2025.11.06 Bijlage 3 Actie en aandachtspuntenlijst auditcommissie

Actiepunten/reminders Auditcommissie 6 november 2025 Onderwerp 1

2

3

Planning / stand van zaken

Wie/ wanneer

Preadvies jaarstukken 2022 Adviezen van werkgroep zijn in auditcommissie van juli Paarse acties integraal overgenomen. Wordt geagendeerd in AC van voor griffie, rode november 2023. - uitgesteld vanwege beperkte tijd in 09.2023. voor college. Alternatief voorstel in AC van 11.2023. Verschoven naar AC van 12.2023. Voorstellen Vraagpunten: gepland in • De auditcommissie opdracht te geven om -in jaarplan voor aanvulling op artikel 8.6 van de Financiële april 2025. verordening (zie bijlage 1)- nadere regels te Hierbij de formuleren voor ‘over te hevelen bedragen’. Zij kan accountant zich daarbij laten inspireren door de bijlage 2 betrekken opgenomen gemeenten. Vooral de gemeenten Rijswijk en Weert zijn concreet. Naar het idee van de werkgroep zou budgetten overhevelen beperkt moeten blijven. Goed begroten en het steeds opnieuw afwegen van (financiële) prioriteiten moet daarbij o.i. centraal staan. Tot slot lijkt de algemene regel “Resultaten gaan naar de Algemene Reserve (zonder s), tenzij…” een transparante. o #actie griffie: Een onafhankelijke derde (mogelijk: PwC, Henk Boshove, ambtelijke bijstand, andere gemeente, RK Amsterdam) vragen om hier een bespiegeling op te geven. Gesprek in AC. Vervolgens college vragen om dit uit te werken in een voorstelaanpassing financiële verordening. Mogelijk combineren met derde bolletje.

• Het college te verzoeken of de auditcommissie opdracht te geven om regels op te stellen voor het gebruik van de Exploitatiereserve. De werkgroep adviseert om budgetten in beginsel slechts één jaar door te schuiven, tenzij… En de Exploitatiereserve alleen te gebruiken als er concrete bestedingsplannen zijn en deze reserve niet te gebruiken als buffer voor onzekerheden (zoals Opvang Oekraïners), daar is de Algemene Reserve of de Risicoparagraaf beter geschikt voor. Tevens lijkt het te overwegen om de posten jaarlijks te herijken op urgentie; o #actie: griffie heeft opdracht om met een voorstel te komen. Dit te bespreken met de AC en als zodanig toepassen vanaf het boekjaar 2024. • De auditcommissie opdracht geven om na te denken over de vraag of tussentijdse resultaatbestemmingen, bijvoorbeeld bij de Septembercirculaire, wenselijk zijn; Koppeling informatie 19.12.2024: Stemverklaring SP bij cyclische producten. Gedeeltelijk in circulaires aan cyclische Onderzoeken hoe de informatie vanuit de circulaires zoveel jaarplan producten te betrekken bij de behandeling van de Kadernota en opgenomen Begroting. Evaluatie Kadernota 2025 Griffie: In 2024 is een motie aangenomen over de Vanuit de griffie kaders voor de kadernota. Dit artikel 3.6 van de zal een begeleider financiële verordening somt de volgende eisen op: De worden kadernota bevat de volgende uitgangspunten: De aangesteld.

kadernota moet een duidelijke opmaat zijn naar de begroting. De structuur van de kadernota is gelijk aan de (programma-) indeling van de begroting. Het college beschrijft de visie voor Breda: welke ontwikkelingen er zijn en welke effect dit heeft op Breda. De inhoud van de aangekondigde beleidsimpulsen moet op hoofdlijnen duidelijk zijn, inclusief wat de maatschappelijke effecten zijn. Welke

kansen en risico's ziet het college en hoe werken die door op de programma's. Financieel moet expliciet helder zijn wat de raad besluit als zij de kadernota vaststelt. Inmiddels zijn er twee kadernota’s ontvangen. Het lijkt goed om de kadernota’s eens naast deze punten te leggen en te beoordelen of hieraan voldaan wordt en welke verbeteringen hier mogelijk zijn. Op deze manier kunnen we de nieuwe raad helpen. Een evaluatie van de inspraaksessie volgt in Q4. Zie ook reactie college. Huib Jansen, Iwan Dienjes en Shawn Vos hebben aangegeven hier de schouders onder te willen zetten. 4

Vergelijkend onderzoek arbeidsvoorwaarden

5

Toelichting op financiële verordening

6

Evaluatie SIP

In de sessie over de bedrijfsvoering heeft de auditcommissie aangegeven dat zij graag inzicht willen hebben hebben in de secundaire arbeidsvoorwaarden in vergelijking met steden van ongeveer gelijke omvang. Dit is toegezegd door de wethouder Bakker. Vanuit de Griffie zal een agenderingsmoment worden aangegeven. Tijdens de behandeling van de financiele verordening in 09.2025 bleek er onduidelijkheid bij raadsleden over status en inhoud van de financiële verordening. Afgesproken is dat er een afzonderlijk sessie zal worden geagendeerd om dit – voor de raad – belangrijke instrument diepgaand te bespreken. Het is immers het instrument waarmee de raad kan bepalen hoe zijn geïnformeerd wenst te worden. Ook om bestaande punten nog eens tegen het licht te houden.

Via een motie bin de kadernota is de over programmering verhoogd – in de jaren 3 en 4 – naar 30 en 40%. Tijdens de aanpassing van de financiële verordening in oktober 2025 is gevraagd om een evaluatie van dit onderdeel. Eerder was al gevraagd om een evaluatie van het SIP en met name de over programmering.

Zal waarschijnlijk niet eerder gepland worden, dan in de nieuwe bestuursperiode. Vanuit de griffie wordt geadviseerd om dit in de nieuwe bestuursperiode te plannen. Nieuwe leden zijn dan beter geinformeerd over de verordening. Kan pas zinvol gepland worden medio 2027/2028

7

JaaractiesBDO A

Schriftelijk – mondeling toelichten

B

Analyse kadernota/ bestuursakkoord Analyse begroting ….

C

Analyse financiele positie

D

Inloopspreekuur

Bij jaarstukken (in 2026 teven cursus voor nieuwe raadsleden) Zie voorstel gedaan in AC van 11-2025. In ieder geval op:

E

Uitleg gemeentefinancien voor burgers Twee themasessies

F

In 2025 gedaan als cursus “begroting leren lezen’

Het liefst koppelen aan de grote inspraakmomenten (bijvoorbeeld bij kadernota of bestuursakkoord) Eén in auditcommissie (meestal 11-2026) en één op ander moment. Dit hoeft net per se in AC, kan ook een afzonderlijke iB sessie ziin (zoals gedaan met klimaatrapportages)

REMINDER: 1

Motie FvD ontwikkeling persona's

Begrotingsraad: Voorstel om te komen tot een Datum volgt ‘gevolgenbegrotingen'. Zowel bij de begroting als de jaarrekening. Wat betekent deze begroting voor bijvoorbeeld jongeren. Het gaat niet alleen om de financiële- als de beleidsinhoudelijk impact. FvD en griffie bereiden stuk voor. • Wachten eerst de uitwerking "Grip op beleidseffecten” af. • Tevens evalautie begroting

Legenda: • Mutaties • Over datum • Doorhalen is van lijst halen; gereed/ afgedaan

REMINDERS Onderwerp

Toelichting

1 2

Methode Duisenberg Thema sessies invullen

3

Vergaderen (evaluatie eerder AC)

4

Toezeggingen in het kader van grip op beleidseffecten (uitwerking motie grip op beleidseffecten)

Geparkeerd. Oppakken? • In control statement/ control framework • nieuwe verdeelmodel • Reservepositie • Graag blokken van 2 uur - thematisch • Voorzitter activeert leden tot actieve bijdrage • Meer pro-actieve houding AC ten opzichte van Raad • Geen voorstellen in auditcomissie • Bij voorkeur geen overvolle agenda • Goede communicatielijnen naar de raad: nieuwsbrief • Meer visualiseren • Concreter en helderder taalgebruik • Indicatoren stuurbaarder maken • Circulaires (voor zover qua tijd mogelijk) meenemen in cyclische producten • Opnemen uitleg positie cyclisch product ten opzzicht van andere cyclische producten • Mutaties in beleidsporgramma’s opnemen

Eigenaar

BIJLAGE 1 – JAARAGENDA AUDITCOMMISSE 6 Februari 2025 - JAARSTART • • • • •

5’ Update aanbesteding accountant * beoordelingscommissie 10’ Schets ontwikkelingen relevant voor Auditcommissie * griffie 20’ Jaarprogramma Auditcommissie *AC / griffie 15’ Hoe nu verder: Voortgang verbetering cyclische producten (n.a.v. sessie 9.01.2025 * griffie / AC/ college 5’ Raadsacademie onderwerpen JS2024 (suggesties AC) *AC

13 Maart 2025 - VOORTGANG • •

• • • •

20’ Voortgang verbetering cyclische producten (n.a.v. sessie 9.01.2025 * griffie / AC/ college 10’ Bespreking voortgang aandachtspunten PWC * college o bespreken aandachtspunten PWC: in de AC uitkomsten boardletter + kernboodschappen bespreken (voorloper jaarstukken) 10’ Bespreking art.213a audits en verbeterpunten * college 45’ Themasessie risicomanagement * college 30’ Bespreking commissie Ombudsman jaarverslag (30'-45') * commissie ombudsman 15’ Klachtenafhandeling (coördinatie Brechje Leemans (via Hein Quist)) – verzoek vervroegen naar Maart ligt bij Hein Quist (agenda heel vol) * griffie / college

10 April 2025 - DERDEN • • • • • •

5’ Voorstel raadsbehandeling VJN (aandachtspunten AC mee te geven aan college) * griffie 15’ Uitvoering motie Grip op beleidseffecten (n.a.v. sessie 9.01.2025 * college / AC o Uitwerken voorstel keuze programma * college 5’ Voorstel raadsbehandeling Jaarstukken 2024 *griffie 5’ uitvragen onderwerpen dialoog concerncontrol/college * griffie 5’ AC: suggesties raadsacademie jaarrekening 2024 *AC 15’ Voorstellen budgetoverhevelingen en exploitatiereserve (zie actielijst) * griffie o Eventueel via motie vreemd vertalen in financiële verordening

15 Mei 2025 • • • • •

10’ Uitvoering motie Grip op beleidseffecten (n.a.v. sessie 9.01.2025 * klankbordgroe / AC/ college o Gesprek klankbordgroep: eerste opzet programma, aanbevelingen ophalen voor de definitieve uitwerking 15’ Update rekenkamer (mogelijk aandachtspunten ravijnjaar) * rekenkamer 15’ Werkafspraken nieuwe accountant (2-partnermodel) <-> raadsdeel 30’ Dialoog met concerncontrol (toezegging naar aanleiding van motie Vreemde ogen dwingen) * college 20’ Voorstel indicatoren begroting 2026 en terugwerkend jaarstukken 2025 * college o Evaluatie pilots sociaal domein en klimaatbegroting *AC o Voorstel nieuwe pilots? *AC

### •

iB-sessie: Toelichting college op financiële positie meerjarig <> kadernota (zie Ontwikkelingen) * college o Doorwerkende effecten jaarstukken richting kadernota (wat moet?) o o Gewijzigde financiering systematiek RIJK o Invulling niet concreet ingevulde taakstelling bij BG2025 : daadwerkelijk realisatievermogen

Juni 2025 (BOB) – JAARSTUKKEN 2024/ KADERNOTA 2025 • • •

RA: Raadsacademie cursus op basis van jaarstukken 2024 * griffie iB-sessie accountantsverslag * accountant o Dialoog met accountant o Reactie college wordt besproken in beeldvorming Jaarstukken Mail-uitvraag onderwerpen themasessie bedrijfsvoering * griffie

18 September 2025 - BEDRIJFSVOERING • • •

5’ Voorstel raadsbehandeling Begroting 2026 * griffie (inventarisatie) 5’ Normenkader (RVS) * college 10’ Speerpunten accountants controle * accountant o Mogelijkheid voor leden om aandachtspunten mee te geven aan accountant *AC

•

• • • •

o Wijzigingen in materialiteit (van 1% naar mogelijk 2%) 30’ Update bedrijfsvoering *college o Inhuur beleidsvoornemens, consultancy vraagstukken en uitvoering *1 o Uitvoeringscapaciteit i.r.t. ambities o FIT organisatie-ontwikkeling o Digitalisering en AVG o Nieuw financieel systeem o Voortgang proces ITB (inkoop tot betalen) 10’ Toelichting klachtenverordening * Brechje Leemans (voorstel hamerraad) 10’ Presentatie definitieve uitwerking verbeteringen begroting 15’ Werkafspraken nieuwe accountant (2-partnermodel) <-> raadsdeel Afzonderlijk IBsessie: Analyse financiële positie accountant (op basis van jaarstukken (input behandeling BG2026) * accountant

•

Oktober 2025 (BOB) – BEGROTING 2026 •

• • •

iB: Openbare AC toelichting Financiële positie <> BG2026 * college o Vertaling kadernota in begroting o Verwerking doorwerkende effecten jaarstukken in begroting o Gewijzigde financieringsystematiek RIJK en gevolgen voor meerjarenperspectief o Opgenomen taakstellingen en stelposten in BG2026 RA: Raadsacademie cursus op basis van begroting 2026 * griffie iB: Toelichting SIP *college / accountant iB (november): Mogelijk begrotingsbrief rekenkamer/ analyse begroting accountant * rekenkamer/ accountant

6 November 2025 - THEMASESSIE • • • • •

20’ Evaluatie uitvoering motie Grip op beleidseffecten (n.a.v. opgeleverde begroting 2026) * griffie / AC/ college 10’ Septembercirculaire (effecten op begroting 2026) * college 5’ Evaluatie berap * griffie 20’voorstel resultaatbestemming (zie pre-advies) * griffie 60’ Themabijeenkomst/ workshop – onderwerp nader te bepalen *accountant

4 December 2025 – RAPPORT VAN BEVINDINGEN (BDO) •

• • • •

15’ Werkafspraken nieuwe accountant (2 partner model) <-> auditcommissie * griffie/accountant o Inclusief eventuele aanpassingen verordening AC o Inclusief gewijzigde verhouding concerncontrol <> AC (indien nodig – certificering) 10’ Bespreking voortgang aandachtspunten PWC * college 10’voortgang verbetering P1 60’ Rapport van bevindingen tussentijdse controle * accountant/ concerncontrol 5’ Evaluatie berap * griffie

8 Januari 2025 – DE FINALE • • •

Zelfevaluatie auditcommissie * AC o Wat ging goed? Wat kon beter? Overdrachtsdocument auditcommissie * AC / voorzet voorzitters/griffie Plan van aanpak verbeteren P1

LEGENDA • NIEUW • * … (verantwoordelijk voor uitvoering) • Nog af te stemmen (en dus onzeker) • Paars: sessies binnen BOB, maar gerelateerd aan cyclische producten *1 Verzoek PvdD. Heeft hier vragen over gesteld.

Bijlage 1: Taken volgens verordening (artikel 3) ➢

1. Relatie met de accountant. o 1. Selectie en voordracht voor benoeming van de externe accountant; o 2 Tussentijdse bespreking van het functioneren van de externe accountant; o 3. Coördineren en doorgeleiden van aangedragen onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim controle door de externe accountant; o 4. Bespreken controleplanning en bespreken voortgang controleplanning; o 5. Zich laten informeren over controlebevindingen, managementletters en controleverklaringen van de externe Accountant; o 6. In overleg met delegatie (namens) college bespreking meerwerk externe accountant.

➢

2. Relatie met de rekenkamer o 1. Voordracht potentiële kandidaten rekenkamer; o 2. Coördineren en doorgeleiden van aangedragen suggesties voor onderzoeksonderwerpen Rekenkamer; o 3. Bespreking planning en voortgang (voorgenomen) onderzoeken; o 4. Zich laten informeren over de inhoud van de onderzoeksrapporten.

➢

3. Cyclische producten (voorjaarsnota, begroting, bestuursrapportages, jaarrekening) o 1. Continu verbeteren inhoud en werkwijze cyclische producten; o 2. Doen van voorstellen voor planning en behandelwijze van de cyclische producten; o 3. Opstellen préadvies bij jaarrekening; o 4. Op verzoek (van één of meerdere leden van de commissie) het in een beeldvormende sessie uitnodigen van (een vertegenwoordiging van) het college voor inhoudelijke nadere toelichting over specifieke onderwerpen op het gebied van de cyclische producten.

➢

4. (Financiële) bedrijfsvoering gemeentelijk apparaat. o 1. Zich laten informeren over het beleid aangaande reserves en voorzieningen; o 2. Zich laten informeren over de stand van zaken en ontwikkelingen risicomanagement; o 3. Zich laten informeren over de resultaten van uitgevoerde interne controles; o 4. Bespreken kwaliteit van bestuurlijke voorstellen; o 5. Zich laten informeren over de kwaliteit van informatiebeveiliging en IT-beleid: o 6. Bespreken geplande en/of uitgevoerde 213a onderzoeken.

➢

5. Monitoring. o 1. Zich laten informeren over verbeteracties die voortkomen uit accountantscontrole en managementletter; o 2. Zich laten informeren over verbeteracties die voortkomen uit rekenkamerrapporten; o 3. Zich laten informeren over de rapportage ombudsman; o 4. Zich laten informeren over ontvangen en afgehandelde klachten.