2025.02.06 Bijlage 4 Actie en aandachtspuntenlijst auditcommissie

Actiepunten/reminders Auditcommissie 6 februari 2025 Onderwerp 1

2

3

4

3

Planning / stand van zaken

Wie/ wanneer

Preadvies jaarstukken 2022 Adviezen van werkgroep zijn in auditcommissie van juli Paarse acties integraal overgenomen. Wordt geagendeerd in AC van voor griffie, rode november 2023. - uitgesteld vanwege beperkte tijd in 09.2023. voor college. Alternatief voorstel in AC van 11.2023. Verschoven naar AC van 12.2023. Voorstellen Vraagpunten: gepland in • De auditcommissie opdracht te geven om -in jaarplan voor aanvulling op artikel 8.6 van de Financiële april 2025. verordening (zie bijlage 1)- nadere regels te Hierbij de formuleren voor ‘over te hevelen bedragen’. Zij kan accountant zich daarbij laten inspireren door de bijlage 2 betrekken opgenomen gemeenten. Vooral de gemeenten Rijswijk en Weert zijn concreet. Naar het idee van de werkgroep zou budgetten overhevelen beperkt moeten blijven. Goed begroten en het steeds opnieuw afwegen van (financiële) prioriteiten moet daarbij o.i. centraal staan. Tot slot lijkt de algemene regel “Resultaten gaan naar de Algemene Reserve (zonder s), tenzij…” een transparante. o #actie griffie: Een onafhankelijke derde (mogelijk: PwC, Henk Boshove, ambtelijke bijstand, andere gemeente, RK Amsterdam) vragen om hier een bespiegeling op te geven. Gesprek in AC. Vervolgens college vragen om dit uit te werken in een voorstelaanpassing financiële verordening. Mogelijk combineren met derde bolletje.

• Het college te verzoeken of de auditcommissie opdracht te geven om regels op te stellen voor het gebruik van de Exploitatiereserve. De werkgroep adviseert om budgetten in beginsel slechts één jaar door te schuiven, tenzij… En de Exploitatiereserve alleen te gebruiken als er concrete bestedingsplannen zijn en deze reserve niet te gebruiken als buffer voor onzekerheden (zoals Opvang Oekraïners), daar is de Algemene Reserve of de Risicoparagraaf beter geschikt voor. Tevens lijkt het te overwegen om de posten jaarlijks te herijken op urgentie; o #actie: griffie heeft opdracht om met een voorstel te komen. Dit te bespreken met de AC en als zodanig toepassen vanaf het boekjaar 2024. • De auditcommissie opdracht geven om na te denken over de vraag of tussentijdse resultaatbestemmingen, bijvoorbeeld bij de Septembercirculaire, wenselijk zijn; Boardletter accountant: hoe 4.12.2024: De accountant adviseert om het rapport Afwachten ziet deze er idealiter uit? Tussentijdse bevindingen. Meer in de richting van een aanbesteding boardletter. Het is aan de AC om na te denken over de accountant informatie die daarin zullen worden opgenomen. Zie blog Martine Koedijk. Dit dient geagendeerd te worden. Koppeling informatie 19.12.2024: Stemverklaring SP bij cyclische producten.

Gedeeltelijk in circulaires aan cyclische Onderzoeken hoe de informatie vanuit de circulaires zoveel jaarplan producten te betrekken bij de behandeling van de Kadernota en opgenomen Begroting. Rapportagegrens van € Nagaan wat redelijk is om te rapporteren. Corné neemt Invulling 500.000 contact op het Harry Broere. Aan Harry Broere het verzoek onderling om zijn gedachten vervolgens te delen met de AC REMINDER:

1

Verbetering kwaliteit bestuurlijke besluitvorming

Periodiek worden een aantal door de agendacommissie Opnieuw uitzetten aangeleverde voorstellen beoordeeld door enkele leden van de auditcommissie. Beste voorstel krijgt positieve aandacht. (criteria beoordeling worden nader bepaald).

2

Motie FvD ontwikkeling persona's

Begrotingsraad: Voorstel om te komen tot een Datum volgt ‘gevolgenbegrotingen'. Zowel bij de begroting als de jaarrekening. Wat betekent deze begroting voor bijvoorbeeld jongeren. Het gaat niet alleen om de financiële- als de beleidsinhoudelijk impact. FvD en griffie bereiden stuk voor. • Wachten eerst de uitwerking "Grip op beleidseffecten” af.

Legenda: • Mutaties • Over datum • Doorhalen is van lijst halen; gereed/ afgedaan

REMINDERS Onderwerp

Toelichting

1 2

Methode Duisenberg Thema sessies invullen

3

Vergaderen (evaluatie eerder AC)

Geparkeerd. Oppakken? • In control statement/ control framework • nieuwe verdeelmodel • Reservepositie • Graag blokken van 2 uur - thematisch • Voorzitter activeert leden tot actieve bijdrage • Meer pro-actieve houding AC ten opzichte van Raad • Geen voorstellen in auditcomissie • Bij voorkeur geen overvolle agenda • Goede communicatielijnen naar de raad: nieuwsbrief

Eigenaar

BIJLAGE 1 – JAARAGENDA AUDITCOMMISSE 6 Februari 2025 - JAARSTART • • • • •

5’ Update aanbesteding accountant * beoordelingscommissie 10’ Schets ontwikkelingen relevant voor Auditcommissie * griffie 20’ Jaarprogramma Auditcommissie *AC / griffie 15’ Hoe nu verder: Voortgang verbetering cyclische producten (n.a.v. sessie 9.01.2025 * griffie / AC/ college 5’ Raadsacademie onderwerpen JS2024 (suggesties AC) *AC

13 Maart 2025 - VOORTGANG • • •

20’ Voortgang verbetering cyclische producten (n.a.v. sessie 9.01.2025 * griffie / AC/ college 30’ Dialoog met concerncontrol (toezegging naar aanleiding van motie Vreemde ogen dwingen) * college 10’ Bespreking voortgang aandachtspunten PWC * college

•

10’ Bespreking art.213a audits en verbeterpunten * college

•

10’ Update ontwikkelingen commissie BBV (o.a. notitie incidentele baten en en lasten) * college

10 April 2025 - DERDEN • • • • • • •

5’ Voorstel raadsbehandeling VJN (aandachtspunten AC mee te geven aan college) * griffie 15’ Uitvoering motie Grip op beleidseffecten (n.a.v. sessie 9.01.2025 * college / AC 5’ Voorstel raadsbehandeling Jaarstukken 2024 *griffie 5’ AC: suggesties raadsacademie jaarrekening 2024 *AC 15’ Voorstellen budgetoverhevelingen en exploitatiereserve (zie actielijst) * griffie o Eventueel via motie vreemd vertalen in financiële verordening 30’ Bespreking commissie Ombudsman jaarverslag (30'-45') * commissie ombudsman 15’ Klachtenafhandeling (coördinatie Brechje Leemans (via Hein Quist)) * griffie / college

15 Mei 2025 • • • • •

15’ Uitvoering motie Grip op beleidseffecten (n.a.v. sessie 9.01.2025 * griffie / AC/ college 15’ Update rekenkamer (mogelijk aandachtspunten ravijnjaar) * rekenkamer 15’ Werkafspraken nieuwe accountant (2-partnermodel) <-> raadsdeel 20’ Voorstel indicatoren begroting 2026 en terugwerkend jaarstukken 2025 * college o Evaluatie pilots sociaal domein en klimaatbegroting *AC o Voorstel nieuwe pilots? *AC 30’ iB: Toelichting college op financiële positie meerjarig <> kadernota (zie Ontwikkelingen) * college o Doorwerkende effecten jaarstukken richting kadernota (wat moet?) o Gewijzigde financieringsystematiek RIJK o Invulling niet concreet ingevulde taakstelling bij BG2025 : daadwerkelijk realisatievermogen

Juni 2025 (BOB) – JAARSTUKKEN 2024/ KADERNOTA 2025 • •

RA: Raadsacademie cursus op basis van jaarstukken 2024 * griffie iB-sessie accountantsverslag * accountant o Dialoog met accountant o Reactie college wordt besproken in beeldvorming Jaarstukken

4 September 2025 - BEDRIJFSVOERING •

• • • •

•

15’ Werkafspraken nieuwe accountant (2 partner model) <-> auditcommissie * griffie/accountant o Inclusief eventuele aanpassingen verordening AC o Inclusief gewijzigde verhouding concerncontrol <> AC (indien nodig – certificering) 5’ Voorstel raadsbehandeling Begroting 2026 * griffie (inventarisatie) 5’ Voorstel raadsbehandeling Berap *griffie 20’ Analyse financiële positie accountant (op basis van jaarstukken (input behandeling BG2026) * accountant o Kan ook verschoven worden naar oktober 10’ Speerpunten accountants controle * accountant o Mogelijkheid voor leden om aandachtspunten mee te geven aan accountant *AC o Wijzigingen in materialiteit (van 1% naar mogelijk 2%) 30’ Update bedrijfsvoering *college o Inhuur beleidsvoornemens en uitvoering o Uitvoeringscapaciteit i.r.t. ambities o FIT organisatie-ontwikkeling

•

o Digitalisering en AVG o Nieuw financieel systeem 10’ Update rekenkamer * rekenkamer

Oktober 2025 (BOB) – BEGROTING 2026 •

• • •

iB: Openbare AC toelichting Financiële positie <> BG2026 * college o Vertaling kadernota in begroting o Verwerking doorwerkende effecten jaarstukken in begroting o Gewijzigde financieringsystematiek RIJK en gevolgen voor meerjarenperspectief o Opgenomen taakstellingen en stelposten in BG2026 RA: Raadsacademie cursus op basis van begroting 2026 * griffie iB: Toelichting SIP *college / accountant iB (november): Mogelijk begrotingsbrief rekenkamer/ analyse begroting accountant * rekenkamer/ accountant

6 November 2025 - THEMASESSIE • • • •

20’ Evaluatie uitvoering motie Grip op beleidseffecten (n.a.v. opgeleverde begroting 2026) * griffie / AC/ college 10’ Septembercirculaire (effecten op begroting 2026) * college 5’ Evaluatie berap * griffie 60’ Themabijeenkomst/ workshop – onderwerp nader te bepalen *accountant

4 December 2025 – RAPPORT VAN BEVINDINGEN • • • •

10’ Bespreking voortgang aandachtspunten PWC * college 10’ Normenkader controle * college 60’ Rapport van bevindingen tussentijdse controle * accountant/ concerncontrol 5’ Evaluatie berap * griffie

8 Januari 2025 – DE FINALE • •

Zelfevaluatie auditcommissie * AC o Wat ging goed? Wat kon beter? Overdrachtsdocument auditcommissie * AC / voorzet voorzitters/griffie

LEGENDA • NIEUW • * … (verantwoordelijk voor uitvoering) • Nog af te stemmen (en dus onzeker) • Dit stuk wordt opgenomen onderaan aan de actiepuntenlijst

Bijlage 1: Taken volgens verordening (artikel 3) ➢

1. Relatie met de accountant. o 1. Selectie en voordracht voor benoeming van de externe accountant; o 2 Tussentijdse bespreking van het functioneren van de externe accountant; o 3. Coördineren en doorgeleiden van aangedragen onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim controle door de externe accountant; o 4. Bespreken controleplanning en bespreken voortgang controleplanning; o 5. Zich laten informeren over controlebevindingen, managementletters en controleverklaringen van de externe Accountant; o 6. In overleg met delegatie (namens) college bespreking meerwerk externe accountant.

➢

2. Relatie met de rekenkamer o 1. Voordracht potentiële kandidaten rekenkamer; o 2. Coördineren en doorgeleiden van aangedragen suggesties voor onderzoeksonderwerpen Rekenkamer; o 3. Bespreking planning en voortgang (voorgenomen) onderzoeken; o 4. Zich laten informeren over de inhoud van de onderzoeksrapporten.

➢

3. Cyclische producten (voorjaarsnota, begroting, bestuursrapportages, jaarrekening) o 1. Continu verbeteren inhoud en werkwijze cyclische producten; o 2. Doen van voorstellen voor planning en behandelwijze van de cyclische producten; o 3. Opstellen préadvies bij jaarrekening; o 4. Op verzoek (van één of meerdere leden van de commissie) het in een beeldvormende sessie uitnodigen van (een vertegenwoordiging van) het college voor inhoudelijke nadere toelichting over specifieke onderwerpen op het gebied van de cyclische producten.

➢

4. (Financiële) bedrijfsvoering gemeentelijk apparaat. o 1. Zich laten informeren over het beleid aangaande reserves en voorzieningen; o 2. Zich laten informeren over de stand van zaken en ontwikkelingen risicomanagement; o 3. Zich laten informeren over de resultaten van uitgevoerde interne controles; o 4. Bespreken kwaliteit van bestuurlijke voorstellen; o 5. Zich laten informeren over de kwaliteit van informatiebeveiliging en IT-beleid: o 6. Bespreken geplande en/of uitgevoerde 213a onderzoeken.

➢

5. Monitoring. o 1. Zich laten informeren over verbeteracties die voortkomen uit accountantscontrole en managementletter; o 2. Zich laten informeren over verbeteracties die voortkomen uit rekenkamerrapporten; o 3. Zich laten informeren over de rapportage ombudsman; o 4. Zich laten informeren over ontvangen en afgehandelde klachten.