2026.05.07 - Bijlage 4 - Oplegnotitie overdrachtsdocument

Oplegnotitie overdrachtsdocument auditcommissie 7 mei 2026

Aanleiding In de vergaderingen van de auditcommissie van 5 februari en 9 april jl. is het overdrachtsdocument voor de nieuwe auditcommissie besproken. De laatste keer is afgesproken dat in de vergadering van 7 mei zo veel als mogelijk besluiten worden genomen over de besproken punten. Onderstaand een korte bespreking per punt (nummering conform de notitie).

2a Voorzitterschap De algemene lijn van de commissie is dat het profiel en kwaliteit van de voorzitter belangrijker zijn dan de partij. Dat doet ook recht aan het apolitieke karakter van de commissie. 2b Fractievertegenwoordiging De algemene lijn van de commissie is dat alle fracties vertegenwoordigd mogen zijn. Dit is uiteraard niet verplicht, maar elke fractie moet de mogelijkheid hebben om vertegenwoordigd te zijn. Het is aan de commissie om zorg te dragen voor goede communicatie en terugkoppeling, zeker als niet alle fracties vertegenwoordigd zijn. 2c Leden van de auditcommissie 1 Aanwezigheid wethouder Voor de meeste leden van de commissie is het wenselijk/geen probleem dat de wethouder aansluit. Wat in het standpunt hierover meegewogen moet worden is dat zonder wethouder ook niet standaard ambtelijke ondersteuning aanwezig is. Ambtelijke ondersteuning is namelijk namens het college. Voor ambtelijke bijstand geldt een andere route (via de gemeentesecretaris). Meerdere fracties geven aan het juist prettig te vinden om in de commissie rechtstreeks te kunnen spreken en van gedachten te wisselen met de wethouder. Dit versnelt de acties en processen. Voorstel: de wethouder financiën standaard uitnodigen als adviseur (deze rol vraagt een aanpassing in de verordening).

Als voor onderwerpen wenselijk is om dit zonder wethouder (en dus ook zonder ambtelijke ondersteuning) te bespreken, kan de commissie hier altijd toe besluiten. 2 Livestream Het algemene beeld is dat de commissie voorstander is van openbaarheid en een livestream. Voorstel: de vergaderingen blijven streamen, ‘tenzij’. Tenzij is dan alleen voor vertrouwelijke onderwerpen en/of op uitdrukkelijk verzoek van de commissie zelf. Uitganspunt blijft openbaarheid en een livestream. 3 Structuur van de vergadering (‘knip’) De auditcommissie kan ervoor kiezen om met de zogenaamde knip te werken. Let er daarbij op dat er géén ambtelijke ondersteuning kan zijn als de wethouder niet aanwezig mag zijn (ambtelijke ondersteuning is namelijk namens het college)! Overleggen met alleen aanwezigheid van griffie, accountant en/of rekenkamer kan indien gewenst wel. Voorstel is om periodiek te peilen of er behoefte is aan een gesprek met één of meer van de ‘hulptroepen’ en dit dan in te plannen aan het begin of eind van de vergadering. Is er geen behoefte, is een knip (op dat moment) niet nodig. Ambtelijke bijstand kent een ander proces. Dat is hier niet aan de orde.

4 Agendering van de auditcommissie Procesvoorstel om een jaarplan met prioritering uit te werken. Voor de auditcommissie van 11 juni willen we dit concretiseren voor de vergaderingen in 2026. Net na het zomerreces komen we met een voorstel voor planning/agendering voor het politieke jaar 2026/2027 (dus tot zomerreces 2027) .

5 Opleidingsprogramma auditcommissie Helder is dat alle fracties voorstander zijn van een goed opleidingsprogramma. Dit kunnen we in twee sporen uitwerken: 1 Een doorlopend samenhangend traject. De accountant heeft ideeën voor onderwerpen en opbouw hierover. Deels kan dit ook voor de raad als geheel. 2 De commissie kan zelf ook onderwerpen aandragen waar zij in willen verdiepen. Hier kunnen dan meer themagerichte sessies over worden georganiseerd. Dit kunnen we op meerdere momenten in de periode uitwerken en concretiseren. Daarnaast is het van belang om scherp te zijn op eventuele wisselingen binnen de raad en auditcommissie. Een “inwerkprogramma” moet er niet alleen aan het begin van de raadsperiode zijn, maar ook bij wisselingen moeten (raads-)leden op vlieghoogte worden gebracht. Voorstel: de twee sporen uitwerken en in de auditcommissie van 11 juni een eerste versie hiervan bespreken.