2025.12.04 Bijlage 0 Auditcie agenda concept v0.1

Agenda auditcommissie: Rapport van bevindingen BDO Datum donderdag 4 december 2025 17.00 uur – 19.15 uur (uiterlijk – met eten) Vooraf: Locatie : commissiekamer 1. 17:00 uur Opening • … 2. 17:05 uur Vaststellen agenda 3. 17:05 uur Mededelingen • Mededelingen wethouder • Update Rekenkamer: . • Mededelingen Griffie i. Terugkoppeling gesprekken met beoogd voorzitter Rekenkamer. Gesprek op 19 november ii. Terugkoppeling Plan van Aanpak verbeteren P1 1.

Agenda-toelichting: Op verzoek van de raad heeft het college samen met de klankbordgroep (vanuit de AC) de opzet van programma 1 aangepast in de begroting 2026. Voordat we verdergaan met verbeteren, is het goed om de huidige resultaten te evalueren door de gebruikers, de gemeenteraad. Graag willen we uw mening van de fracties peilen over deze aanpassingen. Wat blijkt goed bruikbaar voor de raad? Zijn er nog verbetermogelijkheden? Wat ontbreekt er mogelijk nog? en dergelijke. De voorzitters van de Auditcommissie hebben de raadsadviseur sociaal domein (Max van der Stelt), vanuit zijn expertrol, gevraagd om een eerste analyse te maken op politieke bruikbaarheid. Deze analyse zal ambtelijk afgestemd worden met de ambtelijke uitvoerders. U heeft deze analyse ontvangen .. oktober 2025. Deze opmerkingen zullen besproken worden in de klankbordgroep (ambtelijk (Jeroen Bedaf, Susan van den Berg en Heleen van Exsel) en raadsleden Iwan Dienjes, Huib Jansen, Indra Gesink Lottie van Kelle) op … In deze sessie stellen de klankbordgroep een Plan van Aanpak voor het vervolg op. Dit plan zal in de eerste helft van december besproken worden met de wethouder Financiën door de Iwan Dienjes, Huib Jansen, René Wiersma, Susan van den Berg.

iii. Terugkoppeling gesprek voorzitter Rekenkamer (Lottie en Iwan) 1. Donderdag heeft het gesprek met de kandidaat-voorzitter (Steven Oostlander) van de Rekenkamer Breda plaatsgevonden. De afdronk van Iwan, Lottie en mijzelf was positief. Sterke punten van de kandidaat:Inhoudelijk deskundig met veel ervaring en een groot netwerk; Sterk gevoel voor politiek/bestuurlijke verhoudingen en beeld bij krachtenveld en de wijze waarop de Rekenkamer (Breda) in zijn optiek positie zou moeten/kunnen bepalen in het Bredase; Wijze van samenwerking met betrokken actoren en “aansturing” van de Rekenkamer (inclusief secretaris); Niet (geheel) onbelangrijk, kandidaat is voorgedragen door zittende leden van de Rekenkamer Breda op basis van: Werkwijze en inhoudelijke deskundigheid ; Persoonlijke klik. Conclusie: Reden voor de begeleidingscommissie de auditcommissie positief te adviseren over het benoemen van de heer Oostlander tot voorzitter van de Rekenkamer Breda. Verloop

vervolgproces: 4 december 2025: formele mededeling in auditcommissie: positief advies (Iwan als vice vz. auditcommissie). 18 december 2025: benoemen van de heer Steven Oostlander tot voorzitter Rekenkamer Breda (met ingang van 1 januari 2026) 2. Vragen leden auditcommisssie aan Iwan en Lottie? 3. Afconcludering: akkoord? 4. 17:10 uur Ingekomen stukken • Geen 5. 17:10 uur Notulen bijeenkomst auditcommissie 6 november 2025 (bijlage 1) •

Ter vaststelling en ondertekening

6. 17:10 uur Aandachts- en actiepuntenlijst en jaarplan (bijlage 2) •

Ter vaststelling

7. 17:20 uur: Vervolg gesprek met de FG * college wh Bakker •

•

• •

Agenda-toelichting: Dit gesprek is een vervolg op de presentatie van FG in de Auditcommissie van september 2025. Via een schriftelijk verzoek aan de leden, zijn de volgende onderwerpen naar voren gekomen. Deze zijn ter voorbereiding op 21/11/2025 aan de wethouder doorgegeven:: i. DPIA-proces en opvolging van bevindingen 1. Hoe is het DPIA-proces momenteel ingericht binnen onze organisatie? 2. Risico-scans: top10 - meest risicovolle processen a. Welke zijn in 2024 en 2025 uitgevoerd b. Wat is gepland voor 2026 c. Wat zijn op hoofdlijnen de bevindingen uit 2024 en 2025 d. Controleert u op het delen van informatie met de politie of heeft u hierover contact e. Waarom staat bij sommige mensen "woonwagen" in de BRP 3. Op welke wijze wordt geborgd dat bevindingen uit DPIA’s tijdig en volledig worden opgevolgd? 4. Welke rol ziet u hier liggen voor auditcommissie ii. Volledigheid en betrouwbaarheid van het verwerkingsregister 1. Hoe wordt gecontroleerd dat het verwerkingsregister volledig en actueel blijft? 2. Welke verantwoordelijkheden liggen bij de verschillende afdelingen om dit te waarborgen? iii. Toegang- en autorisatiebeheer (‘least privilege’) 1. Welke eisen stelt u aan het autorisatiebeheer? 2. Hoe wordt het ‘least privilege’-principe in de praktijk toegepast en getoetst? iv. Overzicht en governance van het applicatielandschap (incl. shadow IT) 1.

Is er een vastgesteld proces om het applicatielandschap volledig in kaart te brengen en actueel te houden? 2. Hoe wordt governance op dit gebied geborgd? 3. Welke maatregelen worden genomen om shadow IT te signaleren en te voorkomen? v. Naleving van bewaartermijnen en vernietigingsplicht 1. Hoe wordt de naleving van bewaartermijnen gecontroleerd? 2. Hoe wordt de vernietigingsplicht in de praktijk uitgevoerd en gedocumenteerd? Veel vragen zijn resultaat en verantwoordingsvragen.DE FG stelt voor om de auditcommissie mee te nemen in de dingen die je moet hebben. Via die weg zullen al veel vragen beantwoord worden.

Toelichting door wethouder Vragen van leden auditcommissie

•

Afconcluderen: eventuele vervolgacties

ETEN: 17:45 – 18:00 uur

8. 18:00 – 18;10 uur: Behandeling jaarstukken – aanlevering jaarstukken 2025 twee weken later dan gebruikelijk (bijlage 3)

9.

•

Agenda-toelichting: Hoewel dit feitelijk een keuze voor de nieuwe raad is, moet nu al wel een besluit worden genomen. Het voorstel “Behandeling van de jaarstukken” vindt doorgaans plaats in april. Echter inmiddels is al wel duidelijk dat het voor het college niet haalbaar is om de jaarstukken 2025 op 12 mei 2026 aan te bieden. Op 5 mei kunnen de conceptstukken niet worden behandeld, omdat de collegevergadering die dag vervalt. Behandeling op 12 mei is wel mogelijk, maar door Hemelvaart op 14 mei ontbreekt voldoende ambtelijke capaciteit om de stukken tijdig aan te passen. Het college geeft aan dat de eerstvolgende mogelijkheid 19 mei 2026 is. Hierdoor komen de stukken pas op 26 mei 2026 naar de raad. Voor de raad is dit naar mijn mening ongewenst. De onderbouwing hiervan is opgenomen in de bijgevoegde bijlage..

• •

Vragen voor leden auditcommissie een wethouder Afconcluderen: advies aan agendacommissie

18:10 – 19:00 uur: Rapport van bevindingen BDO – boardletter (bijlage 4 volgt) * BDO •

•

•

• • •

Agenda-toelichting: Jaarlijks voert BDO een interim-controle uit. De bevindingen naar aanleiding van deze controle rapporteert BDO in twee vormen: een boardletter (voor de raad) en een managementletter (voor het college). De boardletter omvat: i. Het functioneren van de administratieve organisatie ii. De kwaliteit van de interne beheersing iii. Rechtmatigheid iv. De bevindingen van de verrichte IT-audits inzake interne beheersing v. De kwaliteit van de bedrijfsvoering en financiële processen vi. Bijzondere ontwikkelingen vii. Een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening De boardletter bevat een samenvatting van alle bestuurlijk relevante tekortkomingen, vergezeld van een advies aan de auditcommissie hoe hiermee bestuurlijk om te gaan. Indien de gerapporteerde tekortkomingen volgens de accountant gevolgen kunnen hebben voor politieke doelen, geeft de managementletter aan welke gevolgen dit kunnen zijn. Daarnaast gaat de managementletter in op de wijze waarop de adviezen van het voorgaande jaar zijn opgevolgd en welke effecten dit heeft gehad. Tot slot licht de accountant de boardletter toe in de auditcommissie en bespreekt deze met de commissie. BDO geeft daarbij aandachtspunten en suggesties mee voor het jaarplan van de auditcommissie voor het komende jaar.

Presentatie door BDO (15-20’) Vragen en reacties leden AC Afconcluderen: vervolg

10. 19:00 – 19:05 uur: Afsluiting en rondvraag