhoor naar aanleiding van de concept bevindingen.



Voor een efficiënte en effectieve verantwoording van de besteding van de fractievergoedingen is het aan te bevelen de fractievergoedingen te ontvangen op en te besteden via afzonderlijke bankrekeningen. Bijkomend voordeel is dat het niet-bestede deel van de fractievergoeding hierdoor direct is te relateren aan het saldo van de betreffende bankrekening. Ook is het eenvoudiger vast te stellen in hoeverre de niet-bestede middelen passen binnen de grens die hieraan in de verordening is gesteld (aan einde raadsperiode maximaal 50% van de vergoeding over het voorgaande kalenderjaar).



Laat een onderzoek uitvoeren naar de juiste toepassing van de ter zake geldende fiscale voorwaarden.

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

2 15 april 2022 2204DAFB6A/LR 

Houdt een digitale administratie bij (bijvoorbeeld in Excel) ter voorkoming van rekenkundige fouten, verlies van bonnen/facturen en aansluitverschillen.

In de bijlage bij deze brief hebben wij meer in detail onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen weergegeven. Kortheidshalve verwijzen wij hiernaar. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

drs. R.M.J. van Vugt RA

Bijlagen: • Aanbevelingen verantwoording besteding fractievergoedingen • Rapport onderzoek verantwoording besteding fractievergoedingen 2019 en 2020

1 15 april 2022 2204DAFB6A/LR

Bijlage – Aanbevelingen verantwoording besteding fractievergoedingen Aspect

Aanbeveling

Vaststellen dat alle fracties de op grond van het normenkader vereiste verantwoording volgens het voorgeschreven format hebben overlegd.

Van alle fracties hebben wij een verantwoording, de financiële administratie en onderliggende stukken (zoals facturen/bonnen) ontvangen. Hierbij merken wij op dat één fractie transitoria heeft toegevoegd aan en verantwoord in het voorgeschreven format, terwijl de verantwoording van de besteding van de fractievergoedingen op kasbasis dient plaats te vinden.

Vaststellen dat de verantwoordingen ondertekend zijn door de voorzitter en penningmeester van de fractie.

De ontvangen verantwoordingen zijn in alle gevallen ondertekend door de voorzitter en penningmeester van de fractie.

Vaststellen dat de fractievergoeding is berekend en verantwoord volgens de in het normenkader vastgelegde berekeningssystematiek: vast bedrag per fractie à € 1.250 + (aantal raadsleden x € 3.750) en rekening houdend met indexatie.

De ontvangen verantwoordingen bevatten allen de juiste fractievergoeding.

Vaststellen dat het saldo voorgaand jaar overeenkomt met het saldo 31 december 2019 en 2020 volgens de verantwoording.

Bij de ontvangen verantwoordingen komt op één fractie in 2019 en één fractie in 2020 na in alle gevallen het saldo voorgaand jaar overeen met het saldo volgens de verantwoording van het voorafgaande jaar. Bij de betreffende fracties is het beginsaldo volgens de huidige verantwoording lager ten opzichte van het eindsaldo volgens de verantwoording. Voor de genoemde verschillen hebben wij geen sluitende verklaring en/of onderbouwing ontvangen.

Vaststellen van de rekenkundige juistheid van de verantwoordingen.

Op de verantwoording van één fractie na zijn alle ontvangen verantwoordingen rekenkundig juist. Bij deze fractie is sprake van een verschil in de rekenkundige juistheid, wat mogelijk deels is veroorzaakt door de onverklaarde afwijking in het beginsaldo van de fractievergoeding.

Vaststellen van de aansluiting tussen de verantwoordingen en de onderliggende financiële specificaties.

De door ons ontvangen verantwoordingen sluiten in alle gevallen aan met de onderliggende financiële specificaties.

Vaststellen van de aansluiting tussen het beginsaldo van het vermogen met de kasstaten resp. bankafschriften zoals deze door de fractie zijn overlegd.

Het beginsaldo van het vermogen sluit aan op de kasstaten resp. de bankafschriften zoals deze door de fracties aan ons zijn overlegd. Onze aanbeveling is dat de fracties zelf een zichtbare aansluiting maken van het beginsaldo in de verantwoording met de kasstaten resp. de bankafschriften.

2 15 april 2022 2204DAFB6A/LR Aspect

Aanbeveling

Vaststellen van de aansluiting tussen het eindsaldo van het vermogen met de kasstaten resp. bankafschriften zoals deze door de fractie zijn overlegd.

Het eindsaldo van het vermogen sluit aan op de kasstaten resp. de bankafschriften zoals deze aan ons door de fracties zijn overlegd.

Onderzoeken of de verantwoorde fractiekosten voldoen aan de eisen zoals gesteld in het normenkader.

Onze aanbeveling is dat de fracties zelf een zichtbare aansluiting maken van het eindsaldo in de verantwoording met de kasstaten resp. de bankafschriften. Bij vier van de negen fracties is sprake van één of meerdere bestedingen waarbij op basis van de ons overlegde specificaties en documenten niet is vast te stellen of de bestedingen voldoen aan de eisen uit het normenkader. Hiermee bedoelen wij dat de onderliggende bewijsstukken ontbreken en/of het fractiebelang niet is toegelicht of anderszins is aangetoond. Wij bevelen aan dat de fracties een digitale administratie voeren waarbij zij de bewijsstukken digitaal opslaan en tevens integraal voorzien van een identificatie (nummer, datum, etc.) die weer aansluit met de financiële administratie en toelichting omtrent het bestedingsdoel.