2025.12.04 Bijlage 4 Boardletter 2025 Gemeente Breda

Team Audit moet voor andere processen meer acteren als derde lijn waarbij het hun taak is om de betrouwbaarheid van informatievoorziening van de eerste en

tweede lijn te toetsen. Deze ontwikkeling helpt de gemeente om meer in control te zijn in de lijn, fouten te voorkomen en het lerend vermogen in en het zelfcontrolerend vermogen van de organisatie te vergroten. Het doel van deze verdere implementatie van het 3-lijnenmodel is het creëren van een cultuur waarin risicobeheersing en verantwoording centraal staan. Wij constateren nu op onderdelen een ‘rolonduidelijkheid’ tussen FIJ en Team Audit als het gaat om werkzaamheden met betrekking tot o.a. balansposten (investeringen, grondexploitaties, toevoegingen en onttrekkingen voorzieningen, mutaties voorzieningen, etc.). Wij bevelen hiervoor aan de rollen en verantwoordelijkheden binnen het 3-lijnenmodel per proces duidelijk(er) vast te leggen. Dit kan bijvoorbeeld door deze rollen en verantwoordelijkheden expliciet op te nemen in de afdelingsplannen 2026. Doorontwikkeling van Team Audit mogelijk door kwaliteitsverbetering en focus op interne beheersingsmaatregelen De onderlinge samenhang en aansluiting tussen risicoanalyse, audit werkprogramma’s en uitgevoerde interne controlewerkzaamheden ontbreekt in voorkomende gevallen of is niet voldoende expliciet gemaakt. Een juiste verwijzing tussen de documenten zoals procesanalyses en werkprogramma’s moet worden versterkt om samenhang, traceerbaarheid en volledigheid te waarborgen.

De organisatiegerichte werkzaamheden en een aantal beoordelingen van beheersmaatregelen zijn nog onderhanden door Team Audit. In zijn algemeenheid is een systeemgerichte controleaanpak met focus op interne beheersmaatregelen die de belangrijkste risico’s afdekken sterk aan te bevelen. Wij realiseren ons dat de eerste en tweede lijn hier ook aan toe moeten zijn. Met deze (verdere) doorontwikkeling dragen de uitgevoerde werkzaamheden maximaal bij aan de kwaliteit van interne beheersing en het leggen van verantwoording.

24 BOARDLETTER 2025 – GEMEENTE BREDA

3.5 Intern Auditfunctie - Team Audit (3) Verbeterpunten in het kader van de implementatie van het 3-lijnenmodel richten zich op: zichtbaar vertalen van het (volledige) normenkader naar het toetsingskader, efficiency slagen vanuit risicoanalyse en kwaliteitsverbeteringen in uit te voeren interne controle werkzaamheden. Wij hebben enkele observaties en aanbevelingen om de kwaliteit van de interne controlewerkzaamheden en het lerend en zelfcontrolerend vermogen van de organisatie te vergroten Tijdens de interim-controle is Team Audit grotendeels verantwoordelijk geweest voor de aanlevering van de documentatie. Uit de beoordeling van de documentatie volgen de volgende observaties en aanbevelingen:  Vertalen van normenkader naar toetsingskader: Een belangrijk verbeterpunt is het concreet (en zichtbaar) vertalen van het (volledige) normenkader naar het toetsingskader om de volledigheid van de toetspunten binnen de geplande interne controlewerkzaamheden te borgen. Het gaat hierbij om toetspunten vanuit zowel de landelijke wetgeving als de gemeentelijke verordeningen en de toetspunten voor andere materiële processen. We hebben begrepen dat e.e.a. onlangs reeds op hoofdlijnen uitgewerkt is. Een eerste conclusie is dat geen belangrijke toetspunten ‘gemist’ zijn.

 Meer risicogericht controleren: De verhoging van de materialiteit leidt voor veel gemeenten tot een lagere diepgang van uit te voeren interne controlewerkzaamheden. Wij benadrukken om risicogericht keuzes te maken in het uitvoeren van werkzaamheden en niet sec alleen het noodzakelijke voor de accountantscontrole te doen. Keuzes in risicoprofielen, omvang van deelwaarnemingen kunnen nog gemaakt worden. Daarnaast kan meer expliciet een koppeling aangebracht worden tussen de geïdentificeerde (fraude)risico’s en de geplande (systeem- of gegevensgerichte) werkzaamheden van Team Audit. Vanuit het perspectief van het verhogen van de kwaliteit, effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsvoering kunnen voor de accountantscontrole niet-materiële processen wel voor de gemeentelijke organisatie relevant en waardevol zijn om door Team Audit te laten onderzoeken. Dit doet Team Audit overigens wel via de organisatiegerichte werkzaamheden.





Meer ‘rolduidelijkheid’: Wij constateren nu op onderdelen een ‘rolonduidelijkheid’ tussen FIJ en Team Audit als het gaat om werkzaamheden met betrekking tot o.a. balansposten (investeringen, grondexploitaties, toevoegingen en onttrekkingen voorzieningen, mutaties voorzieningen, etc.). Wij bevelen hiervoor aan de rollen en verantwoordelijkheden binnen het 3-lijnenmodel per proces duidelijk(er) vast te leggen. Dit kan bijvoorbeeld door deze rollen en verantwoordelijkheden expliciet op te nemen in de afdelingsplannen 2026. Meer datagedreven controleren: Team Audit maakt bij de uitvoering van de interne controlewerkzaamheden in beperkte mate gebruik van innovatieve (AI-)tools of data-analyse. Graag bespreken wij de mogelijkheden en welke efficiencyvoordelen dit kan betekenen. Wij zien op dit moment in elk geval mogelijkheden voor data-analyses op de uitgevoerde betalingen, factuurverwerking en sociaal domein.