Auditcie agenda 08022024

Agenda auditcommissie: jaarstart Datum donderdag 8 februari 2024 17.00 uur – 19.15 uur (uiterlijk – met eten) Locatie : commissiekamer 1. 17:00 uur Opening • Welkom • Carla is later 2. 17:05 uur Vaststellen agenda • Ter accordering 3. 17:05 uur Mededelingen • Mededelingen van wethouder - later • Mededelingen proces voortgang Rekenkamer (voorzitter) • Mededelingen proces voortgang werving nieuwe accountant (Griffie) • Mededeling voortgang “grip op beleidseffecten” (dhr. Smans) • Duurzaamheidsverslaglegging: afspraak met PwC, in een reguliere sessie op… (Griffie) – in gesprek met PwC en organisatie 4. 17:15 uur Ingekomen stukken • Jaarverslag rekenkamer 2023 (bijlage 1) • Aanpak optimalisatie duurzaamheidsindicatoren (verzoek wethouder Bakker) (bijlage 2) i. Ter accordering 5. 17:15 uur Notulen bijeenkomst auditcommissie 11 januari 2024 (bijlage 3) • Ter vaststelling en ondertekening 6. 17:15 uur – 17:20 uur Aandachts- en actiepuntenlijst (bijlage 4 – toelichting Huib Jansen) • Ter bespreking en vaststelling • Agendatoelichting: Er is een lange actielijst. Vooralsnog leek de animo bij de leden niet erg groot om deze op te lossen. Inmiddels is “kaderstelling kadernota” opgepakt door Ruud, Inge en Arnoud. Het voorstel is vandaag geagendeerd. De aanbevelingen van Yoes van Gelder (grip op beleidseffecten) loopt dankzij de inzet van dhr. Smans en Jansen.

Voor de overige acties hebben de griffie en de dhr. Jansen een voorstel gedaan. Dit is opgenomen in de in de bijlage. • Ter vaststelling 7.

17:20 – 17:45 uur Update bedrijfsvoering (bijlage …) Agenda-toelichting: Jaarlijks wordt de auditcommissie op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen binnen de bedrijfsvoering. Inhuur personeel is een vaste thema. Daarnaast worden andere relevante zaken aangekaart, die op aangeven van de wethouder en auditcommissie. Een thema dat de laatste jaren speelde was de werving va personeel. Dit zal ook deze keer aan de orden komen. • •

Ambtelijke presentatie Vragen leden AC

•

Afconcludering: vervolgafspraken met wethouder of volgend jaar weer?

•

17:45 – 18:00 uur ETEN

8. 18:00 – 18:30 uur Toelichting gemeentefonds uitkering Agenda-toelichting: Het rijk heeft de methodiek voor de berekening van het gemeentefonds aangepast en deze gaat in op. Op verzoek wordt er een ambtelijke toelichting gegeven op de wijzigingen, de daaruit volgende gevolgen en risico’s.

• • •

Presentatie ambtelijke ondersteuning (Joost Veuger) Vragen door leden Afspraken over vervolg

9. 18:30 – 18:45 uur Nieuwe ontwikkelingen BBV (bijlage …) Agenda-toelichting: Het besluit begroting en verantwoording geeft de wettelijke vereisten aan waarvan de gemeenten moeten voldoen als het gaat om de begroting en de jaarstukken. De commissie BBV geeft handreikingen en nadere invullingen hiervan. Dit zijn voor de auditcommissie belangrijke richtlijnen. Bij dit agendaonderdeel wordt een ambtelijke toelichting gegeven op de belangijkste notities (o.a. overhead, grondbeleid en rente) van de commissie en welke impact deze zullen hebben op de jaarcylus. • •

•

Ambtelijke presentatie Vragen leden AC Afconcludering: vervolgafspraken met wethouder over andere toelichting op de betreffende onderdelen?

10. 18:45 – 18:55 uur kaders voor de kadernota (bijlage…) Agenda-toelichting: In mei 2023 gaf het burgerraadslid Dirk Uijl aan dat de financiële verordening weinig handvatten geeft voor de kadernota. Hij vroeg de auditcommissie zich hierover te buigen. Vervolgens werd dit idee bekrachtigd door het aannemen van de motie "Kaders aan de kadernota voorjaarsnota". Aanleiding hiervoor was de kaderbrief 2023, die paste in een reeks kaderbrieven van 2020. Vanaf dat jaar werd de kadernota een kaderbrief. Deze versobering had destijds alles te maken met het eerste COVID-jaar. Het was toen 'varen in de mist' en grote ambities leken minder op zijn plaats. De vraag die Dirk Uijl opwierp was of deze vorm nog paste bij deze andere tijd. Naar aanleiding hiervan hebben Arnoud van Vliet, Ruud van Oirschot en Inge Verdaasdonk een voorstel gemaakt. Half januari 2024 hebben zij een voorstel gedaan. Dit is voorgelegd aan de wethouder, Zie bijlage.

• • •

Presentatie voorstel (Ruud van Oirschot) Vragen door leden Afconcludering: wie stelt de motie vreemd op en agendeert deze op de debatraad?

11. 18:55 – 19:05 uur Evaluatie accountant (bijlage…) Agenda-toelichting: In de AC van 01.2024 is aangegeven dat dit jaar de accountantsdiensten opnieuw aanbesteed gaan worden. Hiervoor is het goed om het functioneren van de huidige accountant te beoordelen met het oog op het programma van eisen. Wat willen we juist benadrukken? Wat kan iets minder? Hiervoor heeft u een lijstje met criteria gekregen. Wat geven de stuurgroep (Lieke van Son, Peter Jong, Huib Jansen en Inge Verdaasdonk als achtervang).

• •

Inventarisatie opmerkingen om te verwerken in het programma van eisen Afconcludering: samenvatting genoemde punten.

12. 19:05 – 19:10 uur Afsluiting en rondvraag •

Agenda februari AC – zie jaarplan (geen afwijkingen)