2025.01.09 Samenvatting moties en aanbevelingen verbetering cyclische producten

Verbetering cyclische producten Een samenvatting

Moties cyclische producten Vanaf 2021

Grip op beleidseffecten (27/6/24)

Motie meerjarig inzicht (2020)/ Grip op beleidseffecten (2021)

Grip op beleidseffecten (1: 2022)

Gedane observaties en aanbevelingen

Rkkmr: quickscan conceptbegroting 2025 – 1 • Aandachtspunt 1: (hoe) kunnen investeringen realistischer worden geraamd, gebaseerd op wat daadwerkelijk gerealiseerd kan worden? • Aandachtspunt 2: is bij de begrotingsprogramma’s voldoende meerjarig zicht op structurele afwijkingen? Het is een optie dat het college jaarlijks één programma kritisch (laat) doorlichten op structurele afwijkingen tot op het laagste administratieniveau, zodat de gehele begroting elke vijf jaar grondig wordt geëvalueerd. • Aandachtspunt 3: welke maatregelen heeft het college paraat indien streefwaarden voor financiële kengetallen niet worden gehaald en/of wat zijn hierbij de bijbehorende risico’s? • Aandachtspunt 4: (hoe) krijgt de raad voldoende overzicht en inzicht van de financiering en het gespecificeerde verloop van de reserves en voorzieningen? • Aandachtspunt 5: (hoe) kan de raad in de financiële toelichting op de programma’s een nadere toelichting krijgen ten opzichte van de meerjarenraming, zodat de raad inzicht krijgt in de langetermijnontwikkelingen? • Aandachtspunt 6: (hoe) kunnen doelstellingen, acties en indicatoren meer worden geclusterd om meer structuur aan te brengen in de thema’s en zo de overzichtelijkheid voor de raad te vergroten?

Rkkmr: Quickscan conceptbegroting 2025 - 2 • Aandachtspunt 7: (hoe) kunnen de doelen en activiteiten meer tot de kern worden teruggebracht, zodat voor de raad duidelijker wordt waar het college in het komende begrotingsjaar op wil inzetten? • Aandachtspunt 8: bij het formuleren van activiteiten is niet altijd duidelijk hoe de activiteit wordt uitgevoerd, waardoor niet altijd duidelijk wordt wat er concreet gedaan gaat worden. Activiteiten worden alleen op hoofdlijnen genoemd. Dit maakt de informatie onder “Wat gaan we daarvoor doen?” minder bruikbaar voor besluitvorming. • Aandachtspunt 9: (hoe) kunnen raad en college in samenspraak verder toewerken naar een set indicatoren waaraan realistische streef- of verwachtingswaarden kunnen worden gekoppeld? Zodanig dat de raad daadwerkelijk kan sturen op streefwaarden en realisatiecijfers. • Aandachtspunt 10: (hoe) kunnen streefwaarden worden opgenomen die realistisch zijn en passen bij de ambitie van de gemeente? • Aandachtspunt 11: (hoe) kan het college - bijvoorbeeld in de tussentijdse rapportages en de jaarrekening expliciet rapporteren over de maatregelen die in de kadernota 2024 zijn opgenomen, evenals de tot dan toe behaalde financiële resultaten. Dit stelt de raad in staat om tijdig bij te sturen waar nodig.

• Aandachtspunt 12: stelposten en (impliciete) taakstellingen zijn nu nog niet voldoende helder opgenomen in de financiële begroting, zodat de raad geen volledig inzicht heeft in de gemeentelijke financiën.

Observaties PwC

Raadsacademie – Henk Boshove (bloemlezing)

Opmerkingen geclusterd

Mogelijke samenvatting blokkades • BLOKKADE 1: De producten zijn te complex, te omvangrijk en te moeilijk leesbaar om een goede raadsbehandeling mogelijk te maken. • BLOKKADE 2: Indicatoren (outcome en outputindicatoren) maken het nauwelijks mogelijk om het beleid te volgen.

• BLOKKADE 3: Bij essentiële gegevens, zoals financiële kengetallen, ontbreekt geregeld de interpretatie. Daardoor zijn het vooral gegevens en is de informatiewaarde voor leken beperkt. • BLOKKADE 4: De cyclus bestaat uit het serie losstaande producten, die veelal te geïsoleerd worden behandeld. • BLOKKADE 5: De producten zijn complex en wat we ook doen, ze blijven complex. De kennis ontbreekt om het te doorgronden.

Gesuggereerde oplossingen

Blok 1: Te complex, omvangrijk, moeilijk 1 • Suggesties Yoes van Gelder • Bullets met tussenkopjes • Cijfers meer visualiseren • SMART-doelstellingen • Doelen in begroting zijn gelijk aan doelen in jaarstukken

• Suggesties Rekenkamer • Aandachtspunt 6: doelstellingen, acties en indicatoren meer clusteren • Aandachtspunt 7: doelen en activiteiten meer tot de kern terugbrengen • Aandachtspunt 8: maak duidelijk hoe en wat de activiteit inhoud

Blok 1: Te complex, omvangrijk, moeilijk 2 • Amsterdam

Blok1: Te complex, omvangrijk, moeilijk 3 • Suggestie Henk Boshove • Minder management- meer bestuurssamenvatting

BLOK 2 Indicatoren 1 • Suggesties Yoes van Gelder • Duidelijkheid over doel en gebruik indicatoren (outcome / ouput/ beleid) • (Externe) belanghebbende betrekken (mogelijkheid is er nu al via griffie) • Zorgen voor meer Verdieping en praktische toepasbaarheid: • Optimaliseren van het indicatorenproces (toegepast op P1 en klimaat)

• Suggesties Rekenkamer • Aandachtspunt 3: Geef maatregelen aan die nodig zijn streefwaarden als financiële kengetallen niet worden gehaald (met risico’s) • Aandachtspunt 6: Doelstellingen, acties en indicatoren clusteren en in verband brengen (zie oplossing Amsterdam)

BLOK 2 Indicatoren 2 • Suggesties Rekenkamer • Aandachtspunt 3: Geef maatregelen aan die nodig zijn als streefwaarden voor financiële kengetallen niet worden gehaald (met risico’s) • Aandachtspunt 6: Doelstellingen, acties en indicatoren clusteren en onderlinge relaties aangeven (zie gemeente Amsterdam) • Aandachtspunt 9: Raad en college in samenspraak toewerken naar realistische streef- of verwachtingswaarden? Zodat sturen op streefwaarden en realisatiecijfers mogelijk is • Aandachtspunt 10: bepaal streefwaarden die passen bij de beleidsambities

• Suggestie Griffie • Stel indicatoren vast (outcome en ouput) gelijktijdig met beleidsstukken (niet later)

BLOK 3: Bij essentiële gegevens, ontbreekt interpretatie • Suggesties Yoes van Gelder

• Voer gesprekken met stakeholders op verschillende beleidsterreinen

• Suggesties Rekenkamer

• Aandachtspunt 3: Welke maatregelen neemt het college als streefwaarden voor financiële kengetallen niet worden gehaald • Aandachtspunt 4: Geef de raad voldoende overzicht/inzicht in financiering en verloop van de reserves en voorzieningen • Aandachtspunt 12: Neem stelposten voldoende helder op, zodat de raad een volledig inzicht heeft in de gemeentelijke financiën

• Suggestie Griffie

• Breng financiele kengetallen meer in verband met elkaar • Licht ombuigingen in indicatoren toe in activiteiten (bijvoorbeeld schooluitval)

BLOK 4: Cyclische producten geïsoleerd behandeld • Suggesties Rekenkamer • Aandachtspunt 1: Raam investeringen realistischer over de jaren • Aandachtspunt 2: Geef voldoende meerjarig zicht op structurele afwijkingen (en doorwerkingen in volgende producten PDCA) • Het is een optie dat het college jaarlijks één programma kritisch doorlicht op structurele afwijkingen

• Aandachtspunt 5: Geef de raad inzicht in de financiële toelichting op de programma’s zicht op langetermijn-ontwikkelingen • Aandachtspunt 11: Laat het college rapporteren over de maatregelen die in de kadernota 2024 zijn opgenomen en daarop behaalde financiële resultaten

• Suggesties PwC/ Henk Boshove • Geef inzicht in ontwikkelingen tussen de producten (leg relaties)

BLOK 5: Kennis ontbreekt om te doorgronden • Suggesties Yoes van Gelder • Laagdrempelige toegang ambtelijke bijstand voor raadsleden • Meer contactmomenten met ambtenaren

• Amsterdam • Werksessies raadsleden met rekenkamer/ accountant

• Suggesties griffie • In besteding nieuwe accountant is een prominentere adviesrol accountant opgenomen naar de raad (reeds opgenomen in aanbesteding) • Meer gerichte thema/werksessies tussen Rekenkamer, accountant, concerncontrol en auditcommissie (werkgroepstructuur zoals in Utrecht) • Raadsacademie meer prominente met directe, meer individuele ondersteuning