2025.01.09 Bijlage 00 Auditcie agenda concept v0.5

Agenda auditcommissie: Brainstorm verbetering cyclische producten Datum donderdag 9 januari 2025 17.00 uur – 19.15 uur (uiterlijk – met eten) Locatie : commissiekamer Doel: Helderheid krijgen over richting “verbetering cyclisch proces”. Afspraken maken over gewenste verbeteringen 2025 en verder. Agenda-toelichting: In het verleden zijn heel wat moties opgesteld om de cyclische producten te verbeteren. Diverse moties over indicatoren, grip op beleidseffecten en een motie over de inhoud van de kadernota. Dit heeft geleid tot diverse verbeteringen. Bij raadsleden blijft een zekere onvrede bestaan. Gedeeltelijk is dit niet los te zien van de aard van de cyclische producten. Deze zijn nu eenmaal omvangrijk en complex. Maar dat betekent niet dat er geen verbeteringen mogelijk zijn. De rekenkamer heeft bijvoorbeeld een aantal verbetervoorstellen gedaan. De wensen zijn waarschijnlijk net zo divers als de voorstellen zijn divers. De uitvoeringskracht van college en raad is beperkt. Het lijkt dan ook goed om te prioriteren en kaders mee te geven aan de college en vervolgens de uitvoering te volgen. Meeweten = meedenken = meebeslissen.

1. 17:00 uur Opening Huib Jansen • Welkom, speciaal welkom Rekenkamer, PwC • Overgeven stokje aan externe voorzitter Martine Meijers? 2. 17:00 uur Aftrap: samenvatting geconstateerde verbeterpunten (bijlage 1) - Griffie • Agendatoelichting: Dit zal een zeer korte samenvatting zijn omwille van de tijd. Verzoek is dan ook om dit stuk minimaal globaal door te nemen. Informatie is allemaal terloops of expliciet gemeld/ besproken. • Samenvatting van gemaakte aangenomen moties, opmerkingen Henk Boshove, Griffie, Rekenkamer en PwC verbetervoorstellen afgelopen jaren 3. 17:15 – 18:00 uur: Blokkades die de fracties ondervinden bij het doornemen van de cyclische producten (brainstorm) - Wat en waarom? • Agendatoelichting: Doel hiervan is het ophalen van de zaken die het moeilijk maken om de producten (snel) te doorgronden en vervolgens politiek adequaat te behandelen. Kaderstelling en controle zijn hierbij de kernbegrippen. Het doel is om te komen tot een zo concreet en zo scherp mogelijke formulering van de blokkades. Verzoek aan de leden om hun bijdrage kort en concreet te houden. Andere leden, griffie, PwC-accountants en Rekenkamer worden uitgenodigd om verdiepende vragen te stellen om het verder te concretiseren. Het doel is om dit onderdeel te komen tot een groslijst met verbeterpunten, die we in het volgende deel van de vergadering prioriteren.

• Herkent u deze punten (nog steeds) of niet, heeft u aanvullingen? • Welke specifieke punten maken het voor u en/of uw fractie, ingewikkeld om de cyclische producten te doorgronden (meerdere punten zijn mogelijk). i. En waarom? • Wat zou er eerst opgepakt moeten worden i. Naast de grootste blokkade is het ook goed om quick-wins aan te geven? ii. Heeft u een idee aan welke (rand)voorwaarden dit moet voldoen (zie hiervoor een aantal aangereikte voorbeelden, zoals Amsterdam) en waarom?

4. 18:00 uur ETEN OPSCHEPPEN EN DOOR 5. 18:00 – 18:45 uur: dialoog auditcommissie, rekenkamer, PwC, wethouder en griffie over prioritering(en) 2025 en verder: Wat draagt het meeste bij aan de sturing en beheersing voor raadsleden is de kernvraag? - Wanneer? • Welke verbeterpunten vindt de auditcommissie het belangrijkste om in 2025 te verbeteren en waarom? i. Streven is om consensus te bereiken over het (de) verbeterpunt(en) 2025 en anders meerderheid van stemmen ii. Overige onderwerpen komen in het overdrachtsdocument voor de volgende auditcommissie 6. 18:45 – 19:15 uur: Opstellen werkend procesvoorstel (aanpak) - Hoe? • Agendatoelichting: De genoemde punten (in elk geval uit de samenvatting) lijken zich te herhalen. Het is goed om te bespreken wat de oorzaken waren, waarom eerdere plannen niet goed van de grond kwamen. Met andere woorden: wat maakt het dat het niet afdoende lukt om het op en aan te pakken? • Wat is haalbaar en wat lukt niet in 2025? • Conclusie: minimaal eerstvolgende processtap en einddatum bepalen!

7. 19:10 – 19:15 uur: Afsluiting en rondvraag