afspraken raadsvoorzitters 15 januari 2021

Besproken onderwerpen in agendacommissie januari ’21, bespreken met Presidium 1. Mandaat agendacommissie, i.r.t. fractievoorzitters en college 2. Omvang/ samenstelling Agendacommissie 3. Bundeling per domein 4. Agendadruk verlichten raadsleden vinden digitale vergaderavonden te lang. Asap afstappen van de sessies voorafgaande aan hamerraad.. NB: oplossing in zicht in de vorm van software SPEAKS Maatregelen vergroten capaciteit: • • • •

O.b.v. grove input college van extra (dinsdag-)vergaderingen inplannen; 1x per kwartaal ‘specials’ inplannen rondom grote door B&W aangekondigde dossiers. stimuleren als agendacie dat ook politieke vragen vooraf gesteld worden. Het is dan aan B&W om ze al dan niet schriftelijk te beantwoorden voorafgaande aan de beeldvormende sessie als agendacie streng blijven op het toetsen van meerwaarde van een sessie. Niet automatisch inplannen, telkens noodzaak blijven toetsen. Beeldvorming kan soms schriftelijk.

Afspraken uit vorige jaren (geel gemaakt)

Gemeente Breda

memo

Aan

Datum

Paul Piket

4 februari 2020

Van

Telefoon

Ruud

4025

Onderwerp

E-mail

Overleg agendacie-college, 21 jan 2020

rth.schoenaker@breda.nl

Aanwezig: Burgemeester Depla College: De Beer, Adank, Haagh, Quaars (Bos?, De Bie?) Agendacie: Uijl, Boulakjar, Rutten, De Nobel Ambtelijk: Vermeer, Piket, Stoffels, Marc Oonincx, Smulders, Schoenaker (onbedoeld verslag) Burgemeester opent en stelt dat het goed is periodiek te overleggen. Duiden aanleiding: • waardering en vorm van ‘Info van college aan agendacie’ • Sfeer samenwerking • Oploop stukken en verwachting rond sessies Informatiesessie Behoefte bijpraten (Boaz), meer dan raadsbrief, minder dan bsno. Vorm oude informatiesessie. Als dat doel is dan ook in te plannen (en geen gelegenheid tot inspreken). Beeldvorming/bijpraatsessie. Dan ook verzoek vanuit college ook heel duidelijk neerleggen. Scherpe afspraken: delen informatie kan (en dat is niet open voor inspraak) Nog een vorm voor standaard tekst in N-biz. i-inlassen: zenden college. Besluitvorming agendacie over proces Hoe gaat proces naar keuze, doorloop proces. Welk proces voor ogen vanuit college advies. Blad toevoegen aan ticket? Processtuk college. Daar omheen nog veel meer dynamiek in de voorbereiding. Advies agendacie komt van de griffie. Daarin beschrijving college als onderlegger. Transparantie gewenst. Veel dynamiek en afweging komen daarna in beeld. In ticket het beeld van college bij proces meegeven. Daarbij is alleen behoefte aan relevante procesinformatie.

Onderling tussen bestuurders bellen om af te stemmen moet heel gebruikelijk zijn, anders ligt conflict bij griffier en BA en dat is niet goed. Leden van de agendacie hebben ook eigen verantwoordelijkheid naar fractie om hen te informeren en uit te leggen waarom keuzes in agendacie zijn genomen. Beeld procesdoorloop duiden naar college toe. Nog niet bij allen op het netvlies wat gebruikelijke termijnen zijn, waar afwijkingsmogelijkheden zitten en hoe daarom verzocht kan worden. Praktijk is wel waar spoed is wordt dat klaar gezet, als onbekend in de voorbereiding dan gelden gewoon de reguliere termijnen.

5 werkdagen vanaf ontvangst van het stuk is in principe de minimale doorlooptijd voor voorbereiding naar agendacie toe. Indien een stuk vragen oproept of onvolledig blijkt kan dit opschortend werken, hierover is contact met BA. Indien er in de voorbereiding naar agendacie of bij procesdoorloop haast geboden is vanwege bijvoorbeeld fatale termijnen of andere omstandigheden wordt dit uitdrukkelijk gemotiveerd en opgenomen bij het college proces voorstel. Aanwezigheid loco burgemeesters bij agendacommissie Voor wethouders is binnen de regels in principe geen stoel aan de tafel van de agendacommissie als deelnemer. Geen behoefte aan deelnemen door wethouder want vermeend spreken vanuit inhoudelijke pet. Wethouder moeten aan die tafel echter meer worden gezien als loco burgemeester, dat is de titel waaronder zij zullen deelnemen. Als onderhandeling ontstaat bepaalt raad eigen agenda en is niet de agenda van een individueel collegelid bepalend. Doel moet zijn om altijd een vertegenwoordiger van het college bij agendacie te hebben. Dat is bij voorkeur vanwege unieke positie en continuiteit de burgemeester. Indien de burgemeester bij uitzondering vervangen wordt door loco zal dit tevoren gecommuniceerd worden aan de agendacie.

Verzorgen dat bij de ambtelijke voorbereiding totaal van omstandigheden en belangen goed in beeld is, moet niet aan tafel agendacie over onderhandeld hoeven worden. Belangrijk om connected te blijven/nabijheid in stand te houden (oproep begin van bijeenkomst: met enige regelmaat in gesprek gaan). Concrete afspraken: 1. Bestuurders zoeken elkaar op als dat nodig is 2. Kwaliteit van stukken collegekant verbeteren 3. Inbreng van college zichtbaar voor agendacie 4. Voorkomend geval wenselijk dat loco burgo aanschuift bij agendacie als burgemeester niet kan, er is altijd een vertegenwoordiger van het college bij de vergadering van agendacie aanwezig!

?? plannen we alvast een volgende afspraak voor gesprek college-agendacie?

Gemeente Breda

memo

Aan

Datum

Agendacommissie en gemeenteraad

28 augustus 2018

Van

Telefoon

P.Piket

3846

Onderwerp

E-mail

Gesprek agendacie – college van B&W bespreking brief ‘’evaluatie Bredaas beRaad’’ Voor het zomerreces van 2018 had de agendacommissie het raadsvoorstel “aanpassing verordening ‘Spelregels Bredaas beRaad’ geagendeerd voor een beeldvormende sessie. Het voorstel was voorbereid op basis van onder meer de input van de zgn. monitoringsgroep. In de week van geplande behandeling is een brief van het college ontvangen, gericht aan de voorzitter van de raad over de werking van het Bredaas beRaad. De strekking van de brief is dat het college instemt met het voorliggende raadsvoorstel maar op een aantal punten graag aanscherping zou zien. De agendacommissie heeft geoordeeld dat het wenselijk was om vòòr de behandeling van het raadsvoorstel in het BOB model een gesprek met het college te voeren. Doel was om te bezien of er wellicht nadere duiding mogelijk was van de inhoud of zelfs al verkenning van verbeteringsrichtingen. In de tussentijd is besloten om de behandeling van het raadsvoorstel even op te schorten. Het gesprek tussen het college en een delegatie van de agendacommissie (de heren Uijl, Boulakjar en mw. Den Ouden) heeft op 28 augustus in goede sfeer plaatsgevonden en het doel, zoals hierboven omschreven is bereikt.

Besloten is dat de agendacommissie de gecomprimeerde uitkomsten in deze memo zou opschrijven en deze toegevoegd wordt aan het dossier (raadsvoorstel, brief college) dat ergens in de komende weken aan de raad voorgelegd wordt. Per door het college aangekaart aspect wordt hieronder het besprokene samengevat. Waar dat aan de orde is staat steeds vermeld op welke onderdeel de agendacommissie mogelijkheden ziet voor aanvulling of nadere invulling van het raadsvoorstel. Het is uiteindelijk aan de raad tijdens de behandeling om aan te geven of dat wenselijk is.

Beschikbaarheid agenda: Na discussie zijn aanwezigen het eens dat twee weken vooruit plannen in plaats van nu een beter is. Verder vooruit plannen in de zin van conceptagendas vaststellen is niet uitvoerbaar. Voor de behandeling van cyclische producten zoals begroting en jarrekening geldt dat niet, die worden al verder in de toekomst vastgezet. De agenda’s van 2 aanstaande weken Bredaas beRaad worden telkens op vrijdag openbaar gemaakt, T+1 week is definitief, T+2 weken is indicatief. Te agenderen stukken: Om te weten welke stukken er in de nabije toekomst behandeld gaan worden zal de in het raadsinfosysteem Notubiz de TAS )te agenderen stukken’ veel overzichtelijker ingedeeld worden. Het college zal in het vervolg bij de aangeleverde stukken zoals raadsvoorstellen of bespreeknotities waar nodig explicieter haar voorkeur aangeven voor de wijze van behandeling )welke fases) en eventueel met deadlines motiveren waarom een bepaald tempo wenselijk of noodzakelijk is. Die informatie wordt dan meegenomen door de agendacommissie in het plannen en prioriteren. Huidige handelwijze dat bij urgentie of spoed er van de poho een signaal (mail of brief) richting de agendacommissie gaat, blijkt te werken.

Frequentie van vergaderen: Aanwezigen stellen samen vast dat er geen stuwmeren zijn in de praktijk. Om dat zo te houden zijn er diverse opschalingsmanieren, zoals meerdere onderwerpen in 1 blok, een extra ronde sessies op de deonderdag, een extra ronde sessies op een avond van de debatraad. Pas daarna komt het inplannen van een extra avond )anders dan de donderdag’ in beeld. Dit heeft mede te maken met een van de hoofddoelen van het nieuwe vergaderen, de werkbaarheid voor de raad en de voorspelbaarheid voor de Bredanaar. Uitgangspunt bij het plannen door de agendacommissie is dus om door de inzet van genoemde opschalingsmanieren te voorkomen dat alleen door gebrek aan blokken op de donderdagen een grote voorraad ontstaat van onderwerpen die weken in de wachtkamer zitten. Dit geldt niet voor die gevallen waarn portefeuillhouders of de raad om inhoudelijke of procedurele redenen vragen om uitstel van behandeling. Infosessies: Aanwezigen zijn het met elkaar eens dat ook het college vrijheid heeft bj het invullen of aanvragen van beeldvormende sessies. Zo kan er een bijpraatsessie zijn over de stand van zaken in een dossier, kan er een presentatie door ambtenaren gegeven worden. De spelregels geven de diverse kleuren op dit moment al aan.

Als er echter sprake is van `polsen van het gevoelen van de raad´ of ´draagvlak aftasten voor een ingezette lijn´ dan is dat geen beeldvorming maar oordeelsvorming. Die kan niet worden gecombineerd op 1 avond met sec beeldvorming over dat onderwerp. Als dat de wens van het college is, kan dat zeer zeker maar gebeurt dat in een aparte oordeelvormende sessie en wordt er een duidelijke, desnoods zeer beknopte, vraag aan ten grondslag gelegd. Hierbij hoeft niet altijd eerst een beeldvormende sessie plaats te vinden, denkbaar is dat in bepaalde gevallen een raadsbrief voldoende beeldvorming is. Efficiency: Het signaal dat het huidige systeem vertraging oplevert wordt niet herkend, zeker niet vergeleken met het oude commissiemodel. Wat de agendacommissie kan en wil doen is zeker bij grotere dossiers de inschatting maken of 1 blok beeldvorming voldoende is. Streven is om waar mogelijk de beeldvormende fase in 1 donderdag af te maken. Ook hier kan, niettegenstaande dit streven, in bepaalde gevallen op verzoek van de raad of het college een extra ronde beeldvorming )bv. met experts erbij) worden ingelast. Oordeelsvorming afronden op een avond en meteen besluitvorming over dat onderwerp op diezelfde avond zou denkbaar zijn in bepaalde gevallen, ware het niet dat er ooit voor gekozen is de hamerraad voorafgaande aan de sessies te plannen.

Als we die volgorde omdraaien vereist dat aanwezigheid van voldoende raadsleden aan het einde van de vergaderavond. Vooralsnog wordt die noodzaak niet herkend. Burgersessies: De rol van wethouders tijdens burgersessies is niet geheel duidelijk en voorzitters gaan er ook verschillend mee om. Deels heeft dit te maken met het feit dat burgersessies zelf niet allemaal hetzelfde karakter hebben. Soms is het de afronding van een overlegtraject dat al lang loopt, soms kan het ook meer te aken hebben met de ombudsfunctie van de raad. Oplossing kan zijn, en aanwezigen kiezen daarvoor, dat bij elke geplande burgersessie standaard vooroverleg tussen sessievoorzitter en wethouder plaatsvindt. Daarbij kan de wethouder ervoor kiezen niet aanwezig te zijn. Vragen aan het college die tijdens een burgersessie gesteld worden kunnen dan doorgseeld worden om later, eventueel schriftelijk, beantwoord te worden. De al voorgestelde maatregelen n het raadsvoorstel over aanpassing van de spelregels betreffende het verwachtingsmanagement richting aanvragers van de burgersessie blijven overeind. Geheimhouding: De geschetste problematiek )juridische haken en ogen) is in de praktijk hersteld met een passend en juridisch correct proces. Dit punt behoeft geen nadere afspraken.

Tenslotte zijn zowel agendacommissie als college van mening dat het wenselijk is om in de nieuwe raadsperiode weer snel een nieuwe monitoringsclub te hebben. Die kan de raad van advies dienen over de werking en verbetering van het vergadermodel in relatie tot de hoofddoelen. Behalve raadsen burgerraadsleden is daarin uiteraard weer plaats voor een vertegenwoordiger van het college. Bezien zal daarnaast ook moeten worden hoe de mening van de inwoners hierbij een plek gegeven

zal worden. Breda, 28/9/2018 P.Piket