2024.12.04 Bijlage 1 Rapportage interim-bevindingen Breda 2024
Tekst van het document
Vooruitkijkend
Status 2024
Status 2023
De subsidievoorwaarden worden niet centraal gemonitord. Dit is van invloed op de adequate naleving van voorwaarden om tot een verantwoording in het jaarverslag te komen.
Bijlagen
Risico en aanbeveling
Prioriteit
Risico: Het onopgemerkt niet naleven van de subsidievoorwaarden of te laat verantwoorden van de subsidie waardoor de subsidie kan worden teruggevorderd.
Prioriteit Hoog
Aanbeveling: Het inrichten van een centrale projectomgeving met daarin de subsidievoorwaarden waaraan voldaan dient te worden.
Detailbevindingen Informatief
Update 2024: De organisatie geeft aan dat er geen centraal overzicht is van de inkomende subsidies en de bijbehorende voorwaarden. Hierdoor blijft de bevinding van toepassing.
Onze communicatie 4
Onzekerheid door onvoldoende interne beheersing omtrent de lasten sociaal domein. De gemeente Breda heeft onvoldoende interne beheersing omtrent de lasten sociaal domein, waardoor er een onzekerheid wordt meegenomen in de controle van de jaarrekening.
Nieuw geïdentificeerde detailbevinding
Eerder gerapporteerde detailbevinding, onderhanden
Risico: Onzekerheid omtrent de juistheid en volledigheid van de verantwoording van de lasten sociaal domein in de jaarrekening.
Prioriteit Laag
Aanbeveling: Het grip krijgen op de prestatielevering ten aanzien van lasten sociaal domein door het inbedden van beheersmaatregelen in het primaire proces, of door achteraf uitvoeren van steekproeven en het steunen op controleverklaringen van zorgaanbieders.
Eerder gerapporteerde detailbevinding, geen voortgang
Opgeloste detailbevinding
19III
Rapportage interim-bevindingen – Gemeente Breda
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Controlekader
Detailbevindingen #
Detailbevinding
5
Geen interne beheersing omtrent belastingen na uitbesteding aan de Belastingsamenwerking West Brabant (BWB).
Vooruitkijkend Bijlagen
Status 2024
Status 2023
Onze communicatie
Toetsing op bouwaanvraag wordt niet zichtbaar vastgelegd en geen controletechnische functiescheiding in Powerbrowser aanwezig. Behandelaars kunnen kritieke velden in Powerbrowser wijzigen zonder dat dit door iemand anders moet worden goedgekeurd. Daarnaast zien we dat de toetsing op de bouwsom, welke is weergegeven in de aanvraag, niet zichtbaar wordt vastgelegd. Ter mitigering heeft de organisatie de module ‘Record management’ aangeschaft waarmee specifieke rechten kunnen worden toegekend én beperkt. De module is echter nog niet operationeel door IT-technische fouten. Dit heeft invloed op de juiste invoer van totale bouwkosten en subproducten en de daarmee samenhangende hoogte van Nieuw geïdentificeerde Eerder gerapporteerde de leges. detailbevinding detailbevinding, onderhanden
Risico: Niet voldoende zekerheid omtrent de juistheid en volledigheid van de opbrengstenstroom belastingen.
Prioriteit Laag
Update 2024: Gedurende het jaar zijn geen afspraken gemaakt met de Belastingsamenwerking West Brabant, maar wordt wel informatievoorziening mogelijk gemaakt via het portaal. De bevinding blijft van toepassing.
Informatief
6
Prioriteit
Aanbeveling: Het formaliseren van de afspraken over informatievoorziening met de Belastingsamenwerking West Brabant.
Met ingang van 2019 is het poces inzake heffen en innen van belastingen volledig overgedragen aan de BWB. Wij constateren dat de gemeente weinig tussentijdse informatie ontvangt inzake de Belastingsamenwerking West Brabant.
Detailbevindingen
Risico en aanbeveling
Risico: Het onvolledig verantwoorden van de legesopbrengsten. Aanbeveling: Het operationaliseren van de Record management module om zo controletechnische functiescheiding te waarborgen.
Eerder gerapporteerde detailbevinding, geen voortgang
Prioriteit Laag
Opgeloste detailbevinding
19IV
Rapportage interim-bevindingen – Gemeente Breda
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Controlekader
Detailbevindingen #
Detailbevinding
7
De vastlegging van de toets in het vaststellingsproces vindt niet consequent zichtbaar plaats.
Vooruitkijkend
Status 2024
Status 2023
De verantwoordingsstukken van de subsidieontvanger worden getoetst aan de subsidievoorwaarden waarna een vaststellingsbesluit wordt opgesteld, dit werd niet altijd zichtbaar vastgelegd.
Bijlagen Detailbevindingen
8
Geen controletechnische functiescheiding bij de invoer van tarieven voor vastgoedbeheer. De invoer van afgesloten contracten en de daarbijbehorende tarieven door de vastgoedbeheerder in Planon wordt niet door een ander persoon gecontroleerd. De hoogte van de tarieven kan hierdoor onopgemerkt worden aangepast.
Nieuw geïdentificeerde detailbevinding
Eerder gerapporteerde detailbevinding, onderhanden
Prioriteit
Risico: Het onterecht vaststellen van subsidies welke niet aan de subsidievoorwaarden voldoen, waardoor subsidies onterecht niet worden teruggevorderd.
Prioriteit Laag
Aanbeveling: Het zichtbaar vastleggen van de toetsing in het subsidiedossier. Update 2024: De aanbeveling is opgevolgd, hiermee is de bevinding niet meer van toepassing.
Informatief Onze communicatie
Risico en aanbeveling
Risico: Het onvolledig verantwoorden van de vastgoedopbrengsten. Aanbeveling: Het realiseren van controletechnische functiescheiding in Planon.
Prioriteit Laag
Update 2024: De gemeente Breda zet stappen om controletechnische functiescheiding te realiseren in Planon, dit is echter nog niet operationeel waardoor de bevinding van toepassing blijft.
Eerder gerapporteerde detailbevinding, geen voortgang
Opgeloste detailbevinding
19V
Rapportage interim-bevindingen – Gemeente Breda
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Controlekader
Detailbevindingen #
Detailbevinding
9
Handmatige betalingen vinden plaats buiten het reguliere proces en reguliere systemen.
Vooruitkijkend
Status 2024
Status 2023
We hebben geconstateerd dat er diverse stromen betalingen zijn die buiten het reguliere proces om lopen. Dit ziet enerzijds toe op creditcards en Simpledcards. Anderzijds worden handmatige betalingen, zoals leefgelduitkeringen voor Oekraïners en vrijwilligersvergoedingen, buiten het reguliere proces verwerkt in een excelsheet binnen de Sharepoint-omgeving. Deze excelsheet, met daarin privacygevoelige informatie als persoonsnamen en BSN-nummers, wordt als basis gebruikt voor uitbetaling.
Bijlagen Detailbevindingen Informatief Onze communicatie
De prestatieverklaring wordt niet altijd zichtbaar vastgelegd of gecontroleerd voorafgaand aan een betaling. Voor zowel reguliere inkopen, als inkopen die buiten het reguliere inkoop- en betaalproces lopen zoals creditcard, of handmatige betalingen, wordt de prestatielevering niet altijd zichtbaar vastgelegd, terwijl deze wel betaalbaar zijn gesteld.
Nieuw geïdentificeerde detailbevinding
Eerder gerapporteerde detailbevinding, onderhanden
Prioriteit
Risico: Het onterecht of onjuist uitkeren van gelden en non-compliance met de wet- en regelgeving rondom AVG.
Prioriteit Hoog
Aanbeveling: De gelden verwerken in een passend systeem, waar vierogen-principe wordt afgedwongen, voor de geldstroom en voor de uitgevoerde betalingen een controle uit te voeren op juistheid van bankrekeningnummer. Update 2024: De administratie van handmatige betalingen is nog steeds onderdeel van de Sharepointomgeving en wijzigingen kunnen worden aangebracht door alle werknemers met toegang. De bevinding blijft van toepassing.
Elke handmatige betaling wordt geautoriseerd door een budgethouder en gecontroleerd door de betalingscoördinator. Dit mitigeert niet het risico dat in de basis van de betaling de gegevens door iedereen met toegang kan worden aangepast zonder directe autorisatie. 10
Risico en aanbeveling
Risico: Een prestatie is niet geleverd en wordt onterecht betaald. Aanbeveling: Het afdwingen van een prestatieverklaring bij akkoordering factuur voor betaling.
Prioriteit Hoog
Update 2024: De organisatie zet stappen richting meer ‘in control’ inkoopproces. De bevindingen zijn echter nog van toepassing. Eerder gerapporteerde detailbevinding, geen voortgang
Opgeloste detailbevinding
19VI
Rapportage interim-bevindingen – Gemeente Breda
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Controlekader
Detailbevindingen #
Detailbevinding
11
Geen sprake van het matchingprincipe bij inkomende facturen <50k ontvangen in het opeenvolgende boekjaar.
Vooruitkijkend Bijlagen
Status 2023
-
Informatief 12
IT bevinding - Monitoring ontbreekt op kritische handelingen binnen Proactis. Binnen Proactis is loggingsfunctionaliteit beschikbaar. Momenteel gebruikt gemeente Breda de beschikbare logging niet ter controle of kritische handelingen van gebruikers in lijn zijn met de functies en verantwoordelijkheden.
Nieuw geïdentificeerde detailbevinding
Eerder gerapporteerde detailbevinding, onderhanden
Risico en aanbeveling
Prioriteit
Risico: Het onjuist toekennen van kosten aan een periode waar ze geen betrekking tot hebben.
Prioriteit
Aanbeveling: Een controle uitvoeren op het aantal facturen en de omvang en deze eventueel transitorisch te boeken naar het juiste boekjaar wanneer de stroom omvangrijk blijkt.
Gemeente Breda boekt geen transitorische posten voor inkomende facturen <50k ontvangen in het opeenvolgende boekjaar welke betrekking hebben op het eerdere boekjaar. Hierdoor worden kosten niet aan de juiste periode toegekend.
Detailbevindingen
Onze communicatie
Status 2024
Middel
Risico
Prioriteit
Het risico bestaat dat ongeautoriseerde handelingen in de applicatie niet (tijdig) worden gesignaleerd.
Middel
Aanbeveling Wij bevelen aan periodiek een controle uit te voeren (minimaal jaarlijks) op de juistheid en volledigheid van autorisaties. Daarbij bevelen we aan om de logging periodiek te monitoren. Het verdient aanbeveling om de resultaten en opvolging van deze controles zichtbaar te documenteren.
Eerder gerapporteerde detailbevinding, geen voortgang
Opgeloste detailbevinding
20
Rapportage interim-bevindingen – Gemeente Breda
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Controlekader Vooruitkijkend Bijlagen Detailbevindingen Informatief Onze communicatie
Informatief: Geen wijzigingen in verslaggevingsrichtlijnen Diverse ontwikkelingen die van invloed zijn op onze jaarrekeningcontrole en uw jaarrekening Geen aanpassing materialiteitsgrens in 2024
Geen BBV wijzigingen meer verwacht
Eerder in ons controleplan rapporteerden wij over de mogelijke aanpassing van de maximale materialiteitsgrens en daarbij ook de basis voor de berekening daarvan aan te passen naar de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves. Daarmee zou het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (‘BBV’) ook het maximum van de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording worden aangepast naar maximaal 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves
Er worden geen wijzigingen van het BBV meer verwacht die van toepassing zijn voor de jaarekening 2024.
Op 23 augustus 2024 zijn de wijzigingen in het BBV en BADO in verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, voor advisering voorgelegd aan de Raad van State. De wijzigingen hebben voor de jaarrekening 2024 en de accountantscontrole nog geen gevolgen, zodat bijvoorbeeld de materialiteit ongewijzigd blijft waarmee gecontroleerd wordt, namelijk 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden. Ook de bandbreedte voor de verantwoordingsgrens blijft ongewijzigd ten opzichte van het voorgaande verslagjaar. Voor 2025 is het nog onzeker of de materialiteit aangepast zal worden naar 2% maar dit is wel de verwachting.
20I
Rapportage interim-bevindingen – Gemeente Breda
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Controlekader Vooruitkijkend Bijlagen Detailbevindingen
Informatief; Rechtmatigheidsverantwoording De gemeente heeft een prima proces om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording (RMV) Kadernota rechtmatigheid is geactualiseerd
geconstateerd misbruik waarbij het M&O beleid is toegepast en heeft geleid tot bijvoorbeeld terugvorderingen en het opleggen van sancties. De jaarrekening is in deze situatie immers getrouw en de financiële effecten van het misbruik zijn teniet gedaan. Wel dient via de paragraaf bedrijfsvoering inzicht te worden gegeven in de aard en (financiële) impact van het bij de gemeente geconstateerde misbruik.
In oktober is de nieuwe kadernota rechtmatigheid gepubliceerd. Hierin zijn met name zaken verduidelijkt naar aanleiding van de vragen die zijn gesteld tijdens het eerste jaar in de praktijk. Hieronder hebben we de belangrijkste wijzigingen voor u samengevat: •
Er is een overzicht opgesteld dat als voorbeeld kan dienen op welke wijze de (begrotings)onrechtmatigheden inzichtelijk kunnen worden gemaakt en in de rechtmatigheidsverantwoording kan worden opgenomen met daarbij de vermelding van fouten en/of onduidelijkheden. Wij raden u aan om kennis te nemen van dit voorbeeld en te hanteren bij de uitwerking van de RMV in de jaarrekening 2024.
•
Verduidelijking wanneer overschrijdingen ten aanzien van wel of niet tijdig melden als onrechtmatig worden beschouwd en wanneer welke begrotingsonrechtmatigheden als gevolg van overschrijding van lasten en/of investeringen als acceptabel (passend in het beleid) worden beschouwd (dus wel onrechtmatig, maar acceptabel). Gemeente Breda heeft reeds de juiste stappen ondernomen om deze aanvullingen op de definities te verwerken in de nog vast te stellen financiële verordening.
•
Tekstuele aanpassing in de modelverantwoording ten aanzien van de geconstateerde bevindingen, specifiek in relatie tot de omvang van niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten, lasten en balansmutaties en welk deel acceptabel is op basis van de vastgestelde afspraken. Wij vragen u om deze nieuwe modelverantwoording te hanteren in de jaarrekening 2024.
•
Het niet meer in de rechtmatigheidsverantwoording opnemen van
Informatief Onze communicatie
Uw gemeente heeft een goed proces om tot een RMV te komen Wij hebben het stelsel van de gemeente om te komen tot de RMV geëvalueerd. Hierbij hebben wij geconstateerd dat in de afgelopen jaren is geïnvesteerd in het verbeteren van primaire processen en het inrichten en uitvoeren van de verbijzonderde interne controle (VIC) werkzaamheden. Hierdoor is een prima basisstelsel ingericht, waarmee in 2023 voor het eerst door het college een RMV is opgesteld. Wij hebben daarnaast nog de volgende aanbevelingen aan het college voor het goed kunnen afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording: • Het belang van de interne beheersmaatregelen in de eerst en de tweede lijn kan verder benadrukt worden, waardoor de derde lijn een meer onafhankelijk controle kan uitvoeren ter onderbouwing van de RMV. •
Het inbedden van werkzaamheden rond M&O, begrotingsrechtmatigheid en SiSa in de VIC, in samenwerking met de eerste en tweede lijn. Het is van belang dat deze werkzaamheden opgenomen worden in de planning van de jaarrekeningcontrole en dat men zich houdt aan de gemaakte afspraken omtrent de timing en diepgang van de uit te voeren werkzaamheden.
20II
Rapportage interim-bevindingen – Gemeente Breda
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Controlekader Vooruitkijkend Bijlagen Detailbevindingen Informatief Onze communicatie
Informatief: Duurzaamheidsrapportage Handreiking van de Coalition of the Willing als richtlijn voor duurzaamheidsrapportage Decentrale overheden zijn (nog) niet wettelijk verplicht om te rapporteren over duurzaamheid op basis van de Europese richtlijn ‘Corporate Sustainable Reporting Directive’ (CSRD). Toch kunnen decentrale overheden wel indirect verplicht worden CSRD-informatie te leveren. Decentrale overheden spelen namelijk een rol in de waardeketen van CSRD-plichtige ondernemingen (zoals verbonden partijen en de publieke banken). De decentrale overheden kunnen daarom niet achterblijven. Tijdig beginnen met rapporteren over duurzaamheid geeft de mogelijkheid om stapsgewijs te ontwikkelen. Gemeente Breda heeft hier afgelopen jaren al diverse stappen gezet, onder andere middels de klimaatbegroting en de indicatoren gericht op duurzaamheid in de jaarrekening. Om decentrale overheden te ondersteunen bij het opstellen van een duurzaamheidsrapportage heeft de ‘Coalition of the Willing’, waar PwC onderdeel van is, een Handreiking ontwikkeld die zij kunnen gebruiken om te starten met hun duurzaamheidsrapportage. Deze handreiking is recent gepubliceerd. De Handreiking van de Coalition of the Willing geeft richtlijnen en praktische tips over hoe zij hun duurzaamheidsprestaties kunnen meten, rapporteren en verbeteren.
Het doel is om meer transparantie te creëren over de duurzaamheidsprestaties. De Handreiking sluit aan bij nationale en internationale ontwikkelingen, meetmethodieken en indicatoren rondom duurzaamheidsrapportages, maar dan toegepast op de context van decentrale overheden. Qua systematiek en thema’s volgt de Handreiking de lijn van de CSRD. Hierbij is gekeken welke informatie relevant is om over te rapporteren door decentrale overheden, hiervoor is een basis kernset ontwikkeld. Echter verschillen decentrale overheden op het gebied van verantwoordelijkheden en activiteiten, derhalve zijn drie aanvullende sets ontwikkeld met specifieke
onderwerpen per decentrale overheid. De duurzaamheidsrapportage en -verantwoording richt zich op zowel (1) het beleid, of te wel het gehele areaal van de gemeente, provincie en waterschap (inclusief inwoners) als (2) de eigen bedrijfsvoering van de organisatie. Verder zijn de volgende uitgangspunten leidend geweest: De Handreiking is bedoeld voor gebruik in de praktijk. Starten met duurzaamheidsrapportage dient toegankelijk te zijn, waarbij de focus ligt op de meest relevante thema’s voor decentrale overheden. Daarnaast is een uniforme aanpak van belang om de resultaten vergelijkbaar te maken. Verder dient de rapportage een evenwichtig beeld geven. Beschikbaarheid van data(definities) is van belang, gedurende de ontwikkeling van de handreiking is daarom samengewerkt met het CBS. Als laatste is het goed om te vermelden dat de duurzaamheidsrapportages nog in ontwikkeling zijn, zo ook de Handreiking. Het doel van de Handreiking is dus niet om volledig te zijn. Het ontwikkelen van effectieve meetinstrumenten kost tijd. Beoogd wordt om de set van indicatoren wanneer mogelijk stapsgewijs uit te breiden. Klimaatrisico’s hebben steeds vaker een directe financiële impact Klimaatverandering en klimaatgerelateerde risico’s zijn ontwikkelingen die gemeenten steeds vaker direct financieel raken.
Het Planbureau voor de Leefomgeving heeft eerder dit jaar een rapport uitgebracht over de belangrijkste klimaatrisico's in Nederland. Gemeenten worden genoemd als één van de belangrijkste partijen voor het maken van beleid. Door de verschillende klimaatrisico's inzichtelijk te maken en per risico een impactanalyse uit te voeren, kan in de beleidskeuzes een prioriteitsstelling gemaakt worden. Hierbij kan een onderscheid gemaakt worden tussen klimaatadaptie en klimaatmitigatie.
21
Rapportage interim-bevindingen – Gemeente Breda
Inleiding Inhoudsopgave Onze kernboodschappen Controlekader Vooruitkijkend Bijlagen
Onze communicatie over de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle Vereiste communicatie op grond van de controlestandaarden
Controleplan
Rapportage interimbevindingen
Accountantsverslag
Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant
Detailbevindingen
Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC
Informatief
De zaken die zijn aangemerkt als kernpunten van de controle
Onze communicatie
Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle
Eventuele ontdekte of vermoede fraude
Niet naleven van wet- en regelgeving
Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management
Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring
Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college
Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces
Niet-gecorrigeerde afwijkingen
Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de entiteit
Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s