Actie- en aandachtspuntenlijst auditcommissie 02112023

Actiepunten/reminders Auditcommissie 2 november 2023 1

Onderwerp

Planning / stand van zaken

Wie/ wanneer

Indicatoren/ motie “Grip op beleidseffecten”23.06.2022

Motie 1.

Gesprek met wethouder is gepland.

2.

3.

De behoeftes in kaart te brengen die kunnen leiden tot een betere informatiewaarde van de jaarstukken; De jaarcycli 21-23 gebruiken als input, inclusief de jaarrekeningbrief en opmerkingen van PwCaccountants In eerste instantie is de audictie in the lead.

Aanbevelingen Yoes van Gelder • De huidige opmaak, structuur en omvang van de P&C-producten. Advies: ‘’Maak gebruik van extra kaders voor verbetering van de opmaak, structuur en omvang van de gemeentelijke begroting’’; • Vaag omschreven doelen binnen de gemeente. Advies: ’Zorg voor concretere doelen voor het meten van beleid; • Het huidig gebruik van Prestatie-indicatoren en het daarbij horende proces. Advies: Verbeter de prestatie-indicatoren en het daar bijhorende proces’; • Het beperkte contact tussen de gemeenteraadsleden en beleidsmedewerkers. Advies: Zorg voor meer contact tussen raadsleden en beleidsmedewerkers; • Monitoring van beleid. Advies: ’Maak meer gebruik van stakeholders bij het meten van beleid. Meer toelichting is te vinden in rapportage (AC 09.2023). ACTIE: Huib en Patrick hebben aangegeven dit op te willen pakken. Het voorstel is om in overleg de wethouder een voorstel voor te leggen aan de AC en dit vervolgens als een motie vreemd in te brengen.

3

Nieuwe leden Rekenkamer

5

Inhoud kadernota

6

Preadvies jaarstukken

Benoeming nieuwe leden Rekenkamer. Leden: Huib Jansen, Af te ronden Patrick Smans, Iwan Dienjes (hebben stemrecht) vormen voor de samen met iemand de Griffie de selectiecommissie. zomervakantie. Adviseurs: rekenkamer, griffie, ambtelijk contactpersoon (Dirk de Groot). Proces is naar analogie van het proces van de benoeming voorzitter Rekenkamer. Proces gestart en uitgesteld. Dirk: Wat opgenomen moet worden in de Kadernota, is Te plannen mager uitgewerkt in de financiële verordening. Om te komen tot een optimale jaarcyclus is het wellicht handig om hier als auditcommissie goed over na te denken en hier voorstellen over te doen. Bemensing. Voorstel Griffie maakt planning. Adviezen van werkgroep zijn in auditcommissie van juli AC 11-2023 integraal overgenomen. Griffie maakt een planning. Wordt geagendeerd in AC van november 2023. - uitgesteld vanwege beperkte tijd in 09.2023. Alternatief voorstel in AC van 11.2023.

REMINDER: 1

Verbetering kwaliteit bestuurlijke besluitvorming

OPENSTAAND t.o.v. jaarplan

Periodiek worden een aantal door de agendacommissie Uitgezet aangeleverde voorstellen beoordeeld door enkele leden van de auditcommissie. Beste voorstel krijgt positieve aandacht. (criteria beoordeling worden nader bepaald).

Themasessie bedrijfsvoering (03/2023)

Art.213a Doelmatigheidsonderzoeken (04/2023) PwC Zelfevaluatie Auditcommissie

Legenda: • Mutaties • Over datum

Inhuur persoon, ziekteverzuim waren een periodiek Te plannen bespreekpunt in de Auditcommissie. Deze sessie is uitgesteld vanwege de voorgestelde presentatie door de secretaris in 04.2023). Wel is er een iB geweest over het wervingsbeleid. In de vorige coalitieperiode is dit stuk geactualiseerd. Tot op Te plannen heden is er nog bespreking geweest van de plannen en de resultaten. Ook tijdens de bespreking met concerncontroller is dit niet aan de orde gekomen. De accountant heeft toegezegd dat duurzaamheidsmeting en Te plannen rapportering in een sessie willen toelichten. Te plannen

AANDACHTSPUNTEN Onderwerp

Toelichting

1 2

Methode Duisenberg Thema sessies invullen

3

Vergaderen

Geparkeerd. Oppakken? • In control statement/ control framework • nieuwe verdeelmodel • Grondexploitaties (plannen na nieuwe beleidsnota) • Reservepositie • Graag blokken van 2 uur • Bij voorkeur geen voorstellen in auditcomissie • Bij voorkeur geen overvolle agenda • Goede communicatielijnen naar de raad: nieuwsbrief

Opleidingstraject Raadsacademie

Wensen?

Risicomanagement met Robert ‘t Hart (NARIS) verzet

Eigenaar

AFSPRAKEN (doorlopend) •

Focus op jaarcyclus (AC

Bijlage 1: Taken volgens verordening (artikel 3) ➢

1. Relatie met de accountant. o 1. Selectie en voordracht voor benoeming van de externe accountant; o 2 Tussentijdse bespreking van het functioneren van de externe accountant; o 3. Coördineren en doorgeleiden van aangedragen onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim controle door de externe accountant; o 4. Bespreken controleplanning en bespreken voortgang controleplanning; o 5. Zich laten informeren over controlebevindingen, managementletters en controleverklaringen van de externe Accountant; o 6. In overleg met delegatie (namens) college bespreking meerwerk externe accountant.

➢

2. Relatie met de rekenkamer o 1. Voordracht potentiële kandidaten rekenkamer; o 2. Coördineren en doorgeleiden van aangedragen suggesties voor onderzoeksonderwerpen Rekenkamer; o 3. Bespreking planning en voortgang (voorgenomen) onderzoeken; o 4. Zich laten informeren over de inhoud van de onderzoeksrapporten.

➢

3. Cyclische producten (voorjaarsnota, begroting, bestuursrapportages, jaarrekening) o 1. Continu verbeteren inhoud en werkwijze cyclische producten; o 2. Doen van voorstellen voor planning en behandelwijze van de cyclische producten; o 3. Opstellen préadvies bij jaarrekening; o 4. Op verzoek (van één of meerdere leden van de commissie) het in een beeldvormende sessie uitnodigen van (een vertegenwoordiging van) het college voor inhoudelijke nadere toelichting over specifieke onderwerpen op het gebied van de cyclische producten.

➢

4. (Financiële) bedrijfsvoering gemeentelijk apparaat. o 1. Zich laten informeren over het beleid aangaande reserves en voorzieningen; o 2. Zich laten informeren over de stand van zaken en ontwikkelingen risicomanagement; o 3. Zich laten informeren over de resultaten van uitgevoerde interne controles; o 4. Bespreken kwaliteit van bestuurlijke voorstellen; o 5. Zich laten informeren over de kwaliteit van informatiebeveiliging en IT-beleid: o 6. Bespreken geplande en/of uitgevoerde 213a onderzoeken.

➢

5. Monitoring. o 1. Zich laten informeren over verbeteracties die voortkomen uit accountantscontrole en managementletter; o 2. Zich laten informeren over verbeteracties die voortkomen uit rekenkamerrapporten; o 3. Zich laten informeren over de rapportage ombudsman; o 4. Zich laten informeren over ontvangen en afgehandelde klachten.