2026.04.09 Bijlage 2 Actie- en aandachtspuntenlijst auditcommissie

Actiepunten/reminders Auditcommissie 9 april 2026 A Lopende acties # 1 2 3 4 5

Omschrijving Preadvies jaarstukken (2022) Evaluatie Kadernota 2025 Vergelijkend onderzoek arbeidsvoorwaarden Motie inzichtelijke indicatoren Indicatoren programma 4 en 5

Status

Actiehouder Griffie Griffie Bestuursadviseur Bestuursadviseur Bestuursadviseur

1. Preadvies jaarstukken 2022 Adviezen van werkgroep zijn in auditcommissie van juli 2023 integraal overgenomen. Wordt geagendeerd in AC van november 2023. Uitgesteld vanwege beperkte tijd in september 2023. Alternatief voorstel in AC van november 2023, verschoven naar AC van december 2023. Vraagpunten daarbij: 1 De auditcommissie opdracht te geven om -in aanvulling op artikel 8.6 van de Financiële verordening (zie bijlage 1)- nadere regels te formuleren voor ‘over te hevelen bedragen’. Zij kan zich daarbij laten inspireren door de bijlage 2 opgenomen gemeenten. Vooral de gemeenten Rijswijk en Weert zijn concreet. Naar het idee van de werkgroep zou budgetten overhevelen beperkt moeten blijven. Goed begroten en het steeds opnieuw afwegen van (financiële) prioriteiten moet daarbij o.i. centraal staan. Tot slot lijkt de algemene regel “Resultaten gaan naar de Algemene Reserve (zonder s), tenzij…” een transparante. #actie griffie: Een onafhankelijke derde (mogelijk: PwC, Henk Boshove, ambtelijke bijstand, andere gemeente, RK Amsterdam) vragen om hier een bespiegeling op te geven. Gesprek in AC. Vervolgens college vragen om dit uit te werken in een voorstelaanpassing financiële verordening. Mogelijk combineren met punt 3. 2 Het college te verzoeken of de auditcommissie opdracht te geven om regels op te stellen voor het gebruik van de Exploitatiereserve.

De werkgroep adviseert om budgetten in beginsel slechts één jaar door te schuiven, tenzij… En de Exploitatiereserve alleen te gebruiken als er concrete bestedingsplannen zijn en deze reserve niet te gebruiken als buffer voor onzekerheden (zoals Opvang Oekraïners), daar is de Algemene Reserve of de Risicoparagraaf beter geschikt voor. Tevens lijkt het te overwegen om de posten jaarlijks te herijken op urgentie; #actie: griffie heeft opdracht om met een voorstel te komen. Dit te bespreken met de AC en als zodanig toepassen vanaf het boekjaar 2024. 3 De auditcommissie opdracht geven om na te denken over de vraag of tussentijdse resultaatbestemmingen, bijvoorbeeld bij de Septembercirculaire, wenselijk zijn.

2. Evaluatie Kadernota 2025 Griffie: In 2024 is een motie aangenomen over de kaders voor de kadernota. Dit artikel 3.6 van de financiële verordening somt de volgende eisen op: De kadernota bevat de volgende uitgangspunten: De kadernota moet een duidelijke opmaat zijn naar de begroting. De structuur van de kadernota is gelijk aan de (programma-) indeling van de begroting. Het college beschrijft de visie voor Breda: welke ontwikkelingen er zijn en welke effect dit heeft op Breda. De inhoud van de aangekondigde beleidsimpulsen moet op hoofdlijnen duidelijk zijn, inclusief wat de maatschappelijke effecten zijn. Welke kansen en risico's ziet het college en hoe werken die door op de programma's. Financieel moet expliciet helder zijn wat de raad besluit als zij de kadernota vaststelt. Inmiddels zijn er twee kadernota’s ontvangen. Het lijkt goed om de kadernota’s eens naast deze punten te leggen en te beoordelen of hieraan voldaan wordt en welke

verbeteringen hier mogelijk zijn. Op deze manier kunnen we de nieuwe raad helpen. Een evaluatie van de inspraaksessie volgt in Q4 2026. Zie ook reactie college. Huib Jansen, Iwan Dienjes en Shawn Vos hebben aangegeven hier de schouders onder te willen zetten. Vanuit de griffie zal een begeleider worden aangesteld. Gezien de lage bezetting heeft dit nu een lagere prioriteit 3. Vergelijkend onderzoek arbeidsvoorwaarden In de sessie over bedrijfsvoering heeft de auditcommissie aangegeven dat zij graag inzicht willen hebben in de secundaire arbeidsvoorwaarden in vergelijking met steden van ongeveer gelijke omvang. Dit is toegezegd door de wethouder Bakker. Vanuit de Griffie zal een agenderingsmoment worden aangegeven. Verzocht aan bestuursadviseur wethouder bedrijfsvoering om iets in te plannen.

4. Motie inzichtelijke indicatoren Bij de begroting 2026 werd deze motie aangenomen. Het doel is tweeledig. Enerzijds moet, indien mogelijk, weer inzicht worden verkregen in de genoemde indicatoren (64, 65, 66). Anderzijds moet een systeem ontwikkeld worden waarmee de raad snel en eenvoudig kan volgen hoe de voortgang zich ontwikkelt. Uit een voorbespreking bleek dat het onderwerp complex is (onder andere door ontbrekende informatie en definities). Het is daarom belangrijk de raad mee te nemen in de achtergronden, de problematiek en mogelijke richtingskeuzes. Voor het eerste deel stel ik voor een themadiscussie te organiseren binnen de AC, waarbij de betrokken ambtenaren Susan ter Bekke en Mariken Dorr, een vertegenwoordiger van de corporatie (via Susan uitgenodigd) en de wethouder van Drunen worden uitgenodigd. Het doel van die bijeenkomst is minimaal het bepalen van een oplossingsrichting voor de jaarstukken 2025. Daarnaast loopt er momenteel een onderzoek van de Rekenkamer naar het woningbouwbeleid. Eén van de deelvragen luidt: “Hoe kan de raad zich het beste positioneren voor het volgen van het woningbouwbeleid?” Voorstel vanuit griffie: dit onderzoek als basisrapport te gebruiken voor de ontwikkeling van het ‘systeem’. Mogelijk kan het bestuursakkoord hier ook bij aansluiten. Het onderzoek wordt naar verwachting in Q2-2026 beschikbaar.

Voor dit onderdeel volgt dan een brede uitnodiging (leden van de AC en woordvoerders Wonen). 5. Actualiseren indicatoren programma 4 en 5 Dit is een separaat proces. In juni wordt dit geagendeerd voor de auditcommissie

B In te plannen onderwerpen/sessies auditcommissie # 1 2 3 4 5

Omschrijving Evaluatie SIP Versnellen publicatie informatie circulaires Artikel 213a evaluatie Jaarplan opstellen Toelichting op financiële verordening

Status Medio 2027/2028 Plan van aanpak naar AC mei 2026 Planning juli 2026

Actiehouder Bestuursadviseur financiën Griffie Griffie Concerncontrol

1 Evaluatie SIP Via een motie bij de kadernota is de overprogrammering verhoogd – in de jaren 3 en 4 – naar 30 en 40%. Tijdens de aanpassing van de financiële verordening in oktober 2025 is gevraagd om een evaluatie van dit onderdeel. Eerder was al gevraagd om een evaluatie van het SIP en met name de over programmering. Opmerking: kan pas zinvol gepland worden medio 2027/2028 2 Versnellen publicatie informatie circulaires Indra Gesink gaf in de auditcommissie van november 2025 aan dat een bureau binnen drie dagen de circulaires kan doorrekenen. De suggestie is aan het college meegegeven om dit te onderzoeken. Enerzijds vanuit een oogpunt van snelheid, anderzijds doelmatigheid en mogelijk objectiviteit. De wethouder gaf te kennen hiernaar te willen kijken. En komt hierop t.z.t. terug. 3 Artikel 213 evaluatie Evalueren van systeemtechnisch functioneren en of het heeft bijgedragen aan de doeltreffendheid en doelmatigheid (art. 5) van de gemeente. Voor december gepland 2025, maar zinvol om hier een meer grondige analyse en tot een eventuele herijking van de verordening te komen. Hiervoor is overleg met Concerncontrol en Rekenkamer nodig. Opmerking/actie: Samen met de nieuwe raadadviseur financiën opstellen van een plan van aanpak. Gepland op 9 april 2026.

Analyse van Concerncontrol is de basis 4 Jaarplan opstellen Jaarlijks maakt de auditcommissie een omgevingsanalyse om te komen tot een adequate agenda voor de agendacommissie. Deze wordt enerzijds bepaald door externe ontwikkelingen (Rijk, BBVregelgeving, interne ontwikkelingen en dergelijke), maar ook door het aanstaande coalitieakkoord. De voorbereiding wordt gedaan griffie, rekenkamer, concerncontrol, bestuursadvisering en BDO) Opmerking: Agenderen in juli 2026 gezamenlijk met een agenda voor 2026 en een doorkijk naar 2027 Actie: Griffie in overleg met voorzitter AC 5 Toelichting op financiële verordening Tijdens de behandeling van de financiële verordening in september 2025 bleek er onduidelijkheid bij raadsleden over status en inhoud van de financiële verordening in het algemeen (dus niet over specifieke zaken). Afgesproken is dat er een afzonderlijk sessie zal worden geagendeerd om dit – voor de raad – belangrijke instrument diepgaand te bespreken. Het is immers het instrument waarmee de raad kan bepalen hoe zijn geïnformeerd wenst te worden. Ook om bestaande punten nog eens tegen het licht te houden. Vanuit de griffie wordt geadviseerd om dit in de nieuwe bestuursperiode te plannen. Nieuwe leden zijn dan beter geïnformeerd over de verordening.

C) ACTIES BDO #

Onderwerp

A Analyse kadernota/ bestuursakkoord B Analyse begroting 2027 C

Analyse financiële positie D Inloopspreekuren E

Uitleg voor burgers gemeentefinanciën

F

Twee themasessies

Toelichting

Planning

Actiehouder

Schriftelijk – mondeling toelichten

Juni/juli 2026

BDO

In 2025 gedaan als cursus “begroting leren lezen’ Bij jaarstukken (in 2026 teven cursus voor nieuwe raadsleden) Zie voorstel gedaan in AC van 11-2025. In ieder geval op: Het liefst koppelen aan de grote inspraakmomenten (bijvoorbeeld bij kadernota of bestuursakkoord) Eén in auditcommissie (meestal 11-2026) en één op ander moment. Dit hoeft net per se in AC, kan ook een afzonderlijke iB sessie ziin (zoals gedaan met klimaatrapportages).

Okt/nov 2026

BDO

Juni 2026

BDO

Ntb

Griffie/BDO

Juni/juli 2026

BDO

Onderwerpen te bespreken

Griffie/BDO

INLOOPSPREEKUUR BDO 1. Het tijdstip van het spreekuur is maandag van 18:15 – 19:15 uur (voorafgaande aan fractieoverleggen); 2. De specifieke data worden – een week voor het spreekuur – aangekondigd via de dagmail; 3. Een aantal inloopspreekuren zullen we sowieso gepland worden (bij jaarstukken, bestuursakkoord/ kadernota, controleplan, financiële verordening, bestuursrapportage, begroting, rapport van bevindingen tussentijdse controle en dergelijke). Deze data worden opgenomen in behandelvoorstellen voor jaarstukken, kadernota, bestuursrapportage en begroting, zoals telkens besproken in de Auditcommissie. Daarnaast kunnen andere voorstellen (zoals grote investeringsprojecten, grondexploitaties e.d.) ook aanleiding zijn voor een gesprek met BDO. Ze worden voorafgaand aan de oordeelsvorming gepland. 4. Het onderwerp waarover raadsleden willen spreken geven raadsleden uiterlijk vrijdagochtend 10:00 uur, voorafgaande aan het spreekuur op maandag, via de mail door aan de financieel raadsadviseur (Martijn Renders: mwh.renders@breda.nl én raadsgriffie (raadsgriffie@breda.nl)). 5. De financieel raadsadviseur geeft de vragen uiterlijk vrijdag om 13:00 uur door aan BDO. Gezamenlijk bepalen griffie en BDO of fysiek, dan wel een Teamsoverleg de gewenste vorm is. Mogelijk is de uitkomst dat de vragen ambtelijk worden uitgezet. Dit wordt via de dagmail gecommuniceerd.

Raadsleden krijgen vervolgens een uitnodiging via de mail. 6. Afhankelijk van de hoeveelheid vragen/ aantal raadsleden (en de wens van de raadsleden) is het overleg fysiek op het stadshuis of via Teams. 7. In nauw overleg tussen griffie en BDO zal worden bepaald of de vraag en antwoord relevant zijn voor andere raadsleden. Mocht dit het geval zijn dan wordt dit gedeeld met de rest van de raad (dan wel schriftelijk/dagmail, dan wel via AC, dan wel in een iB-sessie). 8. December 2026 zal dit worden geëvalueerd

Data inloopspreekuren BDO (nader in te vullen) 1. 2. 3. 4.

D) OVERIGE REMINDERS

1 2 3

4

5

Onderwerp Methode Duisenberg

Toelichting Geparkeerd. Oppakken? Staat er al heel lang. Blijft dit een te overwegen punt. Mogelijke • In control statement/ control framework onderwerpen • Nieuwe verdeelmodel gemeentefonds themasessies • Reservepositie / financiële positie Vergaderen (evaluatie • Graag blokken van 2 uur - thematisch eerder AC) • Voorzitter activeert leden tot actieve bijdrage • Meer pro-actieve houding AC ten opzichte van Raad • Geen voorstellen in auditcommissie • Bij voorkeur geen overvolle agenda • Goede communicatielijnen naar de raad: nieuwsbrief Toezeggingen in het • Meer visualiseren kader van grip op • Concreter en helderder taalgebruik beleidseffecten • Indicatoren stuurbaarder maken (uitwerking motie grip • Circulaires (voor zover qua tijd mogelijk) meenemen in op beleidseffecten) cyclische producten • Opnemen uitleg positie cyclisch product ten opzzicht van andere cyclische producten • Mutaties in beleidsporgramma’s opnemen Motie FvD Begrotingsraad: Voorstel om te komen tot een ontwikkeling persona's ‘gevolgenbegrotingen'. Zowel bij de begroting als de jaarrekening. Wat betekent deze begroting voor bijvoorbeeld jongeren. Het gaat niet alleen om de financiële- als de beleidsinhoudelijk impact. FvD en griffie bereiden stuk voor. • Wachten eerst de uitwerking "Grip op beleidseffecten” af. Tevens evaluatie begroting

Eigenaar

E) Jaarplanning auditcommissie Reguliere auditcommissies (steeds op donderdag): 9 april 7 mei 11 juni 3 september 1 oktober 5 november 3 december Overige sessies 21 mei Ib-sessie accountantsrapport 28 mei Informatiemarkt jaarrekening 2025 1 oktober Toelichting (ambtelijk?) op begroting 2027 8 oktober Informatiemarkt begroting 2027